Empfehlungsschreiben-BeispielZu der Bewerbung bitte noch eine oder drei Referenzen… Solche Wünsche äußern Personaler auch hierzulande immer öfter. Gemeint sind damit sogenannte Empfehlungsschreiben, wie sie im englischsprachigen Raum (“Letter of Recommendation“) längst Gang und Gäbe sind. Aus gutem Grund: Sie schließen eine wichtige Lücke in der Bewerbung: die Einschätzung des Bewerbers durch einen möglichst unabhängigen Dritten. Den Job übernehmen zwar eigentlich schon Arbeitszeugnisse – doch gelten für sie strenge Auflagen: Sie müssen stets wohlwollend formuliert sein und verraten nur wenig über die Persönlichkeit des Bewerbers. Empfehlungsschreiben sind daher eine ideale Ergänzung – und noch mehr…

Wenn Arbeitgeber in spe nach Referenzen fragen, meinen Sie in der Regel ein Empfehlungsschreiben. Solche Referenzen werden aber nicht nur bei Stellenangeboten verlangt. Es gibt sie auch für:

  • Praktika
  • Studiengänge (vorzugsweise den MBA)
  • Stipendien

Gerade Studenten, die nach Bachelor noch einen Master-Abschluss anstreben, werden von den Hochschulen gebeten, ein Empfehlungsschreiben von ehemaligen Dozenten oder Professoren vorzulegen (Beispiel). Auch das ist eine angelsächsische Tradition (Beispiel), die sich auch hierzulande mit der Internationalisierung der Studienabschlüsse immer mehr durchgesetzt hat.

Wer braucht ein Empfehlungsschreiben?

Am meisten eignen sich diese Referenzen für Berufseinsteiger – sie besitzen schließlich noch kaum Arbeitszeugnisse und können durch einen solchen Empfehlungsbrief, wie er auch genannt wird, ihren bisherigen Berufsweg aufwerten und ihm mehr Aussagekraft verleihen.

Gleiches gilt für Kandidaten, die sich für eine Beförderung empfehlen oder auf eine Führungsposition bewerben wollen. Hier helfen Fürsprecher, die den Betroffenen entsprechende Fähigkeiten bescheinigen enorm.

Aber auch ehemalige Praktikanten, Trainees oder Bewerber, die im Ausland studiert oder mal gearbeitet haben sowie Stipendiaten in spe (Beispiel), können mit derlei Referenzen dokumentieren, dass sie nicht nur Erfahrungen gesammelt, sondern auch ihre Chefs und Kollegen von ihrer Arbeit überzeugt haben.

Vor allem aber Freiberufler profitieren von den Referenzen, denn sie haben keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, wenn sie für Unternehmen arbeiten. Allerdings heißt es bei ihnen nicht Empfehlungsschreiben, sondern Referenzschreiben.

Der Unterschied zwischen Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben

Nur festangestellte Mitarbeiter haben einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Den haben Freiberufler oder Selbstständige folglich nicht. Wenn sie aber – beispielsweise als Berater – einen guten Job gemacht haben, benötigen sie bei der künftigen Akquise meist eine Art Beweis, dass sie halten, was sie versprechen. Gut, wenn ihnen das gleich mehrere Kunden bescheinigen…

Der Hauptunterschied zwischen einem Empfehlungsbrief und Referenzschreiben aber ist:

  • Empfehlungsschreiben sind an einen konkreten Empfänger gerichtet.
  • Referenzschreiben dagegen werden eher allgemein formuliert.

Ansonsten aber ist der Aufbau bei beiden Schreiben relativ gleich.

Wie ist ein Empfehlungsschreiben aufgebaut?

Referenzschreiben-MusterWeil der Absender der Referenz als eine Art Bürge oder Gutachter auftritt, wird die Empfehlung – anders als das Arbeitszeugnis – in der Ich-Form verfasst. Es ist eine persönliche Einschätzung des Protegés durch seinen ehemaligen Mentor. So eine Empfehlung darf also auch persönlich und emotional gehalten sein. Das macht die Wertschätzung umso glaubhafter.

Entsprechend geht es hierbei auch weniger um eine reine Tätigkeitsbeschreibung, sondern vielmehr um Fertigkeiten und Fachkenntnisse, mehr aber noch die erlebte Persönlichkeit, die hervorgehoben werden.

