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Dinge geregelt kriegen. Das ist das Motto in unserer schnelllebigen, oft komplexen und überladenen Welt aus Informationen, Konversationen, Applikationen. Das ultimative Gegenmittel dazu: die To-Do-Liste. Sie ist - ganz simpel - eine Aneinanderreihung von zu erledigenden Punkten, übersichtlich herunter geschrieben und bereit zum Abhaken. Doch warum brauchen wir solche Listen überhaupt? Warum ist das seit Generationen ein psychologisches Erfolgsmodell? Nur weil die To-Do-Liste so einfach ist? Nein, sagen Wissenschaftler, die Psychologie dahinter ist viel komplexer...

ToDo-Listen: Das simple Erfolgsrezept

Martin Konz/123rfDer Sinn solcher To-Do-Listen besteht in erster Linie und vor allem im Selbstmanagement. Dabei sollen anstehende Aufgaben gewichtet und nach Relevanz sortiert werden. So bekommt man sowohl eine Übersicht über den Arbeitsaufwand als auch über die Arbeiten selbst, beziehungsweise das, was bereits erledigt wurde.

Zugleich sehen Sie mithilfe einer ToDo-Liste sehr schnell, was Sie beispielsweise an einem Tag schaffen müssen beziehungsweise können und vermeiden so Überlastung oder Unterforderung.

ToDo-Listen sind also beides:

  • Ein Aufgabenplan
  • Dessen Erfolgskontrolle

ToDo-Listen gibt es in den unterschiedlichsten Formen: Als Wegwerfzettel, als Excel-Tabelle, als Einkaufsliste. Die simpelste Form einer To-Do-Liste ist eine Tabelle mit nur einer Spalte: erstens, zweitens, drittens, ... Manche sind aufwendiger, die Urheber nutzen Ordner auf dem Schreibtisch oder Apps im Smartphone. Andere wiederum bestehen ganz einfach aus ein paar losen Post-its an der Kühlschranktür.

Solchen Listen können aber schnell komplexer werden, wenn Sie zu den Aufgaben etwa geschätzten Zeitaufwand, benötigte Mittel, Abgabetermine und dergleichen ergänzen. Der Effekt tritt aber auch dann auf, wenn Sie beginnen, komplexe Aufgaben in Teilschritte zu zerlegen und dort einzureihen (1.0, 1.1.a, 1.1.b, 2.0, 2.1, ...). Das hat einerseits den Vorteil, dass vorher unüberwindlich scheinende Hürden leichter zu bewältigen sind und sich (Teil-)Erfolgserlebnisse schneller einstellen. Es verlängert aber auch die Liste.

Generell lässt sich sagen:

  • Computerbasierte Listen sind relativ zeitaufwendig und ohne Comuterzugang bleiben sie unsichtbar, dafür lassen sie sich sauber umstellen, ergänzen und korrigieren.
  • Handschriftliche Notizen haben dagegen einen hohen Merkeffekt, können aber schnell zur Zettelwirtschaft entarten.

Ein Richtig oder Falsch gibt es dabei nicht. Wohl aber ein paar psychologische Effekte dahinter...

Die Not-To-Do-Liste

Natürlich können Sie To-Do-Listen auch negativ verwenden - also etwa als Liste der Routinen, die Sie sich unbedingt abgewöhnen wollen. Oder als Erinnerung der Dinge, die Sie tunlichst lassen sollten. Hier mal ein Beispiel:

