Referenzen-Referenzschreiben-Tipps-Personaler
Ein qualifizierendes Arbeitszeugnis kann schon einiges über den Arbeitnehmer aussagen, aber es hat zwei Nachteile: Es muss laut §109 Absatz 2 der Gewerbeordnung unbedingt wohlwollend sein, und es steht dem Arbeitnehmer nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gesetzlich zu. Der Arbeitgeber muss ihm also ein schriftliches Zeugnis ausstellen. Eine Referenz dagegen ist freiwillig - und umso größer ihre Wirkung: Wer seiner Bewerbung ein bis maximal drei Referenzschreiben beifügen kann, beweist, dass ehemalige Vorgesetzte sogar bereit sind, proaktiv und positiv für ihn zu bürgen. Zusätzliches Plus: Im Gegensatz zum Zeugnis sind Referenzen nicht an das Ex-Unternehmen gebunden...

Empfehlungen oder Referenzen zum Lebenslauf

Aber was ist eine Referenz? Kurz gesagt handelt es sich dabei um ein maximal einseitiges Dokument (stets DIN A4), in dem der Aussteller (in der Regel eine ehemalige Führungskraft) die betreffende Person positiv bewertet und als Arbeitnehmer für eine bestimmte Aufgabe oder Position empfiehlt. Daher werden hierfür oft auch die Begriffe Empfehlungssschreiben oder Empfehlungsbrief verwendet. Es gibt jedoch einen kleinen Unterschied:

Unterschied: Empfehlungsschreiben versus Referenzschreiben

  • Während Empfehlungen meist an einen konkreten Empfänger gerichtet sind und den Schwerpunkt auf die Zukunft richten, den Arbeitnehmer also für eine bestimmte Stelle empfehlen,
  • legen Referenzen den Schwerpunkt auf die Vergangenheit und damit auf erworbene Qualifikation oder bislang ausgeübte Tätigkeiten, die den Arbeitgeber natürlich ebenfalls für die künftige Position qualifizieren. Ähnlich wie das Zeugnis richtet sich das Referenzschreiben zudem nicht an einen bestimmten oder namentlich genannten Adressaten, sondern ist allgemein gehalten.

Der Begriff selbst stammt übrigens vom lateinischen referre und bedeutet so viel wie "auf etwas zurückführen", "sich auf etwas beziehen", "berichten".

Trend zu Referenzen in der Bewerbung

Anschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnis bleiben natürlich die Herzstücke jeder Bewerbung. Doch obwohl derlei Fürsprecher-Schreiben vor allem im Angelsächsischen verbreitet sind, kommen sie auch in Deutschland zunehmend in Mode.

Das liegt vor allem an der Zunahme prekärer Arbeitsverhältnisse, der steigenden Projektarbeit und eben immer mehr Freiberuflern, die hierfür eingesetzt werden. Eben weil diese nicht fest angestellt sind, haben sie auch keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Um sich dennoch für künftige Jobs zu empfehlen, fragen viele daher nach einer Referenz.

Referenzen eignen sich aber auch für Berufsanfänger, die noch überhaupt kein Beschäftigungsverhältnis nachweisen können. Nachfragen können sie auch:

  • Praktikanten (von ihrem Betreuer im Praktikum)
  • Trainees (von ihrem Mentor oder Vorgesetzten)
  • Studenten (von ihrem Professor oder Dozenten)
  • Stipendiaten (von ihrem Professor oder Förderer)
  • Azubis (von ihrem Ausbilder)
  • Schüler (von ihrem Lehrer)
  • Ehrenamtler (von ihrer Organisation)

Die Referenz muss also nicht unbedingt von einer Person des letzten Arbeitgebers verfasst werden, sondern kann prinzipiell von jeder Person geschrieben werden, mit der man schon zusammengearbeitet hat und die sich lobend und wohlwollend für einen verbürgt.

PS: Experten vermuten, dass hierzulande bisher allenfalls jeder vierte Bewerber Referenzen angibt. Es ist damit auch (noch) eine Chance, sich positiv abzuheben und die Bewerbung aufzuwerten.

Tipp: Wer ist als Referenzgeber geeignet?

Idealerweise ist das jemand, der einigermaßen neutral ist und einen möglichst hohen beruflichen Status genießt. Umso besser wirkt die Fürsprache. Nicht zuletzt, weil sich der Referenzgeber in der Regel damit einverstanden erklärt, dass künftige Arbeitgeber sich bei ihm noch mal telefonisch erkundigen (ob denn das alles so stimmt).

