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Kaum haben Sie morgens den Computer gestartet, läuft eine E-Mail nach der anderen ein. Im Durchschnitt erhält jeder Arbeitnehmer täglich 30 bis 40 E-Mails. Bei Führungskräften sind es sogar noch mehr. E-Mails ermöglichen eine schnelle und kompakte Kommunikation, ohne sie geht es in den meisten Berufen längst nicht mehr. Mit ihnen aber auch nicht: Nicht wenige Arbeitnehmer empfinden E-Mails inzwischen als richtige Zeitkiller. Die ständige Unterbrechung hindert sie daran, produktiv zu arbeiten. Das führt zu Stress und Erschöpfung, und am Ende hat man das Gefühl dem eigenen Zeitplan hinterher zu hinken. Deswegen zeigen wir Ihnen hier und heute, wie Sie besser mit E-Mails und dem Schreiben von E-Mails umgehen...

E-Mails: Neues Leseverhalten

Syda ProductionsSchon vor einigen Jahren hat Eric Horvitz herausgefunden, dass Mitarbeiter im Schnitt 15 Minuten brauchen, um sich nach der Unterbrechung durch eine E-Mail wieder auf Ihre Aufgabe zu konzentrieren. Mit dieser Information werden die 20 oder mehr E-Mails pro Tag auf einmal zu einem echten Produktivitätskiller.

Hinzu kommt: Mithilfe von E-Mails kommunizieren Sie mit Kunden, Dienstleistern, Ihren Kollegen und Vorgesetzten. Mit der Zeit, besonders in den letzten Jahren, hat sich jedoch die Art, wie E-Mails gelesen werden, verändert. Längst vorbei sind die Zeiten, in denen E-Mails nur am Computer gelesen wurden. Heute werden E-Mails mehrheitlich auf dem Smartphone gelesen. Man ist in der Lage immer und überall darauf zuzugreifen, ob in der Bahn auf dem Weg zur Arbeit oder an der Supermarktkasse.

Das neue Leseverhalten beeinflusst aber auch, wie E-Mails geschrieben werden: Es gilt Mails so zu verfassen, dass diese sowohl im Büro gelesen werden können, als auch zwischendurch auf einem mobilen Endgerät.


So werden aus Mails keine Vendettas

Eine E-Mail ist schnell geschrieben und genauso schnell beantwortet. Doch schnell ist nicht gleich gut. Eine flüchtig versandte Anfrage hier, eine impulsive Reaktion dort, ein paar Tippfehler und fehlender Stil – schon entsteht beim Empfänger ein negatives Bild vom Verfasser und damit womöglich ein beginnender Konflikt. Es gehört zu den Eigentümlichkeiten der E-Mail, mehr Emotionen auszulösen als sie de facto enthält.

E-Mails können viel, aber eben nicht alles. Bevor ein Konflikt vollends eskaliert, achten Sie bitte auf folgende Indizien, dass Sie lieber zum Telefonhörer greifen sollten:

  • ... Wenn Sie emotional noch immer auf 180 sind.
  • ... Wenn Sie der Person vor dem Konflikt noch nie persönlich begegnet sind (und der- oder diejenige Sie und Ihre Worte infolge dessen schwer einschätzen kann).
  • ... Wenn Ihr Mailwechsel schon mehr als dreimal hin und her gegangen ist, ohne dass sich der Streit klären ließ.
  • ... Wenn Ihre E-Mail (oder die des anderen) den gesamten Bildschirm ausfüllt. Dann ist der Konflikt offensichtlich zu komplex, als dass er sich mit ein paar Zeilen lösen ließe.

Für all diese Fälle gilt: Vermeiden Sie ab hier alles, was vom Empfänger als aggressiv, misstrauisch oder herabwürdigend gewertet werden könnte. Rufen Sie denjenigen direkt an, mit ruhiger Stimme. Sagen Sie, dass hier offenbar ein Missverständnis vorliegt und klären Sie es. Besser aber noch: Suchen Sie das Vier-Augen-Gespräch.

Mailen: Beruflich oder privat?

Zunächst einmal macht es natürlich einen Unterschied, ob Sie Ihrem Geschäftspartner eine elektronische Post übermitteln oder Ihrem besten Freund. Eine Mail geschäftlicher Natur schreiben Sie ja in keinem Fall ohne Grund. Sie wollen vielmehr...

