E-Mail-Bewerbung: 10 Tipps, wie Sie diese schreiben

Mehr als jede zweite offene Stelle wird heute via Internet besetzt. Unternehmen wie Audi, Bayer, Commerzbank oder Daimler akzeptieren inzwischen ausschließlich Online-Bewerbungen und keine Bewerbungen auf Papier mehr, wie etwa unser Arbeitgebercheck zeigt.

Darunter fällt auch die sogenannte E-Mail-Bewerbung. Diese gekonnt und überzeugend zu formulieren, ist allerdings eine kleine Kunst. Deshalb haben wir die besten Tipps dazu zusammengestellt: wie Sie eine E-Mail-Bewerbung verfassen und auf welche Stolpersteine Sie achten müssen…

E-Mail-Bewerbung: 10 Tipps, wie Sie diese schreiben

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E-Mail-Bewerbung oder Online-Bewerbung?

Tatsächlich werden beide Begriffe gerne synonym verwendet, meinen aber zwei unterschiedliche Varianten der digitalen Bewerbung:

Die Online-Bewerbung

…bezeichnet eine Form, bei der in der Regel eine Bewerbung über ein Online-Formular auf der Website des Unternehmens eingereicht werden muss. Die Bewerber müssen dann einzelne Formularfelder der Reihe nach ausfüllen und gegebenenfalls auch PDF-Dokumente hochladen.

Die E-Mail-Bewerbung

…ist der klassischen Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen wesentlich ähnlicher – mit dem Unterschied, dass diese eben per Mail und mit nur einem PDF-Anhang auf elektronischem Weg versendet wird.

Beide Varianten haben ihre spezifischen Vor- und Nachteile, verlangen dem Bewerber aber auch eine unterschiedliche Vorbereitung ab. Für beide Varianten geben wir Ihnen auf der Karrierebibel detaillierte Tipps und Empfehlungen. In diesem Artikel geht es jedoch ausschließlich um die E-Mail-Bewerbung (Tipps zur Online-Bewerbung finden Sie HIER).

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Die Tücken der E-Mail-Bewerbung

Zunächst einmal bietet die E-Mail-Bewerbung einige Vorteile:

  • Bewerber können mit relativ wenig Aufwand viele Bewerbungen erstellen und verschicken.
  • Die E-Mail Bewerbung ist schneller und günstiger (kein Porto) als jeder Versand per Post.
  • Zudem müssen Bewerber hierfür keine teuren Mappen kaufen und Papier ausdrucken (das ist sogar umweltfreundlich).
  • E-Mail-Bewerbungen können im Unternehmen schnell und unkompliziert per Mail an zuständige Personaler oder Abteilungsleiter weitergeleitet werden.

Die E-Mail-Bewerbung, so praktisch sie auch ist, hat aber auch ein paar Tücken.




Blindgänger sind zum Beispiel alle Bewerbungsschreiben, die an anonyme Postfächer vom Typ „info@firma.de“ verschickt werden. Die erreichen oft die falschen oder mutieren zu Irrläufern.

Profis recherchieren vorher die Mail-Adresse des Verantwortlichen in der Personalabteilung (zur Not per Telefon) und mailen diesen direkt an.

Ansonsten gilt für die E-Mail-Bewerbung dasselbe wie für jeden klassischen Brief:


Formulieren Sie stets sorgfältig, ohne Tippfehler, und achten Sie auf einen guten Erst- beziehungsweise Gesamteindruck.



Bevor Sie also mit der E-Mail-Bewerbung loslegen, sollten Sie zunächst alle relevanten Informationen über das Zielunternehmen und den anvisierten Job recherchieren, zum Beispiel auf der Firmenhomepage, auf einem Karriere-Blog (falls es das gibt) oder auf der Karriereseite auf Facebook.

Sollten dabei wichtige Fragen entstehen oder offen bleiben, dürfen Sie ruhig in der Personalabteilung nachfragen. Allerdings bitte nur gezielt, knapp und konkret. Das zeichnet Sie als zielstrebig aus. Bei der Gelegenheit können Sie auch gleich nach dem richtigen Ansprechpartner und dessen E-Mail-Adresse fragen…

Online Bewerbungs-Editor: Bewerbung im Browser erstellen

Ein gut gemachter Online Lebenslauf ist heute für viele Bewerber selbstverständlich. Er ist das Kernstück der sogenannten passiven Jobsuche – einer modernen Bewerbungsstrategie, die sich den steigenden Fachkräftemängel zunutze macht.

Immer mehr Personaler müssen selbst aktiv werden und nach geeigneten Kandidaten suchen (Fachjargon: „active sourcing„), um offene Stellen zu besetzen. Gut, wenn sie dann Ihren Lebenslauf beispielsweise online auf Ihrer Bewerbungshomepage finden können.

