Feedbackgespräch: Leitfaden + Fragen zur Vorbereitung

Definition: Was ist ein Feedbackgespräch?

Das Feedbackgespräch ist eine strukturierte Form der Rückmeldung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Ziel des Führungsinstruments ist, sich gegenseitig Feedback zu geben sowie Leistungs- und Entwicklungsziele zu besprechen.

Feedbackgespräche finden meist in regelmäßigen Intervallen statt, mindestens aber einmal im Jahr (siehe: Jahresgespräch). Richtig eingesetzt, stellen sie ein wertvolles Werkzeug dar, durch das sich Mitarbeiter weiterentwickeln und die Zusammenarbeit verbessert wird.

Wichtige Feedbackgespräch Vorteile

Feedback objektiviert die Selbsteinschätzung, verhindert den typischen Tunnelblick und hat noch weitere Funktionen. Es kann…

• Informationen vermitteln & Verständnis aktivieren
• Konflikte lösen & Motivation beleben
• Mitarbeiter fördern & Leistungen steigern
• Ziele vereinbaren & Loyalität erhöhen

Laut Studien kann regelmäßiges und ehrliches Feedback die Leistung von Mitarbeitern um 10 Prozent steigern. Wer dabei erreichte Ziele und gute Leistungen würdigt, hebt die Motivation gar um 17 Prozent.

Feedbackgespräch Ablauf in 5 Phasen

Für den Ablauf von Feedbackgespräch oder klassischem Mitarbeitergespräch gibt es zwar keine festen Regeln. Üblicherweise folgt ein solches Gespräch dem folgenden Muster in fünf Phasen:

Das Ablaufschema können Sie sich zusätzlich hier kostenlos als PDF herunterladen.

Feedbackgespräch Leitfaden: Vorbereitung & Umsetzung

Rund 80 Prozent des Gesprächserfolgs hängt von der Vorbereitung ab. Das gilt für Mitarbeiter wie Führungskräfte! Das Wichtigste hierbei: Machen Sie sich im Vorfeld klar, wie Sie das Feedbackgespräch für sich nutzen wollen.

Feedback ist keine Einbahnstraße: Ein professionelles Feedbackgespräch gibt immer Raum für beide Sichtweisen, unterschiedliche Erklärungen und Perspektiven. Das sollten beide Gesprächspartner nutzen!

Feedbackgespräch vorbereiten

Tipps für Führungskräfte:

• Informationen sammeln
  Stellen Sie sicher, dass Sie im Vorfeld alle relevanten Informationen zu Leistung, Arbeitsweise oder Sozialverhalten des Mitarbeiters haben. Dies kann durch die Beobachtung, Rückmeldungen von Kollegen oder Leistungskennzahlen erfolgen.
• Ziele definieren
  Überlegen Sie sich, welche Ziele Sie mit dem Gespräch erreichen wollen: Sollen vor allem Defizite angesprochen oder Entwicklungsmöglichkeiten aufgezeigt werden?
• Beispiele finden
  Sammeln Sie konkrete Beispiele, um Ihre Rückmeldung nachvollziehbar zu untermauern. Dies hilft, das Feedback klarer und verständlicher zu machen.
• Setting wählen
  Wählen Sie einen geeigneten Ort und Zeitpunkt für das Gespräch. Ideal ist ein 4-Augen-Gespräch in ruhiger und ungestörter Atmosphäre.

Tipps für Mitarbeiter:

• Selbstreflexion nutzen
  Überlegen Sie sich im Vorfeld, wie Sie Ihre eigene Leistung wahrnehmen: Wo sehen Sie Stärken und Schwächen oder Verbesserungspotenzial? Notieren Sie wichtige Nachweise in einer Leistungsmappe.
• Offenheit behalten
  Bereiten Sie sich mental darauf vor, konstruktive Kritik – positiv wie negativ – zu erhalten. Eine offene Haltung trägt zu einem positiven Gespräch bei.
• Wünsche formulieren
  Überlegen Sie, welche beruflichen Ziele Sie selbst haben und welche Unterstützung Sie sich dafür wünschen. Auch das sollte im Gespräch thematisiert werden!

Feedbackgespräch führen – wichtige Regeln

Wenn Sie schließlich das Feedbackgespräch führen, sollten Sie alle Beteiligten an die wichtigsten Feedbackregeln halten. Diese lauten:

1. Vertrauensvolle Atmosphäre schaffen!

   Nehmen Sie sich für das Feedbackgespräch ausreichend Zeit und einen ruhigen geschützten Raum. Nie im Affekt kritisieren!

2. Wahrnehmungen beschreiben, nicht sofort bewerten!

   Schildern Sie zunächst nur, welches Verhalten Sie beobachtet haben. Ohne Vorwürfe zu machen. Nutzen Sie dazu sog. Ich-Botschaften („Mir ist aufgefallen, dass…“).

