Projektmanagement – Meine vier Schlüssel zum Erfolg

Ein Gastbeitrag von Kim Nadine Adamek, Kreation und Social Media

In meinem Beruf gibt es immer wieder zahlreiche neue Projekte. Jeder Tag ist anders, der Job ist selten vorhersehbar. Deshalb habe ich es mir angewöhnt, bevor ich ein neues Projekt beginne, im Vorfeld alle Abgabetermine für das Projekt zu klären. Zudem berechne ich den Zeitaufwand immer etwas großzügiger, da es Situationen gibt, in denen ich im Projekt zurückgeworfen oder durch Prioritätenverschiebungen unterbrochen werde. Im Folgenden habe ich einmal meine wichtigsten Regeln zusammengefasst, die mir helfen, meinen Arbeitstag und meine Zeit besser zu managen:

Schaffen Sie Strukturen

Um die Arbeitswoche und den einzelnen Tag zu planen, bietet es sich an, die einzelnen Projekte und Aufgaben zu strukturieren. So hat es am Montag meist Sinn, zuerst die Dinge zu strukturieren, die in der kommenden Woche erledigt werden müssen.

Danach erstelle ich einen Wochenplan, für die groben Abgabetermine der Projekte. So behalte ich im Auge, was über die Woche noch fertig gestellt werden muss und falle nicht am Freitag Mittag aus allen Wolken, wenn das Projekt doch noch abgeschlossen werden muss.

Eine zusätzliche tägliche Aufgaben-Liste hilft mir dann dabei, die Aufgaben für den Tag zu planen. Beide Listen enthalten zudem Abgabetermine und den geschätzten Zeitaufwand. So bekommt der Tag Struktur.

Mein Tipp: Überarbeiten Sie die Listen auch während des Tages immer wieder. Es kommt ja doch immer noch der eine oder andere Anruf mit zusätzlichen Aufgaben. Aufgaben die in kurzer Zeit, sagen wir in zwei, drei Minuten erledigt werden können, machen Sie sofort, alles andere wird je nach Abgabetermin auf einer der beiden Listen notiert. Und Aufgaben die an einem Tag, beziehungsweise in einer Woche nicht erledigt werden konnten, werden auf die Liste des nächsten Tages oder der nächsten Woche übertragen und entsprechend strukturiert.

Dies hört sich zunächst aufwändig an, ist es aber nur, wenn Sie die Listen zum ersten Mal erstellen. Mit der Zeit wird es wesentlich einfacher. Ein positiver Nebeneffekt dieser Listen ist, dass Sie nicht ständig daran denken, was noch alles zu tun ist. In „Harry Potter“ holt der altehrwürdige Zauberer Dumbeldore mit Hilfe seines Zauberstabs die überflüssigen Gedanken aus dem Kopf und bewahrt Sie in seinem „Denkarium“ auf. Wenn er sie braucht, schaut er einfach nach. So kam ich auf diese Listen und Sie können mir glauben: Sie helfen nicht nur im Berufsalltag.

Setzen Sie Prioritäten

Gerade ich als Kreative neige dazu, viele Projekte anzunehmen und durchzuführen, weil ich einfach Lust auf die Aufgabe und die Herausforderung habe. Es kommt dabei aber auch gerne mal vor, dass ich am Ende nur durch die Projekte komme, wenn ich Überstunden mache. Daraus habe ich natürlich gelernt und setze mir deshalb heute stärkere Prioritäten und lehne auch mal das eine oder andere Projekt ab oder versuche es – wenn möglich – zu delegieren, beziehungsweise Kollegen um Hilfe zu bitten. Dies entlastet Sie nicht nur enorm und schafft Freiraum für neue Dinge, sondern hält den Kopf frisch für neue Ideen.

Verteilen Sie Aufgaben mit bedacht

Das Wichtigste in meinem Job ist, den Abgabetermin halten können, wenn man eine Aufgabe annimmt. Erfahrungsgemäß muss jedes Projekt immer noch mindestens einmal kontrolliert werden. Auch involvierte Kollegen müssen ihre Ergebnisse gegebenenfalls nochmals überarbeiten. Deshalb ist gutes Zeitmanagement nur die eine Seite der Medaille. Personalmanagement die andere. Wenn ich beispielsweise unserem Auszubildenden eine Aufgabe gebe, setze ich ihm einen Abgabetermin. Diesen setze ich aber stets früher als nötig, da immer noch mal Korrekturen anfallen können oder er in die komplett falsche Richtung arbeitet. Außerdem überlege ich mir vorher genau, an wen ich eine Aufgabe delegiere. Wichtig dabei: Achten Sie auf die Stärken und Schwächen der Kollegen, bevor Sie die Aufgaben weitergeben. Andernfalls kann es zu deutlich mehr Korrekturschleifen kommen als geplant oder Sie müssen die Aufgabe am Ende selbst erledigen. Dies dann höchstwahrscheinlich unter hohem Zeitdruck.

Nehmen Sie sich die Zeit, wenn Sie welche benötigen

Und auch das kommt mal vor: Im Privaten ist irgendetwas passiert, ein Streit, die Waschmaschine ist kaputt oder man hat Ärger mit einem Kollegen. Das belastet und sorgt dafür, dass man nie zur Tageshöchstformaufläuft, weil man immer wieder daran denken muss. Hier ist meine Erfahrung und Empfehlung: Wenn es geht (und nichts anderes mehr geht) – nehmen Sie sich ein paar Minuten Auszeit, und machen Sie zum Beispiel einen kurzen Spaziergang oder regeln Sie, was zu regeln ist. Natürlich sollte sich diese kurze Auszeit im Rahmen halten. Doch sie zahlt sich aus: Denn sie hilft, sich anschließend wieder auf die vorliegenden Aufgaben zu fokussieren und diese adäquat zu erledigen. Andernfalls werden Sie durch die eigenen Gedanken immer wieder rausgerissen und es passieren unnötige Fehler.

Kurzum: Je besser man die tägliche Aufgabe durchdenkt und die Abläufe plant und strukturiert, desto besser kommt man durch den Tag und die Projekte. Kennt man die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter, ist es ein Leichtes, Aufgaben so zu delegieren, dass diese adäquat und zeitnah erledigt werden. Eine gute Zeitplanung schafft Freiräume zum bewältigen der Projekte und gönnt man sich ab und an ein paar Auszeiten, sind auch die außerberuflichen Problemchen keine Bremse mehr.

Über die Autorin
Kim Nadine Adamek ist in der Kreation bei der Werbeagentur Pemedia tätig. Dort ist sie auch für den Bereich Social Media verantwortlich. Nebenbei absolviert sie einen Bachelor of Arts – Business Administration an der FOM in Essen.

Dieser Artikel wurde für den Autorenwettbewerb 2010 eingereicht. Am Ende der Veröffentlichungsphase entscheiden eine unabhängige Jury sowie die Leser darüber, welcher Gastbeitrag der beste ist.