Urlaubsvertretung planen: Ich bin dann mal weg
Auch wenn das Wetter sich noch nicht vollends danach aussieht, stehen die Sommerferien vor der Tür. Auch an den Arbeitsplätzen ist dies zu spüren, denn für immer mehr Kollegen rückt der lang ersehnte Urlaub in greifbare Nähe. Bevor Sie Ihren Schreibtisch aber für die nächsten Wochen räumen können, steht noch eine wichtige Aufgabe an: Sie müssen Ihre Urlaubsvertretung planen. Denn auch in Ihrer Abwesenheit geht das Geschäftsleben weiter. Kunden müssen betreut, Projekte abgeschlossen und Anträge bearbeitet werden. Die Organisation, wer diese Aufgaben während Ihres Urlaubs übernimmt, ist für den Ablauf unerlässlich. Nur so können Sie am letzten Arbeitstag vor dem Urlaub entspannt sagen Ich bin dann mal weg...

Urlaubsvertretung planen: Fehler haben unangenehme Konsequenzen

Arbeitnehmer haben einen berechtigten Anspruch auf Urlaub, der ihnen auch durch das Bundesurlaubsgesetz zugesichert ist. Doch gerade die Zeit davor stellt die Nerven vieler Beschäftigter noch einmal auf die Probe: Zunächst müssen Sie sich in der Urlaubsplanung mit Ihren Kollegen einigen: Wer fährt wann in den Urlaub? Wer geht einen Kompromiss ein, damit alle zufrieden sind? Nicht selten kommt es im Büro zu großen Diskussionen bei diesem Thema.

Sind am Ende alle (mehr oder weniger) zufrieden und haben ihren Urlaub eingetragen, steht gleich die nächste Baustelle an: Die Urlaubsvertretungen für alle Kollegen müssen geplant werden. Schließlich bedeutet Urlaub nicht, dass Kunden und Aufgaben ebenfalls zwei Wochen warten, bis Sie sich das nächste Mal melden. Um das absolute Chaos zu vermeiden und die im Büro verbliebenen Kollegen vor einem riesigen Berg an Zusatzaufgaben zu bewahren, ist eine gute Organisation erforderlich.

Bleibt diese aus oder werden bei der Planung der Urlaubsvertretung Fehler gemacht, können unnötige und vor allem unangenehme Konsequenzen auftreten:

  • Es bleiben viele Aufgaben unerledigt liegen. Dies ist die häufigste Vorgehensweise während der Urlaubszeit. Wenn die reduzierte Belegschaft es nicht schafft, alle anfallenden Aufgaben zu erledigen, werden zunächst die dringendsten Prioritäten abgearbeitet. Auf diese Weise kann bei Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub ein großer Berg an Aufgaben auf Sie warten. Nicht gerade ein entspannter erster Arbeitstag.
  • Die Kollegen leiden unter der Mehrarbeit. Wenn Sie nicht im Büro sind, bleiben Ihre Aufgaben logischerweise an den Kollegen hängen. Bei mangelhafter Vorbereitung und Organisation kann dies zu einer großen Belastung werden. Das lässt sich verhindern, indem Sie Ihre Urlaubsvertretung sorgfältig planen und sich vor Ihrem Abschied noch einmal vergewissern, dass für die Zeit Ihres Urlaubs an alles gedacht wurde.
  • Sie müssen aus dem Urlaub zurückkommen. Es ist die absolute Ausnahme, aber nicht vollkommen unmöglich. Aus wichtigen betrieblichen Gründen, beispielsweise wenn in einem kleinen Betrieb während Ihres Urlaubs mehrere Krankheitsfälle auftreten und der gesamte Betrieb zusammenzubrechen droht. Die Urlaubsvertretung bietet keine hunderprozentige Sicherheit, doch Sie hilft dabei, Aufgaben zu delegieren und die Krise abzuwenden.

