Dienstreise: Ist Reisezeit gleich Arbeitszeit?

Wer zur Arbeit pendelt, der Jurist spricht dabei von Wegezeiten zwischen privater Wohnung und Büro, der arbeitet nicht. Folglich muss der Arbeitgeber dies auch nicht bezahlen, denn es ist Sache des Arbeitnehmers, wie er zu seinem Arbeitsplatz kommt. Bei einer Dienstreise wird die Frage aber deutlich schwieriger – zumal im Oktober 2018 das Bundesarbeitsgericht in einem Fall völlig neu entschieden hat. Was ist dann mit der Hin- und Rückfahrt: Zählen diese automatisch als Arbeitszeiten und sind daher mit dem Gehalt zu bezahlen und auf die tägliche Arbeitszeit von rund acht Stunden anzurechnen? Oder gilt dies als Freizeit? Gute Frage! Aber ganz schwierige Antwort, zumal noch weitere Entscheidungen in dieser Frage erwartet werden. Wir zeigen Ihnen, was Sie über Dienstreisen wissen müssen…

Dienstreise: Ist Reisezeit gleich Arbeitszeit?

Definition: Unterschied zwischen Geschäftsreise und Dienstreise

Dienstreise Arbeitszeit Dienstreise Definition Geschäftsreise Dienstreise Unterschied Definition Dienstreise SteuerrechtAls Dienstreise werden solche Reisetätigkeiten bezeichnet, die ein Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen außerhalb seiner normalen Arbeitsstätte vorübergehend tätigt.

Sobald er seine auswärtige Arbeit erledigt hat, kehrt er an den üblichen Arbeitsplatz zurück. Wer zwischen mehreren Arbeitsplätzen verkehrt, macht keine Dienstreise, die Fahrtkosten werden dennoch dafür erstattet. Fahrten am selben Wohn- beziehungsweise Arbeitsort werden als Dienstgänge bezeichnet, werden aber steuerlich wie Dienstreisen behandelt.

Als Dienstreisen zählen beispielsweise Fahrten zu…

  • Besprechungen mit Kunden
  • Lieferanten
  • Kollegen an anderen Firmenstandorten
  • Ausstellungen
  • Messen
  • Seminaren
  • Tagungen
  • Unternehmen
  • Veranstaltungen

Bei Lehrern und Kursleitern zählen auch Klassenfahrten und Exkursionen als Dienstreisen.

Es bestehen einige Verwirrungen bezüglich solcher Begriffe wie Dienstreise und Geschäftsreise, zumal sie synonym verwendet werden. Die Schwierigkeit liegt darin, dass Dienstreisen nicht im Gesetz geregelt sind – tatsächlich ist im Steuerrecht weder von Dienst- noch Geschäftsreisen die Rede, sondern seit 2008 von der „beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit“.

Nach Reiserecht handelt es sich bei Geschäftsreisen sogar um Individualreisen, das heißt, die Beförderung, der Aufenthalt und sonstige Reisebestandteile werden nach den Wünschen des Reisenden zusammengestellt und mit eigenen Mitteln bestritten. Dies trifft vor allem auf Selbständige zu.

Arbeit wird vergütet, Freizeit nicht

Bisher war das Arbeitszeitgesetz bei der Frage, ob eine Dienstreise als Arbeitszeit gilt oder nicht, recht arbeitgeberfreundlich.

In der Vergangenheit entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG) so, dass Reisezeit nur dann als Dienstreise anzusehen ist, wenn der Arbeitnehmer währenddessen arbeitet. Konkret: Wer im Flieger oder im Zug sitzt und sich auf Anordnung des Chefs auf ein Meeting vorbereitet, Akten durchforstet oder Mails beantwortet, arbeitet.

Liest er hingegen eine private Zeitschrift, isst oder döst, so gilt die Reisezeit als Ruhezeit. Eine Ruhezeit ist jener Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer nicht arbeiten muss. Also eben auch dann, wenn der Chef zwar die Nutzung solch öffentlicher Verkehrsmittel anordnet, nicht aber auch noch, welche Aufgaben während der Fahrt erledigt werden müssen.

Vergütet bekam daher nur, wer während der Reisezeit Aufgaben erledigen musste oder (ebenfalls auf Weisung des Chefs) im Falle der Anreise mit PKW selbst am Steuer saß. Für die Bei- und Mitfahrer hingegen galt, dass sie sich nicht auf den Verkehr konzentrieren müssen, demnach also „Freizeit“ oder zumindest Ruhezeit haben.

