TIPPS, TOOLS & DOSSIERS

Online-Bewerbung: Tipps für E-Mail und Formulare

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Sagen wir es, wie es ist: Die klassische Bewerbungsmappe aus Papier stirbt aus. Mehr als jede zweite offene Stelle wird heute via Internet besetzt. Zumindest die offiziell ausgeschriebenen. Deutsche Unternehmen veröffentlichen bereits 85 Prozent ihrer Vakanzen auf der eigenen Homepage, schreiben diese zusätzlich per Twitter aus oder nutzen dazu ihre Facebook-Karriereseite oder Online-Jobbörsen. Und Unternehmen wie Audi, Bayer, Commerzbank oder Daimler akzeptieren überhaupt keine Bewerbung auf Papier mehr, sie haben eigens Karriereseiten eingerichtet, wo interessierte Kandidaten spezielle Online-Formulare ausfüllen und Bewerbungsunterlagen hochladen müssen. Schon jedes vierte Unternehmen wünscht sich ausschließlich eine solche Online-Bewerbung – wie auch unser Arbeitgebercheck zeigt. Denn das spart Zeit und Kosten bei der Bearbeitung.


Bewerbung-Schriftlich-Online-Präferenzen-Grafik

Die Tücken der Online-Bewerbung

Die Online-Bewerbung, so praktisch sie auch ist, hat allerdings ein paar Tücken. Blindgänger sind zum Beispiel Bewerbungsschreiben, die an anonyme Postfächer vom Typ info@firma.de verschickt werden. Profis recherchieren vorher die Adresse des Verantwortlichen in der Personalabteilung und mailen diesen direkt an.

Grundsätzlich gilt für die Bewerbung per Web dasselbe wie für jeden klassischen Brief:

Formulieren Sie stets sorgfältig, ohne Tippfehler, und achten Sie auf einen guten Erst- und Gesamteindruck.

Bevor Sie also mit der Bewerbung loslegen, sollten Sie zunächst alle relevanten Informationen über das Zielunternehmen und den anvisierten Job recherchieren, zum Beispiel auf der Firmenhomepage, auf deren Karriere-Blog (falls es eines gibt) oder auf der Karriereseite auf Facebook.

Ganz so leicht wie hier sollten Sie es sich dabei vielleicht nicht machen:

Sollten dabei wichtige Fragen entstehen oder offen bleiben, dürfen Sie ruhig in der Personalabteilung anmailen und nachfragen. Allerdings bitte nur gezielt, knapp und konkret. Das zeichnet Sie als zielstrebig aus. Bei der Gelegenheit können Sie auch gleich nach dem richtigen Ansprechpartner und dessen E-Mail-Adresse fragen.

Wobei man zwischen zwei Varianten der Online-Bewerbung unterscheiden muss:

  1. Die Online-Bewerbung

    Diese wird manchmal mit der E-Mail-Bewerbung synonym verwendet, gemeint ist aber in der Regel eine Bewerbung über ein Online-Formular mit mehreren Seiten auf der Website des Unternehmens, die der Reihe nach ausgefüllt werden müssen.

  2. Die E-Mail-Bewerbung

    Also einer klassischen Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen – nur mit dem Unterschied, dass diese per Mail und mit einem PDF-Anhang auf elektronischem Weg versendet werden.

Beide Varianten haben ihre spezifischen Vor- und Nachteile, verlangen dem Bewerber aber auch eine unterschiedliche Vorbereitung ab. Für beide Varianten geben wir Ihnen deshalb spezifische Tipps und detaillierte Empfehlungen. Dabei beginnen wir mit Variante eins: der Online-Bewerbung…

Tipps zur Online-Bewerbung: Das sollten Sie vorbereiten

Für die Online-Bewerbung können und sollten sich schon vorab ein paar Unterlagen zum späteren Hochladen zurecht legen. Dazu gehören:


