Vor einiger Zeit war hier ja schon Mal zu lesen, was Personaler und Suchmaschinen gemein haben: Sie springen auf passende Schlüsselwörter an. Die hier schon so oft zitierten Personaler sind jedoch in der Regel auch nur Beteiligte im Auswahlprozess. Ob ein Kandidat eingestellt wird oder nicht – darüber entscheiden meist noch einige weitere Akteure – zum Beispiel Fachvorgesetzte und der Betriebsrat. Diese Beteiligten setzen allerdings oft andere Schwerpunkte bei der Bewerber-Beurteilung. Und sie bekommen auch nur eine Auswahl der Unterlagen zu Gesicht, denn meist sortiert die Personalabteilung die Bewerbungen schon vor. Trotzdem lohnt es sich, einen genaueren Blick auf die einzelnen Akteure zu werfen. Jeden einzelnen in der Bewerbung zu überzeugen, ist schließlich ein wichtiger Meilenstein für eine erfolgreiche Bewerbung.

Die Personalabteilung

Die erste Stufe im Auswahlprozess ist die Personalabteilung. Ihre Aufgabe ist die formale Prüfung der Unterlagen anhand von Checklisten. Das ist ein einfaches, aber effektives Mittel, wenn es darum geht, die Spreu vom Weizen zu trennen und einen großen Bewerbungsstapel auf ein übersichtliches Maß schrumpfen zu lassen. Wer dabei in die engere Wahl kommen will, muss auf ganz triviale Dinge beachten:

  • Form: Wer den Postweg wählt, obwohl ausdrücklich eine Mail erwartet wurde, kann schon ausscheiden. Denn er zeigt, dass er nicht hören will – oder lesen kann.
  • Umfang: Wer eine Kurzbewerbung schickt, obwohl vollständige Unterlagen verlangt wurden, nur Zeugnisse einreicht, weil darin alles über ihn steht oder mit mehrseitigen Anschreiben-Romanen Zeit stiehlt, fällt ebenfalls durch. So jemand arbeitet ja schon schlampig bei seiner Eigenwerbung.
  • Optik: Abgegriffene Mappen, geknickte Unterlagen, Tippfehler oder gar in der Grußformel ein anderer Ansprechpartner als in der Adresse? Das ist nicht nur fahrlässig, sondern richtig schlecht. Und tschüss!
  • Eignung: Meist wird hier geprüft, ob der Bewerber die Anforderungen aus der Stellenanzeige erfüllt. Es können aber auch weitere Punkte geprüft werden, die nicht in der Annonce standen. Spätestens hier ist Endstation für alle, die sich trotzdem bewerben, weil sie meinen, alles noch lernen zu können.

Auf die gleiche Weise prüft übrigens auch ein externer Personaldienstleister oder Headhunter, der mit der Rekrutierung geeigneter Bewerber betraut wurde. Der sichtet in der Regel aber nicht nur die Unterlagen, sondern führt mit den geeigneten Bewerbern in der engeren Auswahl auch schon erste Interviews – und erstellt danach aus den Unterlagen und Gesprächen für seinen Kunden ein Dossier über die Auswahl der besten Kandidaten.

Der Personaler

Nach dem ersten groben Sichten und Filtern ist der nächste in der Reihe der Personalverantwortliche, kurz: der Personaler. Ihn interessiert nun, ob die noch verbleibenden Bewerber zur Stelle, dem Unternehmen und dessen Kultur passen. Und ob die Bewerber auch wirklich scharf auf die ausgeschriebene Stelle sind. Da er in der Regel ein gut geschulter Auswahlprofi ist, durchschaut er Blender und Windmaschinen sofort. Unmotivierte Bewerber haben bei ihm keine Chance. Wer bei ihm punkten will, muss vor allem auf diese Punkte achten:

  • Originalität: Personaler haben wenig Zeit – und wollen von der Bewerbung gefesselt werden. Das schafft man nicht mit Floskeln, sondern mit starken Argumenten und einem Spannungsbogen.
  • Qualifikation: Was hat der Bewerber bisher gemacht? Welche Qualifikationen bringt er mit? Sind alle erforderlichen Fähigkeiten für diese Stelle dabei? Was bieter er außerdem? Gerade Letzteres kann den entscheidenden Vorsprung ausmachen.
  • Motivation: Ist erkennbar, warum sich der Bewerber auf diese Stelle bewirbt? Was ist der Reiz? Wo ist die Passung? Fehlen diese Punkte, wirkt die Bewerbung beliebig – und wird aussortiert.
  • Überzeugung: Wird klar, weshalb sich der Kandidat für die richtige Besetzung hält? Überzeugt er auch mich, der Richtige zu sein? Wer sich bloß bewirbt, weil die Stelle frei ist oder weil er einen Job braucht, wird hier scheitern.
  • Gewinn: Welchen Mehrwert bietet er, wenn wir uns für Ihn entscheiden? Was bietet er, dass uns andere nicht bieten können? Wer diese Fragen nicht beantworten kann, scheidet meistens aus.
  • Seriosität: Personaler sind meist konservative Menschen. Sie schätzen Tugenden wie Zuverlässigkeit, Leistungsbereitschaft, Produktivität und Problemlösungskompetenz. Deswegen sollten Sie diese Signalworte irgendwie verwenden oder zumindest deren Vorhandensein suggerieren.