Wer mit dem eigenen Fahrzeug auf Dienstreise geht, bekommt außerdem meist noch die Fahrtkosten vom Arbeitgeber erstattet. Übernimmt er diese nicht, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, eine Fahrtkostenpauschale als Werbungskosten in der Steuererklärung anzugeben.

Dienstreise oder nicht: BAG entscheidet neu

Geschäftsreise Dienstreise Arbeitszeitgesetz Definition ArbeitsrechtIn einem Urteil vom 17. Oktober 2018 (5 AZR 553/17) hat das Bundesarbeitsgericht nun neu entschieden. Konkret ging es um einen technischen Mitarbeiter, der geklagt hatte, weil er seine Dienstreise als Arbeitszeit anerkannt haben wollte.

Der Arbeitgeber, ein Bauunternehmen, hatte ihn auf Dienstreise nach China geschickt und wollte nur jeweils die acht Stunden pro Tag vor Ort anerkennen. Das Bundesarbeitsgericht entschied anders:

Entsendet der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer vorübergehend ins Ausland, erfolgen die Reisen zur auswärtigen Arbeitsstelle und von dort zurück ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers und sind deshalb in der Regel wie Arbeit zu vergüten.

Allerdings – und das ist der Haken an der Sache – gilt dies für „die Reisezeit, die bei einem Flug in der Economy-Class anfällt“. Und genau das war hier nicht der Fall. Der Arbeitnehmer hatte statt eines Direktfluges in der Economy-Class einen Flug in der Business-Class buchen lassen.

Aufgrund eines Zwischenstopps bei diesem Flug verlängerte sich die Reisezeit deutlich. Derzeit wird noch geprüft, ob diese lange Reisezeit rechtens war. Experten gehen davon aus, dass das Urteil weitreichende Konsequenzen haben könnte:

  • Wenn künftig Reisen zu einer auswärtigen Stelle wie Arbeit zu vergüten seien, müsse dies auch für Dienstreisen im Inland gelten.
  • Unklar ist außerdem, inwieweit Dienstreisen aus arbeitsschutzrechtlicher Sicht noch erlaubt sind, wenn sie länger als elf Stunden dauern.

Eine endgültige Begründung wird erst gegen Ende des Jahres erwartet.

Gehalt: Muss der Arbeitgeber Reisezeiten bezahlen?

Nach bisherigen BAG-Entscheidungen sind Reisezeiten, die nicht als Arbeitszeit einzuordnen sind, zwar nicht vergütungspflichtig – für die dienstübliche Arbeitszeit schuldet der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter aber dennoch eine Vergütung nach den Grundsätzen des Annahmeverzugs.

Zukünftig wird der Arbeitgeber vermutlich auch dann bezahlen müssen, wenn die Reisezeiten über die dienstübliche Arbeitszeit hinausgehen. Nicht wenige Arbeitnehmer wird das freuen. Denn die bisherige Regelung, dass die Reisezeit einer Dienstreise als Freizeit einzustufen ist, wenn nicht gearbeitet wird, ist recht eng.

Manche Aufgaben lassen sich einfach nicht während der Reisezeit erledigen – selbst als Beifahrer im PKW gestaltet sich die Arbeit am Laptop zweifellos beschwerlicher als im Büro. Also hatte der Beifahrer automatisch „Freizeit“.

Aufgrund von Sicherheitsbestimmungen und erhöhtem Verkehrsaufkommen müssen Arbeitnehmer heutzutage noch früher für Flüge aufbrechen als eigentlich notwendig. Zeit, die sie auf den Straßen und in öffentlichen Verkehrsmitteln verbringen und die nach bisherigem Recht als Freizeit galt (sofern nicht gearbeitet wurde). Aber mal ehrlich: Wer verbringt seine Zeit schon gerne im Stau und mit Warten, wenn er die Wahl hat?

Wer kommt für die Kosten bei einer Dienstreise auf?

Was die Ausgaben für Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsaufwand und sonstige Aufwendungen anbelangt, so werden diese vom Arbeitgeber erstattet. Entsprechende Regelungen finden sich häufig im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung.

Wenn der Arbeitgeber die Reisekosten steuerfrei erstattet, können sie nicht noch zusätzlich als Werbungskosten in der Steuerklärung des Arbeitnehmers angegeben werden. Natürlich müssen Sie auch auf einer Dienstreise essen, bei der Anreise mit dem Zug oder Flugzeug sogar auf ein Taxi zurückgreifen.

