Virtuelle Teams führen: So klappt es

Die virtuelle Zusammenarbeit nimmt gerade in großen Unternehmen immer weiter zu. Dabei geht es längst nicht mehr nur darum, aus dem Home Office zu arbeiten, statt ins Büro zu fahren. In vielen Branchen ist es bereits an der Tagesordnung, im virtuellen Team über mehrere Kontinente hinweg gemeinsam ein Projekt zu gestalten. Globalisierung und technischer Fortschritt sei Dank, sind die Möglichkeiten für diese Arbeitsweisen heutzutage beinahe endlos. Doch wie soll man virtuelle Teams managen, damit auch wirklich alle organisiert und koordiniert arbeiten? Wir zeigen Ihnen, wie es klappt…

Virtuelle Teams führen: So klappt es

Die Schwierigkeiten von virtuellen Teams

Vorneweg: Ja, virtuelle Teams haben viele Vorteile und die meisten Unternehmen tun gut daran, ihren Mitarbeitern diese Chancen zu ermöglichen. Allen voran der Fakt, dass es nicht mehr notwendig ist, alle Beteiligten gemeinsam in einem Raum zu haben, um die besten Ergebnisse zu erzielen, eröffnet viele neue Möglichkeiten, von denen nicht nur die Mitarbeiter, sondern am Ende auch die Unternehmen selbst profitieren können.

Für eine faire und vollständige Beurteilung muss neben den Vorzügen aber auch die andere Seite der Medaille betrachtet werden – und dabei kommt man zu dem Schluss, dass es eben auch zu Schwierigkeiten kommen kann, wenn Mitarbeiter, die gemeinsam arbeiten, durch teils enorme Distanzen voneinander getrennt sind. Dabei geht es nicht um die technischen Voraussetzungen, die durch Highspeed-Internet, Telefon- oder Videokonferenzen und auch online-basierte Lösungen zur gemeinsamen Arbeit gegeben sind.

Vielmehr können virtuelle Teams mit anderen Schwierigkeiten und Problemen zu kämpfen haben, die es zunächst einmal zu lösen gilt, um tatsächlich ein produktives Arbeiten möglich zu machen:

  • Zeitliche Probleme Sitzen die Geschäftspartner oder auch die Kollegen aus einer internationalen Niederlassung in Asien oder Amerika, ist es durch die teilweise sehr große Zeitverschiebung gar nicht so leicht, Termine zu koordinieren. Die einen machen Feierabend, während die anderen gerade erst auf dem Weg zur Arbeit sind – und trotzdem soll am Ende gemeinsam ein Ergebnis abgeliefert werden.
  • Organisatorische Probleme In virtuellen Teams herrscht ein enormer Kommunikationsbedarf, damit alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind, neue Entwicklungen sofort bekannt werden und entsprechend darauf reagiert werden kann. Geht die Organisation schief, weil klare Strukturen und Ziele fehlen, wird nicht miteinander, sondern aneinander vorbei gearbeitet.

Hat man die klassischen Schwierigkeiten im Griff und überwunden, muss man sich noch einer weiteren Frage stellen: Wie lässt sich ein virtuelles Team managen, damit es tatsächlich erfolgreich zusammen arbeitet? Wir haben vier Tipps gesammelt.

Führen von Home-Office-Mitarbeitern: Ein Interview mit Thomas Dehler

Thomas Dehler ist Gründer und Geschäftsführer der Gefta mbH und beschäftigt sich seit mehr als 16 Jahren mit dezentralen Arbeitsplätzen. Er selbst führt rund 400 Home-Office-Mitarbeiter und ist Experte in der Anbindung von Home-Office-Arbeitsplätzen. Wir haben mit ihm über die typischen Probleme von virtuellen Teams gesprochen…

Herr Dehler, welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung von Home-Office-Arbeitsplätzen beziehungsweise beim Führen virtueller Teams?

