Das Wichtigste in Kürze

Definition: Dienstreisen sind beruflich veranlasste Reisen außerhalb des üblichen Arbeitsortes. Die Distanz spielt hierfür keine Rolle.
Arbeitsrecht: Arbeitgeber dürfen Dienstreisen gemäß ihres Direktionsrechts nach § 106 GewO anordnen, sofern das durch den Arbeitsvertrag abgedeckt ist.
Arbeitszeit: Während der Reise erbrachte Arbeit (z.B. am Laptop im Zug) gilt als Arbeitszeit. Reisezeit, die Arbeitnehmer frei gestalten können, ist keine Arbeitszeit.
Kosten: Der Arbeitgeber muss die Reisekosten erstatten, wenn die Dienstreise angeordnet wurde. Dazu zählen Ausgaben für die Fahrt oder Unterkunft sowie Verpflegungspauschalen.
Vergütung: Für die Dauer der Dienstreise bekommen Arbeitnehmer weiterhin das reguläre Gehalt. Gehen die Reisezeiten über die Arbeitszeit hinaus, muss das gesondert vergütet werden.
Unfallversicherung: Arbeitnehmer sind Sie auf Dienstreisen gesetzlich unfallversichert. Es handelt sich um beruflich bedingte Wege, in denen die Unfallversicherung voll greift.

Für rund 33 % der Arbeitnehmer gehören Dienstreisen zum Berufsalltag. Meist handelt es sich um Tagesreisen im Inland ohne Übernachtung. Laut Statistik finden 90 % der beruflichen Reisen innerhalb Deutschlands statt. Unternehmen zahlen hierfür im Schnitt 120-130 Euro. Geht die Reise ins Ausland, steigen die Kosten auf durchschnittlich 450 Euro.

Was ist eine Dienstreise genau?

Eine Dienstreise (Synonym: Geschäftsreise) ist eine beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte. Wer auf Anweisung des Chefs für eine Aufgabe an einen anderen Arbeitsort fährt, unternimmt eine Dienstreise. Der Arbeitsort spielt dabei keine Rolle: Ob Sie für ein Treffen zum Kunden in eine andere Stadt fahren oder eine längere Konferenz in Übersee besuchen: Solange der Auftrag dazu vom Arbeitgeber kommt, liegt rechtlich eine Dienstreise vor.

Beispiele für typische Dienstreisen:

Verkaufsgespräche
Geschäftsessen
Treffen mit Lieferanten
Besuche anderer Firmenstandorte
Kontakt zu anderen Unternehmen
Messen & Kongresse
Seminare & Tagungen

Bei Lehrern und Kursleitern zählen Klassenfahrten und Exkursionen ebenfalls als Dienstreisen.

Wie lange darf eine Dienstreise dauern?

Für Dienstreisen gibt es zwar keine Mindest- oder Höchstdauer. Dauern diese jedoch länger als 3 Monate, gelten sie als „Entsendung“. Etwaige mit Reise verbundene Zulagen müssen dann voll versteuert werden.

Unterschied: Dienstreise, Dienstgang oder Versetzung?

Entscheidend für die Dienstreise Definition ist der vorübergehende Charakter: Betroffene kehren in absehbarer Zeit an ihren eigentlichen Arbeitsort zurück. Werden sie hingegen dauerhaft an neuer Stelle eingesetzt, handelt es sich um eine Versetzung. Als „Dienstgang“ werden wiederum berufliche Auswärtstätigkeiten mit besonders kurzen Strecken bezeichnet (z.B. innerhalb des gleichen Stadtteils).

Wann zählt die Dienstreise als Arbeitszeit?

Wenn Sie während der Dienstreise an einem anderen Ort arbeiten, muss dies als normale Arbeitszeit bezahlt werden. Beginnt ein berufliches Event z.B. morgens um 9 Uhr und endet um 17 Uhr, zählt der gesamte Zeitraum als reguläre Arbeitszeit. Haben Sie im Anschluss Feierabend und verbringen Sie den Abend im Hotel, gilt dies jedoch als unbezahlte Ruhezeit. Ob schon die Fahrzeit als Arbeitszeit gewertet wird, hängt von den genauen Umständen ab. Hierbei entscheiden drei Aspekte:

1. Dienstreise während der normalen Arbeitszeit

Findet die Dienstreise während der regulären Arbeitszeit eines Mitarbeiters statt, wird die Reisezeit als Arbeitszeit gewertet. Haben Sie etwa tägliche Arbeitszeiten zwischen 9 und 17 Uhr, fahren um 11 Uhr mit dem Auto los und kommen um 16 Uhr an, wird die Fahrzeit als Arbeitszeit betrachtet und bezahlt.