Urlaubsvertretung planen: Diese Fragen müssen geklärt sein

Mila Supinskaya/shutterstock.comIm Urlaub wollen Sie sich entspannen, abschalten und für eine Zeit nicht an die Arbeit denken. Das ist Ihr gutes Recht und außerdem die beste Möglichkeit, um Stress abzubauen und nach dem Urlaub erholt und motiviert an den Arbeitsplatz zurückzukehren. Beste Voraussetzung, um in der freien Zeit nicht ständig mit den Gedanken in Richtung Büro abzuschweifen, ist das gute Gefühl, dass die Urlaubsvertretung in der Abwesenheit alles im Griff hat. Damit dabei alles glatt läuft und keine kurzfristigen Probleme auftreten, sollten Sie diese Fragen im Vorfeld beantwortet haben.

  1. Haben Sie eine gründliche Übergabe durchgeführt?

    Während Ihres Urlaubs ist ein Kollege für Ihre Aufgaben und Projekte verantwortlich. Dementsprechend ist eine Übergabe empfehlenswert, bevor Sie in den Urlaub abreisen. Führen Sie Ihre Vertretung dabei in alle wichtigen Aufgaben und Abläufe ein, die in Ihrer Urlaubszeit relevant sind. Welche Projekte laufen aktuell? Gibt es Informationen, die dafür benötigt werden? Kurz gesagt: Bringen Sie Ihre Urlaubsvertretung auf den Stand, auf dem auch Sie sind, wenn Sie den Urlaub antreten.

  2. Haben Sie Nachrichten zu Ihrer Abwesenheit hinterlassen?

    Sowohl Ihr E-Mail Postfach als auch Ihr Anrufbeantworter sollten Nachrichten zu Ihrer Abwesenheit enthalten. Diese sollte die wichtigsten Informationen enthalten: Wer ist Ihre Vertretung? Wie ist Ihre Vertretung zu erreichen? Wann sind Sie aus dem Urlaub zurück? Mit diesem Wissen steht es jedem frei, sich bei einem dringenden Anliegen an Ihre Vertretung zu wenden oder bis zu Ihrer Rückkehr zu warten. Die Abwesenheitsnotiz hat somit gleich zwei positive Effekte: Sie verhindert, dass dringende Anfragen unbeantwortet bleiben, sorgt aber gleichzeitig dafür, dass Kollegen nicht mit unwichtigen Nachrichten behelligt werden.

  3. Haben Sie alle wichtigen Unterlagen bereit gelegt?

    Für die Vertretung ist es eine Horrorvorstellung, das ganze Büro nach einer verflixten Kopie absuchen zu müssen, die einfach nicht auftauchen will. Damit nicht die Notwendigkeit aufkommt, Sie im Urlaub anzurufen, sollten Sie alle wichtigen Unterlagen an einem zentralen Ort bereit legen. Ein weiterer Vorteil dieses Systems: Die Vertretung weiß, wo alle wichtigen Unterlagen abzuheften sind. So müssen auch Sie bei Ihrer Rückkehr nicht mühsam alle Informationen suchen, die in den letzten Wochen zusammengekommen sind.

  4. Haben Sie einen Ansprechpartner genannt?

    Sollte es trotz guter Vorbereitungen zu Fragen oder Problemen kommen, ist eine Urlaubsvertretung leider oft auf sich allein gestellt. Die meisten Kollegen sind schließlich im Urlaub. In dieser Situation kann eine einfache Liste Abhilfe schaffen. Notieren Sie Namen und Kontaktmöglichkeiten der wichtigsten Ansprechpartner, an die auch Sie sich bei Schwierigkeiten wenden. Das kann zum Beispiel der Administrator eines Servers oder der Projektmanager sein, der die Organisation übernimmt.

  5. Haben Sie einen Plan B?

    Es ist zwar pessimistisch, doch wer wirklich alle Eventualitäten abdecken will, sollte auch daran denken: Sollte Ihre Vertretung krankheitsbedingt ausfallen, kann ein Plan B die Rettung sein. Eine Möglichkeit hierfür sind Kollegen, die im Notfall einspringen oder auch freie Mitarbeiter.

Wenn Sie an alles gedacht haben, wünschen wir Ihnen einen schönen und erholsamen Urlaub!

[Bildnachweis: lenetstan, Mila Supinskaya by Shutterstock.com]