  • Ihr Anliegen in der E-Mail klar und unmissverständlich kommunizieren.
  • Ihren E-Mail-Partner über wichtige Fakten oder Entwicklungen informieren.
  • einen guten Eindruck hinterlassen.

Um mit Ihrer E-Mail möglichst schnell ans Ziel zu kommen, sollten gewisse Spielregeln eingehalten werden:

  1. E-Mails Tipp: Schreiben Sie kurz

    Schreiben Sie E-Mails nach der Maxime: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Verzichten Sie auf ellenlange Ausführungen und verschachtelte Sätze. Diese kosten Sie viel Zeit beim Schreiben und Ihren Empfänger beim Lesen. Außerdem ist es anstrengend, lange E-Mails auf einem Smartphone zu lesen. Die meisten werden solche Briefe erst gar nicht lesen.

  2. E-Mails Tipp: Drücken Sie sich klar aus

    Verzichten Sie auf übermäßig viele Fremdwörter, Denglisch-Wortschöpfungen und überbordendes Fachchinesisch. Klare Sprache und kurze Sätze machen es dem Empfänger leichter. E-Mails sind keine Romane und auch keine Gedichte (berufliche Mails jedenfalls nicht). Sie sollten in Ihrer E-Post schnell und mit verständlichen Worten auf den Punkt kommen.

  3. E-Mails Tipp: Bleiben Sie freundlich

    Auch aus E-Mails kann man einen höflichen oder weniger höflichen Tonfall herauslesen. Wenn Sie zum Beispiel unnötig viele Ausrufezeichen oder gar mehrere Rufzeichen hintereinander setzen, kommt das beim Empfänger wie ein lautes Schreien an. Eine höfliche Anrede und eine freundliche Verabschiedung sind ohnehin Grundvoraussetzungen. Und wenn sich in Ihre E-Mail viele Fehler eingeschlichen haben (falscher Name, Rechtschreibung etc.), signalisiert das mangelnde Gründlichkeit - und dass Ihnen der Empfänger anscheinend die Mühen nicht wert war.

Die Grundregeln guter E-Mails

marigranula/123rfTrotz des geänderten Leseverhaltens sind die Grundregeln für das Verfassen einer E-Mail gleich geblieben. Wir haben sie hier übersichtlich für Sie zusammengefasst:

  • Formulierung: Denken Sie daran, besonnen zu formulieren. Vor allem, wenn Sie verärgert sind. Eine E-Mail ist schnell weitergeleitet. Was einmal schriftlich festgehalten ist, lässt sich nur schwer wieder rückgängig machen.
  • Emoticons: In eine Kundenmail oder eine andere formelle E-Mail gehören keine Emoticons. Smileys an der falschen Stelle können den Eindruck erwecken, Sie würden Ihre Arbeit nicht ernst nehmen.
  • Abkürzungen: Verwenden Sie Abkürzungen wie FYI ("For Your Interest") nur in Ausnahmefällen. Oft stiften sie mehr Verwirrung, als dass sie für Klarheit sorgen. Auf Abkürzungen sollten Sie nur zurückgreifen, wenn Sie ganz sicher sind, dass der Empfänger diese auch kennt.
  • Ironie: Ironie ist in Schriftform häufig noch schwerer zu entschlüsseln als in verbaler Form. Verzichten Sie im Geschäftsverkehr von vornherein darauf. Bewahren Sie sich Ihre ironischen Scherze lieber fürs Büro auf.
  • Links: Setzen Sie Links in E-Mails nur sehr dosiert ein. Oft lenken Sie vom eigentlichen Inhalt der Mail ab. Manchmal erleichtern Sie aber auch das Verständnis von Zusammenhängen. Wenn Sie zum Beispiel per Mail über etwas informieren möchten, dass Sie im Netz entdeckt haben. In diesen Fällen sind Links also durchaus sinnvoll.
  • Anhänge: Verzichten Sie auf Anhänge. Natürlich nur da, wo es geht. Aber für den Leser ist es umständlich und zeitraubend, auch noch einen Anhang zu öffnen und zu lesen. Das machen die wenigsten. Versuchen Sie Informationen, die wichtig sind und unbedingt gelesen werden sollen, in den E-Mail-Text zu schreiben. Wenn Sie mit Ihrer E-Mail aber partout Anhänge versenden möchten (oder müssen), sollten diese nicht zu groß sein und dadurch womöglich den Posteingang des Empfängers überfordern. Als Richtgröße können Sie fünf Megabyte im Hinterkopf behalten; diese Größe sollte Ihr E-Mail-Anhang nicht überschreiten. Denken Sie auch daran, ganz zum Schluss noch einmal zu überprüfen, ob der im Text erwähnte Anhang auch wirklich angehängt ist. Andernfalls signalisieren Sie dem Empfänger, dass Sie unkonzentriert und zerstreut sind. Das wirft kein gutes Licht auf Ihre Arbeit. Und: Öffnen Sie vor dem Versenden der E-Mail auch die angehängten Dokumente noch einmal, um zu prüfen, ob es sich wirklich um die richtigen handelt.

