Zeitmanagement: Bedeutung + Die 18 besten Methoden

Definition: Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement (auch: Zeitplanung) bezeichnet unterschiedliche Methoden der Zeiteinteilung, um die eigene Produktivität und Effizienz zu steigern. Zeitmanagement hilft Ihnen dabei, den Arbeitsalltag systematisch zu strukturieren, Stress zu reduzieren und Aufgaben fokussiert zu erledigen. Dafür gibt es inzwischen zahlreiche Zeitmanagement-Methoden, deren Erfolg jedoch vom richtigen Einsatz und Selbstdisziplin abhängt.

Warum überhaupt Zeitmanagement?

Genau genommen ist der Begriff eine Mogelpackung: Zeit lässt sich nicht managen – sie vergeht immer gleich schnell. Deshalb haben wir nicht zu wenig Zeit, „sondern zu viel Zeit, die wir nicht richtig nutzen“ (Seneca). Zeitmanagement ist daher in erster Linie Selbstmanagement und gute Selbstorganisation – um sich und die Aufgaben vorausschauend zu strukturieren, zu priorisieren und mehr am Tag zu schaffen.

Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?

Wesentlicher Kern aller bekannter Zeitmanagement-Techniken und -Methoden ist, die verfügbare Zeit besser zu nutzen. Das gelingt praktisch immer in fünf Schritten:

1. Zeitmanagement Schritt 1: Überblick verschaffen
2. Zeitmanagement Schritt 2: Große Aufgaben in Meilensteine teilen
3. Zeitmanagement Schritt 3: Aufgaben priorisieren
4. Zeitmanagement Schritt 4: Störfaktoren und Zeitfresser reduzieren
5. Zeitmanagement Schritt 5: Regelmäßige Pausen einplanen

Insbesondere das Setzen von Prioritäten und das Vermeiden von Störfaktoren sind die größten Hebel für ein erfolgreiches Zeitmanagement.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Inzwischen gibt es mehr als 50 Zeitmanagement-Methoden, die Ihnen helfen, Ihre Zeit besser zu nutzen oder anfallende Aufgaben effizienter und effektiver zu erledigen. Die jeweiligen Zeitmanagement-Techniken, Tools oder Apps haben spezifische Vor- und Nachteile und sollten deshalb zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise passen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der 18 besten Zeitmanagement-Methoden und -Tipps:

1. ABC-Methode

Bei der ABC-Methode (auch: ABC-Analyse) geht es um drei Prioritäten. Sie richtet sich an Menschen, die schnell und intuitiv entscheiden. Durch die einfache Aufteilung erhalten sie einen einfachen Plan und klare Handlungsanweisungen für unterschiedliche Aufgaben. Diese werden dazu in drei Stufen eingeteilt und entsprechend bearbeitet:

• A-Aufgaben: sehr wichtig (sofort erledigen)
• B-Aufgaben: weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
• C-Aufgaben: kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen).

🟢 Bewertung: Einfache und schnelle Zeitmanagement-Methode für Einsteiger und Anfänger. Die ABC-Analyse eignet sich ebenso dazu, zu prüfen, welche Kunden den höchsten Umsatz bringen oder welche Produkte und Dienstleistungen für den meisten Gewinn sorgen.

2. ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode dient dazu, den Tag besser zu strukturieren. Im Idealfall benötigen Sie hierfür nicht mehr als 15 Minuten. Die Abkürzung „ALPEN“ ist ein Akronym und setzt sich zusammen aus den Anfangsbuchstaben der fünf Bausteine der Zeitmanagement-Methode:

1. Aufgaben aufschreiben
2. Länge einschätzen
3. Pufferzeit einplanen
4. Entscheidungen treffen
5. Nachkontrollieren

🟡 Bewertung: Immer noch recht simpel und schnell. Das Einschätzen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe benötigen, stellt jedoch für viele eine Herausforderung dar und kann bei Unsicherheit viel Zeit kosten.

