Kauffrau für Büromanagement: Gehalt, Ausbildung, Jobs

Kauffrau für Büromanagement Gehalt

Das Durchschnittsgehalt von Kaufleuten für Büromanagement liegt bei zirka 3.300 Euro brutto im Monat. Auf bis zu 4.000 Euro kann das monatliche Einkommen eines Kaufmanns bzw. einer Kauffrau für Büromanagement im Laufe des Berufslebens steigen.

Das Gehalt variiert aber je nach Branche, Unternehmensgröße und Standort enorm. Besonders hoch fallen die Gehälter in der Bank-, Automobil- und Werbebranche aus.

Bürokaufleute Gehalt in der Ausbildung

Während der Ausbildung staffelt sich das Gehalt von Bürokaufleuten für Büromanagement je nach Ausbildungsbetrieb und Bundesland. In Industriebetrieben sind die Vergütungen in der Regel höher als im Handwerk.

• 1. Ausbildungsjahr: 525 bis 1.043 Euro brutto
• 2. Ausbildungsjahr: 565 bis 1.093 Euro brutto
• 3. Ausbildungsjahr: 600 bis 1.139 Euro brutto

Bürokaufmann / Bürokauffrau Gehalt im Job

Direkt nach der Ausbildung liegt das Einstiegsgehalt von Bürokaufleuten im Schnitt zwischen 2.000 und 2.800 Euro brutto im Monat. Etwas besser ist der Verdienst bei Agenturen, dem Verkehrsgewerbe, im öffentlichen Dienst und in der Versicherungsbranche. Das Schlusslicht bilden die Medien- und Tourismusbranche sowie die Land- und Forstwirtschaft.

Mit Fort- und Weiterbildungen lässt sich das monatliche Gehalt aber kräftig steigern.

Aufgaben: Was macht eine Kauffrau für Büromanagement?

Kaufleute für Büromanagement übernehmen vorwiegend organisatorische Aufgaben. Computer und Telefon sind ihre bevorzugten Arbeitsmittel. Im Arbeitsalltag stimmen sie sich fortlaufend mit anderen Abteilungen und Kollegen ab, halten über die verschiedenen Kommunikationskanäle auch Kontakt zu Kunden. Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement ist ein typischer Schreibtischjob.

Steckbrief – die wichtigsten Aufgaben für Bürokaufleute

• Anrufe entgegennehmen und weiterleiten, Geschäftsbriefe verfassen, E-Mails beantworten, Besucher empfangen, Geschäftsführung assistieren.
• Büromaterial verwalten und bestellen, Geschäftsreisen planen und abrechnen, Projekte managen.
• Meetings vorbereiten, Firmenevents planen, Termine vereinbaren und koordinieren, Präsentationen vorbereiten.
• Umfragen durchführen, Urlaube koordinieren, Personalakten bearbeiten, Vertragsänderungen verwalten.
• Marktanalysen durchführen, Neukunden gewinnen, Angebote und Rechnungen schreiben.
• Zahlungseingänge überwachen, Rechnungen verwalten, Kassenbuch führen.

Wo arbeiten Kaufleute für Büromanagement?

Manche Bürokaufleute arbeiten im Empfangsbereich, andere im Personalbereich, der Rechnungsabteilung oder in der Buchführung, einige sogar im Vorzimmer des Vorstands. Jobs finden sie in fast jeder Branche.

Zu ihren Arbeitgebern zählen: Versicherungen, Logistik- und Industrieunternehmen, Firmen aus Finanzwesen oder Gesundheitswesen, die Verwaltung oder der Öffentliche Dienst.

Die Verantwortungsgebiete der Kaufleute hängen stark von Unternehmensgröße und Einsatzbereich ab. Kleine Unternehmen suchen tendenziell die „eierlegende Wollmilchsau“, die sich in Personalunion um Buchhaltung, Kundenkontakt und Personal kümmert. Größere Betriebe suchen dagegen eher Leute mit besonderem Fokus auf ein Aufgabengebiet.

Kaufleute für Büromanagement Jobs

Arbeitszeiten für Bürokaufleute

Der Beruf hat geregelte Arbeitszeiten. Eine 38- bis 40-Stunden-Woche ist normal. Es kann allerdings zu Überstunden kommen. Auch Teilzeitstellen sind verbreitet, der Job gilt als familienfreundlich.

Der Beruf eignet sich für Menschen, die…

• versiert mit dem Computer und Programmen wie MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) umgehen
• sorgfältig arbeiten und Organisationstalent haben
• gerne kommunizieren und keine Angst vor dem Telefon haben
• sich einen sicheren Arbeitsplatz und geregelte Arbeitszeiten wünschen.

Der Beruf eignet sich nicht für Menschen, die…

• handwerklich arbeiten möchten
• keinen Bürojob und nicht im Sitzen arbeiten wollen
• sich kreativ betätigen möchten
• einen Beruf mit großen Verdienstmöglichkeiten anstreben

Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement

Die Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau dauert 3 Jahre. Sie unterliegt dem dualen Prinzip. Bedeutet: Die Auszubildenden arbeiten in einem Ausbildungsbetrieb und besuchen parallel dazu die Berufsschule. Wer gute Noten und Beurteilungen der Ausbilder vorweisen kann, kann die Ausbildung auch auf 2 Jahre verkürzen.

Den Ausbildungsberuf gibt es seit 2014. Damals wurden die bestehenden Berufsbilder Bürokauffrau/-kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation und Fachangestellte(r) für Bürokommunikation zusammengelegt.

Voraussetzungen für die Ausbildung

Für die 3-jährige Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement müssen Bewerber keinen bestimmten Schulabschluss vorweisen. Die Praxis zeigt aber, dass überwiegend Bewerber mit Realschulabschluss („Mittlere Reife„) eingestellt werden.