Lebenslauf-gestalten-Karrieresprung-de

Tipps zum Ausfüllen der Online-Formulare

Wer sich für einen Job bei einem Unternehmen interessiert, das nur elektronische Bewerbungen akzeptiert, kann sich auf einige Seiten mit Fragen zu Kontaktdaten, Ausbildung, Zusatzqualifikationen und bisherigen Jobs gefasst machen. Dabei ist das Wichtigste: Füllen Sie unbedingt immer alle Felder aus! Unvollständige Angaben führen ganz oft zum vorzeitigen Aus des Kandidaten, weil diese Vorauswahl oft eine Maschine macht. Und arbeitet wie ein Algorithmus stumpf nach der Regel: unvollständige Angaben – gleich absagen…

Darüber hinaus empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

  • Vorschreiben

    Um Tippfehler zu vermeiden, sollten Sie die entsprechenden Textbausteine bereits in Ruhe und offline (und in Word) vorformulieren und die Rechtschreibprüfung aktivieren. Es schadet auch nicht, diese Textbausteine von einem Freund oder Profi gegenlesen zu lassen. Achtung bitte bei Sonderzeichen: Das Euro-Symbol zum Beispiel kann bei der Angabe von Gehaltsvorstellungen zu unfreiwilliger Verwirrung führen, wenn die Programmversion des Empfängers ein anderes Zeichen daraus macht. Besser gleich EUR oder Euro schreiben.

  • Freitext

    Die meisten Online-Bewerbungs-Formulare besitzen sogenannte Freitextfelder. Hier wird in der Regel das sonst übliche Anschreiben erwartet. Auch das können Sie vorbereiten – achten Sie aber darauf, ob etwaige Zeichenbegrenzungen vorliegen und Ihr Anschreiben daher abgeschnitten wird. In dem Fall hilft nur umformulieren und intelligent kürzen.

  • Anhänge

    Falls Sie gebeten werden Ihren Lebenslauf oder eingescannte Zeugnisse hochzuladen, achten Sie darauf, die Bewerbung nicht zu überfrachten. Maximal drei Empfehlungsschreiben und ebenso viele Zeugnisse der letzten drei Stationen sind die Obergrenze. Die werden allerdings nicht einzeln hochgeladen, sondern idealerweise vorher in einem PDF zusammengefasst. So muss der Personaler weniger Dateien herunterladen beziehungsweise öffnen. Das Bewerbungsfoto sollten Sie ohnehin im Lebenslauf integrieren – falls es nicht im Vorfeld ausgeschlossen wird.

  • Format

    Alle Dateien zusammen sollten nicht größer als vier Megabyte sein sowie sinnvoll und eindeutig benannt werden. Also nicht nur „Lebenslauf.pdf“, sondern besser „Lebenslauf_Susanne_Mustermann.pdf“. So können die Dateien auch zugeordnet werden, falls im System mal etwas durcheinander geht.

  • Absender

    Wie schon erwähnt, wählen Sie als Kontaktadresse unbedingt (!) eine neutrale E-Mail-Adresse, also nicht HotGirl69@hotmail.com (siehe Fehler-Liste), sondern Vorname.Nachname@Provider.de. Perfekt an der Stelle ist natürlich die Kombination mit einem eigenen Blog auf eigenem Server. Hier ergibt sich nicht nur eine professionelle Mail-Adresse („Vorname.Nachname@Blogname.de“), sondern eben auch der subtile Hinweis auf das Blog, den mancher Personaler mit Interesse lesen wird und wo Sie spezielle Informationen zu Ihrer Expertise oder über das Zielunternehmen geschickt platzieren können.

    Online-Bewerbung-Fehler-Grafik

Extra-Tipp für die Online-Bewerbung

Machen Sie sich von jeder Seite nach dem Ausfüllen einen Screenshot und nehmen Sie die Ausdrucke davon ins spätere Vorstellungsgespräch mit – falls Rückfragen zu Ihren Angaben kommen.