Unternehmen, die Home-Office-Mitarbeiter führen, stehen in der Regel immer vor zwei Herausforderungen: Zum einen die technische und zum anderen die organisatorische Herausforderung. Das heißt: Wer kümmert sich bei technischen Problemen um die Mitarbeiter und wie kann den Mitarbeitern geholfen werden, falls sie anderweitig Hilfe benötigen? Dafür ist auf jeden Fall ein Organigramm notwendig, um klar zu strukturieren, wer bei welchem Problem wie hilft. Hinzu kommt die Herausforderung des Datenschutzes. Gerade mit der Einführung der DSGVO sollten sich alle Unternehmen intensiv mit dem Schutz personenbezogener Daten beschäftigen, insbesondere, wenn externe Mitarbeiter Zugriff auf solche Daten haben.

Manche Führungskräfte stehen dem Home-Office kritisch gegenüber, da es ihnen schwer fällt den Mitarbeitern zu vertrauen, ob die wirklich arbeiten oder die Arbeit auch richtig erledigen. Wie gehen Sie damit um?

Natürlich sollte man seine Mitarbeiter sorgfältig auswählen und ihnen Vertrauen schenken. Allerdings gilt das nicht nur für Home-Office-Mitarbeiter, sondern für Arbeitnehmer aller Art. Ebenso ist es wichtig, dass die Führungskraft sicherstellt, dass der Home-Office-Mitarbeiter seine Aufgaben und Pflichten kennt und denen auch gewissenhaft nachgeht. Zur sogenannten arbeits- und zeitwirtschaftlichen Erfassung gibt es mittlerweile viele technische Lösungen mit denen sichergestellt wird, dass die Arbeitszeiten und die Leistungen auch eingehalten werden.

Nun arbeiten aber nicht alle Kollegen daheim. Wie funktioniert die Einbindung von Home-Office-Mitarbeitern in das Gesamtteam?

Das ist eine gute Frage! Wenn das Home-Office nur temporär genutzt wird, gibt es das Problem mit dem Gemeinschaftsgefühl natürlich weniger stark, als bei Kollegen, die permanent vom Home-Office aus arbeiten. In dem Fall sollte man unbedingt bestehende Kommunikationskanäle und Kollaborationswerkzeuge nutzen.

Zum Beispiel?

Im Büroalltag bemerkt jeder Mitarbeiter, wenn ein neuer Kollege im Unternehmen beginnt, da er das neue Gesicht in der Teeküche sieht. Also muss man sich die Frage stellen, wie eine Teeküche für die Mitarbeiter aussieht, die nicht auf der Präsenzfläche sind. Da kommt man dann schnell auf technische Antworten wie beispielsweise Chaträume, dezentrale Meetingräume oder Ähnliches. Und in diesen digitalen Klassenräumen findet das Aufladen von Teamgeist statt, das Wir-Gefühl wird gestärkt und es bildet sich eine Gemeinschaft. Aus der Praxis weiß ich, dass sich viele unserer Projektmitarbeiter einmal in der Woche zu einem digitalen Stammtisch außerhalb der Arbeitszeit treffen. Dort tauschen sie sich per Videochat aus. Wir bieten unseren Mitarbeitern dazu lediglich die technischen Möglichkeiten an.

Sind virtuelle Teams den Präsenz-Teams überlegen?

Diese Frage lässt sich weder mit Ja noch mit Nein beantworten. Allerdings gibt es definitiv Gründe, weshalb Unternehmen über Home-Office-Lösungen nachdenken sollten.

Nämlich?

Die Digitalisierung des Arbeitsmarktes verlangt von Unternehmen immer mehr Beschleunigung, Flexibilität und Dynamikrobustheit. Bei der Diskussion über Arbeitszeitmodelle, die von Mitarbeitern immer mehr Flexibilität abverlangt, wäre es fahrlässig nicht über die Flexibilisierung des Arbeitsortes nachzudenken. Wenn die Digitalisierung zur Entgrenzung von Arbeit führt, dann muss man sich als Unternehmen die Frage stellen, wozu man die Mitarbeiter jeden Tag auf die übliche Präsenzfläche bestellt, wenn Entgrenzung der Arbeit nun mal passiert und auch funktioniert. Die Flexibilität steigt enorm und der Pool von Talenten, die man als Mitarbeiter gewinnen kann, ist weitaus größer, als wenn man an einen Standort gebunden ist.

Hand aufs Herz: Ist das Arbeiten im Home-Office denn für jeden Arbeitnehmer geeignet?

