Antwort auf Einladung zum Vorstellungsgespräch: 3 Muster

Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten: Und jetzt?

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist schon mal ein gutes Zeichen. Die Dauer des Termins und Anwesende geben Ihnen erste Hinweise darauf, ob es sich um ein strukturiertes Interview oder Assessment Center handelt. Ein typisches Interview dauert 30-45 Minuten, Assessment-Center auch schon mal mehrere Stunden oder einen ganzen Tag.

Wie Sie auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten, hängt davon ab, ob Sie den Termin bestätigen, verschieben oder absagen möchten. Für alle drei Fälle finden Sie im Folgenden bewährte Muster und Tipps sowie eine professionelle Antwort-Mail.

Die wichtigsten Regeln für eine professionelle Antwort:

• Zeitnah antworten

  Antworten Sie möglichst zügig – möglichst innerhalb von 24-48 Stunden. Die schnelle Rückmeldung unterstreicht Ihr Interesse.

• Dankbarkeit zeigen

  Egal, ob Sie den Termin bestätigen, verschieben oder absagen: Bedanken Sie sich für die Einladung und bleiben Sie stets freundlich und höflich im Ton. Das gilt erst recht bei Absagen.

• Nachfragen bei Unklarheiten

  Fehlen Informationen oder haben Sie Fragen, kontaktieren Sie umgehend den genannten Ansprechpartner. Das unterstreicht ebenfalls Ihr Interesse und macht einen professionellen Eindruck.

• Kontaktdaten bestätigen

  Falls es doch noch auf Seiten des Unternehmens zu einer Terminverschiebung kommt oder es Rückfragen gibt, empfehlen viele Experten zusätzlich noch Kontaktdaten und -zeiten zu nennen, wann und wie man Sie erreichen kann. Dafür eignet sich vor allem die Signatur ganz unten in der E-Mail.

• Interesse bekräftigen

  Schließen Sie Ihre E-Mail mit einem möglichst freundlichen und freudigen Satz ab, in dem Sie nochmal Ihr Interesse an der Position und die Vorfreude bekräftigen, etwa: „Ich freue mich sehr auf unser Gespräch und danke für die Einladung zum Kennenlernen“.

Als Grundregel können Sie sich merken: Antworten Sie auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch auf dem selben Weg, wie Sie diese erhalten haben – also per E-Mail oder Telefon. Beides ist erlaubt. Bei einer E-Mail reicht es meist, einfach auf den Antworten-Button zu klicken.

Sogenanntes Job Ghosting – sich also gar nicht zu melden – ist dagegen tabu und senkt die Bewerbungschancen dramatisch.

Einladung zum Vorstellungsgespräch bestätigen – Muster

Die schriftliche Terminbestätigung und Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch per E-Mail ist heute Standard. Hierbei können Sie Ihre Antwort sorgfältig vorformulieren und sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind. Achten Sie dabei unbedingt auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik sowie eine aussagekräftige Betreffzeile (z.B. „Terminbestätigung zum Vorstellungsgespräch“).

Wenn Sie den Termin und das Vorstellungsgespräch bestätigen wollen, sollte Ihre Antwort zwei Botschaften enthalten:

1. Begeisterung

   Bedanken Sie sich herzlich für die Einladung und sagen Sie, dass Sie sich darüber sehr freuen. Die Begeisterung unterstreicht Ihre Motivation und das bestehende Interesse. Beispiel: „Ich freue mich sehr über Ihre Einladung und das Interesse an meiner Bewerbung.“

2. Bestätigung

   Bestätigen Sie den Termin – und zwar explizit! Formulieren Sie hierzu eine konkrete Zusage, dass Sie zum angegebenen Zeitpunkt und Ort zum Gespräch kommen werden. Beispiel: „Gerne bestätige ich den Termin am [Datum] um [Uhrzeit].“

Worauf kommt es bei der Terminbestätigung an?

Wenn Sie auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten, sollte Ihre Mail stets folgende Elemente und Bausteine enthalten:

• Zeitnah antworten

  Sobald Sie die Einladung erhalten haben, tickt die Uhr: Idealerweise antworten Sie innerhalb von 24-48 Stunden auf die Offerte. Eine schnelle Rückmeldung beweist Engagement und Interesse.

• Persönliche Anrede

  Schreiben Sie die einladende Person immer persönlich an. Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ sollten Sie nur in Ausnahmen verwenden. Wurden Sie in der Einladung geduzt, dürfen Sie auch in DU-Form antworten. Wer das SIE bevorzugt, macht damit aber nichts falsch.

