Kritikgespräch führen: Tipps, wie Sie erfolgreich kritisieren

Definition: Was ist ein Kritikgespräch?

Das Kritikgespräch ist eine besondere Form des Mitarbeitergesprächs, bei dem es inhaltlich vor allem um eine negative, aber konstruktive Kritik bisheriger Leistungen oder Verhaltensweisen von Arbeitnehmern durch den Vorgesetzten geht.

Wichtig beim Kritikgespräch ist, nicht nur negatives Feedback zu geben, sondern ebenso konkrete Beispiele zur Lösung oder Verbesserung anzubieten. Ansonsten kann eine ausschließlich destruktive Kritik die Motivation und Leistungen der Mitarbeiter deutlich senken.

Wann sollte ich ein Kritikgespräch führen?

Grundsätzlich besitzen Vorgesetzte ein sogenanntes Weisungsrecht (auch: Direktionsrecht). Bedeutet: Sie können Mitarbeitenden jederzeit und im Rahmen des Arbeitsvertrags sagen, wie sie die Arbeit erledigen sollen. Ein Kritikgespräch ist immer dann sinnvoll, wenn Arbeit oder Sozialverhalten mangelhaft sind – also zum Beispiel bei…

• erheblichen Leistungsmängeln
• eindeutigem Fehlverhalten
• wiederholten Fehlern

Warum sind Kritikgespräche mit Arbeitnehmern wichtig?

Kritik ist im Berufsleben unvermeidlich – positive wie negative. Regelmäßige Feedbackgespräche sind zentraler Bestandteil der Personalführung und Personalentwicklung.

Gleichzeitig sind wohlwollende, respektvolle und lösungsorientierte Kritikgespräche eine enorme Chance für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, weil sie zahlreich Vorteile besitzen:

Kritikgespräch Vorteile & Ziele

• Akute Probleme & Konflikte lösen
• Fehler korrigieren & vermeiden
• Relevante Fähigkeiten entwickeln
• Leistungen verbessern
• Motivation beleben
• Loyalität erhöhen
• Unternehmensziele erreichen

Laut Studien kann regelmäßiges Feedback die Motivation von Mitarbeitern um 10 Prozent steigern. Wer dabei auch gute Leistungen würdigt, hebt die Motivation sogar um 17 Prozent!

Kritikgespräch Ablauf: 5 Phasen

Für den Ablauf eines Kritikgesprächs gibt es zwar keine festen Regeln. Er lässt sich aber meist in fünf typische Phasen aufteilen:

1. Vorbereitungsphase

• Sammeln Sie konkrete Beispiele und Fakten, um die Kritik an Fehlverhalten oder mangelhaften Leistungen nachvollziehbar und transparent zu machen.
• Legen Sie für sich spezifische Ziele für das Gespräch fest: Was soll der oder die Mitarbeiterin verändern? Was soll sich verbessern?
• Finden Sie einen möglichst zeitnahen Termin zum Anlass (Empfehlung: binnen 48 Stunden) und planen Sie ausreichend Zeit ein: 30-60 Minuten sind realistisch.
• Wählen Sie einen geschützten Raum, in dem Sie ungestört und offen sprechen können. Kritikgespräche sollten möglichst ein 4-Augen-Gespräch sein – es sei denn, sie benötigen Zeugen.
• Führen Sie das Kritikgespräch möglichst auf neutralem Boden (z.B. Konferenzraum). Im Chefbüro haben Führungskräfte einen „Heimvorteil“.

2. Einstiegphase

• Begrüßen Sie den Mitarbeiter respektvoll und führen Sie eingangs etwas Smalltalk, um eine positive und offene Gesprächsatmosphäre zu schaffen.
• Beginnen Sie mit wertschätzenden Bewertungen bisher guter Leistungen und Ergebnisse, um den Gesprächspartner nicht gleich in die Defensive zu drängen.
• Erklären Sie danach Anlass und Agenda des Gesprächs. Sagen Sie ebenfalls gleich zu Beginn, dass es Zeit und Raum geben wird, sich dazu zu äußern oder die eigene Sichtweise darzustellen.