Leider nein. Nicht jeder Arbeitnehmer ist 100-prozentig für die Arbeit im Homeoffice geeignet. Es gibt persönliche erfolgskritische Faktoren, die eine Anstellung im Home-Office verhindern können. Und es gibt Verhaltenstypologien, die darauf hindeuten, dass ein Mitarbeiter nicht für das Home-Office geeignet ist.

Welche?

Beispielsweise besitzen solche Mitarbeiter keine Ergebnisfokussierung, keinen Auftragserfüllungswillen oder weisen eine geringe nur Selbstmotivation auf. Das zu erkennen, ist Aufgabe der Führungskraft, um die Qualität der Arbeit an dezentralen Arbeitsplätzen und in virtuellen Teams zu gewährleisten. Andernfalls schadet man nicht nur dem Unternehmen, sondern auch dem Mitarbeiter, der im Home-Office arbeitet – dort aber unglücklich wird.

Herr Dehler, Danke für das Gespräch.

So lassen sich virtuelle Teams führen

  1. Achten Sie auf die Auswahl des virtuellen Teams

    Egal ob im selben Gebäude oder auf mehrere Länder und Kontinente verteilt: Ein Team funktioniert nur dann, wenn die Mitglieder zusammen passen und gemeinsam agieren. Es wäre ein großer Fehler zu glauben, dass die Zusammenstellung weniger wichtiger wäre, weil die Teammitglieder sich vermutlich kaum direkt treffen werden.

    Gerade virtuelle Teams stehen im ständigen Kontakt und müssen gemeinsam an einem Strang ziehen, um zu Ergebnissen zu kommen. Einzelgänger und Sturköpfe sind dabei nicht zu gebrauchen und stehen eher im Weg, als tatsächlich einen Nutzen zu bringen.

  2. Helfen Sie sich mit entsprechenden Programmen

    Natürlich helfen E-Mails und Telefonate bei der Arbeit und Kommunikation, doch es gibt auch viele nützliche Programme, die dabei helfen können, von unterschiedlichen Orten an gemeinsamen Projekten und Ideen zu arbeiten. So können etwa Dateien in einer Cloud abgelegt und aktualisiert werden, um sie für alle zugänglich und jederzeit abrufbar zu machen.

    Weit verbreitet und sehr nützlich ist auch Google Docs, an denen Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten und Änderungen vornehmen können – egal von wo.

  3. Geben Sie der Arbeit eine Struktur

    Wird an unterschiedlichen Orten gearbeitet, besteht immer die Gefahr, dass jeder nur noch die eigenen Aufgaben sieht, sich um Teilbereiche kümmert und dabei das große Ganze immer weiter in Vergessenheit gerät. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie der Arbeit des virtuellen Teams eine Struktur geben. Das hilft auch dabei, Fragen und Probleme gemeinsam zu diskutieren, so dass sich am Ende niemand mit der Lösung eines anderen anfreunden muss.

    Legen Sie etwa genaue Zeiten fest, zu denen das gesamte virtuelle Team zusammen kommt, um über die Abläufe zu sprechen. Hier sollte jeder die Gelegenheit haben, kurz seinen Fortschritt zu präsentieren und gleichzeitig zu sehen, wie die Teilstücke zusammengefügt werden.

  4. Setzen Sie klar definierte Ziele

    Damit ein virtuelles Team erfolgreich handeln kann, braucht es klare Zielvorgaben, an denen man sich orientieren kann. Diese sollten ruhig regelmäßig wiederholt werden. Neben dem gemeinsamen Ziel muss dabei aber auch klar werden, wie jeder einzelne dazu beiträgt, dieses zu erreichen.

    Wird gemeinsam in einem Büro gearbeitet, lässt sich meist noch relativ gut einschätzen, welchen Beitrag die eigene Arbeit hat. Dies wird jedoch umso abstrakter, wenn die Arbeit von vielen Mitarbeiter nur noch an einer zentralen Stelle zusammenläuft.

[Bildnachweis: Undrey by Shutterstock.com]
15. Juli 2016 Nils Warkentin Autor Profilbild Autor: Nils Warkentin

Nils Warkentin studierte Business Administration an der Justus-Liebig-Universität in Gießen und sammelte Erfahrungen im Projektmanagement. Auf der Karrierebibel widmet er sich Themen rund um Studium, Berufseinstieg und Büroalltag.

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