3. Konkrete Beispiele nennen, nicht verallgemeinern!

   Formulieren Sie Ihr Feedback so deutlich und präzise wie möglich – Pauschalurteile oder Verallgemeinerungen sind tabu!

4. Sachlich bleiben, nicht persönlich werden!

   Bleiben Sie bei belegbaren Fakten und kritisieren Sie nur Fehler, nicht den Menschen. Vermeiden Sie eine abwertende Körpersprache!

5. Klar und nachvollziehbar formulieren!

   Stellen Sie sicher, dass die Kritik verstanden wird. Wählen sie hierfür einfache Worte und begründen Sie die Rückmeldung schlüssig und verständlich.

6. Fair bleiben, auch Einwände hören!

   Lassen Sie dem Kritisierten Zeit, die Botschaft zu verdauen und darauf angemessen zu reagieren. Auch Erklärungen oder Einwände müssen Gehör finden!

7. Gegenseitige Motive verstehen, Verständnis zeigen!

   Versuchen Sie die Motive und Beweggründe nachzuvollziehen. Zeigen Sie Empathie und hören Sie aktiv zu.

8. Nur veränderbare Verhaltensweisen kritisieren.

   Bemängeln Sie nur, was sich korrigieren lässt – zum Beispiel Verhaltensweisen, Abläufe oder Leistungen – nicht die Persönlichkeit!

9. Lösungen vorschlagen und gemeinsam erarbeiten!

   Konstruktive Kritik muss zusätzlich Lösungswege vorschlagen und Hinweise geben, was und wie sich etwas in Zukunft positiv verändern lässt.

10. Zeitnah Feedback geben – binnen 48 Stunden!

    Warten Sie mit dem Feedback nicht zu lange, sonst leidet die Nachvollziehbarkeit und die Details und Erinnerung verschwimmen.

Feedbackgespräch Fragenkatalog – 20 bewährte Fragen

Wer fragt, der führt. Das gilt besonders für Führungskräfte im Feedbackgespräch. Mit den richtigen Fragen können Sie das gegenseitige Verständnis fördern und die Zusammenarbeit verbessern. Zur Orientierung können Sie diesen Feedbackgespräch Fragenkatalog mit 20 Fragen nutzen:

Feedbackgespräch Fragen – zur Motivation

• Was motiviert Sie derzeit am meisten?
• Was könnte Sie noch mehr motivieren?
• Wobei hatten Sie jüngst Erfolg?
• Was haben Sie dazu gelernt?
• Was ist Ihre aktuell größte Herausforderung?

Feedbackgespräch Fragen – zur Gemütslage

• Wie bewerten Sie Ihre Leistungen?
• Fühlen Sie sich unter- oder überfordert?
• Was hindert Sie daran, Ihre Ziele zu erreichen?
• Was benötigen Sie, um Ihre Arbeit zu erledigen?
• Worüber würden Sie gerne noch reden?

Feedbackgespräch Fragen – zum Unternehmen

• Wie gefällt Ihnen Ihr aktueller Job?
• Was schätzen Sie an unserem Unternehmen?
• Teilen Sie die Werte unseres Unternehmens?
• Was sollten wir künftig verbessern?
• Was könnten Sie zum Erfolg beitragen?

Feedbackgespräch Fragen – zu Wünschen

• Welche Stärken können Sie aktuell zu wenig nutzen?
• Welche Projekte würden Sie gerne übernehmen?
• Welche Veränderungen wünschen Sie sich?
• Was wünschen Sie sich von mir?
• Wohin möchten Sie sich weiterentwickeln?

Tabu-Fragen im Feedbackgespräch

• Planen Sie eine Familie oder Kinder?
• Warum waren Sie mehrere Wochen krank?
• Wollen Sie nicht mehr Sport machen?
• Leben Sie über Ihren Verhältnissen?
• Was machen Sie in Ihrer Freizeit?

Lesen Sie dazu auch: Systemisches Fragen nutzen

Achtung: Emotionale Reaktionen!

Trotz angestrebter Objektivität: Mitarbeiter reagieren völlig unterschiedlich bis emotional auf Kritik, selbst wenn diese wohlwollend und wertschätzend geäußert wird. In der Psychologie gibt es hierfür das sogenannte SARA-Modell. Danach durchlauf viele Menschen bei negativem Feedback vier typische Phasen: von Schock und Wut bis Widerstand und Akzeptanz.

Als Führungskraft sollten Sie mit diesem Reaktionsmuster vertraut sein und Verständnis sowie Gelassenheit für die einzelnen Phasen entwickeln. Erst in der letzten Phase ist eine gemeinsame Lösung wieder möglich!