Um das Geld vom Arbeitgeber zurückerstattet zu bekommen, müssen Sie eine Reisekostenabrechnung machen. Hier gilt:

  • Sammeln Sie Quittungen und Belege für alles. Nur so können Sie Ihre Ausgaben exakt nachweisen. Achten Sie auf korrekte Angaben.
  • Vorsicht bei Taxis. Die sind bei Arbeitgebern nicht gerne gesehen, da sie teurer als öffentliche Verkehrsmittel sind. Zusätzlich verkomplizieren unterschiedliche Steuersätze die Rechnung – je nachdem, ob die Fahrt bis zu 50 Kilometer lang ist oder darüber hinaus geht.

Auch Reisenebenkosten wie etwa Parkgebühren, Telefonkosten oder sogar Trinkgeld kann der Arbeitgeber übernehmen. Sehr viel eindeutiger geregelt ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand für Dienstreisen.

Hier gibt es verschiedene Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand, je nachdem, ob Sie eine Dienstreise im Inland oder ins Ausland unternehmen.

  • Inland

    Wer mehr als acht Stunden unterwegs ist, kann zwölf Euro geltend machen. Für den An- und Abreisetag wird der Verpflegungsmehraufwand pauschal auf zwölf Euro festgelegt. Dauert die Reise mindestens 24 Stunden, beträgt der Verpflegungsmehraufwand pauschal 24 Euro.

  • Ausland

    Hier hat das Bundesfinanzministerium im Herbst 2017 die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland (PDF) für 2018 bekanntgegeben. Diese variieren und orientieren sich an den allgemeinen Lebenshaltungskosten. In besonders teuren Ländern sind die Pauschbeträge demnach höher.

Checkliste für den Arbeitvertrag

Dienstreise Arbeitszeit Geschäftsreise Dienstreise UnterschiedWenn absehbar ist, dass Sie beruflich und dienstlich viel reisen, sollte Ihr Arbeitsvertrag folgende Punkte explizit regeln:

  • Arbeitszeiten (Überstunden, Vergütung)
  • Spesen (Verkehrsmittel, Parken, Hotelauswahl, Einladungen)
  • Reiserabatte (Wer darf etwaige Bonusmeilen nutzen?)
  • Reiseversicherungen (Wer übernimmt die Kosten?)
  • Impfungen (Falls nötig, zahlt der Arbeitgeber?)

Achten Sie bei Ihrem Arbeitsvertrag außerdem auf pauschale Formulierungen, ob Reisezeiten außerhalb der Arbeitszeit nicht zusätzlich vergütet werden. Solche Klauseln sind rechtlich anfechtbar, da es sich um eine unzulässige Benachteiligung handelt.

Arbeitsrechtliche Bestimmungen zu wichtigen Fragen

Zum Thema Dienstreisen tauchen immer wieder viele Fragen auf. Wir haben uns einige der wichtigsten herausgesucht und geben Antworten, die Sie kennen sollten, wenn auch bei Ihnen in Zukunft die ein oder andere Dienstreise ansteht.

  • Wann darf ich den Firmenwagen nutzen?

    Es erklärt sich von selbst, dass ein Firmenwagen für berufliche Zwecke genutzt werden kann. Doch wie sieht es im privaten Bereich aus? Hier kommt es darauf an, was zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter vereinbart wurde. Ist die private Nutzung des Fahrzeugs nicht eindeutig erlaubt, steht der Wagen Ihnen nur für den Beruf zur Verfügung. Wurde die private Nutzung gestattet, muss der Dienstwagen allerdings versteuert werden.

  • Wo darf ich übernachten?

    Fälschlicherweise wird oft angenommen, dass der Arbeitgeber festlegen darf, in welchem Hotel seine Mitarbeiter übernachten müssen. In Wahrheit kann das Unternehmen nur bedingt Einfluss nehmen, indem es vorgibt, welche Kosten für die Unterkunft angemessen sind. Hält der Mitarbeiter sich an diese Vorgaben, kann er auch selbst ein Hotel aussuchen.