Um Ihnen das Erstellen der Bewerbungsunterlagen zu erleichtern, finden Sie bei uns nicht nur zahlreiche kostenlose Bewerbungsmuster, sondern zum Beispiel HIER auch einen Online Lebenslauf-Editor, mit dem Sie direkt im Browser Ihren Lebenslauf anlegen und editieren können. Dasselbe bieten wir ebenfalls als Editor für das Anschreiben in der Bewerbung. Beide sind 100 Prozent kostenlos. Probieren Sie es aus!

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Tipps für die E-Mail-Bewerbung

Tatsächlich zählt die E-Mail-Bewerbung aktuell zu einer der beliebtesten. Laut einer Umfrage unter rund 1100 Fach- und Führungskräften mit Personalverantwortung geben ihr aktuell 58,9 Prozent der Befragten den Vorzug. Die klassische Bewerbungsmappe landete mit 21,2 Prozent aber immer noch auf dem zweiten Platz.

Zudem bietet Ihnen die E-Mail-Bewerbung zwei mögliche Bewerbungswege:

  • Sie reagieren damit auf eine Stellenanzeige in einer Online-Jobbörse, in der Sie aufgefordert werden, Ihre Bewerbung per E-Mail einzureichen. Also der klassische Weg.
  • Sie verschicken eine Initiativbewerbung – nur eben per E-Mail. In dem Fall sollten Sie erst recht die Mail-Adresse eines relevanten Personalers oder Abteilungsleiters recherchiert haben (per Telefon oder Karriereseite). Initiativ-Mails an irgendwen im Unternehmen landen zu 99 Prozent im elektronischen Mülleimer.

Egal, welche Variante Sie letztlich wählen, in beiden Fällen der E-Mail-Bewerbung sollten Sie folgende Tipps & Tricks anwenden:

E Mail Bewerbung Checkliste Aufbau Muster Grafik Weiss

Betreff

Insbesondere bei der E-Mail-Bewerbungen kommt der Betreffzeile besondere Bedeutung zu. Sie ist das Entree zur Ihrer Bewerbung und vermittelt gleich einen ersten (und wichtigen) Eindruck beim Arbeitgeber, bevor der die E-Mail überhaupt geöffnet hat.

Falls Sie sich auf eine konkrete Stellenanzeige bewerben, sollte der Betreff das Wort „Bewerbung“; den Job, auf den Sie sich bewerben sowie (falls vorhanden) die Kennziffer der Stellenanzeige enthalten. Das erleichtert der Personalabteilung, Ihre Bewerbung zuzuordnen. Bei sogenannten Blindbewerbungen sollte ebenfalls der Begriff „Bewerbung“ fallen, gefolgt von einer persönlichen Anrede und einem Slogan.

Keywords

Reizwörter erhöhen die Chance, Interesse zu wecken und gelesen zu werden. Also nicht „Bewerbung für einen Job“, das wäre ein bisschen zu beliebig, sondern konkret: „Meine Bewerbung als Vertriebsleiter / Ihre Anzeige“.

Sprache

Auch wenn es sich um eine E-Mail handelt – ein lockerer Jargon ist generell tabu. Halten Sie also bitte alle nötigen Formalismen ein: Anrede, Grußformel, Name, Signatur, … Achten Sie überdies aber auch auf Sonderzeichen (€ statt Euro oder % statt Prozent) und Umlaute. Je nach Empfangssoftware werden diese nicht richtig angezeigt, was zu Verwirrungen führen kann. Daher Sonderzeichen immer besser ausschreiben.

Anschreiben

Auch hierbei gibt es zwei Varianten: Sie kopieren Sie das Anschreiben direkt in die E-Mail, das bedeutet einen Klick weniger für den Personaler (wir empfehlen das). Oder sie packen das Anschreiben zum PDF mit Lebenslaufs und Zeugnissen. Dann aber müssten Sie bitte noch zusätzlich ein (anderes) kurzes E-Mail-Anschreiben formulieren. Zum Beispiel so:

Sehr geehrte(r) Frau/Herr ______,

anbei erhalten Sie meine Bewerbung für Ihre ausgeschriebene Stelle als Key Account Manager. Warum ich die Stelle optimal ausfüllen kann und Ihrem Unternehmen durch meine Erfahrung im Vertrieb und der Kundenbetreuung zahlreiche Vorteile biete, entnehmen Sie bitte meinen ausführlichen und angehängten Bewerbungsunterlagen.

Ich freue mich auf ein persönliches Vorstellungsgespräch.