Schritt für Schritt zu einer guten E-Mail

Wir führen Sie Schritt für Schritt durch Ihre Mail. Wenn Sie dabei auch die Grundregeln beachten, können Sie am Ende getrost auf den Senden-Button drücken und sicher sein, dass Ihre digitale Botschaft effizient ist:

  1. Wählen Sie die richtige E-Mail-Adresse aus.

    Nutzen Sie stets die identische E-Mail-Adresse für Ihren Geschäftsverkehr. Dabei sollte es sich auch um Ihre geschäftliche Adresse handeln. Sobald Sie mehrere E-Mail-Adressen vermischen, mal die geschäftliche, mal die private nutzen, kommt der Empfänger durcheinander und Sie selbst verlieren auch den Überblick über Ihre elektronische Konversation.

  2. Schreiben Sie eine aussagekräftige Betreffzeile.

    Eine gute Betreffzeile zu schreiben ist gar nicht so einfach. Dem Empfänger sollte sofort klar sein, worum es in der E-Mail geht, wenn er Ihre Betreffzeile liest. Benennen Sie das Thema und halten Sie den Text kurz. Keine ganzen Sätze! Viele denken, dass eine knappe Betreffzeile unhöflich ist. Im Gegenteil: Eine kurzer Betreff ist zielführender und spart Zeit. Höflich sind Sie in der Anrede. Beispiel: Statt zu schreiben "Übersendung des Kurzkonzepts für den Messestand auf der Frankfurter Buchmesse am 08.10.2014", schreiben Sie lieber "Freigabe: Kurzkonzept für Messestand". Der Empfänger weiß sofort worum es geht, und was er zu tun hat.

  3. Führen Sie den Schriftverkehr fort.

    Löschen Sie die bisher geschriebenen Nachrichten nicht. Damit geben Sie dem Leser die Gelegenheit, noch einmal runter zu scrollen und etwas nachzulesen, falls noch Unklarheiten bestehen. Es macht auch das Verweisen auf bisherige Fristen und Aufgaben leichter.

  4. Verzichten Sie nicht auf die Anrede.

    Auch wenn Sie es eilig haben. Eine E-Mail darf zwar kurz sein, aber niemals unhöflich. Vermeiden Sie nach Möglichkeit eine anonyme Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ und schreiben Sie Ihre Kontaktperson stattdessen persönlich an: „Sehr geehrter Herr Mayer“. Auch ist wichtig, den Namen richtig zu schreiben (Mayer oder Meyer?) und einen möglichen Titel nicht zu unterschlagen. Wenn Sie es mit einem Professor und/oder Doktor zu tun haben, dann verzichten Sie auf das „Herr“ und verwenden ausschließlich den (ranghöheren) Titel. Herrn Prof. Dr. Müller schreiben Sie demzufolge so an: "Sehr geehrter Prof. Müller". Hier sind Abkürzungen (Prof., Dr.) also alternativlos. Verzichten sollten Sie in jedem Fall auf einen lockeren Einstieg à la "Moin moin", "Hey" oder "Servus", selbst wenn Sie den Geschäftspartner oder Kunden nicht als überkorrekt kennengelernt haben. Dann fahren Sie mit einem simplen "Hallo" deutlich besser.

  5. Beginnen Sie mit der wichtigsten Information.

    Der erste Satz Ihrer E-Mail sollte bereits alle wichtigen Informationen enthalten. Dem Leser sollte sofort klar sein, warum Sie ihn kontaktieren.