Tipps für die E-Mail-Bewerbung

EMail-Bewerbung-Anschreiben-BriefKommen wir nun zur zweiten Variante – der E-Mail-Bewerbung. Tatsächlich zählt diese Bewerbungsform aktuell zu den beliebtesten. Laut einer Umfrage unter rund 1100 Fach- und Führungskräften mit Personalverantwortung geben ihr aktuell 58,9 Prozent der Befragten den Vorzug. Die klassische Bewerbungsmappe landete mit 21,2 Prozent auf dem zweiten Platz.

Die E-Mail-Bewerbung bietet Ihnen wiederum zwei Bewerbungswege:

  • Sie reagieren auf eine Stellenanzeige in einer Online-Jobbörse, in der Sie aufgefordert wurden, Ihre Bewerbung per E-Mail einzureichen. Also der klassische Weg.
  • Sie verschicken eine Initiativbewerbung – nur eben per E-Mail. In dem Fall sollten Sie allerdings im Vorfeld die Mail-Adresse des zuständigen Personalers oder Abteilungsleiters recherchiert haben (per Telefon oder Karriereseite). Initiativ-Mails an „info@firma.de“ und dergleichen landen zu 99 Prozent im elektronischen Mülleimer.

Egal, welche Variante Sie letztlich wählen, in beiden Fällen der E-Mail-Bewerbung sollten folgende Tipps & Tricks anwenden:

  • Betreff

    Insbesondere bei der E-Mail-Bewerbungen kommt der Betreffzeile besondere Bedeutung zu. Sie ist das Entree zur Ihrer Bewerbung und vermittelt gleich einen ersten (und wichtigen) Eindruck beim Arbeitgeber, bevor der die E-Mail überhaupt geöffnet hat. Falls Sie sich auf eine konkrete Stellenanzeige bewerben, sollte der Betreff das Wort „Bewerbung“; den Job, auf den Sie sich bewerben sowie (falls vorhanden) die Kennziffer der Stellenanzeige enthalten. Das erleichtert der Personalabteilung, Ihre Bewerbung sofort zuzuordnen. Bei sogenannten Blindbewerbungen sollte ebenfalls der Begriff „Bewerbung“ fallen, gefolgt von einer persönlichen Anrede und einem Slogan.

  • Keywords

    Reizwörter erhöhen die Chance, Interesse zu wecken und gelesen zu werden. Also nicht „Bewerbung für einen Job“, das wäre ein bisschen zu beliebig, sondern konkret: „Meine Bewerbung als Vertriebsleiter / Ihre Anzeige“.

  • Sprache

    Auch wenn es sich um eine E-Mail handelt – ein lockerer Jargon ist generell tabu. Halten Sie also bitte alle nötigen Formalismen ein: Anrede, Grußformel, Name, Signatur, …

  • Anschreiben

    Hier gibt es zwei Varianten: Sie kopieren Sie das Anschreiben direkt in die E-Mail, das bedeutet einen Klick weniger für den Personaler (wir empfehlen das). Oder sie packen das Anschreiben zum PDF mit Lebenslaufs und Zeugnissen. Dann aber müssten Sie noch zusätzlich ein kurzes E-Mail-Anschreiben formulieren. Tipps für diese Variante finden Sie hier. Den Rest (Lebenslauf, Dritte Seite, Zeugnisse, …) packen Sie – wie erwähnt – in ein PDF, das Sie an die Mail anhängen.

  • Anlagen

    Wenn Sie angefügte Unterlagen ankündigen, vergewissern Sie sich vor dem Abschicken der Mail, dass diese auch wirklich vom E-Mail-Programm hochgeladen wurden. Leider kommt es immer wieder vor, dass der Anhang vergessen wird. Ein vergessener Anhang aber wirkt immer wie eine erste Schlampigkeit und wirft kein gutes Licht auf die Qualität Ihrer Arbeit.

  • Gestaltung

    Halten Sie sich mit Formatierungs-Brimborium zurück. Ständig wechselnde Schriften (Fonts, fett, kursiv) oder Hintergründe sehen irgendwann nicht mehr interessant, sondern kitschig, verspielt und unseriös aus. Schlichte Eleganz kommt besser an. Weniger ist hier mehr.