• Dank für die Einladung

  Bedanken Sie sich direkt im ersten Satz für die Einladung zum Vorstellungsgespräch und freuen Sie sich auf das gegenseitige Kennenlernen.

• Bestätigung des Termins

  Wiederholen Sie nochmal den Termin aus der Einladung und bestätigen Sie, dass Sie genau dann vor Ort zum Vorstellungsgespräch erscheinen werden.

• Kontaktdaten und Rückfragen

  Bestätigen Sie in Ihrer Nachricht zusätzlich, wann und welchen Kontaktdaten Sie zur Verfügung stehen, falls das Unternehmen den Termin verschieben muss. Auch 1-2 Rückfragen sind an dieser Stelle erlaubt.

• Grußformel

  Beenden Sie die Terminbestätigung formell mit einer korrekten Grußformel. Üblich sind: „Mit freundlichen Grüßen“ oder neutraler „Herzliche Grüße“ bzw. „Viele Grüße„. Die Formel „Liebe Grüße“ empfehlen wir nicht – zu persönlich!

Achtung: Wenn Sie Ihre Antwort mit Outlook versenden, verlangen Sie keine automatische Lesebestätigung. Das könnte zu distanzlos und aufdringlich wirken.

Aufbau der Antwort

Bei der Bestätigung per E-Mail fassen Sie sich bitte kurz. Für den folgenden Musteraufbau reichen in der Regel 3-4 Zeilen völlig aus:

1. Persönliche Anrede
2. Dank für die Einladung
3. Terminbestätigung
4. Kontaktdaten und Rückfragen
5. Grußformel und Signatur

Muster: Bestätigung der Einladung zum Vorstellungsgespräch

• Bestätigung des Vorstellungsgesprächs am TT.MM.JJJJ

  Sehr geehrte Frau Beispiel,

  vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Gerne nehme ich diesen Termin am TT.MM.JJJJ um [Uhrzeit] wahr. Falls sich noch etwas ändern sollte bin ich unter der Telefonnummer 0123 4567890 und per E-Mail ab 18 Uhr erreichbar. Ich freue mich schon sehr auf ein persönliches Kennenlernen und verbleibe bis dahin

  mit freundlichen Grüßen
  Signatur

Falls Sie noch Fragen zum Vorstellungsgespräch haben – zum Beispiel zur Dauer oder was Sie mitbringen sollen –, stellen Sie diese Fragen unbedingt zusammen mit der Terminbestätigung. Zwei unterschiedliche Mails hintereinander, könnten chaotisch wirken oder nerven.

Einladung zum Vorstellungsgespräch verschieben – Muster

Manchmal passen die Terminvorschläge nicht. Den Termin zu verschieben, ist daher legitim und keinesfalls unüblich. Also keine Sorge! Gute Gründe sind zum Beispiel ein lange geplanter und schon gebuchter Urlaub, Geschäftstermine, private Verpflichtungen (Hochzeit, Beerdigung, Taufe, Klausur, etc.).

Tabu ist hingegen, den Termin wegen privater Banalitäten wie einer Geburtstagsfeier, dem Treffen mit dem Fitnesstrainer oder wegen eines anderen Bewerbungsgesprächs zu verschieben. Das verrät, wo Ihre Prioritäten liegen – und zwar nicht beim neuen Job!

Der schlechteste Grund ist, gar keinen Grund zu nennen: „Tut mir leid, an dem Tag bin ich verhindert.“ – Das ist kein Grund, sondern eine Ausrede. Und die kommt nie gut an oder führt sogar zu einer Absage.

In der Antwort immer Alternativtermine nennen!

Wenn Sie in Ihrer Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch den Termin verschieben möchten, sollten Sie immer 2-3 Alternativtermine anbieten. Das wirkt lösungsorientiert. Empfohlen werden Terminvorschläge für das Vorstellungsgespräch zwischen 9 und 16 Uhr – und außerhalb der Mittagspause.

Die Terminverschiebung sollten Sie nach folgendem Muster aufbauen:

1. Persönliche Anrede
2. Dank und Freude für die Einladung
3. Bedauern über den Termin
4. Bitte um Alternativtermin
5. 2-3 neue Gesprächstermine vorschlagen
6. Grußformel und Signatur

Achten Sie allerdings darauf, dass der Alternativtermin nicht zu weit in der Zukunft liegt. Das könnte wieder Desinteresse signalisieren oder dass Sie vorher erst noch andere Gespräche führen wollen und dieser Arbeitgeber nur zweite Wahl ist.

Vorstellungstermin verschieben: Muster & Beispiel

• Anfrage zur Verschiebung des Vorstellungsgesprächs

  Sehr geehrte Herr Muster,

  herzlichen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Darüber habe ich mich sehr gefreut – nicht zuletzt, weil ich an der Position sehr interessiert bin!