Der Kollege vom Schreibtisch gegenüber ist also keine so gute Idee - so nett die Geste auch sein mag. Ebenso wenig eignen sich Bekannte, Verwandte, Freunde. Besser sind: Auftraggeber, Vorgesetzte, Personalchefs, Geschäftsführer. Faustregel: Der Referenzgeber sollte hierarchisch mindestens eine Position über der bewerteten Person stehen.

Referenzen Aufbau: Wie ist ein Referenzschreiben aufgebaut?

Grundsätzlich existiert für Referenzen kein genormter oder streng definierter Aufbau. Sie sollen ja auch den Charakter eines persönlichen Schreibens behalten, deswegen werden sie auch in der Ich-Form vom Aussteller verfasst. Dennoch gibt es ein paar Standard-Inhalte, die natürlich trotzdem enthalten sein sollten:

  • Briefkopf des Fürsprechers (Vorname, Nachname sowie Name und Unternehmen oder Organisation)
  • Direkte Telefonnummer (für etwaige Rückfragen kommt häufig vor!)
  • Datum
  • Betreff (Referenzschreiben für... – hier taucht der Bewerber namentlich auf)
  • Kurze Selbstvorstellung (Wer ist der Gutachter: ehemaliger Chef?)
  • Zeitraum in dem man zusammen gearbeitet hat
  • Qualifikationen (Beschreibung der konkreten Aufgaben und der angewendeten Fähigkeiten)
  • Erfolge (Welche bisherigen Leistungen sind besonders erwähnens- und lobenswert?)
  • Bewertung des Sozialverhaltens (Wie wird die Persönlichkeit eingeschätzt, die Softskills und die Eignung für eine avisierte Position?)
  • Seltener: Würdigung (verbunden mit einem positiven Wunsch für die Zukunft)
  • Unterschrift

Tipp: Wo wird die Referenz in der Bewerbung angegeben?

Hier stehen Ihnen zwei Optionen zur Auswahl:

  1. Im Anschreiben - und innerhalb der Anlagen.
  2. Im Lebenslauf - bei der jeweiligen beruflichen Position.

Erwähnen Sie die Person aber bitte nur namentlich, nicht mit deren Telefonnummer (zu aufdringlich!). Die steht nur auf dem Referenzschreiben selbst.

Manche Ratgeber empfehlen zusätzlich die Verwendung einer sogenannten Referenzliste, die auch auf einem gesonderten Blatt aufgeführt werden könne. Ich halte das für ungeeignet, weil es die Bewerbung unnötig aufbläht. Schreiben Sie lieber in der Anlagenliste:

Susanne Mustermann, Senior Managerin bei XY AG, bestätigt Ihnen gerne meine Qualifikation und Arbeitsweise.

Referenzen Muster: Kostenlose Beispiele zum Download

Je dosierter solche Empfehlungen erfolgen, desto überzeugender wirken sie. Das gilt nicht nur für die Anzahl der beigefügten Referenzen, sondern natürlich auch für das Ausmaß des Lobes im Schreiben selbst.

Wir haben für Sie daher zwei kostenlose Referenz Muster zum Inspirieren und Herunterladen hier bereit gestellt:

Musterbeispiel für das Referenzschreiben eines Ex-Chefs

Name des Referenzgebers
Anschrift
PLZ Wohnort
Telefonnummer

Datum

Referenzschreiben für XXX

Nach langjähriger und hervorragender Arbeit in unserem Unternehmen hat sich Herr/Frau XXX dazu entschlossen, neue berufliche Herausforderung zu suchen. Ein Schritt, den ich als sein bisheriger Chef einerseits sehr bedauere, aber Herrn/Frau XXX dennoch wärmstens weiterempfehlen kann.

In der Zeit von xx.xx.xxxx bis yy.yy.yyyy hat Herr/Frau XXX in der Position als YYY für mich gearbeitet und dabei seine Aufgaben stets zu meiner vollsten Zufriedenheit und mit großem Elan und viel Engagement bewältigt. Ich habe ihn/sie als selbstständig denkenden und verantwortungsvollen und immer zuverlässigen Kollegen/in kennen und schätzen gelernt.

Herr/Frau XXX genießt bis heute einen hervorragenden Ruf bei seinen Kollegen und Kunden - nicht zuletzt wegen seiner/ihrer zahlreichen konstruktiven Vorschläge zur Lösung damaliger Probleme.

Neben der einwandfreien fachlichen Qualifikation zeichnet sich Herr/Frau XXX durch Optimismus, Freundlichkeit und hohe Teamfähigkeit aus. Ich halte ihn/sie etwa für eine Position als ZZZ für bestens geeignet und empfehle ihn/sie jederzeit für eine Beschäftigung in diesem Bereich.

