Von dem kanadischen Schriftsteller Douglas Coupland („Generation X”) stammt das schöne Bonmot: „Es gibt drei Dinge die man nicht vortäuschen kann: eine Erektion, Kompetenz und Kreativität.“ Meetings versuchen aber genau das: Sie versammeln mehr oder weniger kreative oder kompetente Menschen in einem Raum in der Hoffnung, es käme eine geile Idee dabei heraus. Hoffnungslos!

Mehr noch: Je häufiger solche Treffen am Tag stattfinden, desto mehr fragmentieren sie den Tag der Teilnehmer in immer kleinere und deshalb kaum noch produktive Einheiten. Der vielbeschworene Flow – er findet nicht mehr statt. Zudem werden in diesen Meetings oft nur über abstrakte Probleme, Hypothesen und Was-wäre-wenn-Szenarien gesprochen. Entsprechend theoretisch und nutzlos sind häufig die Ergebnisse. Und sie verplempern Zeit. Viel Zeit. Nicht selten avancieren die Zusammenkünfte zu Marktplätzen der Eitelkeiten. Die Teilnehmer erscheinen unvorbereitet, wissen nicht was auf der Agenda steht oder was genau sie jetzt gleich erarbeiten sollen und driften deshalb ständig ab. Das langweilt, nervt, frustriert. Und ich bin sicher, auch Sie haben solche Erfahrungen schon häufiger gemacht oder werden sie vielleicht heute sogar wieder machen.

Ich erinnere mich an Studien, die zeigten, dass die Stimmung und Motivation der Belegschaft im nahezu gleichen Maß abnahm wie die Anzahl der Meetings, an denen die Leute teilnehmen mussten, stieg. Korreliert man das mit der Statistik, dass überall auf der Welt die Zahl der Zusammenkünfte zunimmt, sind das nicht gerade rosige Aussichten. Vor allem für hochbezahlte Manager, deren Alltag manchmal nur noch aus Meetings besteht.

Was also tun? Die klassischen Tipps für bessere Geschäftstreffen lauten wie folgt:

  • Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich! Kommunikationsforscher sagen: Ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Es mutiert dann zur Selbstdarstellungsbühne.
  • Achten Sie bei der Zusammensetzung darauf, dass die Teilnehmer möglichst kopplungsfähig (so gibt es weniger Reibereien) aber trotzdem verschieden genug sind, um die Denkprozesse zu beflügeln (so erst entstehen neue Ideen).
  • Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Treffen bewusst kurz und reglementieren Sie die Zeit! Nach dem so genannten Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten. Sparen Sie also Laberzeit!
  • Entwerfen Sie deshalb auch vorab eine Agenda – und halten Sie sich daran! Das diszipliniert für künftige Treffen.
  • Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und verteilen Sie das Protokoll später an alle – zum Beispiel per E-Mail! Das verhindert spätere Missverständnisse und späten Widerspruch.

Das alles ist richtig und wichtig. Und sehr wahrscheinlich wird es auch in einigen Unternehmen beherzigt. Trotzdem bleibt das Gros der Meetings trostlos und alles andere als amüsant. Deshalb heute vier ungewöhnliche Tipps, wie Ihre Meetings besser und produktiver werden:

  1. Eröffnen Sie das Meeting mit einem Highlight. Fragen Sie die Teilnehmer doch zuerst, was jeder einzelne vor kurzem erfreuliches erlebt hat. Oder starten Sie mit einer Anekdote, einer Sache, die Sie kürzlich gelernt haben oder auf die Sie sich diese Woche freuen. Erzählen Sie eine Geschichte von Menschen, die zum Vorbild taugen – entweder aus der Historie oder dem Unternehmen. Tatsächlich haben psychologische Studien gezeigt, dass der Auftakt eines Treffens, den gesamten Verlauf enorm beeinflusst. Beginnt der Chef erst einmal mit einem Rüffel, wird sich anschließend kaum noch jemand engagieren wollen. Die Leute machen dann nur noch ihren Job.
  2. Nutzen Sie gezielt Schweigeminuten. Meetings zeichnen sich meist dadurch aus, dass pausenlos geredet wird. Selbst wenn schon alles gesagt ist – im Zweifel hat es noch nicht jeder gesagt. Die meisten Menschen empfinden plötzliche Stille in einem Meeting unerträglich oder gar als Zeichen von akuter Ahnungslosigkeit. Quatsch! Wer schweigt, denkt vielleicht noch zuende und erspart der Runde so nur Unausgegorenes. Zudem braucht unser Gehirn Zeit, die zahlreichen genannten Ideen und Gedanken zu einem neuen besseren zu verknüpfen. Wenn dauernd jemand dazwischen quasselt, ist der kreative Funke schon verglimmt, bevor er zünden kann. Warum also nicht ab und an ein paar Schweigeminuten einsetzen, um Gehörtes zu verarbeiten. Schließlich soll es Menschen geben, die nicht zugleich Hören, Denken und Sprechen können – es aber dennoch versuchen. Helfen Sie denen.
  3. Unterbrechen Sie Ihr Meeting unregelmäßig. Kaum etwas blockiert Kreativität so sehr wie Routinen. Und nichts ermüdet schneller als ein Meeting, das sich scheinbar endlos zieht. Überraschende und kurze (!) Pausen durchbrechen diese Abwärtsspirale. Zudem sorgen Sie dafür, dass die Blickwinkel nicht zementieren. Fünf Minuten Zeit für aufstehen, strecken, umherlaufen, lüften, trinken, plaudern, … reaktivieren Motivation und Vitalkräfte.
  4. Verzichten Sie auf Tische. Oder noch besser: Halten Sie Ihr Meeting gleich im Stehen ab. Erstens, weil sich damit die Laberzeit automatisch verkürzt. Zweitens, weil sich die Leute dann mehr und besser aufeinander zu bewegen. Ein Tisch symbolisiert immer eine Art Schutzwall. Drittens, weil sich dann keiner hinter seinem Tisch oder Nachbarn verstecken kann. Allein die sichtbare Position sorgt für weniger Herumlümmeln und mehr Engagement. Wenn überhaupt taugen Tische allein, um darauf Getränke oder Gebäck für die Pausen abzustellen.

Bitte keine Scheu: Das alles mag auf Anhieb befremdlich, vielleicht sogar manieriert und albern wirken. Aber entscheidend ist doch, um es mit den Worten eines Bundeskanzlers zu sagen, was hinten rauskommt. Und so wenig wie man eine Erektion, Kreativität oder Kompetenz vortäuschen kann, so wenig gelingt dies mit guten Ergebnissen.