Mit besten Grüßen

Noch mehr Tipps für diese Variante finden Sie HIER. Den Rest (Lebenslauf, Dritte Seite, Zeugnisse, …) packen Sie – wie erwähnt – in ein einziges PDF, das Sie an die Mail anhängen.

Achtung: Die E-Mail (inklusive Anhang) sollte später den Gesamtumfang von 5 MB nicht überschreiten. Ist die Mail zu groß, scheitert sie womöglich an der Firewall des Arbeitgebers oder landet im SPAM-Ordner. Bitte auch keine ZIP-Dateien – die kann nicht jeder Personaler entpacken.

PDF zusammenfügen: Dokumente in einer Datei speichern

Da Sie der E-Mail-Bewerbung Ihre gesamten Bewerbungsunterlagen in EINEM PDF-Dokument anfügen, müssen Sie diese in der Regel zuvor in einer Sammeldatei zusammenfassen. Im Internet gibt es dafür bereits einige kostenlose Online-Tools, wie zum Beispiel SmallPDF oder PDFJoin.

Wichtig ist, dass Sie die PDF-Datei anschließend eindeutig benennen, falls sie vom Personaler heruntergeladen wird und auch ohne sie zu öffnen zugeordnet werden soll. Also zum Beispiel:

Bewerbung-Stelle-Max-Mustermann.pdf

In jedem PDF stecken allerdings auch sogenannte Metadaten. Diese können Informationen enthalten, die den Bewerber diskreditieren. Etwa, dass Erstell-Datum des PDFs, das verrät: Diese Bewerbung ist schon älter und sehr wahrscheinlich nicht (nur) für dieses Unternehmen erstellt worden. Peinlich.

Auch wer das PDF tatsächlich erzeugt hat und mit welchem Programm, wird hier oft offenbart. Um auch an dieser Stelle einen professionellen Eindruck zu erhalten, empfiehlt es sich, diese Metadaten vorab zu editiern – zum Beispiel mit dem Gratis-Tool BeCyPDFMetaEdit.

Anlagen

Reihenfolge-Unterlagen-Email-Bewerbung

Wenn Sie angefügte Unterlagen ankündigen, vergewissern Sie sich unbedingt vor dem Abschicken der Mail, dass diese auch wirklich vom E-Mail-Programm hochgeladen wurden. Leider kommt es immer wieder vor, dass der Anhang vergessen wird. Ein vergessener Anhang wirkt aber immer wie eine erste Schlampigkeit und wirft kein gutes Licht auf die Qualität Ihrer Arbeit.

Anschreiben und Lebenslauf unterschreiben?

Auch bei der E-Mail-Bewerbung gilt: Der (im PDF eingescannte) Lebenslauf muss unterschrieben werden. Das Anschreiben – wenn sie es dem PDF hinzufügen – sollte ebenfalls eine Unterschrift tragen. Das wirkt erst recht auf digitalem Weg immer authentischer und auch aufrichtiger: Sie bestätigen die Wahrhaftigkeit der gemachten Angaben mit Ihrem Namen.

Gestaltung

Halten Sie sich mit Formatierungs-Brimborium zurück. Ständig wechselnde Schriften (Fonts, fett, kursiv) oder Hintergründe sehen irgendwann nicht mehr interessant, sondern kitschig, verspielt und unseriös aus. Schlichte Eleganz kommt besser an. Weniger ist hier mehr.

Signatur

Die E-Mail sollte mit einer Signatur enden, die Ihren vollständigen Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und vielleicht auch einen Link zu Ihrer Homepage, Ihrem Blog oder zu einem Online-Profil enthält. Und bitte verschicken Sie jede E-Mail-Bewerbung einzeln und individuell. Serienmails sind ein absolutes No-Go.

Auf Einheitlichkeit achten

Achten Sie bitte darauf, in allen PDF-Dokumenten und Ihrer Signatur stets dieselben Adressen und Kontaktdaten zu verwenden. Nicht nur, weil das professioneller und wie aus einem Guss aussieht, sondern weil hier Unterschiede den Verdacht schüren, die einzelnen Bestandteile könnten aus unterschiedlichen Bewerbungsphasen zusammengepuzzelt sein. Sprich: Es handelt sich um eine Massenmail, nichts Individuelles. Und der Eindruck führt schnell ins Aus.