  • Perfektionismus. Es ist ein Fehler, keine Fehler machen zu wollen. Manche Menschen verschwenden ihr ganzes Leben bei diesem Versuch. Alle Dinge 100-prozentig und perfekt zu erledigen, führt nicht nur zum Prokrastinieren - es führt zum Tunnelblick und ist häufig auch ineffektiv. Gönnen Sie sich die Chance, aus Fehlern zu lernen und anderen, Ihre Ursprungsidee noch besser zu machen. Denken Sie an Pareto: 20 Prozent reichen oft schon, um 80 Prozent zu erledigen.
  • Beliebtheitswettbewerb. Es allen recht machen zu wollen, wirkt wie Nervengift: erst vernebelt es, dann lähmt es. Wer es versucht von möglichst vielen gemocht zu werden, wird sich zwangsläufig verzetteln, verliert sein Ziel aus den Augen, opfert obendrein sein Rückgrat. Auch wenn Anpassungsfähigkeit im Job Bedingung für Erfolg ist: Zuviel davon ist ungesund. Wer sich zum Sklaven der Sympathie macht, wird nie andere anleiten, er wird bereits geführt – von allen.
  • Übereifer. Viele Menschen glauben, wenn sie stärker, härter, schneller arbeiten, erzielen sie bessere Ergebnisse. Was sie durch ihren überhöhten Selbstanspruch aber erreichen, sind nur mehr Druck, Stress und weniger Zeit. Und irgendwann entsteht ein Leistungsleck: Man klotzt ran wie verrückt und schafft immer weniger - die Yerkes-Dodson-Kurve. Nicht wie viel wir machen, sondern wie und wann wir etwas machen, entscheidet über den Erfolg.

Warum wir so gerne mit To-Do-Listen arbeiten

Hinter dem alltäglichen Selbstmanagement steckt ein schon länger bekannter und mächtiger Psychoeffekt: der Zeigarnik-Effekt.

Es war Anfang 1927 als die russische Psychologin Bljuma Zeigarnik für einen Forschungsaufenthalt nach Berlin reiste. Sie war einem neuen Phänomen auf der Spur, das sie – so jedenfalls behauptet es die Legende – ausgerechnet in einem Café beobachtet hatte.

Ihr Kellner hatte mehrfach hintereinander eine große Zahl von Bestellungen aufgenommen, an die er sich problemlos erinnern konnte – bis er sie alle abgearbeitet hatte. Danach allerdings wusste er nicht mal mehr, ob er jemandem einen Kaffee oder ein Stück Kuchen serviert hatte.

Woran aber lag es, dass ihm unerledigte Aufgaben zunächst gestochen scharf im Gedächtnis blieben, um sich nach ihrem Finale schneller aufzulösen als eine Aspirin im Wasserglas?

Also entwickelte Bljuma Zeigarnik an der Universität Berlin ein Experiment, bei dem sie 164 Probanden verschiedene Aufgaben lösen ließ: Die sollten etwa ein beliebiges Tier nachkneten, eine Blume zeichnen, Perlen auf einen Faden ziehen oder häkeln. Einige dieser Aufgaben durften die Teilnehmer vollenden, bei anderen unterbrach Zeigarnik sie mittendrin. Im Anschluss prüfte die Psychologin, an wie viele ihrer Aufgaben sich die Freiwilligen noch erinnerten.

Und tatsächlich: Auch hier memorierten die Teilnehmer jene Aufgaben besser, die sie nicht vollendet hatten – und zwar erheblich: Die unerledigten Dinge blieben bis zu 90 Prozent besser im Gedächtnis haften. Und das völlig unabhängig vom Alter oder dem Bildungsgrad der Probanden.

Dabei handelt es sich aber noch nicht um den heute weltweit geschätzten Zeigarnik-Effekt, den seine Namensgeberin damals aufspürte. Viel entscheidender als der Anteil der präsenten Aufgaben ist der Grund für unsere anhaltende Konzentration: So konnte Bljuma Zeigarnik zeigen, dass nicht etwa der Akt des Unterbrechens als solcher wichtig ist, sondern das Erledigtsein beziehungsweise Unerledigtsein der Aufgabe.

Das wiederum bringt uns zur Psychologie hinter den ToDo-Listen.