  • Signatur

    Die E-Mail sollte mit einer Signatur enden, die Ihren vollständigen Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und vielleicht auch einen Link zu Ihrer Homepage, Ihrem Blog oder zu einem Online-Profil enthält. Und bitte verschicken Sie jede E-Mail-Bewerbung einzeln und individuell. Serienmails sind ein absolutes No-Go.

Extra-Tipp für die E-Mail-Bewerbung

Auch bei der E-Mail-Bewerbung ist es klug, alle abgeschickten Unterlagen noch einmal gesondert auszudrucken und in eine Mappe für das Vorstellungsgespräch zu packen. Da Sie Ihr Motivationsschreiben jedes Mal individuell formulieren, können Sie sich vielleicht nicht mehr an alle jeweiligen Details für dieses oder jenes Unternehmen erinnern. Die Ausdrucke dienen dann als Gedächtnisstütze.

Checkliste E-Mail-Bewerbung: Vor dem Abschicken darauf achten

Wie gewohnt können Sie unsere Checkliste auch gratis herunterladen. Zum PDF geht es hier entlang

  • Nutzen Sie eine seriöse E-Mail-Adresse die aus Ihrem Namen und – wenn nötig – einem Zusatz besteht.
  • Ermitteln Sie den direkten Ansprechpartner für Ihre E-Mail-Bewerbung – per Stellenanzeige, Telefon oder auf der Karriereseite des Unternehmens.
  • Formulieren Sie Ihren Betreff klar und präzise. Wenn Sie ihn offensiv und selbstbewusst formulieren, muss sich dieser Stil durch die gesamte Bewerbung ziehen – und zu Ihnen passen.
  • Verzichten Sie auf komplizierte HTML-Formatierungen. Diese können zwar optisch ansprechend sein, werden jedoch nicht in allen Unternehmen zugelassen und können – je nach E-Mail-Client – zu Darstellungsproblemen führen.
  • Verwenden Sie in der E-Mail idealerweise die gleiche Schriftart wie in Ihrer Bewerbung. Mancher Personaler achtet auch auf solche Kleinigkeiten.
  • Stellen Sie sicher, dass die Stellenbeschreibung im Betreff der E-Mail und im angehängten Anschreiben auf jeden Fall identisch sind. Abweichungen wirken schlampig.
  • Da manche Unternehmen E-Mail-Bewerbungen automatisch vorsortieren sollten Sie sicherstellen, dass Sie in der Mail und im Betreff alle wichtigsten Schlagworte verwendet wurden.
  • Sollte vom Unternehmen nichts anderes gewünscht werden, sollten alle Bewerbungsunterlagen in einem einzigen PDF-Datei kombiniert werden.
  • Ihr Bewerbungsfoto findet bei der E-Mail-Bewerbung im Lebenslauf Platz. Ein Deckblatt ist – im PDF-Anhang – zwar möglich, jedoch nicht nötig.
  • Die mitgeschickten Zeugnisse und Nachweise sollten mit Bedacht und passend zur Stelle ausgewählt werden. Zu viele Dokumente erschweren Personalern die Arbeit und reduzieren Ihre Chancen.
  • Wenn Sie ein eigenes Blog betreiben, sollten die Formulierungen und der Stil Ihrer Bewerbung zu Ihrem Online-Auftritt passen. Das ist zwar nicht spezifisch für die E-Mail-Bewerbung, es gilt aber einen möglichst stimmigen Gesamteindruck zu erzeugen.
  • Für die Bewerbung relevante Online-Auftritte und -Profile können und sollten Sie in Ihrer E-Mail-Signatur verlinken. Beschränken Sie sich dabei aber auf jene Profile, die Sie aktuell für Jobsuche und Personal Branding nutzen.
  • Eine Lese- und Empfangsbestätigung gibt Ihnen zwar Sicherheit und ein erstes Feedback, kann den Empfänger aber auch nerven. Überlegen Sie sich daher bitte, ob Sie auf diese nicht verzichten. Lieber eine Woche später telefonisch nachfragen, ob die Mail angekommen ist.