Falls Sie hierzu noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne für telefonische Rückfragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Referenzgeber

Beispiel eines Referenzschreiben für Ex-Praktikanten

Name des Referenzgebers
Anschrift
PLZ Wohnort
Telefonnummer

Datum

Referenzschreiben für XXX

Frau XXX hat bei uns in der Zeit vom xx.xx.xxxx bis yy.yy.yyyy ein Praktikum im Bereich ZZZ absolviert. In dieser Zeit war ich Ihr Betreuer und Vorgesetzter.

Von Beginn an zeichnet sich Frau XXX durch Ihr außerordentliches Engagement und hohe Sorgfalt aus. Sowohl fachlich als auch sozial brachte sie sich sofort in das Team ein, glänzte durch ein sehr hohes Maß an Eigeninitiative und Hilfsbereitschaft. Ebenso war sie gegenüber Anregungen und Kritik aufgeschlossen und zu jeder Zeit lernwillig.

Hinsichtlich der großen Bandbreite an Aufgaben, die Frau XXX übernahm und mit Bravour erledigte, fällt es mir schwer, eine davon herauszupicken. Besonders erwähnen möchte ich aber das Projekt "ABC", das sie selbst initiierte, organisierte und leitete. Dabei hat sie nicht nur in vorbildlicher Weise EEE geschafft, sondern auch FFF erreicht und damit einen wesentlichen Beitrag zu GGG geleistet.

Ich halte Frau XXX für eine hoch motivierte und zuverlässige Kollegin, die sich in meinen Augen besonders für eine Position als ZZZ qualifiziert hat. Ich kann sie uneingeschränkt für eine Beschäftigung in diesem Bereich empfehlen.

Falls Sie mich hierzu noch einmal telefonisch kontaktieren möchten, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Referenzgeber

Selbstverständlich können Sie sich beide Mustervorlage auch gerne kostenlos als Word-Dokument oder PDF herunterladen:

Word-Doc PDF-Dokument

Referenzmuster des Ex-Chefs

Word-Doc PDF-Dokument

Referenzmuster für Ex-Praktikanten

Wie Sie nach einer Referenz oder Empfehlung fragen

  1. Empfehlungsschreiben an der Universität

    An der Universität sind Professoren es gewohnt um Empfehlungsschreiben gebeten zu werden. Jedoch sollten Sie darauf achten, einen Professor auszuwählen, der Sie persönlich kennt und bei dem Sie einen guten Eindruck hinterlassen haben. Besonders gut eignet sich der Professor, der Ihre Abschlussarbeit betreut hat oder für den Sie als studentische Hilfskraft tätig waren.

    So fragen Sie den Professor:

    • Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt.

      Schreiben Sie eine E-Mail oder vereinbaren Sie einen Termin in der Sprechstunde. Eine Anfrage zwischen Tür und Angel macht keinen guten Eindruck.

    • Sagen Sie präzise, was Sie brauchen.

      Der Professor muss wissen, ob es um eine Einschätzung der persönlichen oder der fachlichen Eignung geht. Bei einem Stipendium für ein Forschungsvorhaben steht beispielsweise die fachliche Eignung des Kandidaten im Vordergrund.

    • Erläutern Sie Ihr Vorhaben.

      Erklären Sie dem Professor genau, was Sie machen möchten und warum Sie dieses Ziel anstreben. Das hilft dabei, das Empfehlungsschreiben auf Ihr Vorhaben auszurichten.

    • Liefern Sie alle notwendigen Unterlagen.

      Machen Sie es dem anderen so leicht wie möglich. Liefern Sie von sich aus alle notwendigen Unterlagen, wie eventuelle Vordrucke, Ihre Zeugnisse und Ihren Lebenslauf.

    • Planen Sie genügend Zeit ein.

      Professoren haben viel zu tun. Daher sollten Sie damit rechnen, dass Sie Ihr Empfehlungsschreiben nicht innerhalb von ein paar Tagen erhalten. Sprechen Sie ihn mindestens vier bis fünf Wochen vor dem Abgabetermin an.

    • Informieren Sie über formale Kriterien.

      Gelten bestimmte Richtlinien für das Schreiben, ist es an Ihnen, den Professor darüber zu informieren. Dazu zählt auch, in welcher Sprache Sie das Schreiben brauchen.

    Beispielformulierung

    Sehr geehrter Professor Mustermann,
    wie Sie sich bestimmt erinnern, haben Sie meine Bachelorarbeit über die internationalen Sanktionen gegen Simbabwe betreut. Nun möchte ich mich für den Master Friedens- und Konfliktforschung an der TU Darmstadt bewerben und wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir ein Empfehlungsschreiben ausstellen. Der Abgabetermin für die Bewerbung ist am xx.yy.zzzz. Die notwendigen Unterlagen bringe ich Ihnen gerne vorbei. Ich freue mich, wenn Sie die Zeit hätten, in einem persönlichen Gespräch nähere Details zu besprechen.