Um dieser auf die Schliche zu kommen, experimentierten Roy Baumeister und EJ Masicampo von der Florida State Universität ein bisschen mit dem Zeigarnik-Effekt. Dabei entdeckten sie: Wenn ihre Probanden vorher eine Aufgabe nicht abschließen konnten, hatten sie hinterher enorme Probleme mit einfachsten Brainstorming-Übungen.

Der Grund: Die unerledigte Aufgabe schwirrte ständig im Kopf weiter und begrenzte so ihr aktives Gedächtnis.

Baumeister und Masicampo wiederholten ihre Versuche ein weiteres Mal: Wieder ließen sie ihre Probanden die ersten Aufgaben nicht fertigstellen. Doch diesmal durften die die noch unerledigten Punkte auf einer ToDo-Liste notieren... Sie ahnen, was passierte: Die Liste hatte denselben Effekt, als hätten sie die Aufgabe längst erledigt. Die permanente Ablenkung war verschwunden, der Kopf frei für andere Dinge.

Darum funktionieren ToDo-Listen so gut:

  • Sie wirken psychologisch wie ein externer Arbeitsspeicher, hebeln den Zeigarnik-Effekt aus, sodass wir unsere Konzentration und Aufmerksamkeit voll und ganz der aktuellen Aufgabe widmen können.
  • Listen rücken die Ablenkungen aus unserem Blickfeld - solange, bis wir diese abhaken können.

3 Gründe, warum Ihre ToDo-Listen nicht funktionieren

  1. Zu komplex. ToDo-Listen sind sehr einfache Werkzeuge, machen Sie keine für die nächste NASA-Marsmission daraus. Notieren Sie sich nicht mehr darauf, als klare Aufgaben und Handlungsanweisungen, die man der Reihe nach wegstreichen kann.
  2. Zu viel. Überfrachten Sie Ihre ToDo-Listen nicht. Zu viele Aufgaben demotivieren nur, weil die ToDo-Liste einfach nicht kleiner werden will. Machen Sie sich aber auch nicht zu viele Listen! Gleicher Effekt - oder Sie verzetteln sich am Ende gar.
  3. Zu versteckt. Die beste ToDo-Liste nutzt nichts, wenn Sie sie nicht ständig vor Augen haben. Schließlich soll die Liste Ihnen Ihre Aufgaben vor Augen führen ebenso wie bereits erzielte Erfolge. Ohne diese Rückmeldung aber wirkt sie nicht.

ToDo-Listen und ihre Grenzen

Das Problem an solchen Aufzählungen zum Abhaken ist allerdings nicht, dass sie so simpel oder linear wären. Im Gegenteil: Egal, welchen Artikel Sie jemals zum Thema Getting Things Done (GTD) lesen werden - am Ende läuft es doch immer darauf hinaus, Probleme oder Projekte zu vereinfachen, Aufgaben zu priorisieren und zu organisieren. Wie bei jeder To-Do-Liste.

Das Problem an diesen Punkt-für-Punkt-Programmen ist, dass sie oft nur sporadisch eingesetzt werden: Die Leute sehen plötzlich Chaos und einen riesigen Aufgabenberg vor sich und beginnen, eine Liste zu schreiben. Dann arbeiten sie diese Schritt für Schritt ab und fühlen sich produktiv dabei. Das sind sie auch, keine Frage. Aber danach sind sie es nicht mehr: Mit dem letzen Häkchen kehren sie zu ihren alten Gewohnheiten zurück - bis das nächste Chaos komplett ist. Das ist uneffektiv.

Der Schlüssel zu mehr Produktivität ist daher nicht das Führen einer ToDo-Liste selbst. Das ist trivial. Es ist vielmehr die Gewohnheit, solche Listen regelmäßig zu nutzen. Vor allem wenn man Probleme damit hat, seine Aufgaben zu überblicken und zu erledigen.