  6. Verzichten Sie auf unnötige Informationen.

    Liefern Sie nur jene Hintergrundinformationen, die notwendig sind, um Ihre E-Mail in einen Kontext zu packen. Diskutieren Sie nie mehr als eine Thema pro E-Mail. Schicken Sie lieber zwei E-Mails, wenn Sie unterschiedliche Themen besprechen wollen. Das ist wichtig, damit der Empfänger Ihre E-Mail archivieren kann und auch noch in ein paar Wochen wiederfindet. Bei einem Thema kann die E-Mail einem Ordner oder Stichwort zugeordnet werden und lässt sich so wiederfinden. Bei zwei Themen muss sich der Leser schon entscheiden und es fällt ihm schwer sich hinterher zu erinnern, in welcher E-Mail Sie was besprochen haben.

  7. Strukturieren Sie Ihre E-Mails.

    Nichts ist anstrengender für das Auge als ein großer Textblock. Absätze erhöhen die Leserfreundlichkeit.

  8. Benutzen Sie Aufzählungen.

    Stichpunkte verleihen Ihrer E-Mail zusätzlich Struktur. Sie sind überaus praktisch, weil der Leser auf den ersten Blick erkennt, was wichtig ist.

  9. Vergessen Sie nie den Gruß am Ende.

    Alles andere würden einen schlechten Nachgeschmack hinterlassen. Ein kurzes MfG ist das Mindeste, wirkt aber trotz der geschäftlichen Natur Ihrer Mail extrem förmlich. Gute und bedenkenlose Alternativen sind "Herzliche Grüße", "Viele Grüße" oder "Freundliche Grüße". Auch hier gilt: Die Verabschiedung sollte nicht zu flapsig sein ("Bis dann"). Einen sehr guten letzten Eindruck hinterlassen Sie, wenn Sie Ihrem Gruß noch eine persönliche Note verleihen, etwa so: "Viele Grüße nach Köln" oder "Herzliche Grüße ins winterliche Berlin".

  10. Überprüfen Sie Ihre Kontaktdaten.

    Ihre Adresse und die Telefonnummer(n) in der Signatur sollten in jedem Fall auf dem neuesten Stand sein. Andernfalls erreicht Sie Ihr E-Mail-Kontakt im Zweifel nicht, was sehr ärgerlich und unprofessionell wäre.

  11. Vereinheitlichen Sie das Format.

    Verwenden Sie nur ein einziges Schriftformat und eine Schriftgröße, um Ihrer E-Mail ein seriöses Erscheinungsbild zu verleihen. Markieren Sie auf der anderen Seite To-Do's und Fristen. Helfen Sie dem Auge dabei zu erkennen, was wichtig ist. Fristen, die unbedingt eingehalten werden sollen, können Sie ruhig fetten. Davon abgesehen sollten Sie aber nicht einzelne Passagen willkürlich fetten oder kursiv schreiben.

  12. Achten Sie darauf, korrekt zu formulieren.

    Es wirkt unprofessionell, wenn Sie eine E-Mail voller Rechtschreib-, Punkt- und Kommafehler verschicken, auch wenn es sich nur um Tippfehler handelt. Dazu zählt auch eine korrekte Groß- und Kleinschreibung, die heutzutage oftmals vernachlässigt wird. Nehmen Sie sich die Zeit, den Text noch einmal kurz Korrektur zu lesen, bevor Sie ihn versenden.

  13. Checken Sie die Adresszeile, bevor Sie Senden drücken.

    Es ist schon passiert, dass eine E-Mail, die an den Kollegen gehen sollte, versehentlich an einen Kunden oder an alle geschickt wurde.

  14. Bringen Sie Ihre E-Mail auf den Weg.

    Wenn Sie alles beachtet haben, steht dem Versand Ihrer E-Mail nichts mehr im Weg. Übrigens haben Sie in vielen Mail-Programmen auch die Möglichkeit, Ihre elektronische Post zeitversetzt zu versenden. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie Ihre Mail schon am Sonntag verfassen, aber erst am Montag verschicken wollen.

10 Dinge, die Sie über E-Mails nicht wussten

E-Mail-BewerbungWissenschaftler der Universität in Kalifornien kamen schon 2004 zu dem Ergebnis, dass ein Büromensch sich gerade einmal elf Minuten seiner Aufgabe widmen kann, bevor er abgelenkt wird. Ein einziges intellektuelles Stop-and-go. Und nach der unfreiwilligen Pause dauert es im Schnitt 25 Minuten, bis man den Faden wieder aufgenommen hat. Der Geistesblitz von vorhin ist da natürlich vergessen. Kein Wunder, dass mancher bei so viel Abschweifung irgendwann ganz cremig wird.