Feedbackgespräch Nachbereitung

Nach dem Gespräch sollten beide – Mitarbeiter und Chef – stets ein Resümee ziehen und den Gesprächsverlauf reflektieren. Das dient der Erfolgskontrolle und Vorbereitung auf das nächste Gespräch.

Wichtige Fragen bei Nachbereitung sind:

• Wie war die Gesprächsatmosphäre?
• War ich ausreichend vorbereitet?
• Konnte ich meine Themen und Ziele ansprechen?
• Wurde ich verstanden, habe ich alles verstanden?
• Sind Fehler passiert – welche?
• Wie lassen sich diese künftig vermeiden?
• Konnte ich von dem Gespräch profitieren?
• Was kann ich zukünftig noch besser machen?

Fertigen Sie am Ende des Gespräch unbedingt ein Gesprächsprotokoll an und halten Sie darin alle Ergebnisse und Vereinbarungen für die Zukunft fest. Das Protokoll wird von allen Gesprächspartnern unterschrieben, und alle erhalten eine eigene Fassung. Das beugt späteren Erinnerungslücken und Konflikten vor.

Feedbackgespräch Checkliste – für Mitarbeiter

Auch Mitarbeiter können im Feedbackgespräch vieles richtig und einiges falsch machen. Daher haben wir noch eine kompakte Checkliste für Mitarbeitergespräche:

Falsche Kritik im Feedbackgespräch: Wie reagieren?

Nicht immer geht es im Feedbackgespräch um Anerkennung oder positive Erfolge. Bei negativer Kritik vom Chef kommt es vor allem darauf an, ob diese berechtigt oder unberechtigt und destruktiv ist.

Grundsätzlich gilt: Berechtigte Kritik sollten Sie immer akzeptieren und dankbar annehmen. Das beweist Ihre Kritikfähigkeit. Bei eine unberechtigten Standpauke (siehe: Come-to-Jesus-Meeting) sollten Sie dennoch ruhig bleiben. Nehmen Sie das nicht persönlich und widerlegen Sie sachlich (!) die Aussagen und Einschätzung. Beispiel:

• „Ich bedauere, dass bei Ihnen dieser Eindruck entstanden ist. Das ist vielleicht auch mein Versäumnis, daran muss ich künftig arbeiten. Der Eindruck ist aber dennoch falsch. Tatsächlich habe ich…“

Falls Sie Kritikpunkte nicht verstehen oder nachvollziehen können, sollten Sie unbedingt nachfragen! Das ist völlig legitim. Auch das kann eine Chance sein, wie Wahrnehmung des Chefs zu korrigieren.

Feedbackgespräch nach der Probezeit

Feedbackgespräche finden in der Regel in regelmäßigen Intervallen statt – zum Beispiel am Anfang oder Ende des Jahres, am Ende eines Quartals sowie am Ende der Probezeit (siehe auch: Übernahmegespräch).

Beim Feedbackgespräch nach der Probezeit bzw. kurz vor Ende der Probezeit und nach maximal 6 Monaten werden jedoch wenige bisherige Leistungen oder das Verhalten besprochen. Vielmehr geht es darum, ob und wie eine weitere Zusammenarbeit aussehen könnte und ob die Vorstellungen davon zueinander passen. Entsprechend wichtig ist es, dass Arbeitnehmer selbst eine klare Vorstellung davon haben, ob und wie Sie im Unternehmen weiterarbeiten möchten.

Arbeitsvertrag oder Kündigung

Möchten beide Seiten die Zusammenarbeit fortsetzen, passiert in den meisten Fällen nichts. Der unbefristete Arbeitsvertrag läuft einfach weiter.

Wir empfehlen aber, die Gelegenheit zur Gehaltsverhandlung zu nutzen. Eine bestandene Probezeit sagt: Sie haben überzeugt und einen guten Job gemacht! Daher können jetzt 3-5 Prozent mehr Gehalt nach der Probezeit drin sein…

Im negativen Fall wird man Ihnen die Kündigung überreichen und das Arbeitsverhältnis beenden. Das ist übrigens auch am letzten Tag der Probezeit ohne Begründung möglich.

Wann ist ein guter Zeitpunkt für das Feedbackgespräch?

Damit Feedbackgespräche funktionieren, sollten sie einem festen Rhythmus oder Turnus folgen. Dadurch sinken zugleich Hemmschwellen und mögliche Ängste davor. Falls das bei Ihrem Arbeitgeber nicht der Fall ist, empfehlen wir, aktiv um ein Gespräch alle 3 Monate zu bitten. Es hat mehr Vorteile als Nachteile, wenn man weiß, wo man steht!

Vereinbaren Sie für das Feedbackgespräch 2-3 Wochen vorher einen festen Termin. Für das Gespräch selbst sollten Sie 30-60 Minuten Zeit einplanen. In dieser Zeit lassen sich die wichtigsten Themen ausreichend besprechen.

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