Kollaboratives Arbeiten: Tipps für Teams
Kollaboratives Arbeiten - dieses Schlagwort wird in den meisten Unternehmen mit einem wissenden Nicken quittiert. Jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter scheint genau zu wissen, was darunter zu verstehen ist. Kurz gesagt: Kollaboratives Arbeiten gehört augenscheinlich zum Arbeitsalltag. Ein Blick in Unternehmen und Abteilungen zeigt jedoch, dass dem ganz und gar nicht so ist. Zwar werden die verschiedensten Tools und Softwarelösungen genutzt, doch führen diese oft nicht zum erwünschten Ergebnis. Denn damit kollaboratives Arbeiten die Produktivität von Teams wirklich steigert, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Methodische Vorbereitung und klare Richtlinien

Die wichtigsten Vorbereitungen sind dabei nicht technischer Natur. Natürlich sind eine schnelle Internetverbindung, funktionsfähige Computer und passende Softwaretools wichtig, doch diese Infrastruktur ist nur so gut, wie die Mitarbeiter, die sie nutzen. Genau hier liegt das größte Potenzial kollaborativen Arbeitens und genau hier werden auch die meisten Fehler begangen.

Für Unternehmen und Teams ist es entscheidend, die Einführung neuer Tools nicht nur zu begleiten, sondern methodisch vorzubereiten und die Mitarbeiter in den Grundlagen kollaborativen Arbeitens zu schulen. Bei diesen Schulungen sollten unter anderem die folgenden Fragen beantwortet werden:

  • Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit der Einführung kollaborativer Tools und Arbeitsmethoden?
  • Welche Vorteile bietet kollaboratives Arbeiten den Mitarbeitern im Vergleich zur bisherigen Arbeitsmethodik?
  • Welche Punkte und Prinzipien sollten Mitarbeiter beim kollaborativen Arbeiten beachten?
  • Wie flexibel kann und darf das kollaborative Arbeiten im Unternehmen gestaltet werden?
  • Welche Erwartungen verknüpft der Chef mit der Einführung des kollaborativen Arbeitens?

Die meisten der genannten Fragen können nicht nur Mitarbeitern als Orientierung, sondern auch Geschäftsführung und Vorgesetzten als Planungsgrundlage für die Einführung und Vorbereitung des kollaborativen Arbeitens dienen.

Kriterien für kollaborative Tools

wavebreakmedia/shutterstock Die Zahl der verfügbaren Tools und Dienste für kollaboratives Arbeiten ist nahezu unüberschaubar. Anbieter wie Google, Dropbox, Box, Zoho, 37signals oder Microsoft versprechen allesamt, die kollaborative Arbeit zu erleichtern. Angesichts dieser Angebotsfülle kann es Unternehmen schwer fallen, sich für das passende Tool zu entscheiden.

Statt sich jedoch auf die Funktionen zu konzentrieren, sollten Unternehmen und Teams den Prozess von ihren Zielen und Anforderungen aus angehen. Relevante Aspekte können beispielsweise sein...

  • ... welche Aufgaben und Arbeiten mit den Tools abgedeckt werden sollen.
  • ... welche Infrastruktur und Systeme bereits in Verwendung sind.
  • ... über welche (mobile) Hardware die Mitarbeiter und Teams verfügen.
  • ... wie die Mobilfunkverträge - vor allem die Datenvolumen - aussehen.
  • ... mit welchen Systemen die Mitarbeiter bereits vertraut sind.
  • ... welches Budget steht - auch langfristig für Wartung und Betreuung - zur Verfügung?

Aus diesen Aspekten und dazu passenden Fragen kann ein Pflichtenheft entwickelt werden, mit dem die Wahl des passenden Tools möglich wird. Entscheidend ist, dass Unternehmen dabei auch auf Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit achten. Das beste System ist nichts wert, wenn es nicht an neue Anforderungen angepasst werden kann.

