Mobiles Büro: Tipps für das mobile Arbeiten
Laptop, Smartphone, Tablet, Strom und WLAN - mit diesen fünf Komponenten lassen sich heute viele Arbeiten ortsunabhänig und flexibel erledigen. Das mobile Büro - eins Traum vieler Arbeitnehmer - wird heute für immer mehr Mitarbeiter zur Realität. Diese Realität ist allerdings nicht immer so einfach, wie sich Arbeitnehmer das vorstellen. Das Arbeiten unterwegs klingt zwar nach einem Traum, doch ohne einige bewährte Strategien und die individuell passende Vorbereitung kann dieser Traum schnell zum Albtraum werden. Wir zeigen, wie Sie auch im mobilen Büro produktiv sein können...

Mobiles Büro: Schaffen Sie Voraussetzungen

racorn/shutterstock.comBevor Sie sich als Arbeitnehmer den Traum vom mobilen Büro erfüllen können, sind einige Voraussetzungen nötig. Die wichtigste: Stimmen Sie sich mit Ihrem Chef und Ihren Kollegen ab und klären Sie, wann und in welchem Umfang die Arbeit im mobilen Büro machbar und okay ist.

Das mag seltsam klingen, doch auch wenn sich viele Aufgaben remote erledigen lassen, muss schlussendlich immer noch jemand vor Ort sein, um alltägliche Aufgaben zu übernehmen. Nach wie vor gibt es genug Arbeiten, bei denen Menschen Hand anlegen müssen.

Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie klar kommunizieren, dass Ihnen um die ortsunabhängige Arbeit im mobilen Büro und nicht um eine Home Office Regelung geht! Lassen Sie sich die Arbeit im Home Office genehmigen und nutzen diese Zeit dann für die Arbeit unterwegs, kann das Ärger geben.

Als Freelancer ist der Schritt ins mobile Büro ein wenig einfacher, doch auch hier sollten Sie - je nach Art Ihrer Projekte und Arbeiten - sich im Vorfeld mit Ihren wichtigsten Kunden abstimmen. Grundsätzlich sollten jedoch Arbeitnehmer und Freelancer bei der Vorbereitung des mobilen Büros auf einige Punkte achten:

  • Klären Sie, welche Calls und Gespräche sensible Informationen beinhalten und in Ruhe geführt werden müssen.
  • Prüfen Sie, welche Programme und Möglichkeiten Sie unterwegs tatsächlich brauchen.
  • Einigen Sie sich mit Chef, Kollegen oder Kunden auf Kommunikationstools und -kanäle.
  • Prüfen Sie, ob Sie das notwendige Equipment haben.
  • Machen Sie sich Ihre Motivation für die Arbeit im mobilen Büro bewusst.

Der letztgenannte Aspekt mag deplatziert wirken, ist jedoch entscheidend. Die Arbeit im mobilen Büro kann flexibel und selbstbestimmt, jedoch auch stressig und von Improvisation geprägt sein. Daher sollten Sie sich auf jeden Fall die Frage stellen, warum Sie mobil arbeiten wollen.

Reizt Sie die größere Freiheit und der Gedanke, reisen und Arbeit miteinander zu verbinden, ist das eine völlig legitime Motivation. Macht Ihnen Ihr Job jedoch keinen Spaß mehr und hoffen Sie, dass durch die Arbeit im mobilen Büro zu ändern, haben wir schlechte Nachrichten für Sie.

Die Abwechslung des mobilen Arbeitens kann Ihre Motivation zwar kurzfristig erhöhen. Macht Ihnen Ihr Job jedoch generell keinen Spaß mehr, sollten Sie eher über einen Jobwechsel nachdenken. Dann wird auch das mobile Büro Ihnen die Arbeit nicht dauerhaft versüßen.

Macht Ihnen die Arbeit noch Spaß?

Apropos: Vielleicht haben Sie ja gerade Lust auf einen kleinen Selbsttest: Wandern Sie doch mal gedanklich durch Ihre Büroflure und fragen Sie sich, wie begeisternd ist mein Arbeitsplatz? Dann lesen Sie bitte die folgende Liste der Aussagen wie ein Quiz durch: Je häufiger Sie den Aussagen zustimmen können, desto mehr Spaß haben Sie vermutlich im Job...