Für Hauptschulabsolventen ist eine Bewerbung aber keineswegs aussichtslos: Manche Arbeitgeber legen allenfalls Wert auf gute Schulnoten in Fächern wie Deutsch, Mathematik und Wirtschaft.

Das lernen Bürokaufleute in der Ausbildung

• Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern
• Grundlagen der Buchführung
• Termine koordinieren
• Aufträge mit Excel und Word bearbeiten
• Rechnungen und Monatsabschlüsse erstellen
• Zahlungseingänge und -ausgänge überwachen
• Beschaffungsvorgänge bearbeiten
• Kennzahlen aufbereiten
• Präsentationen erstellen und halten

Kauffrau für Büromanagement Wahlqualifikationen

Im Verlauf der Ausbildung wählen die Auszubildenden aus zehn Wahlqualifikationen zwei aus, auf die sie sich spezialisieren. Diese Qualifikationsphase dauert 5 Monate. Zur Auswahl stehen die Fachgebiete:

• Auftragssteuerung und -koordination
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
• Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
• Einkauf und Logistik
• Marketing und Vertrieb
• Personalwirtschaft
• Assistenz und Sekretariat
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
• Verwaltung und Recht
• Öffentliche Finanzwirtschaft

Abschlussprüfung für Bürokaufleute

Teil eins der Abschlussprüfung findet in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres statt. Am Ende der Ausbildung nach 3 Jahren folgt Teil zwei der Abschlussprüfung. Abgefragt werden Kenntnisse über das informationstechnische Büromanagement, Kundenbeziehungsprozesse sowie Wirtschafts- und Sozialkunde.

Außerdem müssen die Auszubildenden eine Aufgabe im Bereich ihrer Wahlqualifikation lösen. Nach IHK-Angaben haben im Sommer 2023 von allen Prüflingen 95 Prozent ihre Abschlussprüfung bestanden.

Weiterbildung für Kaufleute für Büromanagement

Diese Weiterbildungen bieten sich für Kaufleute für Büromanagement an:

• Fachkaufmann
  Hierbei handelt es sich um eine sogenannte betriebswirtschaftliche Aufstiegsfortbildung der Industrie- und Handelskammern (IHK) in einem speziellen Funktionsbereich, zum Beispiel Außenwirtschaft, Bilanzbuchhaltung, Controlling, Einkauf und Logistik, Marketing, Personal.
• Fachwirt
  In der Regel erfolgt die Weiterbildung zum Fachwirt nach einer kaufmännischen Ausbildung und mehrjähriger Berufspraxis. Angeboten werden die Lehrgänge von privaten Bildungsträgern, die auf die staatlich anerkannte Prüfung vor einer Industrie- und Handelskammer vorbereiten. Der Fachwirt wird als gleichwertig mit dem Meister-Titel angesehen und stellt den nächsten Karriereschritt für Fachkaufleute dar.
• Sekretär
  Die Weiterbildung zum geprüften Sekretär richtet sich nach internen Vorschriften der jeweiligen Lehrgangsträger. Die Dauer hängt davon ab, ob Sie diese neben der Arbeit in Teilzeit oder in Vollzeit absolvieren. Sie kann zwischen vier und 15 Monaten dauern und ist auch im Fernunterricht möglich.

Wem das nicht genügt, kann nach der Ausbildung ein Studium draufsetzen. Vorausgesetzt, die Hochschulreife (Abitur) liegt vor. Anderenfalls brauchen Sie zunächst einige Jahre Berufserfahrung. Einige Unternehmen unterstützen ihre Mitarbeiter aktiv in der Weiterentwicklung. Mit einem Abschluss in Betriebswirtschaftslehre (BWL) steigen manche Betriebswirt gar in der Chefetage auf.

Jobs für Bürokaufleute

Die Chancen, einen Job als Bürokaufmann bzw. Bürokauffrau zu finden, stehen gut: Es gibt praktisch in jedem Unternehmen ein Büro, das gemanagt werden muss. Ausbildungsplätze und Stellenangebote für Bürokaufleute finden Sie heute überwiegend in Online-Jobbörsen – und in unserer eigenen Jobbörse.

Bewerbung als Bürokaufmann / Bürokauffrau: Tipps & Vorlagen

Als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement gehören organisatorische Aufgaben verschiedenster Art zu Ihrem Alltag. Folgende Kompetenzen und Fähigkeiten sollten angehende Kaufleute unbedingt mitbringen und in ihren Bewerbungsunterlagen hervorheben:

• Organisationstalent
• Sinn für Ordnung
• Genauigkeit
• Sehr gute Grammatik- und Rechtschreibkenntnisse
• Logisches Denkvermögen

Allesamt sollten Sie in Ihrem Bewerbungsschreiben und tabellarischen Lebenslauf unbedingt betonen.

Auch erste Erfahrungen in der freien Wirtschaft, beispielsweise durch Praktika, bringen Pluspunkte ein. Vergessen Sie neben den fachlichen Kompetenzen nicht, auch Ihre Soft Skills hervorzuheben.

Formulierungsvorschläge für die Bewerbung

• „Mit meinen sehr guten Kenntnissen der gängigen Bürosoftware erstelle ich Ihnen binnen kürzester Zeit die passende Ansprache für Ihre Geschäftskunden – ganz gleich, ob auf Deutsch oder Englisch.“
• „Da ich mich sehr gut auf Dinge fokussieren kann, macht mir auch rege Betriebsamkeit während der Öffnungszeiten für den Publikumsverkehr wenig aus.“

Beachten Sie auch unsere Tipps zur Online-Bewerbung und Bewerbung per E-Mail.