Konzept erstellen: Warum ist es so wichtig?

Konzepte werden meist in der Projektarbeit erstellt oder wenn neue Ideen und Innovationen im Team, der Abteilung oder im Unternehmen eingeführt und umgesetzt werden wollen. Das Ziel ist es, möglichst informativ und überzeugend zu präsentieren, was erreicht werden soll.

Haben Sie beispielsweise einen Verbesserungsvorschlag für die Prozesse im Arbeitsalltag, können Sie ein passendes Konzept erstellen, das Sie dem Chef vorstellen können. Dieses vermittelt übersichtlich und kompakt alle wissenswerten Informationen, einen möglichen Ablauf, organisatorische Hinweise sowie Ideen zur Umsetzung.

Allerdings ist es ein weit verbreitetes Problem, dass Konzepte nicht gut ankommen und von vornherein abgelehnt werden. Schuld daran ist längst nicht immer eine schlechte Idee oder eine fehlerhafte Projektplanung. Vielmehr liegt es daran, dass die Konzepte nicht überzeugend, unvollständig oder auch einfach schlecht erstellt werden.

Auch wenn es Ihnen vielleicht nicht den größten Spaß bereitet, ein Konzept erstellen zu müssen, weil Sie sich lieber direkt an die Umsetzung machen wollen, sollten Sie sich damit auseinandersetzen. Sonst lassen Sie einige Chancen ungenutzt verstreichen. Ihre ansonsten gute Idee stößt auf taube Ohren, weil das Konzept nicht überzeugt und es wird schwer fallen, Kunden zu gewinnen, wenn Ihre Konzepte mehr Fragen als Antworten liefern.

Was macht ein gutes Konzept aus?

Wenn Sie ein Konzept erstellen, wird dies oftmals nur danach bewertet, ob es bei der Umsetzung hilft und alle Beteiligten überzeugt. Das hilft Ihnen jedoch bei der Erstellung selbst erst einmal nicht weiter. Hier müssen Sie bereits wissen, worauf es ankommt und was es zu beachten gilt, damit Ihr Konzept auch wirklich erfolgreich sein kann.

Welche Faktoren eine Rolle spielen und welche Kriterien Sie erfüllen müssen, wenn Sie ein Konzept erstellen, hat die Autorin und Trainerin Katja Ischebeck in Ihrem Ratgeber-Buch Erfolgreiche Konzepte durch das ZEBRA-Prinzip beantwortet.

Demnach sind gute Konzepte durch fünf Grundsätze gekennzeichnet:

Zielorientiert

Wird ein Konzept erstellt, das nicht klar und eindeutig definiert, welche Ziele es gibt, ist dies von Anfang an gescheitert. Nach der Lektüre Ihres Konzepts soll der Chef nicht fragen: Worum genau geht es dabei überhaupt?
Empfängerorientiert

Ein erfolgreiches Konzept sollte sich immer daran orientieren, für wen es erstellt wird. Nur so kann es wirklich für alle verständlich sein, auch wenn nicht alle Beteiligten denselben Wissenstand zum Thema mitbringen. Ein entscheidender Punkt für die erfolgreiche Kommunikation.
Beherzt und auf den Punkt gebracht

Wollen Sie ein gutes Konzept erstellen, sollten Sie es kurz und knackig machen. Holen Sie nicht endlos weit aus und reden Sie nicht um den heißen Brei herum. Fassen Sie sich kurz, konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aussagen und schaffen Sie eine klare Linie.
Realistisch geplant

Konzepte können auch große Ziele beinhalten, allerdings muss es auch umsetzbar bleiben. Utopische Erwartungen und Ziele, die niemals erreicht werden können – sei es aus zeitlicher oder vielleicht auch finanzieller Sicht – lassen jedes Konzept scheitern.
Auslöser für Aktivitäten

Zu guter Letzt sollten Sie Konzepte erstellen, die nicht nur Ideen und Ziele, sondern auch klare Strategien und Handlungsempfehlungen enthalten. Dies orientiert sich an der Frage: Was muss und soll getan werden, um das Ziel zu erreichen?

Schritte für ein erfolgreiches Konzept

Die gute Nachricht lautet, dass es zwar kein Selbstläufer ist, ein gutes Konzept zu erstellen – Raketenwissenschaft ist es aber auch nicht, wenn Sie sich die nötige Zeit nehmen und sich ernsthaft darum bemühen. Mit den folgenden Tipps und Schritten können Sie überzeugen und dafür sorgen, dass Sie nicht nur ein Konzept erstellen, sondern dieses auch tatsächlich realisiert wird.

Definieren Sie das Ziel

Der erste und gleichzeitig besonders wichtige Schritt beim Erstellen eines Konzepts ist die klare Festlegung des Ziels. Stürzen Sie sich nicht gleich in andere Dinge, bevor Sie diese grundlegende Frage nicht eindeutig geklärt und beantwortet haben haben. Das weitere Konzept ist an diesem Ziel ausgerichtet und es gibt vor, worauf das Team hinarbeitet. Die entscheidende Frage lautet deshalb zu Beginn jedes Konzepts: Was genau soll erreicht und umgesetzt werden?
Sammeln Sie Informationen

Mit dem Ziel vor Augen können Sie sich im nächsten Schritt darum kümmern, alle relevanten Informationen zusammenzutragen. Wer ist daran beteiligt? Wie viel Zeit steht zur Verfügung? Gibt es ein Budget? Welche Erwartungen müssen erfüllt werden? Was muss unbedingt beachtet werden? Je genauer die Informationsgrundlage, desto besser können Sie daraus das Konzept erstellen.
Entwickeln Sie Strategien und Herangehensweisen

Nun können Sie sich dem wichtigen Kern eines erfolgreichen Konzepts widmen: Den Strategien, wie das Ziel erreicht werden soll. Orientieren Sie sich dabei unbedingt am Ziel und fassen Sie die verschiedenen Schritte zusammen, die auf dem Weg dorthin gemacht werden müssen.
Bleiben Sie beim Wesentlichen

Das Konzept soll vollständig sein, gleichzeitig aber unbedingt übersichtlich und auf den Punkt gebracht. Schweifen Sie deshalb nicht ab und verschwenden Sie auch keine Zeit auf unnötige Informationen oder abwegige Szenarien. Es ist besser, sich nur auf das Wesentliche zu konzentrieren, dieses dafür aber umso klarer zu formulieren.
Holen Sie sich Feedback

Sie erstellen das Konzept, doch sind viele andere mit der späteren Umsetzung betraut. Lassen Sie diese nicht außen vor, sondern holen Sie sich deren Meinung und Feedback. Vielleicht ist ein Kollege ein Experte zu einem bestimmten Gebiet und kann Ihnen neue Einsichten liefern. Zusätzlich hilft diese Kommunikation dabei, eine größere Zustimmung für das Konzept zu erhalten.