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Checkliste E-Mail-Bewerbung: Vor dem Abschicken darauf achten

Wie gewohnt können Sie unsere Checkliste auch gratis herunterladen – als kostenlose PDF-Checkliste. Hier finden Sie allerdings noch einmal die wichtigsten Punkte:

  • Nutzen Sie eine seriöse E-Mail-Adresse die aus Ihrem Namen und – wenn nötig – einem Zusatz besteht.
  • Ermitteln Sie den direkten Ansprechpartner für Ihre E-Mail-Bewerbung – per Stellenanzeige, Telefon oder auf der Karriereseite des Unternehmens.
  • Formulieren Sie Ihren Betreff klar und präzise. Wenn Sie ihn offensiv und selbstbewusst formulieren, muss sich dieser Stil durch die gesamte Bewerbung ziehen – und zu Ihnen passen.
  • Verzichten Sie auf komplizierte HTML-Formatierungen. Diese können zwar optisch ansprechend sein, werden jedoch nicht in allen Unternehmen zugelassen und können – je nach E-Mail-Client – zu Darstellungsproblemen führen.
  • Verwenden Sie in der E-Mail idealerweise die gleiche Schriftart wie in Ihrer Bewerbung. Mancher Personaler achtet auch auf solche Kleinigkeiten. Da sich die Type in Mails allerdings weniger beeinflussen lässt, sollte die der PDF-Dokumente angepasst werden.
  • Stellen Sie sicher, dass die Stellenbeschreibung im Betreff der E-Mail und im angehängten Anschreiben auf jeden Fall identisch sind. Abweichungen wirken schlampig.
  • Da manche Unternehmen E-Mail-Bewerbungen automatisch vorsortieren sollten Sie sicherstellen, dass Sie in der Mail und im Betreff alle wichtigsten Schlagworte verwendet wurden.
  • Sollte vom Unternehmen nichts anderes gewünscht werden, sollten alle Bewerbungsunterlagen in einer einzigen PDF-Datei kombiniert werden.
  • Das Bewerbungsfoto befindet sich bei der E-Mail-Bewerbung im Lebenslauf. Ein Deckblatt ist – im PDF-Anhang – zwar möglich, jedoch nicht nötig.
  • Die mitgeschickten Zeugnisse und Nachweise sollten mit Bedacht und passend zur Stelle ausgewählt werden. Zu viele Dokumente erschweren Personalern die Arbeit und reduzieren Ihre Chancen.
  • Wenn Sie ein eigenes Blog betreiben, sollten die Formulierungen und der Stil Ihrer Bewerbung zu Ihrem Online-Auftritt passen. Das ist zwar nicht spezifisch für die E-Mail-Bewerbung, es gilt aber einen möglichst stimmigen Gesamteindruck zu erzeugen.
  • Für die Bewerbung relevante Online-Auftritte und -Profile können und sollten Sie in Ihrer E-Mail-Signatur verlinken. Beschränken Sie sich dabei aber auf jene Profile, die Sie aktuell für Jobsuche und Personal Branding nutzen und aktualisieren Sie diese alle noch vor dem Mail-Versand.
  • Eine Lese- und Empfangsbestätigung gibt Ihnen zwar Sicherheit und ein erstes Feedback, kann den Empfänger aber auch nerven. Überlegen Sie sich daher bitte, ob Sie auf diese nicht verzichten. Lieber eine Woche später telefonisch nachfragen, ob die Mail angekommen ist.

E-Mail-Bewerbung ausdrucken und mitnehmen

Auch bei der E-Mail-Bewerbung ist es klug, sich alle abgeschickten Unterlagen noch einmal gesondert auszudrucken und in eine Mappe für das Vorstellungsgespräch zu packen.

Da Sie vermutlich Ihr Anschreiben jedes Mal individuell formulieren, können Sie sich vielleicht später nicht mehr an alle Details für dieses oder jenes Unternehmen erinnern. Die Ausdrucke dienen Ihnen also als Gedächtnisstütze. Wäre ja blöd und peinlich, wenn Sie am Ende Formulierungen durcheinander bringen, weil Sie sich parallel auf mehrere Stellen beworben haben.

[Bildnachweis: wavebreakmedia by Shutterstock.com]

Weiterführende Quellen und Ratgeber

Tipps zur Bewerbung
Bewerbungsvorlagen
11 Bewerbungsformen
ABC der Bewerbungstipps
Bewerbungsmappe
Bewerbungsfoto
Deckblatt
Kurzprofil

Tipps zum Lebenslauf
Tabellarischer Lebenslauf
Lebenslauf Vorlagen
Praktika im Lebenslauf
Hobbys im Lebenslauf
Arbeitslosigkeit im Lebenslauf
Lücken im Lebenslauf

Tipps zum Anschreiben
Bewerbungsschreiben
Einleitungssatz im Anschreiben
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Interessen im Anschreiben
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30. Oktober 2020 Jochen Mai Autor: Jochen Mai

Jochen Mai ist Gründer und Chefredakteur der Karrierebibel. Der Autor mehrerer Bücher doziert an der TH Köln und ist gefragter Keynote-Speaker, Coach und Berater.


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