Planvoll arbeiten – Stressabbau durch Zeitmanagement

Kommt Ihnen das irgendwie bekannt vor? Am Anfang des Projekts ist immer so viel Zeit – und zum Schluss brennt’s jedes Mal? Und zwar so heftig, dass Sie nächtelang keinen Schlaf finden und hinterher wie ein Zombie rumlaufen? Wenn Sie zu den Menschen gehören, die erst unter Druck zur Höchstform auflaufen, ist alles vollkommen in Ordnung. Wenn nicht, sollten Sie weiterlesen: Wir stellen Ihnen drei Werkzeuge vor, mit denen Sie Ihre Aufgaben in den Griff bekommen.

Mit ein bisschen Planung ist es ganz einfach, entspannt und souverän alle Aufgaben zu meistern. Entspannt, weil Sie jeden Tag nur so viel tun müssen, dass Sie das mühelos schaffen. Souverän, weil Sie Ihre Zeit im Griff haben und nicht vom Fertigstellungstermin gehetzt werden. Außerdem leben Sie gesünder und bleiben fürs Umfeld ansprech- und genießbar. Und quasi nebenbei wird Ihre Arbeit besser, weil sie nicht mehr hopplahopp zu Ende gebracht werden muss.

Die Alpen-Methode

Die Methode heißt nach den Anfangsbuchstaben ihrer fünf Schritte. Sie ist das Strukturprinzip Ihrer Planung:

1. Alles aufschreiben: Was Sie schriftlich fixiert haben, können Sie nicht mehr vergessen. Schreiben Sie’s aber bitte nicht auf irgendwelche Zettel, sondern in Ihren Kalender – am besten einen elektronischen. Wenn Sie oft unterwegs sind, den Ihres Handys, sonst den Ihres Mail-Programms. Nutzen Sie unbedingt dessen Erinnerungsfunktion – gerade vor größeren Projekten.
2. Länge schätzen: Schätzen Sie die Zeit für die Erledigung einer Aufgabe bitte realistisch und blocken die notwendige Spanne im Kalender. Das verhindert, dass Sie Zeit doppelt verplanen. Außerdem sehen Sie, wo Ihre Kapazitäten schon ausgelastet sind und Sie deswegen zeitkritische Arbeiten vorziehen müssen.
3. Pufferzeit einplanen: Irgendwas kommt immer dazwischen: Materialien sind nicht verfügbar, Ansprechpartner im Urlaub oder Sie werden krank. Wenn Ihr Plan zu eng getaktet ist, bringt Sie das ins Schlingern. Beachten Sie am Besten die Faustregel: 60 Prozent der Zeit kann für Arbeit verplant werden, 40 Prozent sind als Puffer notwendig.
4. Entscheiden: Setzen Sie unbedingt Prioritäten. Nicht alles ist gleich wichtig, und Unwichtiges kann warten. Legen Sie fest, welche Aufgaben wirklich wichtig sind, gehen diese an und halten sich an diese Entscheidung. Das bedeutet auch, dass Sie anderen signalisieren, dass Sie gerade keine Zeit haben – und sich nicht ablenken lassen. Nein, auch nicht vom Internet.
5. Nachkontrollieren: Erster Check: Ihr Zeitplan. Ist er wirklich realistisch? Während der Arbeit prüfen Sie regelmäßig, ob Sie noch in der Zeit sind. Andernfalls passen Sie Plan und/oder Arbeitstempo an.

Größere Projekte unterteilen Sie am Besten in einzelne Schritte, damit Sie den Fortschritt besser überblicken können. Wenn Sie sich über die logische Abfolge der einzelnen Schritte im Unklaren sind, ist es oft hilfreich, das Pferd quasi von hinten aufzuzäumen: Was ist der letzte Schritt vor dem Ziel? Was muss erledigt sein, damit dieser Schritt gemacht werden kann? So arbeiten Sie sich sukzessive bis zur ersten Aufgabe vor.

Das Eisenhower-Prinzip

Der US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelte eine Entscheidungsmatrix, die die Einteilung anstehender Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ermöglicht. Aufgaben sind demzufolge

• Wichtig und dringend:

Dazu zählt zum Beispiel die Vorbereitung der Kundenpräsentation für morgen. Solche Aufgaben müssen Sie selbst erledigen – und zwar unverzüglich.

• Wichtig, aber nicht dringend:

Das Angebot, das Ihr Kunde nächsten Monat erwartet, ist wichtig, weil davon ein großer Auftrag abhängt. Deswegen sollten Sie genug Zeit für die Erstellung einplanen.

• Dringend, aber nicht wichtig:

Der tropfende Wasserhahn sollte repariert werden. Darum kann sich aber der Klempner kümmern. Vergessen Sie nicht, ihn anzurufen!

• Weder wichtig noch dringend:

Fotos sortieren, Kochrezepte ausprobieren: Alles, was dem Aufschieben dient, hat keinen Platz, wenn die Hütte brennt.

Auf diese Weise bringen Sie die Aufgaben in eine Reihenfolge, die Sie mit der Alpen-Methode verfeinern können. Dabei sollten Sie auch das Pareto-Prinzip berücksichtigen.

Das Pareto-Prinzip

Vilfredo Pareto, italienischer Nationalökonom, entdeckte bei seinen Studien das sogenannte 80-20-Prinzip. Das heißt: 80 Prozent des Ergebnisses sind mit 20 Prozent Zeitaufwand erreicht. Die vierfache Zeit geht fürs restliche Fünftel drauf. Je länger der Prozess dauert, desto geringer sind die Verbesserungen am Ergebnis – optimal wird es sowieso nie: Eine klare Absage an jede Art Perfektionismus.

Das bedeutet: Erkennen Sie, wann Sie genug Vorbereitungen getroffen haben, um mit der Arbeit beginnen zu können. Seien Sie ehrlich zu sich, sobald Sie feststellen, dass alles Feilen das Ergebnis nicht mehr besser macht. Nutzen Sie die so gewonnene Zeit und wenden sich der nächsten Aufgabe zu.

Grundsätzlich helfen Sie sich auch, wenn Sie keine Aufgabenballungen entstehen lassen. Wenn Sie wiederkehrende Aufgaben oder langfristig planbare Arbeiten gleichmäßig übers Jahr verteilen, bleibt Ihnen immer genug Zeit zur Erledigung. Damit schaffen Sie sich obendrein Schritt für Schritt mehr Freizeit.

Zeitmanagement-Typen

Selbstverständlich sind diese Werkzeuge keine Allheilmittel, mit denen alle Menschen gleich gute Ergebnisse erzielen – zu unterschiedlich sind doch die verschiedenen Zeittypen.

Gerade Kreative, Überflieger und Zeitlose dürften am Zeitmanagement eher verzweifeln. Sie zwängen sich mit dessen Werkzeugen in ein Korsett, das sie bei der Arbeit nur behindert, aber keinesfalls bessere Ergebnisse bringt. Wenn Sie zu diesen Typen gehören, sollten Sie ohne schlechtes Gewissen aufs Zeitmanagement verzichten. Als “Kreativer Chaot” finden Sie Werkzeuge zur Optimierung ihrer Arbeit bei der Trainerin Cordula Nussbaum.