    [ ] Neue Kollegen fühlen sich auf Anhieb willkommen.
    [ ] Überall kann man gut gelaunte, lachende Kollegen treffen.
    [ ] Kaum einer pflegt hier Eitelkeiten, auch nicht der Chef.
    [ ] Es gibt kaum Statussymbole - außer dem gemeinsamen Erfolg.
    [ ] Ich habe einen Kollegen, der mich regelmäßig zum Lachen bringt.
    [ ] Die Meetings sind kurz, locker und inspirierend.
    [ ] Wenn wir brainstormen, haben wir viel Spaß.
    [ ] Es gibt immer wieder Feiern oder gemeinsame Events.
    [ ] Ich kann auf der Arbeit ich selbst sein.
    [ ] Mein Chef ist meistens gut gelaunt und lächelt häufig.
    [ ] Unsere Kunden arbeiten gerne mit uns.
    [ ] Wir genießen großes Vertrauen und eine hohe Reputation im Markt.
    [ ] Die Arbeit vergeht wie im Flug.
    [ ] Viele Kollegen verabreden sich abends auch mal privat.
    [ ] Solange die Qualität der Arbeit stimmt, gibt es keine Kontrollen.
    [ ] Das Mittagessen (in der Kantine) ist echt lecker und gesund.
    [ ] Es gibt für alle Gratis-Wasser, -Kaffee und -Tee.
    [ ] Überall stehen Kollegen zusammen und tauschen sich aus.
    [ ] Es gibt viele gemütliche Nachdenk-Ecken zum Zurückziehen.
    [ ] Die meisten sind offen für Neues und ziehen sofort mit.
    [ ] Es gibt keine Denkverbote.
    [ ] Es herrscht gegenseitiges Vertrauen und Respekt.
    [ ] Wir werden für unseren Kopf bezahlt, nicht für unseren Hintern (=Anwesenheit).

Equipment und Apps: Produktiv im mobilen Büro

Yourfone-Test-01Die Vorbereitung des passenden Equipments umfasst für die Arbeit im mobilen Büro weit mehr als die Auswahl passender Software und Apps. Der erste Schritt besteht darin, das individuell passenden Arbeitsgerät zu bestimmen.

Ein Smartphone gehört heute inzwischen bereits zum Standard, doch beim Hauptgerät scheiden sich die Geister. Während eine Fraktion auf die Portabilität und lange Akkulaufzeit von Tablets als mobile Arbeitsgeräte schwört, haben sich andere auf Laptops festgelegt.

Beide Seiten führen gute Argumente für die jeweilige Wahl an. Aus unserer Sicht ist die Entscheidung relativ einfach: Müssen Sie nur einfache Arbeiten erledigen, für die es entsprechende Apps gibt und benötigen Sie Multitasking nur selten, ist ein Tablet das richtige Arbeitsgerät für Sie. Benötigen Sie jedoch alle Möglichkeiten und Funktionen eines Desktopbetriebssystems und müssen Sie hin und wieder auch spezielle Programme installieren oder nutzen, ist ein Laptop - Betriebssystem je nach Anwendungsfall - die sinnvolle Wahl.

Die wichtigsten Programme für das mobile Büro sind...

  • ... ein stabiler und performanter Browser. Chrome, Safari, Firefox oder Internet Explorer kommen hier - je nach System und Anwendungsfall - in Frage. Mobile Browser bieten nicht alle Möglichkeiten der Desktopversionen.
  • ... Office Programme. Arbeitet Ihr Unternehmen - oder viele Ihrer Kunden - mit Microsoft Office, sollten Sie einen Blick auf das Office365 Abbo werfen. Ansonsten können auch Apples iWork oder das kostenlose Open Office realistische Optionen sein.
  • ... Kommunikationstools. Dazu gehören Skype, Hangouts, HipChat, Slack, Yammer, Outlook, Thunderbird, Apple Mail und andere Programm aus dieser Kategorie. Angesichts der Vielfalt ist es essentiell, sich im Vorfeld im Team über die verwendeten Tools abzustimmen.
  • ... Cloud Speicher und/oder Notizprogramme. Egal ob Dropbox, One Drive, Evernote, OneNote oder andere Lösungen: Wichtig ist, dass alle Projektbeteiligten das gleiche System nutzen und darüber zusammenarbeiten können.

Natürlich können je nach Anwendungsfall noch Programm für die Audio- und Videobearbeitung und - in vielen Unternehmen wichtig - die Zeiterfassung zu den Basics gehören. Was Sie konkret benötigen, sollten Sie im Vorfeld klären - und testen. Es ist nicht sinnvoll, die verwendeten Programme in einem realen Projekt zu testen. Mögliche Fehler oder Probleme können dann schwerwiegende Konsequenzen haben. Testen Sie die Soft- und Hardware daher am besten im Vorfeld ohne Druck oder Stress.