3. Hauptphase

• Im Hauptteil sprechen Sie die einzelnen Kritikpunkte an. Wichtig: Der Ton muss dabei sachlichen und spürbar wohlwollend bleiben.
• Formulieren Sie Ihre Wahrnehmung in Ich-Botschaften und nicht als Vorwürfe. Diese klingen wenige anklagend und erleichtern die Annahme.
• Dosieren Sie Ihre Kritik. Mehr als 2-3 Kritikpunkte sollten es nicht sein, sonst wirkt das Kritikgespräch schnell vernichtend und die Lösung wird zu komplex.

4. Austauschphase

• Geben Sie dem Kritisierten Zeit und Gelegenheit, die Kritik zu verstehen und zu verdauen.
• Stellen Sie unbedingt Rückfragen, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Kritik richtig verstanden wurde.
• Achten Sie auf mögliche emotionale oder nonverbale Reaktionen (siehe: SARA-Modell) und halten Sie diese gegebenenfalls geduldig aus.
• Geben Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, seine Perspektive zu erklären oder Ihre Einschätzung zu korrigieren.

5. Abschlussphase

• Besprechen Sie mögliche Lösungen und Verbesserungsmöglichkeiten. Bieten Sie dazu konkrete Maßnahmen an.
• Legen Sie gemeinsam spezifische Ziele und Maßnahmen fest und vereinbaren Sie einen festen Zeitraum, bis wann diese umgesetzt werden sollen.
• Planen Sie einen sogenannten Follow-up-Termin, in dem Sie die Fortschritte besprechen und die Einhaltung der Zielvereinbarung überprüfen.
• Dokumentieren Sie die Ergebnisse des Kritikgesprächs schriftlich und unterschreiben Sie beide das Protokoll. Das beugt späteren Konflikten vor und unterstreicht die Eigenverantwortung des Mitarbeiters.

Vergessen Sie nicht die Kritikgespräch Nachbereitung! Reflektieren Sie, wie das Gespräch gelaufen ist, ob alle Kritikpunkte geklärt wurden und was Sie selbst in Zukunft als Führungskraft besser machen können. Nach dem Gespräch ist vor dem nächsten Gespräch!

Kritikgespräch führen: 7 Tipps

In der Übersicht zum Kritikgespräch Ablauf und dessen Phasen sind schon einige Tipps enthalten, wie Sie ein professionelles Kritikgespräch führen. Zusätzlich empfehlen wir noch folgende bewährte Strategien:

1. Objektiv bleiben

   Trennen Sie zwischen Person und Verhalten oder Arbeit. Die Kritik sollte sich ausschließlich auf belegbare Fakten und beobachtbare Verhaltensweisen konzentrieren („Mir persönlich ist in letzter Zeit aufgefallen, dass…“). Vermeiden Sie dabei eine abwertende Körpersprache wie Augenrollen oder abfällige Bemerkungen.

2. Klar kommunizieren

   Was immer Sie kritisieren: Achten Sie auf eine klare und verständliche Sprache und vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten. Die eigentliche Botschaft sollte ungeschönt und die Kritik unbedingt nachvollziehbar und gerechtfertigt sein.

3. Spezifisch formulieren

   Vermeiden Sie generalisierende Aussagen wie „immer“, „ständig“, „nie“ sowie eine klassische Sandwich-Kritik. Sagen Sie stets präzise, was Sie kritisieren: „Ich habe mich darüber geärgert, wie Sie…“, „Ich bin mit dem Verhalten nicht einverstanden, dass…“

4. Verständnis zeigen

   Bleiben Sie respektvoll. Das gilt nicht nur für den generellen Ton, sondern ebenso für den Umgang mit typischen Rechtfertigungen, Ausreden oder emotionalen Reaktionen wie Tränen. Zeigen Sie Empathie und Verständnis und warten Sie ab, bis sich Ihr Gegenüber wieder gefangen hat.

