Online-Bewerbung: Tipps für E-Mail-Bewerbung und Online-Formulare

Sagen wir es, wie es ist: Die klassische Bewerbungsmappe aus Papier stirbt aus. Mehr als jede zweite offene Stelle wird heute via Internet besetzt. Zumindest die offiziell ausgeschriebenen. Deutsche Unternehmen veröffentlichen bereits 85 Prozent ihrer Vakanzen auf der eigenen Homepage, schreiben diese zusätzlich per Twitter aus oder nutzen dazu ihre Facebook-Karriereseite oder Online-Jobbörsen. Und Unternehmen wie Audi, Bayer, Commerzbank oder Daimler akzeptieren überhaupt keine Bewerbung auf Papier mehr, sie haben eigens Karriereseiten eingerichtet, wo interessierte Kandidaten spezielle Online-Formulare ausfüllen und Bewerbungsunterlagen hochladen müssen. Schon jedes vierte Unternehmen wünscht sich ausschließlich eine solche Online-Bewerbung – wie auch unser Arbeitgeber-Check zeigt. Denn das spart Zeit und Kosten bei der Bearbeitung.

Die Online-Bewerbung, so praktisch sie auch ist, hat allerdings ein paar Tücken. Blindgänger sind zum Beispiel Bewerbungsschreiben, die an anonyme Postfächer vom Typ info@firma.de verschickt werden. Profis recherchieren vorher die Adresse des Verantwortlichen in der Personalabteilung und mailen diesen direkt an.

Grundsätzlich gilt für die Bewerbung per Web dasselbe wie für jeden klassischen Brief:

Formulieren Sie stets sorgfältig, ohne Tippfehler, und achten Sie auf einen guten Erst- und Gesamteindruck!

Bevor Sie also mit der Bewerbung loslegen, sollten Sie zunächst alle relevanten Informationen über das Zielunternehmen und den anvisierten Job recherchieren, zum Beispiel auf der Firmenhomepage, auf deren Karriere-Blog (falls es eines gibt) oder auf der Karriereseite auf Facebook.

Sollten dabei wichtige Fragen entstehen oder offen bleiben, dürfen Sie ruhig in der Personalabteilung anmailen und nachfragen. Allerdings bitte nur gezielt, knapp und konkret. Das zeichnet Sie als zielstrebig aus. Bei der Gelegenheit können Sie auch gleich nach dem richtigen Ansprechpartner und dessen E-Mail-Adresse fragen.

Wobei man zwischen zwei Varianten der Online-Bewerbung unterscheiden muss:

• Der E-Mail-Bewerbung: Also einer klassischen Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen – nur mit dem Unterschied, dass diese per Mail und mit PDF-Anhängen auf elektronischem Weg versendet werden.
• Der reinen Online-Bewerbung: Also über ein Online-Formular und meist mehreren Seiten, die der Reihe nach ausgefüllt werden müssen.

Das können Sie bei der Online-Bewerbung vorbereiten

Beide Varianten haben ihre spezifischen Vor- und Nachteile, verlangen dem Bewerber aber auch unterschiedliche Vorbereitung ab. Allen diesen Formen der Online-Bewerbung gemein ist aber: Sie können und sollten sich schon vorab ein paar Unterlagen zum späteren Hochladen zurecht legen. Dazu gehören:

• Einen tabellarischen Lebenslauf.
• Eingescannte Arbeitszeugnisse oder Empfehlungsschreiben.
• Eine eigene seriöse E-Mail-Adresse – für die spätere Kontaktaufnahme
• Eventuell zusätzlich ein verlinktes und aktuells Online-Profil – bei Linkedin, Xing oder About.me.

Tipps für die Bewerbung mit Online-Formularen

Wer sich für einen Job bei einem Unternehmen interessiert, das nur elektronische Bewerbungen akzeptiert, kann sich auf einige Seiten mit Fragen zu Kontaktdaten, Ausbildung, Zusatzqualifikationen und bisherigen Jobs gefasst machen. Dabei ist das Wichtigste: Füllen Sie unbedingt immer alle Felder aus! Unvollständige Angaben führen ganz oft schon zum vorzeitigen Aus des Kandidaten.

