Antwort auf Einladung zum Vorstellungsgespräch: Tipps!

Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten: Und jetzt?

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist schon mal ein gutes Zeichen. Die Dauer des Termins und Anwesende geben Ihnen erste Hinweise darauf, ob es sich um ein strukturiertes Interview oder Assessment Center handelt.

Wie Sie auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten, hängt davon ab, ob Sie den Termin bestätigen, verschieben oder absagen möchten. Für alle drei Fälle finden Sie im Folgenden bewährte Tipps sowie eine professionelle Musterantwort…

Die wichtigsten Regeln für eine professionelle Antwort:

• Zeitnah antworten

  Antworten Sie möglichst zügig – möglichst innerhalb von 48 Stunden. Die schnelle Rückmeldung unterstreicht Ihr Interesse.

• Dankbar und respektvoll bleiben

  Egal ob Sie den Termin bestätigen, verschieben oder absagen: Bedanken Sie sich für die Einladung und bleiben Sie stets freundlich im Ton.

• Nachfragen bei Unklarheiten

  Fehlen Informationen oder haben Sie Fragen, kontaktieren Sie umgehend den genannten Ansprechpartner. Das unterstreicht ebenfalls Ihr Interesse und macht einen professionellen Eindruck.

Als Grundregel können Sie sich merken: Antworten Sie auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch auf dem selben Weg, wie Sie diese erhalten haben – also per E-Mail oder Telefon. Beides ist erlaubt.

Sogenanntes Job Ghosting – sich also gar nicht melden – ist dagegen tabu und senkt die Bewerbungschancen dramatisch.

Terminbestätigung: Wie geht es richtig?

Die schriftliche Terminbestätigung und Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist heute Standard. Sie können Ihre Antwort so sorgfältig formulieren und sicherstellen, dass du alle notwendigen Informationen enthalten sind. Achten Sie dabei unbedingt auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik sowie eine aussagekräftige Betreffzeile (z.B. „Terminbestätigung Vorstellungsgespräch“).

Wenn Sie den Termin und das Vorstellungsgespräch bestätigen wollen, sollte Ihre Antwort zwei Botschaften enthalten:

1. Begeisterung

   Bedanken Sie sich herzlich für die Einladung und sagen Sie, dass Sie sich darüber sehr freuen. Die Begeisterung unterstreicht Ihre Motivation und das bestehende Interesse.

2. Bestätigung

   Bestätigen Sie den Termin – und zwar explizit! Formulieren Sie hierzu eine konkrete Zusage, dass Sie zum angegebenen Zeitpunkt und Ort zum Gespräch kommen werden.

Überdies sollte Ihre Antwort stets folgende Elemente enthalten:

• Korrekte Anrede
  Immer besser persönlich, „Sehr geehrte Damen und Herren“ nur in Ausnahmen. Wurden Sie in der Einladung geduzt, dürfen Sie auch in DU-Form antworten. Wer das SIE bevorzugt, macht damit aber nichts falsch.
• Dank
  Bedanken Sie sich direkt im ersten Satz für die Einladung und freuen Sie sich auf das gegenseitige Kennenlernen.
• Bestätigung
  Wiederholen Sie nochmal den Termin aus der Einladung und bestätigen Sie, dass dann vor Ort zum Vorstellungsgespräch erscheinen werden.
• Grußformel
  Beenden Sie Ihre Terminbestätigung formell mit einer korrekten Grußformel. Üblich sind: „Mit freundlichen Grüßen“ oder neutraler „Herzliche Grüße“ bzw. „Viele Grüße„. Die Formel „Liebe Grüße“ empfehlen wir nicht – zu persönlich!

Achtung: Wenn Sie Ihre Antwort mit Outlook versenden, verlangen Sie keine automatische Lesebestätigung. Das könnte zu distanzlos und aufdringlich wirken.

Vorstellungsgespräch bestätigen: Muster & Beispiel

Bei der Bestätigung per E-Mail fassen Sie sich bitte kurz. Der folgende Mustertext reicht dazu völlig aus:

Sehr geehrte(r) Frau/Herr __,

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Gerne nehme ich diesen Termin am (Datum) um (Uhrzeit) wahr. Ich freue mich schon sehr auf ein persönliches Kennenlernen! Bis dahin verbleibe ich

mit freundlichen Grüßen
Name + Signatur

Tipp: Falls Sie noch Fragen zum Vorstellungsgespräch haben – zum Beispiel zur Dauer oder was Sie mitbringen sollen –, stellen Sie diese unbedingt mit der Terminbestätigung zusammen!

Terminverschiebung: Wie geht es richtig?

Manchmal passen die Terminvorschläge nicht. Den Termin zu verschieben, ist daher legitim und keinesfalls unüblich. Also keine Sorge! Gute Gründe sind zum Beispiel ein lange geplanter und schon gebuchter Urlaub, Geschäftstermine, private Verpflichtungen (Hochzeit, Taufe, Klausur, etc.).

Tabu ist hingegen, den Termin wegen privater Banalitäten wie einer Geburtstagsfeier, dem Treffen mit dem Fitnesstrainer oder wegen eines anderen Bewerbungsgesprächs zu verschieben. Das verrät, wo Ihre Prioritäten liegen – und zwar nicht beim neuen Job!

