Eisenhower-Matrix-Methode-Prinzip
Wichtiges kommt zuerst. Das würde wohl jeder so unterschreiben. Im Alltag aber geraten viele Menschen in die sogenannte Dringlichkeitsfalle - kurz: sie verzetteln sich und lassen sich von unwichtigen und kaum dringlichen Aufgaben vereinnahmen. Das sogenannte Eisenhower-Prinzip soll genau das verhindern. Trotz seine Simplizität ist das Analyse-Tool enorm hilfreich dabei, Prioritäten besser zu setzen, das eigene Zeitmanagement zu optimieren und Ziele schneller zu erreichen...

Zeitmanagement: Linkshirner oder Rechtshirner?

Manchen Menschen gelingen Pläne mit links. Kein Wunder: Sie sind vermutlich sogenannte Linkshirner, also Menschen mit einer Dominanz der linken Gehirnhälfte.

Solche Zeitgenossen lieben das Logische, hantieren vorzugsweise mit Zahlen, Daten, Fakten, haben eine Vorliebe für Analysen, Routinen, To-Do-Listen und organisieren ihren Alltag systematisch nach klaren Strukturen.

Zeitmanagement, oder besser gesagt Selbstmanagement ist genau ihr Ding.

Linkshirner-Rechtshirner-Grafik

Schätzungsweise 90 Prozent aller Ratschläge zum Thema Zeitmanagement werden höchstwahrscheinlich von Linkshirnern erfunden. Entsprechend lauten die Tipps:

  • Ordnen Sie den Alltag.
  • Setzen Sie Prioritäten.
  • Machen Sie Ablaufpläne und
  • Halten Sie sich daran.

Für chaotisch-kreative Rechtshirner ist das nichts. Bei ihnen sträuben sich schon die Nackenhaare, wenn sie nur an Pläne oder feste Termine denken. Sie entscheiden lieber spontan und intuitiv. Linkshirner empfinden sie in der Regel als pflichtversessene Pedanten.

Das Gegenteil von Spontaneität und Flexibilität muss deshalb aber nicht gleich Desorganisation sein.

Ganz ohne Übersicht und Selbstmanagement geht es schließlich auch bei Rechtshirnern nicht. Nur helfen ihnen oft ganz andere Methoden.

Eisenhower Prinzip: Eine einfache Matrix für mehr Produktivität

Eine dieser Management-Methoden erfand der amerikanische General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower. Sie ist eine Mischung aus klassischen Zeitmanagement-Elementen und einer Postkorbübung.

Als Vorlage diente ihm eine simple Matrix mit vier Quadranten. An deren Rändern wird lediglich unterschieden in eilig und nicht eilig beziehungsweise dringend und nicht dringend.

Eisenhower Prinzip: Vorlage und Beispiel

Eisenhower unterscheidet also lediglich zwischen der Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe. Doch das reicht erstaunlicherweise oft schon.

Wohin mit den uneiligen und wichtigen Aufgaben?

Wohin mit den uneiligen und wichtigen Aufgaben?Der vierte Quadrant rechts unten bereitet manchen Menschen dennoch Probleme: Hier landen die unwichtigen und zugleich nicht dringlichen Aufgaben. Hierbei haben Sie letztlich drei Optionen, wie Sie damit umgehen:

  • Papierkorb: Was immer so auf Ihrem Schreibtisch landet, entsorgen Sie am besten gleich wieder - virtuell durch löschen oder tatsächlich im Papierkorb. Klar, dazu gehört Mut. Dafür ist es ungemein befreiend.
  • Komposthaufen: Manche Unterlagen sollten Sie natürlich tunlichst nicht wegwerfen. In dem Fall legen Sie diese auf einen Stapel - den sogenannten Komposthaufen. Was hier strandet, wird nur dann bearbeitet, wenn Zeit dafür ist. Zudem können Sie den Stapel alle drei Monate einer erneuten Prüfung unterziehen. Manches hat sich dann vielleicht schon von selbst erledigt und wandert nun endgültig in den Papierkorb.
  • Ablage: Die Gewissenhafteren wählen den dritten Weg und heften diese Unterlagen und Materialien zumindest irgendwo sinnvoll ab - in einer Art Ablage. Bevor man so allerdings irgendwann zum Messie mutiert, empfiehlt sich auch hier die erneute Prüfung nach spätestens einem Quartal.