11 Tipps für bessere ToDo-Listen

luminaimages/shutterstock.comWie sieht die optimale ToDo-Liste aus? Eine pauschale Antwort darauf gibt es nicht, denn eine ToDo-Liste muss in erster Line Ihre Bedürfnisse erfüllen. Arbeiten Sie bereits mit einer solchen Liste, haben jedoch das Gefühl, dass diese verbessert werden kann?

Dann haben wir einige Anregungen für Sie:

  1. Machen Sie sich über das richtige Tool Gedanken.

    Einige Menschen fühlen sich am wohlsten, wenn sie ihre Aufgaben auf die klassische Art und Weise notieren können. Geht es Ihnen ebenso, werden Sie mit einem Notizbuch am glücklichsten. Andere hätten ihre To-Do-Liste lieber in digitaler Form und wollen auch auf dem Smartphone darauf zurückgreifen. Dann sind Sie mit einem webbasierten Dienst oder einer App am besten beraten.

  2. Erstellen Sie Ihre To-Do-Liste abends.

    Wann sollte ich meine To-Do-Liste schreiben? Viele Arbeitnehmer machen es als Erstes, wenn sie ins Büro kommen. Wir schlagen vor, diese abends für den nächsten Tag zu erstellen. Warum? Ihnen ist noch frisch im Gedächtnis, was den Tag über passiert ist und daraus können Sie die entsprechenden Aufgaben für sich ableiten. Die Gefahr, etwas zu vergessen, ist dann geringer. Sie gehen beruhigter zu Bett, weil Sie bereits am Abend wissen, was für den nächsten Tag geplant ist. Am nächsten Morgen können Sie dann sofort loslegen.

  3. Tragen Sie keine Kleinigkeiten ein.

    Viele Arbeitnehmer klagen darüber, dass ihre ToDo-Listen zu lang sind. Ein Grund dafür ist, dass lauter kleine Aufgaben darauf notiert werden. Diese verstopfen Ihre Liste und lenken von den wirklich wichtigen Aufgaben ab. Die bessere Strategie ist es hier, alle Aufgaben, die Sie in unter fünf Minuten erledigen können, sofort abzuarbeiten und nicht zu notieren.

  4. Tragen Sie keine Termine ein.

    Eine Vermischung von ToDo-Liste und Kalender führt in den meisten Fällen zu Unübersichtlichkeit und zu Problemen. Beschränken Sie sich bei einer To-Do-Liste wirklich darauf, nur Aufgaben zu notieren.

  5. Halten Sie Ihre To-Do-Liste flexibel.

    Ihre Liste ist nicht in Stein gemeißelt und bei den meisten werden im Laufe des Arbeitstages Aufgaben dazu kommen und andere wegfallen. Hier liegt der große Vorteil von digitalen Listen. Bei ihnen ist es ein Leichtes, die Listen anzupassen und zu überarbeiten. Das schöne daran ist, dass sie danach noch genauso übersichtlich sind, wie vorher. Bei geschriebenen Listen kann es schnell chaotisch werden, wenn Sie Aufgaben wegstreichen und dazuschreiben.

  6. Notieren Sie sich nur Aufgaben für einen Arbeitstag.

    Sie haben dann Ihre Aufgaben klar vor Augen und kennen Ihr Tagesziel. Aufgaben, die noch in weiter Ferne liegen, blähen Ihre ToDo-Liste nur unnötig auf. Sie fürchten jedoch die weit entfernten Aufgaben nicht mehr auf dem Schirm zu haben, wenn Sie diese nicht notieren? Dann terminieren Sie diese in Ihrem Kalender. Tragen Sie sowohl die finale Deadline als auch den Zeitpunkt, an dem Sie damit beginnen werden, ein. Stellen Sie eine Erinnerung in Ihrem Kalender ein. Eine andere Möglichkeit ist es, eine gesonderte Liste zu führen, auf der Sie all diese Aufgaben notieren.