Bewerbung aufpeppen – mit einer Homepage oder Grafiken

Lebenslauf-Infografik-Tools-GratisBewerbungs-Extras und gutes Design können helfen, aus der Masse hervorzustechen. Gutes Design drängt sich dabei aber nie auf, sondern sorgt für einen angenehmen Eindruck und eine suggestive Leserführung. Mit Schriftarten, Textgrößen und Formatierungen lässt sich dabei schon allerhand erreichen. Wesentlich größer aber wirkt die Gravitationskraft von Grafiken und Bildern.

Wichtig ist jedoch, dass diese Schmuckelemente eine ansonsten akkurate und vollständige Bewerbung nur ergänzen und abrunden. Ein Ersatz für inhaltliche Substanz sind sie nicht.

Es spricht also nichts dagegen wenn Sie zum Beispiel Ihren Lebenslauf oder das Deckblatt durch ein paar einprägsame und aussagekräftige Kuchen- oder Balkendiagramme aufpeppen. Ebenso lassen sich wichtige Stationen des bisherigen Werdegangs als „Timeline“ oder Zeitstrahl gestalten. Der Kreativität sind da kaum Grenzen gesetzt, solange sie dezent bleibt und das eherne Design-Gesetz befolgt: form follows function.

Weil natürlich nicht jeder Bewerber zugleich ein ausgebildeter (Info-)Grafiker ist, gibt es im Netz inzwischen eine ganze Reihe nützlicher und einfacher Tools, um beispielsweise aus seinem Online-Profil bei einem sozialen Netzwerk wie Linkedin oder Facebook eine Infografik seines bisherigen Werdegangs zu machen oder aber das persönliche Stärken-Schwächen-Profil in ein Kuchendiagramm zu verwandeln. Exemplarisch seien dazu die folgenden kostenlosen Tools kurz vorgestellt:

  • Visualize.me verwandelt die Linkedin-Bio in eine ganz passable Infografik. Farben und Designs sind begrenzt wählbar. Das Ergebnis lässt sich – etwa per Screenshot – schnell kopieren und in den Lebenslauf integrieren.
  • Re.vu macht aus Ihrem Werdegang bei Linkedin eine animierte Kurzbiografie in Form einer bunten Timeline. Das Design lässt sich manuell verändern, Informationen können weggelassen oder hinzugefügt werden. Dafür lässt sich die Grafik schlecht kopieren und in den eigenen Lebenslauf einfügen. Besser: Sie geben den Link zu dem Ergebnis an.
  • Visual.ly wiederum erlaubt Ihnen, mithilfe des dort sogenannten Social-Media-Infografik-Generators Ihr Facebook- oder Twitter-Profil binnen weniger Klicks in eine veritable Infografik zu verwandeln. Das ist allerdings eher eine Lebenslauf-Ergänzung für Spezialisten, die sich im Bereich Medien und Social Media bewerben wollen.
  • Resumup sieht nicht nur besonders schick aus, sondern analysiert die die zuvor zugänglich gemachten Linkedin-Profildaten auch. Heraus kommt dabei nicht nur ein bunter Zeitstrahl bisheriger Stationen, sondern auch eine Art Persönlichkeitsprofil – etwa ob man eher extrovertiert ist, stetig, neugierig oder effizient. Diese Informationen sind natürlich editierbar, bevor man Sie in seinen Lebenslauf einfügt.

Verstehen Sie mich aber bitte nicht falsch: Es geht nicht darum, die Bewerbung im Allgemeinen und den Lebenslauf im Besonderen durch derlei grafische Elemente zu überfrachten. Grafiken verleihen – dezent eingesetzt – der Bewerbung die Würze und eine besondere Note. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Extra-Tipp

PDF-DokumentNobody is perfect. Auch das kommt leider immer wieder vor, dass bei der Online-Bewerbung Fehler gemacht werden – unnötige vor allem. Die sechs schlimmsten Fauxpas‘, die Personaler in dem Zusammenhang immer wieder nennen und nerven, haben wir in diesem PDF zusammengefasst, dass Sie sich hier kostenlos herunterladen können.