Zwei der wichtigsten Faktoren werden übrigens oft übersehen oder vernachlässigt: Stromversorgung und Internetverbindung. Testen Sie Ihre Akkus daher im Vorfeld und nehmen Sie idealerweise externen Stromquellen und Adapter mit.

Bei der Internetverbindung sollten Sie WLAN zwar bevorzugen, sich jedoch nicht darauf verlassen. Sind Sie auf eine stabile Verbindung angewiesen, kann ein mobiler WLAN-Hotspot mit einer oder mehreren SIM-Karten sinnvoll sein, um verschiedenen Mobilfunknetze nutzen zu können.

Arbeit im mobilen Büro: Die Risiken

ra2studio/shutterstock.comDie Arbeit im mobilen Büro kann wunderbar flexibel, selbstbestimmt und erfüllend sein. Doch was im ersten Moment paradiesisch anmutet, hat auch seine Schattenseiten. Denn die Arbeit unterwegs, abseits des Büros - und ohne persönlichen Kontakt mit Kollegen - birgt auch Risiken:

  • Routine stellt sich ein: Bereits nach kurzer Zeit hat sich ein bestimmter Arbeitsalltag etabliert. Sie haben Gewohnheiten in Ihrer Arbeitsweise entwickelt. Routine kann hilfreich sein, da sie Arbeitsprozesse beschleunigt. Doch sie ist auch ein Kreativitätskiller. Irgendwann fehlt schlicht die Inspiration für neue Ideen.
  • Ablenkungen erschweren die Arbeit: Ihre Umgebung ist faszinierend, dutzende neue Eindrücke stürmen auf Sie ein, Sie könnten den ganzen Tag nur die jeweilige Stadt oder das Land erkunden. Nachvollziehbar, für Ihre Produktivität jedoch tödlich. So toll die Flexibilität des mobilen Büros auch ist: Einige Regeln sollten Sie sich selbst setzen. Sonst kommen Sie nicht zum Arbeiten.
  • Job und Privatleben werden vermischt: Wo kein Büro ist, gibt es auch keine Trennung zwischen Arbeit und Privatleben. Der Feierabend, wie man ihn aus dem Angestellten-Dasein kennt, gehört der Vergangenheit an. Der Laptop ist nur einen Handgriff entfernt. Schnell noch hier etwas gemacht und da etwas ergänzt. Sich wirklich arbeitsfreie Pausen zu gönnen, fällt vielen da schwer.
  • Der Austausch mit Kollegen fehlt: Der wahrscheinlich größte Nachteil an der Arbeit unterwegs ist der mangelnde Austausch mit Kollegen. Schnell eine zweite Meinung oder Feedback einzuholen, ist in der Regel schwierig. Eine Rückfrage auf Zuruf zu stellen unmöglich. Gerade der Austausch unter Kollegen ist förderlich und führt zur Weiterentwicklung der eigenen Fähigkeiten. Klar, gibt es Skype, Hangouts und weitere Kanäle doch einen spontanen Kaffee mit einem geschätzten Kollegen, können sie nicht ersetzen. Das mobile Büro kann leider einsam sein.

Arbeit im Café: Netiquette und Tipps

Peter Bernik/shutterstock.comSicher, grundsätzlich können Sie Ihr mobiles Büro überall dort aufschlagen, wo die Internetverbindung und die Stromversorgung stabil ist. Viele mobile Arbeiter schätzen jedoch die Arbeit in Cafés. Denn diese Arbeitsumgebung hat einige positive Seiten zu bieten.

  • Kreativität: Der Wissenschaftler Ravi Metha von der Universität in British Columbia, fand heraus, dass ein moderater Geräuschpegel förderlich für die Kreativität sei. Das heißt, dass die Atmosphäre in Cafés stimulierend ist.
  • Abwechslung: Durch einen Wechsel des Ortes wird die tägliche Routine durchbrochen. Schlechte Gewohnheiten, die man sich im Lauf der Zeit angeignet hat, lassen sich zeitweise ablegen.
  • Inspiration: Verlässt man das Haus, sammelt man neue Eindrücke. Im Café ist man immer unter Menschen, kann das Gespräch suchen und neue Kontakte knüpfen.
  • Fokus: Verlässt man das Haus, lässt man auch die häuslichen Pflichten für eine Weile hinter sich. Das kann dabei helfen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren.

Bei aller Euphorie und Freude auf die Arbeit im Café ist ein Punkt jedoch wichtig: Diskretion. Arbeiten Sie viel mit sensiblen Daten oder hat Ihr Unternehmen oder Ihr Kunde hohe Ansprüche beim Thema Datenschutz, fällt das Café als Arbeitsort leider aus. Dann wird das mobile Büro jedoch ganz grundlegend - und in fast allen Umgebungen - zum Problem.

