Definition: Was ist ein Telemeeting?

Ein Telemeeting ist eine Besprechung, bei der die Teilnehmer sich nicht physisch an einem Ort treffen, sondern virtuell über digitale Tools wie Telefon oder Video-Software miteinander kommunizieren.

Der Begriff „Telemeeting“ bildet dabei die übergeordnete Bezeichnung für ein Zoom Meeting, MS Teams Meetings oder eine Telefonkonferenz, bei der die Beteiligten „remote“ von verschiedenen Standorten zugeschaltet sind und in Echtzeit miteinander sprechen und sich sehen.

Typische Merkmale eines Telemeetings

Keine physische Präsenz der Teilnehmer erforderlich
Die Teilnahme erfolgt per Telefon- oder Videokonferenz
Das Meeting kann flexibel und kurzfristig organisiert werden

Besonders nützlich sind Telemeetings, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice, im Ausland oder dezentral und mobil arbeiten.

Was sind die Vorteile von Telemeetings?

Dezentrale Arbeitsplätze und virtuelle Teams sind auf dem Vormarsch. Die moderne Arbeitswelt nutzt zunehmend die Vorteile der Digitalisierung. Dazu beigetragen hat maßgeblich die Corona-Pandemie.

Entsprechend bieten Telemeetings zahlreiche Vorteile gegenüber klassischen Präsenzbesprechungen. Dazu gehören zum Beispiel:

Zeit- und Kostenersparnis

Bei den virtuellen Treffen entfallen Reisezeiten und -kosten, weil die Teilnehmer von jedem Ort aus teilnehmen können. Dadurch werden auch Ausgaben für Anreise, Unterkunft sowie Materialien reduziert.
Hohe Flexibilität

Telemeetings lassen sich kurzfristig organisieren und ermöglichen auch die nachträgliche Zuschaltung von Teilnehmern.
Ortsunabhängigkeit

Mitarbeiter und Externe können standortunabhängig miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten, was besonders für dezentrale Teams oder internationale Unternehmen von Vorteil ist.
Effizientere Abläufe

Weil der organisatorische Aufwand für ein Telemeeting geringer ist, starten die Treffen meist pünktlicher und bleiben auf das Wesentliche fokussiert. Dadurch verkürzen sich die Sitzungszeiten deutlich.
Produktivitätssteigerung

Flexiblere und schnellere Abstimmungen sowie die Möglichkeit direkt an gemeinsamen Dokumenten zu arbeiten, erhöhen die Effizienz und Teamproduktivität.
Bessere Vereinbarkeit

Telemeetings ermöglichen die Einbindung von Mitarbeitenden im Homeoffice und stärken so auch die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
Skalierbarkeit

Auch größere Gruppen oder externe Geschäftspartner können beim Telemeeting bequem eingebunden werden, ohne logistische Hürden oder entsprechende Kosten.

Die Vorteile erklären den stetigen Bedeutungszuwachs von Telemeetings im modernen Arbeitsalltag. Es gibt jedoch auch ein paar Nachteile bzw. Herausforderungen…

Telemeeting Herausforderungen & Nachteile

Technische Probleme

Telemeetings sind extrem abhängig von der Technik, den Tools und dem Internet. Instabile Internetverbindungen oder Mitarbeitende, die mit der Software Probleme haben, können den Ablauf und Erfolg der Besprechung erheblich beeinträchtigen.
Soziale Isolation

Der fehlende persönliche Kontakt kann das Wir-Gefühl im Team reduzieren und bei einigen Menschen Gefühle von Einsamkeit und Isolation verstärken. Das wiederum belastet die Zusammenarbeit.
Potenzielle Missverständnisse

Weil bei virtuellen Konferenzen oft die nonverbale Kommunikation (Körpersprache, Gestik) zu kurz kommt, werden Emotionen oder Informationen leicht falsch interpretiert. Die Folge sind Missverständnisse und eine eingeschränkte Teamdynamik.
Erhöhter Koordinationsaufwand

Gerade bei internationalen Teams kann die Zeitverschiebung oder Terminfindung ein echtes Problem werden und die Planung deutlich komplizierter machen.
Psychische Belastung

Studien belegen, dass viele virtuelle Meetings anstrengender sind und die Psyche mehr belasten als persönliche Besprechungen (Fachbegriff: Zoom-Fatigue). Darunter kann überdies die Motivation leiden.
Erschwerte Zusammenarbeit

Besonders bei neuen Teams (siehe: Kick-off-Meeting), beim Onboarding oder komplexen Abstimmungen fehlen der kurze Dienstweg und spontane Absprachen. Der Teambuilding-Prozess wird dadurch schwieriger.

Diese Hürden und Herausforderungen sollten Sie zumindest im Blick behalten, wenn Sie öfter zum Telemeeting einladen.