  7. Brechen Sie große Aufgaben herunter.

    Indem Sie die großen Aufgaben, in Unteraufgaben unterteilen, erstellen Sie eine Art Fahrplan. Sie haben dann genau vor Augen, welche Schritte notwendig sind, um Ihre Aufgabe abzuschließen. Zusätzlich stellt sich das Gefühl, etwas geschafft zu haben, schneller ein, denn Sie haken auch die Teilaufgaben ab.

  8. Nutzen Sie Schlagwörter.

    Schlagwörter können dabei helfen, Ihre Liste übersichtlich zu gestalten. Beispielsweise können Sie die Namen Ihrer Projekte als Schlagwörter vergeben und darunter die Aufgaben notieren oder Sie trennen in Projektarbeit und Verwaltungsarbeit, wie Rechnungen schreiben und ähnliches.

  9. Gewichten Sie Ihre Aufgaben.

    Damit Sie besser auf den ersten Blick erkennen können, welche Ihrer Aufgaben Vorrang haben, können Sie diese entsprechend ihrer Priorität unterschiedlich kennzeichnen. Dabei können Sie entweder die ABC-Methode anwenden: A für sehr wichtig (sofort erledigen), B für weniger wichtig (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen). Genauso gut können Sie mit den Zahlen 1 bis 3 jene Aufgaben kennzeichnen, die Sie an diesem Tag auf jeden Fall erledigen wollen.

  10. Arbeiten Sie mit Kategorien.

    Notieren Sie sich nicht nur die Aufgabe, schreiben Sie sich beispielsweise auch die Deadline, die geplante Zeit und Hinweise auf. So können Sie sich Anmerkungen Ihrer Kollegen oder Ihres Chefs direkt daneben schreiben. Ihre Liste sieht dann weniger wie eine klassische Liste, sondern mehr wie eine Tabelle aus.

  11. Arbeiten Sie mit Farben.

    Leiten Sie Ihre Augen durch die farbliche Untermalung von bestimmten Aufgaben und Kategorien. Weisen Sie jeder Farbe dabei eine Bedeutung zu. Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele Farben zu verwenden und Ihre Liste nicht zu bunt zu machen, denn dann tritt der gegenteilige Effekt ein und Sie sind schneller verwirrt.

So oder so - wichtig bleibt, seine Übersichten immer wieder zu überarbeiten, zu hinterfragen, neu zu sortieren oder rundum zu erneuern. Deadlines und damit Prioritäten können sich verschieben, Teilschritte obsolet werden.

Oder anders formuliert: To-Do-Listen können ein wunderbares Training dafür sein, Tage, Wochen oder Monate besser zu strukturieren, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, bis Sie eines Tages keine Listen mehr zu brauchen. Entscheidend dafür sind allerdings nicht Willenskraft, Logik oder Disziplin, sondern Penetranz: Wenn Sie von solchen Plänen profitieren wollen, müssen sie zuerst einmal zu Ihrer Routine, zu einem Ritual werden.

Und dazu müssen Sie sie sehen – jederzeit und überall. Etwa in Form eines Notizblocks oder Organizers, den sich ständig mit sich führen. Oder indem Sie Kopien der Liste(n) dorthin hängen, wo sie Ihnen immer wieder begegnen:

  • am Kühlschrank
  • neben dem Monitor
  • auf Ihrem Schreibtisch als Unterlage
  • auf der Innentür der Toilette

Sie können Ihre Liste sogar online notieren und zur Ihrer Browser-Startseite machen. Dann sehen Sie sie jedes Mal, wenn Sie online gehen. Hauptsache, Sie verinnerlichen das Prinzip und nutzen es kontinuierlich.

Überdies lässt sich so auch bereits Erreichtes dokumentieren (zum Beispiel: "20 Erfolge, die schon erzielt habe"). Solche Zusammenstellungen sind dann zwar keine "ToDo" Listen mehr, sondern eher "Done" Listen. Die können aber sehr auferbauend und mutmachend sein.

[Bildnachweis: ArtFamily, luminaimages by Shutterstock.com; Martin Konz by 123rf.com]