  2. Empfehlungsschreiben im Job

    Als Angestellter ist die Entscheidung, wen Sie fragen, von großer Bedeutung. Planen Sie einen Jobwechsel, wollen diesen aber noch nicht an die große Glocke hängen, können Sie nicht Ihren direkten Vorgesetzten fragen. Der würde den Braten sofort riechen.

    In diesem Fall sollten Sie einen ehemaligen Chef oder Leistungsträger aus anderen Abteilungen fragen. Vorsicht ist geboten, wenn Sie im eigenen Unternehmen fragen. Dies sollten Sie nur tun, wenn Sie absolutes Vertrauen zu der Person haben, die Sie fragen. Ansonsten sickert die Information höchstwahrscheinlich zum Chef durch.

    Wechselt Ihr Vorgesetzter, sollten Sie immer nach einer Referenz fragen. Es ist die optimale Gelegenheit, sich gute Leistungen bescheinigen zu lassen. Damit sichern Sie sich auch ab, falls es mit dem neuen Chef nicht klappt.

    So fragen Sie den (ehemaligen) Chef:

    • Fragen Sie persönlich.

      Geht es um eine Beförderung, vereinbaren Sie eine persönlichen Termin mit Ihrem Chef. Möchten Sie eine Referenz von einem ehemaligen Chef, melden Sie sich am besten telefonisch bei diesem. E-Mail geht auch. Aber alles, was schriftlich passiert, wird auch dokumentiert und könnte gegen Sie verwendet werden, wenn es in die falschen Hände gerät.

    • Bringen Sie gute Leistungen, bevor Sie fragen.

      Nur wer gute Leistung bringt, wird auch empfohlen. Halten Sie Beispiele bereit, die das belegen.

    • Begründen Sie in der Anfrage.

      Insbesondere, warum Sie für den künftigen Job geeignet sind. Damit geben Sie bereits eine grobe Richtung des Schreibens vor und erklären, wo Sie Ihre Stärken sehen.

    Beispielformulierung

    Lieber Herr Mustermann,
    nachdem ich nun fünf Jahre für dieses Unternehmen in der Marketingabteilung tätig bin, würde ich mich gerne weiterentwickeln und mich für die intern ausgeschriebene Stelle als Leiter der Abteilung XY bewerben. Sie haben in diesen fünf Jahren meinen Werdegang im Unternehmen begleitet und gefördert. Dafür möchte ich mich bedanken. Da Sie meine Fähigkeiten aber auch am besten einschätzen können, bitte ich Sie, mir für diesen Zweck ein Empfehlungsschreiben auszustellen...

  3. Empfehlungsschreiben als Freiberufler

    Als Freiberufler sollten Sie namenhafte Kunden der Branche auswählen sowie jene, die besonders zufrieden mit Ihrer Leistung sind:

    • Gehen Sie aktiv auf Ihre Kunden zu.

      Fragen Sie nach einem abgeschlossenen Projekt, ob der Kunde zufrieden mit Ihrer Arbeit war. Viele Kunden sind zwar zufrieden, vergessen dies aber zu äußern.

    • Halten Sie Lob schriftlich fest.

      Erhalten Sie Lob von Kundenseite, sollten Sie dieses unbedingt aufschreiben und nachfragen, ob Sie dieses verwenden dürfen.

    • Holen Sie sich ein schriftliches Einverständnis.

      Würden Sie gerne ein positives Statement Ihres Kunden auf Ihrer Website verwenden, brauchen Sie das schriftliche Einverständnis. Erläutern Sie, wofür Sie das Statement verwenden möchten und lassen Sie sich schriftlich bescheinigen, dass der Kunde mit der Nennung seines Namens und seiner Position einverstanden ist.

    • Bitten Sie um Firmenpapier.

      Sollten Sie eine schriftliche Referenz erhalten, bitten Sie darum, diese auf Firmenpapier ausstellen zu lassen. Das erhöht die Glaubwürdigkeit.

    Beispielformulierung

    Lieber Herr Mustermann,
    herzlichen Dank für die jahrelange gute Zusammenarbeit. In einem unserer Gespräche sagten Sie: "Unsere Zusammenarbeit war sehr angenehm. Wir haben uns gut betreut gefühlt und sind von der Qualität des Produkts begeistert." Es freut mich, dass Sie mit meiner Leistung zufrieden sind. Damit auch andere davon profitieren können, würde ich Sie gerne mit dieser Aussage namentlich auf meiner Website zitieren. Über Ihr Einverständnis hierfür würde ich mich freuen.

[Bildnachweis: racorn by Shutterstock.com]

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