2. Dienstreise außerhalb der Arbeitszeit

Außerhalb der Arbeitszeit kommt es darauf an, ob Sie auf Weisung des Chefs während der Fahrt arbeiten oder nicht: Wer im Flieger oder im Zug sitzt und sich auf Anordnung des Chefs auf ein Meeting vorbereitet oder E-Mails beantwortet, arbeitet. Lesen Sie hingegen eine private Zeitung oder schlafen, gilt die Reisezeit als Ruhezeit.

3. Anordnung des Fortbewegungsmittels

Ob die Reisezeit zur Arbeitszeit zählt, kann zudem davon abhängen, welches Fortbewegungsmittel der Chef für die Dienstreise vorschreibt: Wenn Sie mit Zug oder Flugzeug anreisen und es keinen Arbeitsauftrag für die Reise gibt, ist dies Freizeit, weil Sie entspannen und sich die Zeit frei einteilen können. Müssen Sie hingegen mit dem Auto (z.B. Dienstwagen) anreisen und selbst fahren, ist dies Arbeitszeit. Schließlich können Sie nicht abschalten oder über die Zeit bestimmen. In einer Fahrgemeinschaft als Mitfahrer kann es sich wiederum um Freizeit handeln.

Wann beginnt und endet eine Dienstreise?

Eine Dienstreise beginnt mit der Abreise. Dabei ist es egal, ob Sie vom Arbeitsplatz aus starten oder von zu Hause losfahren. Sobald Sie sich auf den betrieblich veranlassten Weg machen, befinden Sie sich auf Dienstreise. Diese endet entsprechend mit der Rückkehr an den (typischerweise gleichen) Ort. Gleiches gilt, wenn Sie vom normalen Arbeitsort losfahren und nach der Geschäftsreise direkt in die eigene Wohnung fahren: Es spielt keine Rolle, wann Sie am Zielort ankommen oder sich dort wieder auf den Rückweg machen.

Gilt der Unfallschutz auf Dienstreisen?

Der gesetzliche Unfallschutz gilt grundsätzlich bei allen dienstlich veranlassten Wegen und Tätigkeiten. Wer sich bei einer Präsentation den Knöchel verstaucht, fällt unter den Versicherungsschutz. Stürzen Sie hingegen am Abend beim privaten Sightseeing, ist dies kein Arbeitsunfall. Hier springt die eigene Krankenversicherung ein.

Können Arbeitnehmer eine Dienstreise ablehnen?

Arbeitgeber können Mitarbeiter über das Direktionsrecht zu Dienstreisen verpflichten. In den meisten Fällen müssen Sie einer solchen Arbeitsanweisung nachkommen, wenn sie zulässig und zumutbar ist. Haben Sie nachvollziehbare und triftige Gründe, die gegen eine längere Dienstreise sprechen (z.B. Kinderbetreuung), sind Ausnahmen möglich. Hierbei empfehlen wir ein klärendes Gespräch mit dem Arbeitgeber. Gibt es hingegen eine Klausel im Arbeitsvertrag, dass Dienstreisen zu Ihren Aufgaben gehören, können Sie diese nicht ablehnen. Wer sich weigert, riskiert eine Abmahnung oder bei Wiederholung sogar die Kündigung.

Wer trägt die Kosten einer Dienstreise?

Ausgaben für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und sonstige Aufwendungen auf Dienstreisen werden vom Arbeitgeber erstattet. Entsprechende Regelungen finden sich im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung. Wenn der Arbeitgeber die Reisekosten steuerfrei erstattet, können sie diese aber nicht zusätzlich als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Um das Geld vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen, müssen Sie meist eine Reisekostenabrechnung erstellen. Hierfür gilt:

Sammeln Sie Quittungen und Belege

Nur so können Sie Ihre Ausgaben exakt nachweisen. Achten Sie auf korrekte Angaben. Spesenbetrug ist ein gern genutzter Kündigungsgrund!
Vorsicht bei Taxis

Diese sind bei Arbeitgebern unbeliebt und teurer als öffentliche Verkehrsmittel. Zusätzlich verkomplizieren unterschiedliche Steuersätze die Abrechnung – je nachdem, ob die Fahrt bis zu 50 Kilometer lang ist oder darüber hinausgeht.