  Leider habe ich am vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um 00 Uhr schon eine wichtige private Verpflichtung (Hochzeit meines besten Freundes, ich bin Trauzeuge). Daher müssen wir bitte einen anderen Termin finden. Als Alternative kann ich Ihnen vorschlagen:

  Montag, den TT.MM.JJJJ um 15 Uhr
  Mittwoch, den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr
  Donnerstag, den TT.MM.JJJJ um 11 Uhr

  Ich hoffe, einer der genannten Termine kommt für Sie infrage. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und unser persönliches Kennenlernen!

  Mit freundlichen Grüßen
  Signatur

Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen – Muster

Auch das kommt vor: Vielleicht haben Sie inzwischen ein besseres Jobangebot erhalten. Oder Sie wollen aus privaten Gründen wegziehen. Kurz: Sie wollen den Job nicht mehr und möchten das Vorstellungsgespräch absagen.

In dem Fall bleiben Sie unbedingt höflich, aber reden Sie Klartext! Je kurzfristiger die Absage, desto besser sagen Sie am Telefon ab. So können Sie sicher sein, dass die Botschaft richtig und rechtzeitig ankommt. Idealerweise nach dem Muster: Absage – Entschuldigung mit Begründung – Dank und Abschiedsgruß.

Wie formuliere ich eine Absage höflich?

Wenn Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch absagen, kommt es ganz besonders auf die sachliche Form und empfundene Höflichkeit an. Achten Sie bei Ihrer Formulierung auf folgende Inhalte:

• Dankbarkeit zeigen

  Auch wenn Sie den Job nicht mehr wollen und die Einladung ablehnen, sollten Sie sich grundsätzlich dafür bedanken. Auch das Unternehmen hat sich Mühe gemacht. Signalisieren Sie also Ihre Wertschätzung dafür.

• Präzise formulieren

  Ihre Nachricht sollte klar und eindeutig sein: Sie sagen ab, sind raus. Punkt. Wer mag, kann einen Grund für die Absage angeben. Eine Erklärung ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Die eigentliche Absage-Botschaft reicht in den meisten Fällen aus.

• Zeitnah absagen

  Schon aus Fairnessgründen anderen Bewerbern gegenüber sollten Sie sofort absagen, sobald Ihre Entscheidung steht. So bekommen andere die Chance auf den Job und Sie selbst bleiben professionell. Wer weiß: Vielleicht wollen Sie sich hier doch nochmal bewerben. Dann ist es gut, dass Sie einen respektvollen Eindruck hinterlassen.

Muster: Vorstellungsgespräch absagen

• Absage des Vorstellungsgesprächs am TT.MM.JJJJ

  Sehr geehrte Frau Beispiel,

  vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Ich weiß Ihre Zeit und das Interesse sehr zu schätzen. Leider muss ich Ihnen aber absagen und werde den Termin nicht wahrnehmen, da ich mich inzwischen für ein anderes Angebot entschieden habe. Für die entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.

  Mit freundlichen Grüßen
  Signatur

Telefonisch auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten

Vor allem, wenn Sie noch Fragen zum Ablauf, der Dauer oder den Inhalten des Bewerbungsgesprächs haben, empfehlen wir, die Einladung zum Vorstellungsgespräch per Telefon zu beantworten. Im persönlichen Gespräch gewinnen Sie nicht nur bessere Informationen und vermeiden Missverständnisse, sondern hinterlassen auch gleich einen – hoffentlich positiven – ersten Eindruck. Das kommt vor allem in kleineren Unternehmen oft gut an, weil hier kurze Wege und der persönliche Austausch eine größere Bedeutung haben.

Wenn Sie in der Personalabteilung anrufen, ist es jedoch wichtig, dass Sie sich auf das Telefongespräch genauso vorbereiten wie auf ein mögliches Jobinterview. Es könnten gleich erste Fragen kommen oder ein Mini-Telefoninterview stattfinden! Ist der oder die Personalerin gerade nicht erreichbar, dürfen Sie natürlich auch um einen Rückruf bitten.

Generell aber sollten Sie zunächst bei dem Kommunikationsweg bleiben, über den der Austausch und die Bewerbung bisher gelaufen sind. In der Regel sind das in Deutschland heute E-Mails. Auch Personaler sind häufig im Stress. Ein Anruf bietet sich daher nur bei dringenden Klärungsfragen an oder wenn Sie mit einer schnellen Antwort den Termin kurzfristig verschieben müssen.