Deshalb - auch wenn E-Mails die Kommunikation zuweilen effizienter machen und uns helfen, in Kontakt zu bleiben oder den Tag zu strukturieren - sollten Sie auch die anderen Seiten kennen. Die haben wir kompakt als Liste zusammengestellt, in den...

  1. E-Mails ersetzen keinen persönlichen Kontakt. Wie der Management-Professor Jonathon Cummings an der Duke’s Fuqua School of Business feststellte, müssen Teams miteinander persönlich sprechen und nicht nur mailen, sonst arbeiten sie mit der Zeit immer unproduktiver und die Beziehungen verschlechtern sich.
  2. Wer mailt, lügt öfter. Wie Charles Naquin von der De Paul Universität in Chicago, Terri Kurtzberg von der Rutgers Universität in New Jersey und Liuba Belkin von der Lehigh Universität in Pennsylvania bei Experimenten ermittelten konnten, belogen ganze 92 Prozent der Teilnehmer ihre Mail-Empfänger bewusst. Diejenigen die einen Brief mit der Hand schrieben, logen deutlich weniger. Allerdings waren das auch noch 64 Prozent.
  3. E-Mails schaden dem Flow. Glaubt man einer Studie der Cardiff Universität, dann brauchen wir schon für eine 5-sekündige Unterbrechung, ausgelöst etwa durch E-Mails, mehr als die normale Zeit, um in unseren Flow zurückzukehren. Thomas Jackson stellte bei seinen Probanden fest, dass diese jedes Mal durchschnittlich 64 Sekunden brauchten, um sich wieder auf die alte Aufgabe zu konzentrieren.
  4. E-Mails werden vor allem in Meetings genutzt. Allerdings aus Langeweile. Laut einer Umfrage gaben zwei von drei Mitarbeitern zu, sich aus einem laufenden Meeting auszuklinken, indem sie ihre E-Mails per Smartphone beantworten (48 Prozent), per App chatten (28 Prozent), ihren Status bei Facebook aktualisieren (12 Prozent) oder twittern (9 Prozent).
  5. Wessen E-Mail mit U beginnt, bekommt mehr Spam. Der Computersicherheitsexperte Richard Clayton analysierte 2008 mehr als 550 Millionen E-Mails. Dabei kam heraus: E-Mail-Adressen, die mit einem A, M, P, R und S begannen, erhielten bis zu 40 Prozent Spam-Mails. Begannen die Adressen dagegen mit den seltener verwendeten Buchstaben Q, Y und Z sank die Quote auf 20 Prozent. Interessant ebenfalls: Der Buchstabe “U” verursacht am meisten Mail-Müll – ganze 50 Prozent.
  6. E-Mails kosten jede vierte Arbeitsstunde. 40 Minuten hochbezahlte Arbeitszeit werden tagein, tagaus durch E-Mails unproduktiv vernichtet, so eine europaweite Befragung des britischen Henley Management College unter 180 Führungskräften. Hochgerechnet heißt das: Manager vergeuden im Schnitt drei wertvolle Lebensjahre mit dem Sichten von überflüssiger und unnützer Post. Mary Czerwinski fand gar heraus: Wir verbrauchen 23 Prozent unserer Arbeitszeit mit dem Verarbeiten (lesen, schreiben, archivieren, etc.) von E-Mails.
  7. Wir checken ständig unsere E-Post. Sie haben Post! ... Und schauen schnell mal nach von wem. Und zwar öfter, als Sie glauben! Als Karen Renaud dieses Verhalten untersuchte, sagten die Probanden, sie schauten allenfalls jede Stunde nach. Tatsächlich aber checkten sie ihre Mails alle fünf Minuten.
  8. Hören Sie auf Ihre E-Mails zu sortieren! Entgegen bisheriger Annahmen empfehlen die Autoren einer IBM-Studie, den Posteingang so zu lassen, wie er ist und später allenfalls die Suchfunktion zu nutzen. Oder anders formuliert: Wer seinen E-Mail-Eingang in Ordnern, Labeln oder Dringlichkeitsstufen sortiert, ist damit keinesfalls produktiver. Umgekehrt: Wer seine E-Mails kein bisschen organisierte und allein die Suchfunktion nutzte, fand wichtige Informationen wesentlich schneller als die sortierten Kollegen. Mehr noch: Letztere vergeudeten obendrein auch noch Zeit damit, ihre E-Post in Ordner zu stecken und das System stetig vor dem Kollaps zu bewahren.
  9. Lesen Sie E-Mails niemals morgens. Laut der US-Autorin Julie Morgenstern macht uns das unproduktiv. Grund: Wer morgens als erstes seine E-Mails abarbeitet, hat das Gefühl, bereits viel erledigt zu haben. Ein gefährlicher Irrtum: Die eigentliche Arbeit erwartet uns noch im Büro. Und dort sind wir dann schlapp. Daher: Erst eine Stunde das Tagwerk verrichten und danach die E-Mails checken.
  10. 15 Prozent der Job-E-Mails sind Klatsch und Tratsch. Laut einer Studie von Eric Gilbert von der Georgia Tech Universität bekommen Arbeitnehmer im Schnitt 112 E-Mails am Tag. Doch jede siebte E-Mail (14,7 Prozent) hat so gar nichts mit dem Job zu tun, vielmehr ließe sich der Inhalt am besten mit Klatsch und Tratsch bezeichnen. Und das über alle Hierarchieebenen hinweg. Und es wurde dabei 2,7 Mal häufiger über Kollegen gelästert als Positives über sie berichtet.