Der schlechteste Grund ist, gar keinen Grund zu nennen: „Tut mir leid, an dem Tag bin ich verhindert.“ – Das ist kein Grund, sondern eine Ausrede. Und die kommt nie gut an oder führt sogar zu einer Absage.

Immer Alternativtermine nennen!

Wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben, sollten Sie daher immer 2-3 Alternativtermine anbieten. Das wirkt lösungsorientiert. Die Terminverschiebung sollten Sie nach folgendem Muster aufbauen:

1. Dank und Freude für die Einladung
2. Bedauern über den Termin
3. Bitte um Alternativtermin
4. 2-3 neue Gesprächstermine vorschlagen

Vorstellungstermin verschieben: Muster & Beispiel

Sehr geehrte(r) Frau/Herr __,

herzlichen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Darüber habe ich mich sehr gefreut – nicht zuletzt, weil ich an der Position sehr interessiert bin!

Leider habe ich am vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um 00 Uhr schon eine wichtige private Verpflichtung (Hochzeit meines besten Freundes, ich bin Trauzeuge). Daher müssen wir bitte einen anderen Termin finden. Als Alternative kann ich Ihnen vorschlagen:

Montag, den TT.MM.JJJJ um 15 Uhr
Mittwoch, den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr
Donnerstag, den TT.MM.JJJJ um 17 Uhr

Ich hoffe, einer der genannten Termine kommt für Sie infrage. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und unser persönliches Kennenlernen!

Mit freundlichen Grüßen
Name + Signatur

Terminabsage: Wie geht es richtig?

Auch das kommt vor: Vielleicht haben Sie inzwischen ein besseres Jobangebot erhalten. Oder Sie wollen aus privaten Gründen wegziehen. Kurz: Sie wollen den Job nicht mehr und möchten das Vorstellungsgespräch absagen.

In dem Fall bleiben Sie unbedingt höflich, aber reden Sie Klartext! Je kurzfristiger die Absage, desto besser sagen Sie am Telefon ab. So können Sie sicher sein, dass die Botschaft richtig und rechtzeitig ankommt. Idealerweise nach dem Muster: Absage – Entschuldigung mit Begründung – Dank und Abschiedsgruß.

Vorstellungsgespräch absagen: Muster & Beispiel

Sehr geehrte(r) Frau/Herr __,

vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider muss ich Ihnen aber absagen und werde den Termin nicht wahrnehmen. Für die entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
Name + Signatur

Telefonisch auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten

Vor allem, wenn Sie noch Fragen zum Ablauf, der Dauer oder den Inhalten des Bewerbungsgesprächs haben, empfehlen wir, die Einladung zum Vorstellungsgespräch per Telefon zu beantworten. Im persönlichen Gespräch gewinnen Sie nicht nur bessere Informationen, sondern hinterlassen auch gleich einen – hoffentlich positiven – ersten Eindruck.

Wenn Sie also in der Personalabteilung anrufen, ist es wichtig, dass Sie sich auf das Telefongespräch genauso vorbereiten wie auf ein mögliches Jobinterview. Es könnten gleich erste Fragen kommen! Ist der oder die Personalerin gerade nicht erreichbar, dürfen Sie ebenfalls um einen Rückruf bitten.

Tipps für das Telefonat – Mustertext

Schauen Sie sich vorab noch einmal die Einladung und Ihre Bewerbungsunterlagen an. Für das (kurze) Telefonat empfehlen wir folgenden Aufbau:

• Begrüßung

  „Hallo, mein Name ist Bea Beispiel.“

• Dank & Begründung

  „Ich rufe an, weil ich von Ihnen eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten habe. Darüber habe ich mich sehr gefreut und bedanke mich ganz herzlich.“

• Bestätigung & Fragen

  „Gleichzeitig möchte ich den Termin am (Datum) um (Uhrzeit) bestätigen. Ich habe allerdings noch ein paar Fragen: Können Sie schon sagen, wie lange das Gespräch dauern und wer anwesend sein wird?“

• Abschluss

  „Vielen Dank für das freundliche Telefonat. Ich freue mich auf das Gespräch und unser persönliches Kennenlernen. Auf Wiederhören.“

Tipp: Machen Sie sich während des Telefonats unbedingt Notizen und schreiben Sie sich die Infos zum Ablauf bzw. die Namen der Anwesenden auf. Dann können Sie diese später im Termin gleich mit Namen begrüßen.

Was kommt nach der Einladung?

Nachdem der Termin gefunden und bestätigt ist, sollten Sie das Vorstellungsgespräch gründlich vorbereiten – in allen fünf Gesprächsphasen.

Mit der professionellen und zeitnahen Antwort auf die Einladung heben Sie sich auf jeden Fall schon einmal positiv von der Masse ab und geben Ihrer Bewerbung eine persönliche Note. Egal, welche Antwort Sie geben: Achten Sie darauf, diese stets höflich und gut durchdacht zu formulieren! Ihre Professionalität dabei erhöht nachweislich die Chancen auf den Job und ist heute leider nicht mehr selbstverständlich.

Wir wünschen Ihnen schon jetzt: Viel Erfolg im Vorstellungsgespräch!

Häufig gestellte Fragen

Was andere dazu gelesen haben

• 6 Arten des Vorstellungsgesprächs
• 25 häufige Bewerbungsfragen + clevere Antworten
• Jobinterview Checkliste: Perfekt vorbereitet (PDF)