Lässt sich die Arbeit im Café jedoch mit Vorgaben und Guidelines vereinbaren, sollten Sie einige Regeln der Netiquette und einige bewährte Tipps beachten.

  • Wählen Sie ein geeignetes Café aus. Das Café Ihrer Wahl sollte mit einem WLAN-Hotspot ausgestattet sein. Zusätzlich wichtig sind guter und preiswerter Kaffee sowie bequeme Stühle. Auch gute Erreichbarkeit spielt eine Rolle. Denn dann fällt es ihnen leichter spontan ihre Sachen zu packen und für ein paar Stunden in ein Café zu wechseln. Am besten Sie testen zwei oder drei Café aus.
  • Suchen Sie sich einen geeigneten Platz. Haben Sie ein schönes Café ausfindig gemacht, gilt es nun den passenden Platz zu finden. Achten Sie bei Ihrer Platzwahl darauf, wie weit weg dieser von den Toiletten ist und wie weit von der Theke. Achten Sie auch darauf, ob genügend Licht vorhanden ist und sie nicht im Durchzug oder direkt unter einer kalten Klimaanlage sitzen. Nervig sind Plätze, die sich im Durchgang zur Toilette befinden oder auf dem Weg in die Küche. In beiden Fällen werden Sie bei Ihrer Arbeit gestört.
  • Denken Sie auch an die anderen Anwesenden. Stellen Sie Ihr Handy auf Vibrationsalarm. Schalten Sie Ihren Laptop auf mute, damit Ihr E-Mail-Programm nicht jedes Mal Geräusche von sich gibt oder Sie bei aufpoppender Werbung das gesamte Café beschallen.
  • Werden Sie zum gerne gesehen Gast. Lernen Sie die Mitarbeiter Ihres Café kennen. Vor allem, wenn Sie regelmäßig kommen, bietet sich das an. Die Mitarbeiter können Ihnen dann schon mal Ihren Lieblingsplatz sichern oder ein Auge auf Ihre Sachen haben, wenn Sie kurz zur Toilette sind. Doch um ein gutes Verhältnis zu ihnen aufbauen zu können, sollten Sie in regelmäßigen zeitlichen Abständen etwas bestellen. Pi mal Daumen zwei bis drei Kaffee an einem Arbeitstag sind in Ordnung, um den Tisch über Stunden zu blockieren. An Ihrem Platz sollten Sie sich auch nicht so ausbreiten, dass Sie die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit behindern, weil diese nicht an ihrem Tisch vorbei kommen.
  • Denken Sie daran Kopfhörer mitzubringen. Sollte Ihnen der Geräuschpegel zu Stoßzeiten doch mal zu hoch sein, ist es nützlich, wenn Sie die Geräusch kurzzeitig ausblenden können. Hierfür bieten sich Kopfhörer oder ein Headset an.
  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre Daten verfügbar sind. Für die Arbeit von unterwegs bietet sich die Nutzung von Cloud-Diensten an. Haben Sie Ihre Daten auf unterschiedlichen Geräten gespeichert, sollten Sie sich für Ihren Arbeitstag im Café überlegen, welche Daten Sie benötigen werden. Legen Sie sich für diese Daten einen Ordner in einem Online-Dienst, wie Dropbox oder OneDrive, an. So sind Sie in der Lage von überall darauf zuzugreifen.
  • Schützen Sie sich vor Diebstahl. Stellen Sie Ihre Tasche so ab, dass Sie diese in der Nähe und am besten im Blick haben. Wenn Sie in Ihre Arbeit vertieft sind, kann es schnell passieren, dass Sie nicht bemerken, wie diese entwendet wird. Sollten Sie das Café kurz verlassen oder auf Toilette gehen, bitten Sie einen Mitarbeiter oder einen der anderen Gäste darum, ein Auge auf Ihre Sachen zu haben. Wer ganz sicher gehen will, sollte sich ein Laptopschloss zulegen.
  • Bedenken Sie, dass Sie sich in der Öffentlichkeit befinden. Um an Projekten zu arbeiten und sich still in die Arbeit zu vertiefen, ist das Café ein geeigneter Ort. Doch um beispielsweise Honorarverhandlungen zu führen oder Probleme mit dem Kunden zu erörtern, bietet ein Café zu wenig Privatsphäre. Jeder Ihrer Tischnachbarn kann solche Gespräche mitverfolgen. Dafür sind die eigenen vier Wände angemessener.

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