3. Aschenputtel-Methode

Selbstmanagement wie beim Aschenbrödel im Märchen: „Die Guten ins Töpfchen, die Schlechten ins Kröpfchen.“ Gemeint sind bei dieser Zeitmanagement-Methode jedoch die Gewohnheiten im Arbeitsalltag: Analysieren Sie, was Ihnen im Job bei der Bewältigung Ihrer Aufgaben hilft, welche Routinen sich positiv auswirken – und welche schlechten Gewohnheiten oder Störfaktoren Sie regelmäßig blockieren. Die guten Gewohnheiten sollten Sie natürlich weiterhin pflegen und fördern, die schlechten ablegen oder buchstäblich ausschalten – z.B. das Smartphone während der Arbeit.

🟢 Bewertung: Nicht unbedingt für den täglichen Gebrauch gedacht, hilft die Methode doch dabei, echte Zeitkiller zu finden und zu minimieren. Und das ist ein zentraler Aspekt bei allen Selbstmanagement-Techniken.

4. Batching

Beim Batching werden thematisch gleiche Aufgaben zusammengefasst und in einem Block erledigt. Der Begriff leitet sich vom Englischen „to batch“ ab und bedeutet, die Dinge „stapelweise“ zu erledigen. Die Batching-Methode ist das Gegenteil von Multitasking: Statt zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln, was langsamer macht, nutzt die Zeitmanagement-Technik eine Art Routine-Effekt: Weil sich die Arbeitsabläufe wiederholen, geht alles schneller und die Produktivität steigt. Effektiv kann auch das Gegenteil vom Batching sein: Bei der sog. Salamitaktik zerlegen Sie große Aufgaben in kleinere und schneller erreichbare Teilschritte, was wiederum die Motivation fördert.

🟢 Bewertung: Eine der besten Zeitmanagement-Methoden, mit der wir selbst arbeiten und nur gute Erfahrungen gesammelt haben. Absolut empfehlenswert!

5. Eat The Frog

Die Methode „Eat the Frog“ (deutsch: „Iss den Frosch!“) geht auf den amerikanischen Erfolgscoach Brian Tracy zurück und bedeutet, die unangenehmste Aufgabe des Tages zuerst zu erledigen – so schwierig oder „unappetitlich“ sie auch ist. Laut Tracy bringt das eine enorme Erleichterung für den Rest des Tages. Effekt: Sie schaffen mehr und verhindern die klassische Prokrastination. Die deutsche Redewendung hierfür wäre: „die Kröte schlucken.“

🔴 Bewertung: Je nach Persönlichkeitstyp verhindert die Zeitmanagement-Methode, dass Sie unangenehme Tasks aufschieben. Kritisiert wird aber, dass Sie die Chronobiologie ignoriert, wobei es – je nach Biorhythmus – etwa für kreative Aufgaben Bestzeiten am Tag gibt. Unangenehme Routineaufgaben ausgerechnet in diese Zeiten zu verlagern, kann die Produktivität wieder senken.

6. Eisenhower-Methode

Die Eisenhower-Methode (auch: Eisenhower-Prinzip) ist der Klassiker unter den Zeitmanagement-Methoden und geht tatsächlich auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Hierbei werden in einer Matrix alle anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt:

Aus der Einteilung ergeben sich vier Handlungsempfehlungen für die einzelnen Aufgaben:

• A-Aufgaben: Sofort erledigen!
  Sie sind wichtig und dringend.
• B-Aufgaben: Terminieren!
  Wichtige, aber weniger eilige Aufgaben können Sie auch noch später erledigen.
• C-Aufgaben: Delegieren!
  Sie sind dringende, aber unwichtig und können von anderen erledigt werden.
• D-Aufgaben: Ignorieren!
  Was weder wichtig noch dringend ist, können Sie getrost vergessen.

🟢 Bewertung: Aus unserer Sicht eine der besten Zeitmanagement-Methoden überhaupt. Ziel sollte allerdings sein, nicht jedes Mal eine Matrix zu malen, sondern die Aufgabenverteilung möglichst bald intuitiv nach diesem Muster zu organisieren.

7. Getting Things Done

Getting Things Done (auch: GTD-Prinzip) geht auf den Bestsellerautor David Allen zurück. Seine Grundidee: Erst sammeln Sie alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, und notieren diese in einem logischen System (etwa einem Tagesplaner). Dadurch bekommen Sie den Kopf für Wichtigeres frei. Anschließend müssen Sie für jede Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan integriert wird. Kurz: Reduzieren Sie Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturieren Sie diese Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort.