[Bildnachweis: wavebreakmedia by Shutterstock.com, Resumup]

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  • venturasight

    Wenn ich mein Anschreiben im Anhang an die Email beigefügt habe, welchen Inhalt schreibe ich dann in die Email?
    Ich habe gelesen, man kann das Anschreiben dort nochmals hineinkopieren. Dies finde ich persönlich aber wenig elegant.
    Gibt es da vielleicht andere Möglichkeiten?

    • Julia Angerer Vesterling Consulting

      Hallo venturasight,

      zum Inhalt einer E-Mail Bewerbung sollten Sie folgendes beachten:

      Zunächst sollte ein kurzer, präziser E-Mail Betreff formuliert werden, z.B. „Bewerbung als …“

      Für den E-Mail Inhalt raten wir dazu, trotz des Anschreibens im Anhang noch einmal ein bündiges Bewerbungsschreiben zu formulieren. Es ist durchaus üblich, das Anschreiben nur mit leichten Änderungen oder unverändert als E-Mail Inhalt zu übernehmen. Wenn Sie alles richtig gemacht haben, ist der Begleitbrief nämlich „auf den Punkt“ geschrieben und positioniert Sie richtig. Die Anlage hat einen anderen Zweck. Sie dient dem Ausdruck Ihres Dossiers im richtigen Format und der Ablage in Personalabteilungen, wo häufig noch mit Papier gearbeitet wird.

      Ich hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen. Wenn Sie noch weitere Fragen haben, werde ich diese gerne beantworten.

      Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Bewerbung.

      Mit freundlichen Grüßen

      Angerer Julia
      Vesterling Personalberatung

    • venturasight

      Vielen Dank für die Anregungen Frau Angerer. Genau auf diese Weise habe ich das Problem gelöst und hoffe nun auf einen positiven Bescheid für meine Bewerbung. :-)

  • Mr.X

    Hallo!
    Ich habe ein Problem. Letzte Woche habe ich meinen Lebenslauf+Anschreiben an die Frau geschickt, die für meine Praktikumsstelle zuständig ist. Vorher hatten wir kurz telefoniert. Jetzt ist mir aufgefallen, dass ich vergessen habe, meine Telefonnummer anzugeben? Wie soll ich vorgehen? Nichts tun-sie hat ja meine email adresse um sich mit mir in Verbindung zu setzten…oder eine weitere Mail schicken a la ich bin so verpeilt, entschuldigung, hier ist meine nummer?
    Ich bin für jeden Tip sehr dankbar!
    Viele Grüße,
    Mr.X

    • Jochen Mai Autor

      Hallo X, meine Empfehlung: proaktiv werden. Direkt anrufen (nicht mailen), sich entschuldigen und die Telefonnummer durchgeben.

  • Tim Rombach

    Den Artikel maile ich gleich meinen Studenten :-)

  • Susanne Hoffmann

    Hallo, wie fasse ich denn die UNterlagen in einem pdf zusammen? Gibt es da eine einfache Software, die ich mir runterladen kann? Danke für Ihre Hilfe

  • Anonym

    Hallo Sie haben eine schöne Seite hier! Vielen Dank für dieses interessante Sachen für uns! Wenn Sie halten diese gute Arbeit werde ich Ihr Weblog wieder zu besuchen. Vielen Dank!

  • lena

    Hallo!
    Vielen Dank für den Artikel – wie viele andere auf Ihrer Seite sehr informativ und hilfreich!
    Ich habe noch eine Frage zu den Grafiken/Diagrammen:
    – Gibt es Beispiele für gelungene Lebensläufe mit Grafiken?
    – Wo werden diese genau inzugefügt am Besten? Zb Am Ende vom Lebenslauf, auf einer separaten Seite usw?

    Vielen Dank im Voraus!
    Grüße, Lena