Darüber hinaus empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

• Vorschreiben. Um Tippfehler zu vermeiden, sollten Sie die entsprechenden Textbausteine bereits in Ruhe und offline vorformulieren. Es schadet auch nicht, diese von einem Freund oder Profi gegenlesen zu lassen. Achtung bei Sonderzeichen! Das Euro-Symbol kann etwa bei Gehaltsvorstellungen zu unfreiwilliger Verwirrung führen, wenn die Programmversion des Empfängers ein anderes Zeichen daraus macht. Besser gleich EUR schreiben.
• Freitext: Die meisten Online-Bewerbungs-Formulare besitzen sogenannte Freitextfelder. Hier wird in der Regel das sonst übliche Anschreiben erwartet. Auch das können Sie vorbereiten – achten Sie aber darauf, ob etwaige Zeichenbegrenzungen vorliegen und Ihr Anschreiben daher abgeschnitten wird. Dann hilft nur umformulieren und intelligent kürzen.
• Anhänge. Falls Sie gebeten werden Ihren Lebenslauf oder eingescannte Zeugnisse hochzuladen, achten Sie darauf, die Bewerbung nicht zu überfrachten. Maximal drei Empfehlungsschreiben und ebenso viele Zeugnisse der letzten drei Stationen sind die absolute Obergrenze. Die werden allerdings nicht einzeln hochgeladen, sondern vorher in ein PDF zusammengefasst. So muss der Personaler weniger Dateien öffnen. Das Bewerbungsfoto sollten Sie ohnehin gleich im Lebenslauf integrieren.
• Format. Alle Dateien zusammen sollten nicht größer als vier Megabyte sein sowie sinnvoll und eindeutig benannt werden. Also nicht nur “Lebenslauf.pdf”, sondern besser “Lebenslauf_Susanne_Mustermann.pdf”. So können die Dateien auch zugeordnet werden, falls im System mal was durcheinander geht.
• Absender: Wie schon erwähnt, wählen Sie als Kontaktadresse unbedingt (!) eine neutrale E-Mail-Adresse, also nicht HotGirl69@hotmail.com, sondern Vorname.Nachname@Provider.de.

Tipps für die E-Mail-Bewerbung

Sie können sich aber genauso gut direkt per E-Mail bewerben – vielleicht sogar in Form einer Initiativbewerbung. In diesem Fall sollten Sie an Folgendes denken:

• Betreff: Insbesondere bei der E-Mail-Bewerbungen kommt der Betreffzeile besondere Bedeutung zu. Sie ist das Entree zur Ihrer Bewerbung und vermittelt gleich einen ersten (und wichtigen) Eindruck beim Arbeitgeber, bevor der die E-Mail überhaupt geöffnet hat. Falls Sie sich auf eine konkrete Stellenanzeige bewerben, sollte der Betreff das Wort “Bewerbung”, den Job, auf den Sie sich bewerben sowie (falls vorhanden) die Kennziffer der Stellenanzeige enthalten. Das erleichtert der Personalabteilung Ihre Bewerbung sofort zuzuordnen. Bei sogenannten Blindbewerbungen sollte ebenfalls der Begriff “Bewerbung” fallen, gefolgt von einer persönlichen Anrede und einem Slogan.
• Keywords: Reizwörter erhöhen die Chance, Interesse zu wecken und gelesen zu werden. Also nicht “Bewerbung für einen Job”, sondern konkret: “Meine Bewerbung als Vertriebsleiter / Ihre Anzeige”.
• Anschreiben: Kopieren Sie das Anschreiben direkt in die E-Mail, das bedeutet einen Klick weniger für den Personaler. Außerdem: Was wollen Sie in der E-Mail sonst noch schreiben, was nicht auch im Anschreiben steht?
• Gestaltung: Halten Sie sich mit Formatierungs-Brimborium zurück. Ständig wechselnde Schriften (Fonts, fett, kursiv) oder Hintergründe sehen irgendwann nicht mehr interessant, sondern kitschig, verspielt und unseriös aus. Schlichte Eleganz kommt besser an.
• Anlagen: Wenn Sie angefügte Unterlagen ankündigen, vergewissern Sie sich vor dem Abschicken, dass diese auch wirklich vom E-Mail-Programm hochgeladen wurden. Kommt immer wieder vor! Ein vergessener Anhang wirkt wie eine erste Schlampigkeit und wirft kein gutes Licht auf die Qualität Ihrer Arbeit.
• Signatur: Die E-Mail sollte mit einer Signatur enden, die Ihren vollständigen Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer(n) und vielleicht auch einen Link zu Ihrer Homepage oder zu einem Online-Profil enthält. Und bitte verschicken Sie jede E-Mail-Bewerbung einzeln und individuell. Serienmails sind ein absolutes No-Go.
• Sprache: Auch wenn es sich um eine E-Mail oder ein Online-Formular handelt – ein lockerer Jargon ist generell tabu.

Die Bewerbung aufpeppen mit einer Homepage oder Grafiken

Es gilt inzwischen als modern, einen Link zu einer eigenen Homepage mitzuschicken, vielleicht sogar den Link zu einem Bewerbungs-Video auf Youtube. Die Bewerbung 2.0 kommt aber nicht in allen Branchen und bei allen Personalern an. Hier gilt es also abzuwägen und sich vorher über die Gepflogenheiten bei dem Unternehmen im Netz zu informieren.

So oder so dürfen diese Elemente eine akkurate und vollständige Bewerbung aber nie ersetzen. Sie sind lediglich als Ergänzung und Abrundung einzusetzen.