Allgemein sollte das Empfehlungsschreiben folgende Elemente enthalten:

  • Briefkopf des Ausstellers (Vorname, Nachname sowie Name und Unternehmen oder Organisation)
  • Direkte Telefonnummer (für etwaige Rückfragen kommt häufig vor!)
  • Datum
  • Name und Anschrift des Adressaten (nicht des Bewerbers!)
  • Betreff (Empfehlungsschreiben für… – hier taucht der Bewerber namentlich auf)
  • Kurze Selbstvorstellung (Wer ist der Gutachter: ehemaliger Chef?)
  • Ausstellungsgrund (meist Jobwechsel oder Ende des Praktikums)
  • Sachliche Empfehlung des Begutachteten (Name, von wann bis wann hat es was gearbeitet; wie war das hierarchische Verhältnis?)
  • Erreichte Qualifikationen (Studien- oder Ausbildungsabschluss, Zertifikate, Weiterbildungen)
  • Erfolge (Welche bisherigen Leistungen sind besonders erwähnens- und lobenswert?
  • Subjektive Empfehlung des Begutachteten (Wie wird die Persönlichkeit eingeschätzt, die Softskills und die Eignung für die avisierte Position?)
  • Datum, Unterschrift

Eine Geheimsprache wie bei Arbeitszeugnissen müssen Sie hier übrigens nicht fürchten: Wer Sie nicht empfehlen kann, wird dies auch nicht tun, und wer Ihrer Bitte nachkommt, wird Sie entsprechend loben.

Schädlich wirken hierbei eher andere Elemente, die ein Empfehlungsschreiben und damit den Kandidaten nachhaltig in Zweifel ziehen:

  • Ein schlecht beleumundeter Gutachter.
  • Ein Fürsprecher, der das gar nicht fachlich beurteilen kann.
  • Nichtssagende und abgedroschene Floskeln.
  • Übertriebene Lobhudelei, die nach einem Gefälligkeitsgutachten riechen.
  • Superlative, die sowieso nicht stimmen können.

Zu dem zweiten Punkt zählen vor allem auch die zunehmenden Online-Referenzen, die sich Mitglieder bei Xing, Linkedin oder Klout ausstellen können. De facto sind sie für das Gros der Personaler wertlos. Erstens, weil die meisten Fürsprecher etwaige Kompetenzen allenfalls aus der Ferne beurteilen; zweitens, weil diese Empfehlungen oft nach dem Schema ablaufen: Empfiehlst du mich, empfehle ich dich…

Formale Anforderungen an Empfehlungsschreiben

Generell gilt:

  • Das Empfehlungsschreiben sollte eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten.
  • Um ihm einen offiziellen Charakter zu geben, sollte es auf Firmenpapier gedruckt werden.
  • Der Bewerbung sollten nicht mehr als 3 Empfehlungsschreiben oder Referenzen beigelegt werden.

Je dosierter solche Empfehlungen erfolgen, desto überzeugender wirken sie. Das gilt nicht nur für die Anzahl der beigefügten Referenzen, sondern natürlich auch für das Ausmaß des Lobes selbst.

Tipp für Aussteller

Wann immer Sie ein Empfehlungsbrief oder Referenzschreiben ausstellen, bedenken Sie, dass dies auch auf Sie zurückfallen kann. Wer einen Kandidaten über den grünen Klee lobt, der dann nicht halten kann, was Sie versprechen, schadet das auch Ihrer Reputation!

Musterbeispiel für ein Empfehlungsschreiben

Name des Referenzgebers
Anschrift
PLZ Wohnort
Telefonnummer

Datum

Empfänger
Adresse
PLZ Unternehmenssitz

Empfehlungsschreiben für XXX

Nach langjähriger und hervorragender Arbeit in unserem Unternehmen hat sich Herr/Frau XXX dazu entschlossen, neue berufliche Herausforderung zu suchen. Ein Schritt, den ich als sein bisheriger Chef einerseits sehr bedauere, aber Herrn/Frau XXX dennoch wärmstens weiterempfehlen kann.

In der Zeit von xx.xx.xxxx bis yy.yy.yyyy hat Herr/Frau XXX in der Position als YYY für mich gearbeitet und dabei seine Aufgaben stets zu meiner vollsten Zufriedenheit und mit großem Elan und viel Engagement bewältigt. Ich habe ihn/sie als selbstständig denkenden und verantwortungsvollen und immer zuverlässigen Kollegen/in kennen und schätzen gelernt.

Herr/Frau XXX genießt bis heute einen hervorragenden Ruf bei seinen Kollegen und Kunden – nicht zuletzt wegen seiner/ihrer zahlreichen konstruktiven Vorschläge zur Lösung damaliger Probleme.

Neben der einwandfreien fachlichen Qualifikation zeichnet sich Herr/Frau XXX durch Optimismus, Freundlichkeit und Teamfähigkeit aus. Ich halte ihn/sie für die Position als ZZZ für bestens geeignet und empfehle ihn/sie jederzeit für eine Beschäftigung in diesem Bereich.

Falls Sie hierzu noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne für telefonische Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Referenzgeber

Selbstverständlich können Sie sich diese Mustervorlage auch gerne kostenlos als Word-Dokument oder PDF herunterladen:

Word-Doc PDF-Dokument
[Bildnachweis: Businessman by Shutterstock]

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