Tipps für einen effizienten Umgang mit E-Mails

Hier noch einige Anregungen, wie Sie wieder Herr über Ihr Postfach werden:

  1. Bestellen Sie unnötige Benachrichtigungen ab.

    Neben den wichtigen Mails von Kunden und Kollegen wird das Postfach täglich auch mit zahlreichen überflüssigen Nachrichten überflutet. Newsletter, Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken und Werbung. Stellen Sie die Benachrichtigungen der sozialen Netzwerke ab und fragen Sie sich, welche Newsletter Sie wirklich lesen und den Rest sollten Sie kündigen.

  2. Schalten Sie die Eingangsbenachrichtigung aus.

    Ertönt das vertraute Geräusch, das Sie eine neue Nachricht erhalten haben oder ploppt diese auf Ihrem Bildschirm auf, wollen Sie sofort nachsehen. Doch damit schaden Sie Ihrer Konzentration, denn Sie unterbrechen Ihre Arbeit und müssen sich anschließend wieder einfinden. Es kann kein Arbeitsfluss enstehen. Die ständigen Unterbrechungen verhindern, dass Sie produktiv arbeiten.

  3. Legen Sie ein Zeitfenster für die Bearbeitung fest.

    Damit Sie sich konzentriert Ihren Aufgaben widmen können, legen Sie bestimmte Zeitfenster fest, in denen Sie Ihre E-Mails bearbeiten. Das können zum Beispiel zwei Mal eine halbe Stunde oder eine Stunde täglich sein. Richten Sie die Zeiten für die E-Mail-Bearbeitung am besten nach Ihrem Biorhythmus aus. Nutzen Sie jene Stunden, in denen Sie das Gefühl haben, nicht konzentriert an aktuellen Projekten arbeiten zu können. Die Zeitfenster minimieren die Ablenkung von Ihrer eigentlichen Arbeit, sorgen jedoch gleichzeitig dafür, dass Sie den Berg stetig abtragen.

  4. Lassen Sie Ihr Postfach vorsortieren.

    Legen Sie Regeln an, damit interne E-Mails, E-Mails, bei denen Sie nur in cc sind, Newsletter und Kunden-E-Mails automatisch in verschiedenen Ordnern landen. Anschließend können Sie die Ordner Stück für Stück abarbeiten.

  5. Überfliegen Sie statt zu lesen.

    Es wird Sie viel zu viel Zeit kosten, all Ihre E-Mails im Detail zu lesen. Wer 30 oder 40 E-Mails täglich erhält, ist dann nur noch mit Lesen beschäftigt und kommt zu nichts anderem mehr. Die Betreffzeile gibt Ihnen Anhaltspunkte darüber, wie wichtig die eingetroffene Nachricht ist. Achten Sie im Text gezielt auf Informationen, beispielsweise To-Dos oder Deadlines. Nur bei wirklich wichtigen E-Mails sollten Sie sich die Zeit nehmen, diese genau zu lesen.