🔴 Bewertung: Die Methode ist grundsätzlich richtig, ist aber nach unserer Einschätzung nur alter Wein in neuen Schläuchen und eine Neudefinition der ALPEN-Methode. Weil sie so populär ist, durfte sie in dieser Liste aber nicht fehlen.

8. Kanban

Kanban ist die japanische und horizontale Adaption der klassischen To-do-Liste. Hierbei werden anfallende Aufgaben visualisiert und nach verfügbaren Arbeitskräften, Ressourcen und Kapazitäten verteilt. Wichtigstes Mittel dazu ist das Kanban-Board, auf dem Aufgaben sowie Fortschritte in drei Spalten für alle sichtbar gemacht werden:

1. zu erledigen
2. in Arbeit
3. erledigt

Notieren Sie alle anfallenden Aufgaben jeweils auf einem Zettel und ordnen Sie diese den jeweiligen Spalten zu. Je nach Status der Aufgabe verschieben Sie den Zettel dann in die korrekte Spalte. Das Konzept ist eine zentrale Idee im agilen Projektmanagement. Ursprünglich wurde es in den 1940er Jahren vom Automobilkonzern Toyota entwickelt, um Lagerbestände zu reduzieren und die Produktivität zu erhöhen.

🟢 Bewertung: Die Zeitmanagement-Methode wird heute in zahlreichen agilen Projektteams erfolgreich genutzt und ist ebenso einfach wie effektiv. Unbedingt ausprobieren!

9. Not-To-Do-Liste

Anders als bei der klassischen To-do-Liste schreiben Sie bei der Not-to-do-Liste Störfaktoren auf, die Sie von der eigentlichen Arbeit abhalten. Das können E-Mails oder Social Media sein. Indem Sie diese Störquellen anschließend bewusst vermeiden oder reduzieren, verbessern Sie indirekt Ihre Zeitplanung.

🟡 Bewertung: Die Zeitmanagement-Technik entwickelt gerade beim Einstieg ihre größte Wirkung und hilft, echte Störquellen zu identifizieren und zu eliminieren. Für den täglichen Gebrauch ist sie eher ungeeignet.

10. Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip (auch: 80-20-Regel) ist genau genommen keine Zeitmanagement-Methode, sondern eine wichtige Erkenntnis – aus der sich aber Methoden zur Priorisierung von Aufgaben ableiten. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse oft schon mit 20 % des Aufwands erreicht werden. Dafür benötigen die verbleibenden 20 % der Aufgaben rund 80 % der Ressourcen und Arbeitszeit. Für das Zeitmanagement bedeutet das: Fokussieren Sie sich zuerst am Tag auf die maßgeblichen 20 % der Aufgaben. Der Rest ist nachrangig.

🟢 Bewertung: Aus Erfahrung sagen nicht nur wir: Stimmt! Wer seine Zeit bzw. sich selbst effektiver managen will, sollte das Prinzip unbedingt verinnerlichen und anwenden.

11. Pomodoro-Technik

Mithilfe der Pomodoro-Technik teilen Sie Ihre Arbeitszeit in Intervalle: Zuerst arbeiten Sie für 25 Minuten hochkonzentriert (sog. Pomodoro), und widmen sich voll und ganz der Aufgabe. Danach machen Sie 5 Minuten Pause. Diesen Rhythmus wiederholen Sie viermal. Nach vier Pomodori folgt eine längere Pause von 30 Minuten.

🟢 Bewertung: Die Technik ist eine gute Ergänzung zu anderen Zeitmanagement-Methoden und Priorisierungs-Strategien und hilft durch die Kombination aus Fokussierung und Entspannung, sich besser zu konzentrieren und mehr zu schaffen.

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12. SMART-Methode

Diese Zeitmanagement-Methode unterstützt Sie dabei, Ziele besser zu formulieren und zu setzen. Das gelingt im Wesentlichen durch fünf Kriterien, deren Anfangsbuchstaben das Akronym SMART ergeben:

• Spezifisch
  Ziele sollen so spezifisch wie möglich beschrieben werden.
• Messbar
  Orientieren Sie sich dabei an messbaren Fakten.
• Attraktiv
  Planen Sie so, dass Sie auch Lust haben, das umzusetzen.
• Realistisch
  Was Sie sich vornehmen, muss zugleich machbar sein.
• Terminiert
  Setzen Sie für jede Aufgabe eine Frist. Das erhöht die Verbindlichkeit.