Natürlich schreiben Sie nicht einfach, dass Sie verantwortungsbewusst, führungserfahren, teamfähig, belastbar und zuverlässig sind. Das kann nämlich jeder behaupten. Papier ist geduldig. Sie sollten das eher mit plastischen und konkreten Beispielen belegen – und dabei natürlich eigene, originelle Formulierungen verwenden.

Der Fachvorgesetzte

Jetzt checkt der spätere Chef: Er kann die fachliche Eignung eines Kandidaten natürlich wesentlich detaillierter als der Personaler beurteilen. Obendrein kennt er die Strukturen seiner Abteilung und kann prüfen, inwieweit ein Bewerber da hinein passt. In erster Linie legt er Wert auf diese Dinge:

  • Mehrwert: Was sind die Qualifikationen wert? Sind es tatsächlich diejenigen, die der Chef für die Stelle braucht und die seine Abteilung weiterbringen? Fachleute legen da viel ausführlichere und präzisere Kriterien an als die Stellenanzeige hergibt. Wenn Sie vom Fach sind, können Sie punkten, indem Sie zeigen: Ich weiß, worum es wirklich geht.
  • Spezialisierung: Gefordert wird oft der Generalist, eingestellt aber der Spezialist. Der Chef will einen echten Experten auf seinem Gebiet. Um das zu belegen, sollten Bewerber die Stationen ihres Lebenslaufs mit Inhalten anreichern, die ihre bisherigen Stationen als wichtige Entwicklung hin zu dieser Top-Position darstellen. Aber Vorsicht: An dieser Stelle scheitert, wer zu viele Qualifikationen mitbringt. Dann sieht er wieder mehr aus wie ein Generalist.
  • Potenzial: Die meisten Abteilungsleiter kennen die Schwachstellen Ihres Teams genau und wissen, wo es sich verbessern muss. Gute Chancen hat hier, wer das Niveau der Abteilung anheben kann, ohne zu weit herauszuragen.

Weil Sie den Fachvorgesetzten (nur) mit Kompetenz und Erfahrung überzeugen können, sollte er der Adressat Ihrer Bewerbung sein, wenn Sie fürchten, auf dem klassischen Weg zu scheitern: Wenn Ihnen also beispielsweise der spezielle Ingenieurstitel fehlt (Sie aber einen anderen besitzen) und Sie dieses Manko durch hochwertige Praxiserfahrung mindestens ausgleichen können.

Der Betriebsrat

In Betrieben mit mehr als 20 wahlberechtigten Mitarbeitern muss der Betriebsrat, so vorhanden, einer Einstellung zustimmen. Er hat dadurch im Auswahlprozess eine Sonderfunktion: Er prüft nicht, was für Ihre Einstellung spricht, sondern was dieser möglicherweise entgegensteht. Das sind:

  • Ausschreibungsfehler: Wenn die Stelle zuvor nicht innerbetrieblich ausgeschrieben wurde, liegt eine Benachteiligung der vorhandenen Mitarbeiter vor. Das ist nicht zulässig, deswegen kann der Betriebsrat die Zustimmung zu Ihrer Einstellung verweigern.
  • Abweichungen: Wird von Richtlinien einer Stellenausschreibung abgewichen, verweigert die Personalvertretung ebenfalls gern die Zustimmung. Zum Beispiel, wenn ein Kandidat eingestellt wird, der eigentlich nicht den formalen Anforderungen entspricht. Und erst Recht, wenn er für weniger Gehalt als üblich eingestellt werden soll.
  • Benachteiligung: Besonders allergisch reagieren Personalräte, wenn Sie Gefahr für vorhandene Mitarbeiter wittern. Etwa, wenn durch neue, billige Hilfskräfte qualifizierte Mitarbeiter abgebaut werden könnten.

Verweigert der Betriebsrat die Zustimmung, ist übrigens jede Zusage von Seiten des Chefs oder Personalers hinfällig. Das ist natürlich ärgerlich – auch für den Arbeitgeber. Um diese Situation zu vermeiden, werden die Arbeitnehmervertreter in der Regel frühzeitig in den Auswahlprozess eingebunden. Das sichert den Betriebsfrieden – und erspart später viel Ärger.