Vorstellungstermin-verschieben-Tipps
Endlich! Da hat man sich mühevoll und erfolgreich beworben, bekommt die erhoffte Einladung zum Vorstellungsgespräch - und was passiert: Man kann an dem Termin nicht. Was jetzt tun: Einfach absagen? Das Vorstellungsgespräch verschieben? Aber wie? Mit einer lapidaren Absage vom Typ "Tut mir leid, ich kann an dem Termin nicht" ist es nicht getan. Eine überzeugende Absage braucht vor allem Fingerspitzengefühl, eine glaubhafte Begründung und Alternativen. Wie zeigen Ihnen, wie das geht und haben auch ein paar Musterschreiben vorbereitet...

Vorstellungstermine: Das Dilemma der Überschneidung

Bewerbungsgespräch-Termin-ändernWer eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhält, hat nicht viel Reaktionszeit. Arbeitgeber erwarten in der Regel eine Terminbestätigung innerhalb von 2 Werktagen - am besten per Telefon. Andernfalls könnte der Eindruck entstehen, man sei doch nicht so motiviert und heiß auf die Stelle wie im Bewerbungsschreiben noch wortreich angekündigt und beschworen.

Umgekehrt ist es aber auch so, dass sich die meisten Bewerber heute auf mehrere Stellen gleichzeitig bewerben:

  • Einerseits, um die Chancen auf eine baldige Stelle zu steigern.
  • Andererseits, um nicht vom Wohlwollen eines einzigen Arbeitgebers abhängig zu sein.

Wer dabei alles richtig macht und auch richtig viel zu bieten hat, wird nicht nur eine Jobinterview-Einladung bekommen, sondern mehrere - und damit auch mehrere Vorstellungstermine, die sich zeitlich überschneiden können. Irgendwie dumm gelaufen, dann: Die Terminkonstellationen entwickeln sich zu einem veritablen Dilemma...

Zahlreiche Kandidaten machen sich jetzt Sorgen, die Bitte um eine Terminverschiebung könnte ihre Chancen schmälern. Unsinn! Bei der Terminabsprache kann es immer mal Schwierigkeiten geben. Deshalb spricht man sie ja ab. Und deshalb bitten Arbeitgeber (die guten jedenfalls) auch darum, dass Sie den in der Einladung genannten Wunschtermin auch bestätigen - oder begründet (!) um Alternativen bitten.

Machen Sie sich außerdem klar: Ein Arbeitgeber, der hierbei schon das Verständnis und die Flexibilität einer Eisenbahnschiene zeigt, verhält sich vermutlich auch später im Arbeitsalltag so. Dann funktioniert die Verschiebung wie ein kleiner Arbeitgebercheck: Wollen Sie wirklich für jemanden arbeiten, der dabei schon stur bleibt?

Vorstellungsgespräch verschieben: Gute Gründe, schlechte Gründe

Um es noch einmal klar zu sagen: Natürlich darf man Vorstellungstermine verschieben, ohne deswegen gleich alle Jobchancen zu verlieren. Aber wie immer gibt es dafür gute Gründe und schlechte Gründe. Erste sind entscheidend, denn wichtiger noch als formvollendete Höflichkeit ist hierbei, glaubwürdig zu bleiben...

Gute Gründe für eine Terminverschiebung

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  • Geschäftstermine

    Falls Sie aktuell noch in einem bestehenden Beschäftigungsverhältnis sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie sich für das Vorstellungsgespräch Urlaub nehmen müssen - diskret natürlich. In dem Fall kann es zu Kollisionen mit anderen Geschäftsterminen kommen. Vielleicht müssen Sie noch ein Projekt abschließen und präsentieren oder haben an dem Tag einen wichtigen Kundentermin. Das hat natürlich Vorrang und wird auch der neue Arbeitgeber verstehen.

  • Private Verpflichtungen

    Vielleicht haben Sie zu dem Zeitpunkt auch einen wichtigen privaten Termin: ein lange geplanter Urlaub im Ausland etwa, die Hochzeit des besten Freundes, die Taufe der ihres Patenkindes, als Schüler oder Student eine wichtige Klausur oder den Abgabetermin einer Arbeit. Auch in dem Fall dürfen Sie auf Verständnis hoffen und einen neuen Termin verabreden.