🟢 Bewertung: Wer seine Zielsetzung so organisiert und formuliert, steigert die Erfolgschancen deutlich.

13. Tagesplan

Allen genannten Zeitmanagement-Methoden ist gemein, dass Sie sich zunächst einen Überblick aller Aufgaben verschaffen, diese strukturieren und nach einer Rangfolge sortieren. Genau das tun Sie in der Regel in einem Tagesplan bzw. Wochen- oder Monatsplan: Was muss bis wann erledigt werden? Ähnlich wie eine To-do-Liste schafft der Tagesplan die wichtigste Grundlage für bessere Selbstorganisation.

🟢 Bewertung: Egal, für welche Zeitmanagement-Methode Sie sich am Ende entscheiden – Sie werden praktisch immer mit einem Tagesplan beginnen. Eine absolute Basis-Technik. Und sehr sinnvoll!

14. Timeboxing

Das sogenannte Timeboxing (auch: Timeblocking) funktioniert ähnlich wie ein Tagesplan. Das Konzept ist ebenso einfach: Statt einfach loszuarbeiten, legen Sie für jede Aufgabe ein Zeitfenster, die sogenannte Timebox, fest. An diese halten Sie sich möglichst genau, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Timeboxing basiert auf Edwards Gesetz, wonach wir uns mehr anstrengen, wenn die verfügbare Zeit genau festgelegt ist. Indem Sie sich zwingen, die Aufgaben wirklich im vorgegebenen Zeitblock zu erledigen, erzeugen Sie einen positiven Druck.

🟡 Bewertung: Die Timeboxen müssen unbedingt realistisch definiert werden, sonst funktioniert die Zeitmanagement-Methode nicht. Sie ist daher eher für Fortgeschrittene geeignet. In Kombination mit dem Batching entfaltet die Technik aber einen maximalen Effekt.

15. Die 2-Minuten-Regel

Durch unzählige kleine Aufgaben verzetteln sich viele. Abhilfe schafft die 2-Minuten-Regel. Sie sagt: „Alles, was Sie in weniger als 2 Minuten schaffen, erledigen Sie sofort!“ So häufen sich Kleinigkeiten gar nicht erst an – was das Zeitmanagement langfristig erleichtert und die Produktivität erhöht. Ähnlich funktioniert übrigens auch das sog. Heiße-Kartoffel-Prinzip.

🟢 Bewertung: Simpel, schnell, effektiv. Ob es eine echte Zeitmanagement-Methode ist? Darüber lässt sich streiten. Definitiv hilft sie sich jedoch dabei, nicht noch viel Zeit mit dem Zeitmanagement zu verbrauchen, sondern einfach zu machen.

16. Die 40-30-20-10-Regel

Die 40-30-20-10-Regel ist eine einfache Technik für eine effizientere Arbeitsorganisation. Dabei widmen Sie 40 Prozent Ihrer Zeit der Aufgabe mit höchster Priorität; 30 Prozent bekommt die zweitwichtigste Aufgabe; 20 Prozent der Zeit die Aufgabe mit Priorität 3. Die restlichen 10 Prozent entfallen auf alle übrigen Aufgaben. Eine enge Verwandte dieser Zeitmanagement-Methode (und von uns eher empfohlen) ist die 1-3-5-Methode: Der Kern ist eine tägliche To-do-Liste mit maximal 9 Aufgaben: 1 große Aufgabe, 3 mittlere Aufgaben und 5 kleine Aufgaben.

🟡 Bewertung: Die Prozentzahlen der 40-30-20-10-Regel sind als Richtwert zu verstehen. So genau wird das wohl niemand nutzen. Das Prinzip dahinter ist aber richtig: Konzentrieren Sie sich auf die (drei) wichtigsten To-dos des Tages!