Auch Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Telefonkosten oder Trinkgeld kann der Arbeitgeber übernehmen.

Verpflegungsmehraufwand auf der Dienstreise

Während einer Dienstreise müssen Sie sich verpflegen. Das ist in der Regel teurer als zu Hause. Abhängig davon, wie lange Sie unterwegs sind, stehen Ihnen unterschiedliche Beträge zu:

Verpflegungsmehraufwand in Deutschland

Reisezeit	Pauschale
Bis 8 Stunden	0 Euro
8-24 Stunden	14 Euro
Volle 24 Stunden	28 Euro
An- & Abreisetag	je 14 Euro

Wenn der Chef die Kosten für Mahlzeiten übernimmt, wird der Verpflegungsmehraufwand entsprechend gekürzt. Zahlt der Arbeitgeber das Frühstück, werden die Pauschalen um 20 % (5,60 Euro) reduziert. Bei Mittag- oder Abendessen reduzieren sich die Beträge um 40 % (11,20 Euro). Bei Dienstreisen ins Ausland gelten jedoch höhere Verpflegungspauschalen. Diese orientieren sich am Kostenniveau des jeweiligen Landes. Für einen Aufenthalt von mindestens 24 Stunden in Österreich steht Ihnen etwa ein Verpflegungsmehraufwand von 50 Euro zu.

Checkliste für den Arbeitsvertrag

Die teilweise unklaren Regelungen führen immer wieder zu Diskussionen und Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern und Arbeitgeber. Wenn absehbar ist, dass Sie beruflich und dienstlich viel reisen, sollte Ihr Arbeitsvertrag auf das Thema Dienstreise eingehen und wichtige Punkte explizit regeln:

Arbeitszeiten (Überstunden, Vergütung)
Spesen (Verkehrsmittel, Parken, Hotelauswahl, Einladungen)
Reiserabatte (Wer darf etwaige Bonusmeilen nutzen?)
Reiseversicherungen (Wer übernimmt die Kosten?)
Impfungen (Falls nötig, zahlt der Arbeitgeber?)

Übernachtung während der Dienstreise

Der Arbeitgeber darf vorgeben, welche Kosten für eine Unterkunft angemessen sind, und muss diese entsprechend bezahlen. Oft wird das Hotel für Mitarbeiter direkt gebucht – grundsätzlich haben Sie aber das Recht, sich Ihr Hotel selbst auszusuchen, wenn Sie die Vorgaben des Unternehmens einhalten. Wollen Sie selbst eine Unterkunft recherchieren und buchen, können Sie sich darum kümmern. Vorsicht gilt bei Resorts oder Spas: Hier können Unternehmen argumentieren, dass der Fokus nicht auf der Übernachtung, sondern auf Wellness liegt. Das kann zu Konflikten führen.

Vorsicht bei falschen Abrechnungen

Buchen Sie zu teure Unterkünfte, müssen Sie im Zweifel selbst dafür aufkommen. Noch drastischer sind die Konsequenzen bei Spesenbetrug. Beispiel: Ein Arbeitnehmer bucht ein Doppelzimmer und nimmt seine Ehefrau mit auf die Dienstreise – dem Arbeitgeber stellt er den erhöhten Betrag aber als Einzelzimmer in Rechnung. Ein solcher Betrug kann durchaus eine fristlose Kündigung rechtfertigen.

Tipps für die Dienstreise mit Kollegen

Eine Dienstreise mit den Kollegen kann das Team stärken – oder zum nervigen Horrortrip mutieren. Damit das nicht passiert, sollten Sie vor der Dienstreise gemeinsam klare Ziele, Erwartungen und Wünsche festlegen, um eine gemeinsame Richtung zu haben. Ebenso ist es wichtig, Verantwortlichkeiten eindeutig zu verteilen, damit Aufgaben wie Buchungen, Planung oder Kommunikation reibungslos ablaufen. Während der Reise können dann alle ihre Teamfähigkeit beweisen, indem sie einander unterstützen, Rücksicht nehmen und hilfsbereit auftreten. Gleichzeitig sollten bewusst Pausen eingeplant werden, da längere Reisen und Stress schnell zu Spannungen führen können und jeder mal Zeit für sich braucht. Abschließend empfiehlt sich eine konstruktive Nachbesprechung, um aus der Erfahrung zu lernen und zukünftige Dienstreisen zu verbessern.

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