  • Kurzfristige Erkrankung

    Eine kurzfristige Erkrankung (auch die des Kindes) ist ebenfalls ein guter Grund. Allerdings ist klar, dass Sie dieses Hindernis maximal zwei Tage vor dem Vorstellungsgespräch absagen können. Eine Absage nach dem Motto: "Am Mittwoch in zwei Wochen bin ich leider erkältet" ist mehr als unglaubwürdig. Wer aber kurzfristig erkrankt, sollte das ruhig telefonisch (und sicherheitshalber per Mail) und so früh wie möglich dem potenziellen Arbeitgeber mitteilen und um einen neuen Termin bitten. Krank ist krank: Sich trotzdem hinzuschleppen, steckt andere womöglich nur an, und man ist auch nie so gut, wie man sein könnte.

Schlechte Gründe für eine Terminverschiebung

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  • Paralleles Bewerbungsgespräch

    Ehrlichkeit ist kein guter Grund. Der Hinweis, schon einen Termin mit einem anderen Arbeitgeber zu haben, lässt Kandidaten auf den ersten Blick vielleicht begehrter aussehen. Auf den zweiten aber steckt in der Absage ein Affront: Ihr seid nur zweite Wahl. Und so wahnsinnig motiviert, für euch zu arbeiten bin ich gar nicht, denn der andere Job ist mir offenkundig wichtiger. Das macht den Bewerber - im Vergleich zum Anschreiben - sofort unglaubwürdiger und unattraktiver. Sicher, es gibt Kandidaten, die sich ein solches Pokerspiel leisten können. Die Mehrheit ist das aber nicht.

  • Therapietermin

    Gefährlich sind Absagen mit Hinweis auf eine regelmäßige Therapie. Wer beispielsweise den Vorstellungstermin verschieben möchte, weil er oder sie sich an dem Tag immer mit dem Psychiater trifft oder wegen chronischer Rückenschmerzen behandelt wird, nährt Zweifel an seine Leistungsfähigkeit und geistigen Gesundheit. Zu solchen Angaben ist zudem kein Arbeitnehmer verpflichtet. In dem Fall sollten Sie andere Gründe nennen.

  • Vorsorgeuntersuchung

    Auch Arzttermine sind ein zweischneidiges Schwert: Wer krank wird oder akute Schmerzen hat, braucht den Arzttermin nicht verschieben. Allerdings sind das eben keine geplanten Gründe, sondern allenfalls überraschend kurzfristige (siehe oben). Ein geplanter Kontrollbesuch beim Zahnarzt oder regulärer Vorsorgetermin dagegen, lässt sich in der Regel immer verschieben, ohne dass Leib und Leben in Gefahr sind. In dem Fall setzt die Bitte um Terminverschiebung beim potenziellen Arbeitgeber subtil ein falsches Signal: So wichtig ist Ihnen der Job anscheinend nicht. Das schmälert dann tatsächlich Chancen - oder könnte im Jobinterview noch mal kritisch hinterfragt werden.

  • Fehlende Begründung

    Der schlechteste Grund von allen ist allerdings, gar keinen Grund zu haben und zu nennen. "Tut mir leid, da kann ich nicht" oder "an dem Termin bin ich verhindert" sind keine Gründe. Genauso wenig nachvollziehbar ist der alleinige Wunsch, dass man lieber einen anderen Termin hätte. Jobinterviews sind schließlich kein Wunschkonzert. Eine lapidare und wenig plausible Absage, drückt daher immer geringe Wertschätzung aus - zumal der Arbeitgeber ja schon sein Interesse durch die Einladung bekundet hat. Das ist so, als fragte man seine(n) Liebste(n): "Willst du mich heiraten?" Der oder die sagt "Ja" - und man antwortet: "Toll, aber nicht am Donnerstag, da treffe ich mich schon mit Freunden..."


Gründe-Vorstellungsgespräch-verschieben

Generell gilt: Eine Verhinderung wegen geschäftlicher Termine wirkt immer besser und souveräner als eine Verhinderung aus privaten Gründen.

Es kommt allerdings auch vor, dass keiner der obigen guten Gründe zutrifft, Sie aber dennoch zwei Einladungen zum Vorstellungsgespräch für denselben Tag - vormittags und nachmittags - erhalten. Selbst wenn sie das irgendwie hinbekämen - viel Stress bedeutet es allemal. Unnötigen dazu. In dem Fall wäre es wohl nicht klug, die Wahrheit zu sagen, sondern besser die Einladungen zu priorisieren und dem zweitwichtigen Arbeitgeber einen "guten Grund" für einen Ausweichtermin zu nennen...

Vorstellungsgespräch verschieben: Tipps für Musterschreiben

Jobinterview-verschieben-telefonischWenn Sie bei dem einladenden Unternehmen höflich nach einem neuen Termin fragen, können Sie dies grundsätzlich...