17. Die 60-60-30-Methode

Ähnlich wie die Pomodoro-Technik wechselt diese Zeitmanagement-Methode zwischen Anspannung und Entspannung. Die 60-60-30-Methode nimmt jedoch mehr Rücksicht auf den natürlichen Biorhythmus und soll die regelmäßige Regeneration sicherstellen. Die Zahlen erklären sich so:

• 60-60 Minuten
  Je zweimal 60 Minuten arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe, davon 55 Minuten mit hohem Fokus, danach folgen 5 Minuten Pause.
• 30 Minuten
  Nach den beiden Arbeitsabschnitten folgt eine längere Erholungspause von 30 Minuten.

🟢 Bewertung: Aus der Lernforschung ist bekannt, dass sich Menschen maximal 90-110 Minuten am Stück konzentrieren können. Danach benötigt das Gehirn eine Pause. Wenn Sie diese 60-60-30-Blöcke in Ihren Arbeitstag integrieren, sollten Sie deshalb unbedingt darauf achten, während der längeren Pause wirklich den Arbeitsplatz zu verlassen, sich zu entspannen und den Kopf frei zu bekommen. Dann ist diese Technik wirklich hilfreich.

18. Die 18-Minuten-Regel

Die 18-Minuten-Regel von dem US-Autor Peter Bregman sagt: „Nehmen Sie sich am Anfang des Tages 5 Minuten Zeit, um den Tag zu planen, und am Ende des Tages 5 Minuten, um zu prüfen, was Sie erreicht haben. Dazwischen reflektieren Sie jede Stunde für jeweils eine Minute, ob Sie den Tag – wie geplant – sinnvoll und produktiv nutzen.“ In Summe sind das 18 Minuten, um im Leben klare Prioritäten zu setzen und diese konsequent zu verfolgen.

🟡 Bewertung: Weniger Methode – mehr Reflexionsübung, um die eigenen Fortschritte und die Selbstwirksamkeit zu visualisieren. Wir finden das essenziell für die eigene Entwicklung. Hierfür reicht aber auch schon einfaches Journaling.

Wie finde ich die richtige Zeitmanagement-Methode?

Welche Zeitmanagement-Methode die für Sie persönlich beste ist, finden Sie in der Regel nur durch Selbstversuche heraus. Probieren Sie die vorgestellten Techniken und Systeme aus und kombinieren Sie diese je nach Aufgabe und Anforderung. Alle Zeitmanagement-Methoden unterstützen Sie dabei, Ihre verfügbare Zeit produktiver und effizienter zu nutzen und so mehr Freizeit zu gewinnen oder die Work-Life-Balance deutlich zu verbessern.

Die wesentlichen Vorteile des Zeitmanagements sind:

• Sie sparen Zeit

  Bessere Zeiteinteilung ist ressourcenschonend und nutzt Ihr knappstes Gut optimal: die Zeit.

• Sie werden produktiver

  Indem Sie sich selbst besser managen, schaffen Sie mehr in kürzerer Zeit und erzielen größere Fortschritte.

• Sie steigern Motivation

  Wer mehr erledigt bekommt, erzeugt permanent Erfolgserlebnisse und die wirken positiv auf die Motivation.

• Sie reduzieren Stress

  Stress entsteht hauptsächlich dadurch, dass sich Aufgaben auftürmen und wir uns verzetteln. Zeitmanagement verhindert das und trägt so zur psychischen Gesundheit bei.

• Sie erhöhen Ihre Lebensqualität

  Weil Sie bewusster mit Ihrer Zeit umgehen und den Tag optimal nutzen (siehe: Carpe Diem), verbessert sich automatisch die Lebensqualität.

Aus persönlicher Erfahrung empfehlen wir gerade am Anfang, sich die Aufgaben oder Ziele aufzuschreiben – mit Stift und Papier, nicht nur digital mithilfe von Apps. Das fördert den Prozess der Verinnerlichung, sodass Sie mit der Zeit viel leichter Prioritäten setzen werden und entscheiden, welche Aufgaben Sie gleich delegieren oder streichen.

Das Wichtigste aber ist, dass Sie trotz aller Effizienz immer wieder Pausen machen! Kennen Sie das Pausen-Paradox? Es ist ein Irrglaube, dass (mentale) Pausen Zeit kosten. Das Gegenteil ist richtig: Sie steigern die Leistungsfähigkeit und verhindern sogar Fehler!

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