Tipps für das Telefonat – Mustertext

Schauen Sie sich vorab noch einmal die Einladung und Ihre Bewerbungsunterlagen an. Für das (kurze) Telefonat empfehlen wir folgenden Aufbau:

• Begrüßung

  „Hallo, mein Name ist Bea Beispiel.“

• Dank & Begründung

  „Ich rufe an, weil ich von Ihnen eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten habe. Darüber habe ich mich sehr gefreut und bedanke mich ganz herzlich.“

• Bestätigung & Fragen

  „Gleichzeitig möchte ich den Termin am (Datum) um (Uhrzeit) bestätigen. Ich habe allerdings noch ein paar Fragen: Können Sie schon sagen, wie lange das Gespräch dauern und wer anwesend sein wird?“

• Abschluss

  „Vielen Dank für das freundliche Telefonat. Ich freue mich auf das Gespräch und unser persönliches Kennenlernen. Auf Wiederhören.“

Tipp: Machen Sie sich während des Telefonats unbedingt Notizen und schreiben Sie sich die Infos zum Ablauf bzw. die Namen der Anwesenden auf. Dann können Sie diese später im Termin gleich mit Namen begrüßen.

Was antworten auf die Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch?

In vielen großen Unternehmen ist es heute üblich, nicht nur ein sondern zwei oder drei Jobinterviews zu führen, um den perfekten Mitarbeiter zu finden. Bei einer Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch kennen Sie sich zwar schon – kurz darauf antworten sollten Sie dennoch.

Natürlich haben Sie auch beim Recall wieder alle drei Optionen: bestätigen, verschieben, absagen. Bleiben Sie auch hierbei unbedingt wieder höflich, respektvoll und professionell. Mögliche Musterformulierungen für Ihre Antwort können lauten:

• Terminzusage

  „Vielen Dank für Ihre Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch. Ich freu mich sehr, nach unserem angenehmen ersten Gespräch, noch mehr über die Details und Herausforderungen der Position zu sprechen und Sie von meiner Motivation und Eignung für die Stelle zu überzeugen. Gerne bestätige ich den genannten Termin am TT.MM.JJJJ.“

• Terminverschiebung

  „Vielen Dank für die Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch und die Chance, Sie noch mehr von meinen Fachkenntnissen zu überzeugen. Leider kann ich den Termin am TT.MM.JJJJ jedoch aus persönlichen Gründen nicht wahrnehmen. Ich würde mich freuen, wenn wir einen Alternativtermin finden könnten. Ich schlage dafür den TT.MM.JJJJ um 11 Uhr vor. Passt das? Ansonsten freue ich mich über Ihre Alternativvorschläge.“

• Terminabsage

  „Vielen Dank für die Einladung zu einem weiteren Gespräch. Nach gründlicher Überlegung habe ich mich jedoch gegen die Stelle entschieden und möchte den Bewerbungsprozess nicht weiter fortsetzen. Ich bedanke mich herzlich für die Möglichkeit, Ihr Unternehmen kennenzulernen, und bitte die Umstände zu entschuldigen. Ich wünsche Ihnen weiterhin viel Erfolg bei der Besetzung der Position.“

Was kommt nach der Einladung?

Nachdem der Termin gefunden und bestätigt ist, sollten Sie das Vorstellungsgespräch gründlich vorbereiten – in allen 7 Gesprächsphasen inklusive Vor- und Nachbereitung:

Häufig gestellte Fragen

Mit der professionellen und zeitnahen Antwort auf die Einladung heben Sie sich auf jeden Fall positiv von der Masse ab und geben Ihrer Bewerbung eine persönliche Note. Egal, welche Antwort Sie geben: Achten Sie darauf, diese stets höflich und gut durchdacht zu formulieren! Ihre Professionalität dabei erhöht nachweislich die Chancen auf den Job und ist heute leider nicht mehr selbstverständlich.

Wie schnell sollte ich auf eine Einladung antworten?

Auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch antworten Sie idealerweise innerhalb von 48 Stunden. Dies bestätigt Ihre hohe Motivation sowie Professionalität in der Kommunikation.

Sollte ich meine E-Mail formal halten?

Mit einer kurzen und formalen Antwort auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch machen Sie nichts falsch. Grundsätzlich sollte die E-Mail immer eine persönliche Anrede und Grußformel enthalten.

Kann ich auch telefonisch antworten?

Auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch können Bewerber auf telefonisch antworten. Empfehlenswert ist das vor allem dann, wenn sie den Termin verschieben oder absagen wollen oder noch weitere Fragen haben.

Wir wünschen Ihnen schon jetzt: Viel Erfolg im Vorstellungsgespräch!

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