Checkliste: Tipps für ein erfolgreiches Telemeeting

Verstehen Sie uns nicht falsch: Die Vorteile von Telemeetings überwiegen deutlich, während sich die Herausforderungen durch gute Vorbereitung und Planung meistern lassen. Die Karrierebibel ist selbst ein virtuelles Unternehmen. Daher empfehlen wir aus der Praxiserfahrung die folgenden Tipps und bewährten Strategien, die Telemeetings ebenso erfolgreich wie effizient machen:

Telemeeting Vorbereitung

Teilnehmer & Termin festlegen

Grenzen Sie die Teilnehmer einer Telefon- oder Videokonferenz ein (optimal: 5-8 Personen) und stimmen Sie mit diesen einen perfekten Termin ab. Beachten Sie dabei Arbeitszeiten oder Zeitverschiebungen.
Agenda definieren

Erstellen Sie im Vorfeld eine Meeting-Agenda. Diese gibt der Besprechung eine klare Struktur. Die Tagesordnung sollten die Teilnehmer spätestens 2 Tage zuvor erhalten, um sich auf Themen oder mögliche GFragen vorzubereiten.
Moderator bestimmen

Bestimmen Sie eine Person, die das Telemeeting leitet und das Gespräch moderiert. Moderator kann der Teamleiter sein oder ein andere geschulte Kollegin. Aufgabe ist, den Ablauf und die Diskussion zu leiten und auf die Einhaltung der Gesprächsregeln und Redezeiten zu achten.
Technik prüfen

Klären Sie rechtzeitig die technischen Voraussetzungen! Ein Test, ob alles einwandfrei funktioniert, ist obligat. Denken Sie auch daran, den Mitarbeitenden rechtzeitig die Zugangdaten (Einwahlnummer, Zoom Link, Teams Link, etc.) zukommen zu lassen.
Puffer einplanen

Es hat sich bewährt, mehrere virtuelle Meetings nicht direkt aufeinander folgen zu lassen, sondern Zeitpuffer von 10-15 Minuten einzuplanen, falls unerwartete Gesprächspunkte auftauchen oder länger dauern als geplant.

Telemeeting Durchführung

Störquellen ausschalten

Egal, ob Telefon oder Video: Sorgen Sie für einen Raum ohne störende Hintergrundgeräusche! Falls nötig, ziehen Sie sich in ein Büro zurück und bitten Sie darum, in der Zeit nicht gestört zu werden. Schließen Sie Fenster und Türen und vergessen Sie nicht, E-Mail-Alarme und das Telefon auf stumm bzw. Vibrationsalarm umzustellen.
Hintergrund optimieren

Bei Videomeetings achten Sie bitte zusätzlich auf den Hintergrund und das Licht. Der Hintergrund sollte möglichst neutral sein – Sie selbst optimal ausgeleuchtet (ideal: Seitenlicht + leichtes Frontlicht). Generell aber gilt: Der Ton ist wichtiger als das Bild, weil das Auge toleranter ist als das Ohr.
Material bereitstellen

Legen Sie Stift und Papier, die Agenda sowie erforderliche Unterlagen zum Gesprächstermin bereit. Das gilt erst recht, wenn Sie das Protokoll schreiben.
Pünktlich erscheinen

Pünktlichkeit ist bei allen Meetings Pflicht, damit Kollegen nicht unnötig warten müssen. Wählen Sie sich lieber 2-3 Minuten vorher ein und machen Sie noch einen Technik- oder Bild- und Mikro-Check.
Regeln einhalten

Befolgen Sie unbedingt die Vorgaben des Moderators. Wenn Sie sich spontan zu Wort melden wollen, zeigen Sie das durch Handzeichen oder eine entsprechende Funktion an. Grundsätzlich gilt bei Telemeetings noch mehr als sonst: Nie durcheinander reden, sondern immer nur nacheinander.

Rolle des Moderators im Telemeeting

Dem Moderator kommt im Telemeeting eine besondere Rolle zu, denn er bringt Ordnung in die Konferenzschaltung. Falls Sie sich in dieser Position wiederfinden, sollten Sie wissen, was Sie erwartet. Die wichtigsten Aufgaben im Überblick:

Vorgespräche

Setzten Sie sich im Vorfeld des Telemeetings mit den Teilnehmern in Verbindung. Klären Sie in den Gesprächen bereits ab, wer welchen Beitrag liefern kann. So entstehen keine Pausen, in denen niemand etwas beizutragen hat.
Eröffnung

Ihnen kommt die Aufgabe zu, alle Anwesenden zu begrüßen sowie Ziel und Zweck des Meetings zu erklären. Starten Sie danach mit TOP1 der Agenda, die ja alle schon haben.
Vorstellungsrunde

Sollte es sich nicht um eine regelmäßige Besprechung handeln (siehe: Jour fixe), empfehlen wir eine kurze Vorstellungsrunde der Teilnehmer einzuplanen. Das lockert Gesprächsatmosphäre auf und fördert den Teamgeist.
Koordinierung

Ihre Hauptaufgabe ist, die Redebeiträge zu koordinieren und die Gruppendiskussion zu steuern. Am einfachsten ist das, wenn Sie Teilnehmern das Wort erteilen bzw. Vielrednern auch wieder entziehen.
Zeit

Behalten Sie stets die Uhr im Blick, damit der festgelegte Zeitrahmen nicht überzogen wird. Der Verweis auf die Limits hilft überdies, die Diskussion zu steuern.
Zusammenfassung

Schließen Sie das Telemeeting mit einer kurzen Zusammenfassung der Ergebnisse oder Entscheidungen ab. Als Moderator haben Sie das letzte Wort. Bedanken Sie sich für die Beiträge und klären Sie noch, wie es danach weitergeht oder wann das nächste Meeting stattfinden wird.