    Übertreibt er es jedoch, muss er für den Schaden aufkommen. Deutlich schärfere Konsequenzen hat ein Spesenbetrug: Ein Arbeitnehmer, der bewusst falsch abrechnet – etwa seine Frau auf die Dienstreise mitnimmt – und dann den erhöhten Betrag fürs Doppelzimmer vom Hotel als Einzelzimmer dem Arbeitgeber in Rechnung stellt. Das kann im schlimmsten Fall zur Kündigung führen.

  • Was gilt für Außendienstler?

    Für Außendienstler gehört das ständige Reisen und Fahren zur täglichen Arbeit dazu. Dementsprechend besteht auch Anspruch auf eine Vergütung, da – wie oben erläutert – die Reisezeit als Arbeitszeit einzustufen ist.

  • Darf ich auf Dienstreisen auch privat etwas unternehmen?

    Wer eine längere Dienstreise antritt, möchte sich den Aufenthalt natürlich ein wenig verschönern. Dies ist natürlich erlaubt, solange die Arbeit nicht darunter leidet. Bezahlen muss das der Arbeitnehmer allerdings alleine, da es sich nicht um Arbeitszeit handelt, sondern um privates Vergnügen.

  • Was darf ich mit meinen Bonusmeilen machen?

    Mitarbeiter in großen internationalen Unternehmen sammeln oft viele Bonusmeilen an. Leider dürfen diese nicht einfach privat für den nächsten Urlaub genutzt werden. Solange keine explizite Erlaubnis des Arbeitgebers vorliegen, gehören die Bonusmeilen dem Unternehmen, auch wenn der Arbeitnehmer nicht darüber informiert wurde (§ 667 2. Alt. BGB).

    Zwar halten viele Fluggesellschaften mittlerweile in ihren AGB fest, dass die Bonusmeilen nicht übertragbar seien, aber auch das hat keinen Einfluss darauf, dass der Arbeitgeber der eigentliche Inhaber ist. Er kann verlangen, dass die Bonusmeilen ausschließlich für Dienstreisen verwendet werden (Urteil vom Landesarbeitsgericht Hamm, AZ: 14 Sa 496/05 und BAG , Az. 9 AZR 500/05).

    Ein strittiger Punkt ist die Frage nach dem Nachweis, wieviele Bonusmeilen angesammelt sein mögen: Denn die laufen über ein privates Konto des Arbeitnehmers und ohne Herausgabe des Kontostands oder der PIN kann ein Arbeitgeber die genaue Summe nicht nachvollziehen. Arbeitgebern wird daher empfohlen, für klare Verhältnisse zu sorgen, denn die Bonusmeilen sind ein geldwerter Vorteil. Sie eignen sich somit in Gehaltsverhandlungen mit dem Mitarbeiter, wenn eine Gehaltserhöhung beispielsweise aus betrieblichen Gründen nicht möglich ist.

    Allerdings kann das Thema Bonusmeilen für den Arbeitnehmer auch kritisch werden: Wenn es die Regel gibt, dass sie nur für Dienstreisen verbraucht werden dürfen und der Arbeitnehmer sie dennoch privat aufgebraucht hat, kann das zur Abmahnung oder schlimmstenfalls sogar Kündigung führen.

  • Gilt der Unfallschutz auf Dienstreisen?

    Für den gesetzlichen Unfallschutz gilt, dass er lediglich bei dienstlich veranlassten Wegen und Tätigkeiten gilt. Das heißt: Wer bei einer Präsentation unglücklich auftritt und sich den Knöchel verstaucht, fällt unter den gesetzlichen Unfallschutz.

    Allerdings gibt es auf jeder Dienstreise auch Ruhezeiten und Freizeit: Die Zeit nach der Arbeit, etwa wenn Sie schlafen oder abends am Ort noch privat ein Feierabendbier trinken gehen.

    Und hier gilt dasselbe wie zuhause auch: Wer morgens im Hotelbad vor der Arbeit ausrutscht oder nach Feierabend auf dem Weg zur Kneipe stürzt, hat keinen Arbeitsunfall, sondern einen normalen Unfall, der über die eigene Krankenversicherung abgedeckt ist.

[Bildnachweis: gyn9037, Matej Kastelic by Shutterstock.com]

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23. Oktober 2018 Autor: Anja Rassek

Anja Rassek studierte u.a. Germanistik an der Westfälischen Wilhelms-Universität in Münster. Sie arbeitete danach beim Bürgerfunk und einem Münsteraner Verlag. Bei der Karrierebibel widmet sie sich Themen rund ums Büro, den Joballtag und das Studium.

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