Kollaboratives Arbeiten - Teams müssen sich organisieren

racorn/shutterstock.comKollaboratives Arbeiten wird in den meisten Teams in der Regel bereits unbewusst praktiziert. Gut funktionierende Teams arbeiten ohnehin gemeinsam an Projekten, stimmen sich intern ab und unterstützen sich gegenseitig bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Als Thema wird kollaboratives Arbeiten jedoch immer dann relevant, wenn es mit neuen Tools, auf der Grundlage eines Konzepts oder deutlich flexibler - beispielsweise mit Mitarbeitern im Home Office oder ergänzt durch Telearbeitsplätze - durchgeführt werden soll.

In der Vorbereitung wird den Mitarbeitern guter Teams dabei auffallen, dass sie viele der vorgestellten Strategien und Tipps bisher bereits intuitiv umgesetzt haben. Für räumlich und zeitlich flexibles kollaboratives Arbeiten gilt es daher, eine Gratwanderung zu vollziehen. Einerseits sollten die bereits funktionierenden Prinzipien und Routinen genutzt, andererseits jedoch neue aufgebaut und diese in klare Strukturen gebracht werden.

Diese klare Strukturierung, die Vergabe von Zuständigkeiten und die Erstellung von Richtlinien sind nötig, um einerseits den Teammitgliedern Sicherheit zu bieten, andererseits die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu erleichtern. Dazu kommt, dass durch klare Strukturen auch die Arbeit der Vorgesetzten einfacher wird. Dabei geht es nicht um Kontrolle, sondern um die Möglichkeiten der Qualitätssicherung und der Nachvollziehbarkeit von Abläufen und Arbeitsprozessen.

Um kollaboratives Arbeiten in Teams optimal zu etablieren, sollten Unternehmen daher einige wichtige Aspekte beachten:

  • Erläutern Sie von Anfang an offen und transparent, warum Sie die anstehenden Maßnahmen umsetzen und die Tools einführen.
  • Machen Sie immer auch den Nutzen und die Vorteile für Mitarbeiter und Teams deutlich.
  • Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Vorbereitung ein und greifen sie auf deren bestehende Erfahrung im kollaborativen Arbeiten zurück.
  • Bereiten Sie nicht nur die Nutzung der Tools, sondern auch die möglicherweise notwendige Veränderung der Arbeitsweise und Methoden vor.
  • Prüfen Sie genau, welche Veränderungen sinnvoll sind und widerstehen Sie der Versuchung, alles auf einmal zu ändern.
  • Stellen Sie klare Richtlinien und Strukturen auf, die auch auf den Erfahrungen und Anregungen Ihrer Mitarbeiter basieren.
  • Teilen Sie Zuständigkeiten und Verantwortung eindeutig zu und machen Sie deutlich, dass diese nicht der Kontrolle, sondern der Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit dient.
  • Monitoren Sie die Umsetzung und die Nutzung der neuen Methoden und Tools und evaluieren Sie den Verlauf regelmäßig. Passen Sie Methoden und Arbeitsweisen bei Bedarf an.

Kollaboratives Arbeiten: Chance im Employer Branding

mindscanner by shutterstock.comNicht nur Teams und Mitarbeiter, auch Unternehmen können von gut organisiertem kollaborativen Arbeiten profitieren. Neben einer gesteigerten Produktivität ermöglicht diese Arbeitsweise auch flexible Arbeitszeiten, Home Office Regelungen und Telearbeiten. Alles Faktoren, die bei der Positionierung eines Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber eine Rolle spielen.

Wie kollaboratives Arbeiten daher in einem Unternehmen konsequent und strukturiert umgesetzt - und profitieren die Mitarbeiter davon - können und sollten Unternehmen dies auch nach außen kommunizieren. Potenzielle Mitarbeiter sollten wissen, dass sie hier auf ein Unternehmen treffen, das aktuelle Arbeitsformen praktiziert und zum Wohle seiner Mitarbeiter umsetzt.

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