Eisenhower Prinzip Beispiel: Eine Übung zur Methode

Unterteilen Sie eine beliebige (aber ausreichend komplexe) Aufgabe in zwei Kategorien:

  • Sind sie wichtig oder unwichtig?
  • Sind sie eilig oder nicht eilig?

Jetzt legen Sie ein typisches Koordinatensystem für diese Kategorien an – oben eilig, unten nicht eilig, links wichtig rechts unwichtig. Dort tragen Sie nun Ihre Aufgaben ein.

  • Den Quadrant rechts unten können Sie gleich wieder vergessen. Das sind die unwichtigen uneiligen Aufgaben. Die können Sie irgendwann mal erledigen.
  • Die Aufgaben im Quadranten darüber (unwichtig, aber eilig) delegieren Sie.
  • Die Aufgaben, die nicht eilig, aber wichtig sind (unten links), tragen Sie sich in Ihrem Kalender ein. Sie werden täglich abgearbeitet.
  • Die Aufgaben oben links erledigen Sie noch heute! Sie sind wichtig und eilig.

Grafisch sieht das dann so aus:

Eisenhower Matrix Prinzip Tabelle Grafik

Falls Sie die Methode selber noch üben und verfeinern wollen, können Sie sich entsprechende Vorlagen hier - wie gewohnt - kostenlos herunterladen:

Natürlich wäre es müßig, die Quadranten täglich anzulegen. Das wäre dann nichts anderes als ein Plan.

Tatsächlich aber geht das Eisenhower-Prinzip sowohl den Linkshirnern als auch den meisten Rechtshirnern sofort intuitiv in Fleisch und Blut über. So wissen Sie sofort, was zu tun, zu verschieben und zu lassen ist, haben weniger Stress, mehr Zeit und mehr Erfolg.

Danke Dwight! Nur nutzen das viele Menschen noch immer zu wenig.

Dabei liegen die Vorteile des Eisenhower-Prinzips auf der Hand:

  • Die Matrix liefert ein simples Entscheidungsraster für anstehende Aufgaben.
  • Mithilfe der Matrix lassen sich Zeitfresser und Zeitdiebe leicht identifizieren.
  • Projekte werden gewichtet, Mitarbeiter entlastet oder besser eingebunden.
  • Nach der Prioritätensetzung können Aufgaben effizienter erledigt werden.

Natürlich wollen wir auch die Kehrseite nicht verschweigen. Tatsächlich hat die Eisenhower-Matrix auch ein paar Nachteile...

Eisenhower Prinzip Nachteile: Einfach, aber zu simpel?

Die Aufgaben-Priorisierung mittels Eisenhower Methode gehört längst zu den Klassikern des Zeitmanagements. Keine Literatur darüber, die ohne dieses Prinzip auskäme. Es ist einfach zu schön und simpel.

Genau das aber wird von den Kritikern des Eisenhower-Prinzips allerdings auch regelmäßig bemängelt: Der Charme der Methode sei zwar ihre Einfachheit, übersehen würden dabei aber ein paar gravierende Nachteile:

  • Wie findet man heraus, wie wichtig eine Aufgabe ist? Die Dringlichkeit wird ja vielleicht noch durch eine nahende Deadline offenbar. Aber ihre Bedeutung im Gesamtzusammenhang lässt sich nicht immer sofort erkennen. Schlecht, wer dann eine dringende Aufgabe als "unwichtig" einstuft und sie an irgendwen delegiert. Womöglich an den falschen.
  • Was, wenn sich Aufgaben nicht gleich verteilen? In den vier Quadranten sieht das Ergebnis höchst ordentlich aus. In der Realität aber sind wichtige Aufgaben selten uneilig und und eilige Aufgaben selten unwichtig. Sie sind also nicht gleichmäßig verteilt. Folglich kommt es doch wieder zum Aufgabenstau.

Zugegeben, so einfach die Methode auch ist, sie befreit einen nicht davon, darüber nachzudenken, wann der Einsatz überhaupt sinnvoll ist und wann nicht. Und manchmal macht die Komplexität der Aufgaben dies eben unmöglich. Dann benötigen Sie schlicht andere Entscheidungstechniken.

In allen anderen Fällen aber besticht das Eisenhower-Prinzip durch seine schnelle Umsetzung und Lösung.

[Bildnachweis: Dawn Hudson, Iconic Bestiary by Shutterstock.com]