  • per Telefon.
  • per E-Mail.
  • per Brief.

Wobei wir die telefonische Variante immer empfehlen, weil Sie am schnellsten und sichersten ist und Sie so gleich einen Alternativtermin finden können.

Falls Sie die Nummer des Ansprechpartners nicht haben (sie sollte normalerweise in der Einladung stehen), können Sie sich auch über die Zentrale zur Personalabteilung durchfragen.

Wichtig ist nur, dass Sie sich vor dem Gespräch schon zwei bis drei Alternativtermine überlegt und herausgesucht haben, die Sie anbieten können. Das wirkt deutlich professioneller und lösungsorientierter, als auf neue Vorschläge jedes Mal mit "Da kann ich leider auch nicht" zu antworten.

Nicht wenige Bewerber bevorzugen allerdings die schriftliche Variante - vermutlich auch deshalb, weil die Gründe nicht immer ganz so eindeutig und wahr sind. In dem Fall gehen Sie bitte stets nach folgendem Schema beim Aufbau des Schreibens oder der E-Mail vor:

  • Für die Einladung bedanken.
  • Freude darüber zum Ausdruck bringen.
  • Mit Bedauern den Vorstellungstermin absagen.
  • Um einen Alternativtermin bitten.
  • Selber zwei bis drei Gesprächstermine vorschlagen.

Wem das noch zu kryptisch war: Wir haben für Sie hier auch zwei mögliche Formulierungen und Musterbeispiele für eine Absage als Vorlage:

Vorstellungstermin verschieben: Musterschreiben Variante 1

Sehr geehrte Frau XY,

vielen herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Darüber habe ich mich sehr gefreut - nicht zuletzt, weil ich an der Position immer noch sehr interessiert bin.

Leider habe ich an dem vorgeschlagenen Termin am tt.mm.jjjj um ss.mm Uhr schon eine wichtige private Verpflichtung (Hochzeit meines besten Freundes, ich bin Trauzeuge), die ich nicht verschieben kann. Deshalb müsste ich Sie bitten, einen anderen Termin zu finden.

Als Alternative könnte ich Ihnen folgende Termine vorschlagen:

  • Montag, den tt.mm.jjjj um ss.mm Uhr
  • Mittwoch, den tt.mm.jjjj um ss.mm Uhr
  • Donnerstag, den tt.mm.jjjj um ss.mm Uhr

Ich hoffe, einer der genannten Termine kommt für Sie infrage. Ich freue mich auf Ihre baldige Rückmeldung und unser persönliches Kennenlernen.

Mit besten Grüßen
...

Vorstellungstermin verschieben: Musterschreiben Variante 2

Sehr geehrter Herr XY,

Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch hat mich riesig gefreut - vielen Dank. Sie sind beim absoluter Wunscharbeitgeber!

Wie Sie aus meiner Bewerbung wissen, bin ich zurzeit noch beschäftigt und habe ausgerechnet an dem von Ihnen vorgeschlagenen Tag einen wichtigen und lange geplanten Kundentermin, den ich nicht verschieben kann. Ich bitte um Verständnis, dass wir daher einen Ausweichtermin für das Vorstellungsgespräch finden müssen - gerne auch kurzfristig.

Alternativ könnte ich Ihnen folgende Ersatztermine anbieten:

  • Dienstag, den tt.mm.jjjj um ss.mm Uhr
  • Freitag, den tt.mm.jjjj um ss.mm Uhr

Falls das von Ihrer Seite aus nicht passt, können Sie mich gerne auch abends ab 18 Uhr mobil zurückrufen unter 0123/45 67 88 90 und wir finden einen anderen Gesprächstermin. Ich danke für das Entgegenkommen und freue mich schon auf das persönliche Kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen
...

Terminverschiebungsschreiben herunterladen

Die beiden Muster können Sie sich - wie gewohnt - hier auch gleich als PDF kostenlos herunterladen und als Merkposten archivieren:

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Trauen Sie sich also ruhig, den angebotenen Termin abzusagen und zu verschieben, wenn er partout nicht passt. Natürlich kann es sein, dass sich die Reihenfolge der Bewerber in der Endauswahl dadurch verschiebt und ein anderer Kandidat ihren bisherigen Termin bekommt. Überzeugen müssen Sie aber beide. Und darauf kommt es letztlich an - nicht ob Sie das Vorstellungsgespräch verschieben oder nicht...

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