5. Stellungnahme erbitten

   Ermuntern Sie den Gesprächspartner aktiv dazu, die eigene Sichtweise zu schildern – Beispiel: „Können Sie das nachvollziehen?“, „Was waren Ihre Beweggründe?“ Stellen Sie offene Fragen, um mehr Informationen zu erhalten. Erstens verhindert aktives Zuhören eine falsche Bewertung; zweitens dominieren Sie dadurch nicht das Gespräch.

6. Individuell bleiben

   Verschwenden Sie nicht zu viel Zeit mit Ursachenforschung und bieten Sie als Lösung keine fertigen Rezepte an. Ein erfolgreiches Kritikgespräch, dessen Ergebnis akzeptiert wird, erarbeitet immer gemeinsam individuelle und realistisch erreichbare Ziele. Diese führen zu Erfolgserlebnissen, die wiederum motivieren.

7. Beziehung betonen

   Ein Kritikgespräch sollte nicht nur mit einem Appell auf der Sachebene enden. Machen Sie deutlich, dass auf der Beziehungsebene weiterhin alles in Ordnung und Ihr Verhältnis – bis auf die Kritikpunkte – ungetrübt ist (siehe: 4-Ohren-Modell). So nehmen Sie Mitarbeitern die Angst vor weiteren Gesprächen und helfen ihnen zugleich, das Gesicht zu wahren.

Kritikgespräch Mitarbeiter Verhalten: Das SARA-Modell

Wenn Sie Feedback geben, sollten Sie mit typischen Reaktion rechnen. Diese treten vor allem bei negativem Feedback auf. Laut dem sogenannten SARA-Modell durchlaufen Betroffene dabei vier Phasen und unterschiedliche Verhaltensmuster:

1. Shock (Schock)
   Viele Kritisierte reagieren zunächst mit Überraschung und Unglaube auf das negative Feedback. Typische Gedanken: „Das muss ein Fehler sein!“
2. Anger (Wut)
   Auf den anfänglichen Schock folgt Wut. Betroffene fühlen sich angegriffen und antworten lautstark und verärgert oder zweifeln die Kritik an.
3. Resistance (Widerstand)
   Aus der Wut wird aktive Gegenwehr und Flucht nach vorn: Kritisierte greifen nun den Chef persönlich an oder streiten alles vehement ab.
4. Acceptance (Akzeptanz)
   In der letzten Phase akzeptiert die Person die Kritik schließlich und ist bereit, aktiv und konstruktiv an einer Verbesserung zu arbeiten.

Es ist wichtig, in allen vier Phasen gelassen zu bleiben und Ruhe zu bewahren. Erst in der letzten Phase haben Sie im Kritikgespräch die Chance, gemeinsam an einer Lösung zu arbeiten.

Kritikgespräch Fehler: Diese bitte vermeiden!

Die meisten Kritikgespräche scheitern daran, dass sie nicht gründlich vorbereitet und konstruktiv geführt werden. Sie gleichen vielmehr einer einseitigen Standpauke (siehe: Come-to-Jesus-Meeting) oder lautstarken Moralpredigt.

Zu den häufigsten Fehlern im Kritikgespräch gehören:

• Falscher Zeitpunkt, falscher Ort
• Unangemessener Ton
• Unsachliche Argumente, persönliche Angriffe
• Verallgemeinerungen ohne Belege
• Reine Schuldzuweisungen
• Vergleiche mit Kollegen
• Fehlende Lösungsangebote

Werden im Gespräch derartige Fehler gemacht, kommen zu den verursachten Kosten für einen Fehler noch weitere Schäden hinzu: Das Betriebsklima leidet, Mitarbeiter kündigen oder reagieren mit wachsender Demotivation oder Dienst nach Vorschrift. Schlimmstenfalls wandern Kunden ab.

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