Dann allerdings können Sie Ihnen stark dabei helfen, aus der Masse hervorzustechen. Insbesondere der Faktor Design wird oft bei der Bewerbung unterschätzt. Gutes Design drängt sich nicht auf, sorgt aber für einen sofort angenehmen ersten Eindruck und eine suggestive Leserführung. Mit Schriftarten, Textgrößen und Formatierungen lässt sich dabei schon allerhand erreichen. Wesentlich größer aber wirkt die Gravitationskraft von Grafiken und Bildern.

Nicht zufällig haben Infografiken in den vergangenen Monaten das Internet wie ein Lauffeuer erobert. Ihre enthaltenen Informationen lassen sich sofort erfassen, die Kernaussagen bleiben durch die bildhafte Umsetzung länger haften. Und natürlich kann man sich damit hervorragend von anderen absetzen.

Dasselbe gilt auch für Bewerbungen. Und so finden sich in jüngster Zeit auch immer häufiger Kuchen- oder Balkendiagramme in Lebensläufen, bis hin zu ganzen “Timelines” des bisherigen Lebens. Das fällt auf, und wenn es gut gemacht ist, macht es mindestens neugierig auf den Bewerber. Deswegen bekommt zwar keiner automatisch einen Job, aber er vergrößert seine Chance, weil sich Personaler mit einer solchen Bewerbung automatisch länger beschäftigen und diese auch besser hernach erinnern.

Tools für (Lebenslauf-)Grafiken

Allerdings ist nicht jeder Jobsuchende ein ausgebildeter (Info-)Grafiker. Ansprechende Diagramme zu erstellen, kann deshalb sehr zeit- und arbeitsaufwändig werden. Muss es aber nicht! Im Netz gibt es inzwischen eine ganze Reihe nützlicher Tools, um beispielsweise aus seinem Online-Profil bei einem sozialen Netzwerk wie Linkedin oder Facebook eine Infografik seines bisherigen Werdegangs zu machen oder aber das persönliche Stärken-Schwächen-Profil in ein Kuchendiagramm zu verwandeln. Exemplarisch seien dazu die folgenden kostenlosen Tools kurz vorgestellt:

• Visualize.me verwandelt die Linkedin-Bio in eine ganz passable Infografik. Farben und Designs sind begrenzt wählbar. Das Ergebnis lässt sich – etwa per Screenshot – schnell kopieren und in den Lebenslauf integrieren.
• Re.vu macht aus Ihrem Werdegang bei Linkedin eine animierte Kurzbiografie in Form einer bunten Timeline. Das Design lässt sich manuell verändern, Informationen können weggelassen oder hinzugefügt werden. Dafür lässt sich die Grafik schlecht kopieren und in den eigenen Lebenslauf einfügen. Besser: Sie geben den Link zu dem Ergebnis an.
• Visual.ly wiederum erlaubt Ihnen, mithilfe des dort sogenannten Social-Media-Infografik-Generators Ihr Facebook- oder Twitter-Profil binnen weniger Klicks in eine veritable Infografik zu verwandeln. Das ist allerdings eher eine Lebenslauf-Ergänzung für Spezialisten, die sich im Bereich Medien und Social Media bewerben wollen.
• What about me? hingegen lässt sich mit Facebook, Twitter und Youtube verknüpfen und erstellt aus den dort vorhandenen Daten ein grafisches Profil über wichtige Freunde, besonders aktive Zeiten, Interessen. Diese überwiegend privaten Informationen sind weniger für die Bewerbung geeignet – dafür halten Sie einem ganz plastisch vor Augen, welches Bild Außenstehende bekommen könnten, die diese Social-Media-Profile besuchen und beobachten.
• SkillPie ermöglicht in wenigen Schritten eine persönliche Übersicht der eigenen Fähigkeiten (Skills) zu erstellen und in ein Tortendiagramm (Pie) zu verwandeln. Im Gegensatz zu einer einfachen Auflistung der jeweiligen Stärken werden diese hierbei zusätzlich prozentual gewichtet. Auch Informationen wie absolvierte Praktika oder Auslandserfahrungen können ergänzt werden.
• Resumup sieht nicht nur besonders schick aus, sondern analysiert die die zuvor zugänglich gemachten Linkedin-Profildaten auch. Heraus kommt dabei nicht nur ein bunter Zeitstrahl bisheriger Stationen, sondern auch eine Art Persönlichkeitsprofil – etwa ob man eher extrovertiert ist, stetig, neugierig oder effizient. Diese Informationen sind natürlich editierbar, bevor man Sie in seinen Lebenslauf einfügt.

Verstehen Sie mich aber bitte nicht falsch: Es geht nicht darum, die Bewerbung im Allgemeinen und den Lebenslauf im Besonderen durch derlei grafische Elemente zu überfrachten. Grafiken verleihen – dezent eingesetzt – der Bewerbung die Würze und eine besondere Note. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.