  6. Bearbeiten Sie, statt zu verschieben.

    Jede E-Mail sollten Sie, nur einmal anfassen und danach entscheiden, was mit ihr passiert. Wer die Bearbeitung immer wieder aufschiebt, sorgt dafür, dass der Nachrichtenberg im Posteingang stetig wächst. Nutzen Sie hierfür zum Beispiel das Eisenhower Prinzip. Unterteilen Sie dazu Ihre E-Mails jeweils in zwei Kategorien: Sind sie wichtig oder unwichtig? Sind sie eilig oder nicht eilig? Jetzt legen Sie ein Koordinatensystem für diese Kategorien an – oben eilig, unten nicht eilig, links wichtig rechts unwichtig. Hier kann es helfen, wenn Sie sich in Ihrem Postfach entsprechende Ordner anlegen. Dabei entstehen folgende Kombinationen: unwichtig und nicht eilig (diese Nachrichten werden gelöscht oder archiviert), unwichtig, aber eilig (diese Nachrichten leiten Sie nach Möglichkeit weiter), nicht eilig, aber wichtig (für diese Nachrichten legen Sie einen späteren Zeitpunkt, an dem Sie diese beantworten, fest) sowie wichtig und eilig (diese Nachrichten werden sofort bearbeitet).
    Eisenhower--Methode-Matrix-Prinzip

  7. Antworten Sie nicht sofort.

    Die Vorstellung, dass man auf E-Mails möglichst schnell antworten sollte, ist weit verbreitet. Doch damit machen Sie sich zum Sklaven Ihres Postfachs. Die Arbeit wird immer wieder unterbrochen, um zu antworten. Nicht selten ähnelt die E-Mail-Kommunikation dem Instant Messaging. Doch wer eine E-Mail schickt, sollte keine sofortige Antwort erwarten. Wer diese braucht, sollte besser zum Hörer greifen und anrufen. Behalten Sie das im Hinterkopf und setzen Sie dieses Prinzip konsequent um. Es reicht völlig aus, wenn Sie eine E-Mail innerhalb von 24 Stunden beantworten.

  8. Leeren Sie Ihren Posteingang am Ende des Tages.

    Tragen Sie möglichst keine alten Nachrichten in den folgenden Tag hinein. Denn am nächsten Tag kommen weitere Nachrichten hinzu und so wächst die Zahl der Mails von Tag zu Tag. Irgendwann wird es für Sie unmöglich, alle zu bearbeiten. Deswegen sollte Ihr Ziel sein, ein leeres Postfach am Ende des Tages zu haben, auch Zero-Inbox-Prinzip genannt. Das erfordert zwar einiges an Disziplin, doch damit verhindern Sie, von der E-Mail-Flut überrollt zu werden.

  9. Verschicken Sie selbst weniger E-Mails.

    Das klingt nach einem einfachen Tipp, doch erst in der Umsetzung wird einem bewusst, wie schwer das sein kann. Eine E-Mail ist schnell verschickt und so denken viele gar nicht mehr darüber nach, ob es das richtige Medium ist. Doch genau das ist fatal, denn es werden E-Mails verschickt, wo man besser hätte anrufen können. Durchbrechen Sie diesen Kreislauf.

So deuten Sie die "Körpersprache" in E-Mails

  1. Geschrieben wie gesprochen. Menschen, die Mails oder Kommentare frei Schnauze texten, sind meist offene, gesellige Typen, die auch sonst kein Blatt vor den Mund nehmen. In der Regel handelt es sich dabei um bodenständige Pragmatiker, die denken, was sie sagen und schreiben, was sie denken. Für ein offenes Wort ist der Typ immer zu haben.
  2. Präzise wie ein Parlando. Die Worte geschliffen, die Grammatik fehlerfrei, die Sätze kurz ohne den Hauch von Emotionen... Achtung! Hier kommuniziert ein Kontrollfreak. Perfektionismus ist sein Anspruch, Sachlichkeit seine Attitüde. Doch dahinter steckt auch Unsicherheit und die Angst vor Fehlern. Kritik verträgt der Typ nur selten.
  3. Wertend wie Waschweiber. Obacht, wenn jemand übermäßig viele Adjektive ventiliert! Diese werten auf, meist aber ab und verraten große Emotionalität, aber wenig Souveränität und Empathie. Oft ist diesem Typ nicht bewusst (oder egal), wie seine Worte ankommen. Mit so einem lässt sich nicht diskutieren, nur streiten. Oder besser dazu schweigen.
[Bildnachweis: Cienpies Design, Syda Productions, Ollyy by Shutterstock.com; marigranula by 123rf.com]