Wie schreibe ich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch?
Die eingesandten Bewerbungsunterlagen sind gesichtet, die Vorauswahl ist getroffen. Nun ist die Einladung zum Vorstellungsgespräch der nächste Schritt im Bewerbungsprozess. Die vielversprechendsten Kandidatinnen und Kandidaten können Sie telefonisch, per Post oder per E-Mail zum Bewerbungsgespräch einladen.
Inhalt: Das gehört ins Einladungsschreiben:
- Dank für die Bewerbung
- Einladung zum persönlichen Gespräch
- Termine (Datum, Uhrzeit)
- Ort und Adresse
- Namen und Funktion der Gesprächsteilnehmer
- (Information zum Ablauf)
- Ansprechpartner für Rückfragen
- Bitte um Terminbestätigung
- Angaben zur Fahrtkostenerstattung
Die Einladung zum Vorstellungsgespräch hat eine große Bedeutung: Tonalität und Professionalität spiegeln nicht nur die Unternehmenskultur. Sie prägen auch den ersten Eindruck vom Arbeitgeber. Das Einladungsschreiben sollte daher unbedingt interessiert, herzlich und authentisch klingen.
Wer trägt die Kosten für das Vorstellungsgespräch?
Per Gesetz sind Unternehmen dazu verpflichtet, alle anfallenden Kosten die Anreise zum Vorstellungsgespräch zu erstatten. Dazu zählen Reise- oder Übernachtungskosten. Ausschließen können Sie das nur, indem Sie mit der Einladung diese Kosten explizit ausschließen. Beispiel-Formulierung: „Wir bitten Sie um Verständnis, dass anfallende Reisekosten nicht erstatten.“
Einladung zum Vorstellungsgespräch: Vorlage und Mustertext
Wie eine gute Vorstellungsgespräch Einladung aussehen kann, zeigt Ihnen das folgende Beispiel und Muster. Die Vorlage dazu können Sie sich am Ende als PDF herunterladen:
Einladung zum Vorstellungsgespräch – Muster
Sehr geehrte Frau Muster,
wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung für die Stelle als [Position]. Ihre Unterlagen haben uns sofort angesprochen. Deshalb möchten wir Sie noch besser kennenlernen und zu einem persönlichen Gespräch einladen:
Folgende Termine möchten wir Ihnen dazu vorschlagen:
Wochentag, TT.MM.JJJJ, Uhrzeit
Wochentag, TT.MM.JJJJ, Uhrzeit
Das Vorstellungsgespräch findet in unserer Zentrale in Musterstadt statt. Daran teilnehmen werden unsere Personalchefin Vera Vorlage sowie die Abteilungsleiterin Bea Beispiel.
Bitte geben Sie uns kurzfristig Bescheid, welchen der Termine Sie wahrnehmen möchten. Sollten Sie verhindert sein, machen Sie uns bitte einen Alternativvorschlag.
Wir freuen uns schon auf Sie!
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Muster kostenlos herunterladen:
Tipps zum Einladungsschreiben
Falls Ihr Unternehmen in einem Gebäudekomplex und der Eingang schwer zu finden ist, sollten Sie der Einladung noch einen Lageplan hinzufügen. Das erleichtert Bewerbern die Anreise. Achten Sie bei den Terminvorschlägen auch auf kluge Alternative – zum Beispiel am Vormittag und Nachmittag. Zusätzlich können Sie noch ein ein Videointerview vorschlagen. Das spart Zeit und Kosten.
Als besonderen Service für Bewerber können Sie zur Vorbereitung nicht nur die anwesenden Ansprechpartner mit Funktion nennen, sondern noch ein paar Themen und Fragen. Zum Beispiel die Bitte um eine kurze (Selbst-)Präsentation.
Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten: Und jetzt?
Und die Bewerber? Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein gutes Zeichen. Dauer und Anwesende geben Ihnen erste Hinweise darauf, ob es sich um ein strukturiertes Interview oder Assessment Center handelt.
Entsprechend sollten sich Bewerber auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten. Fehlen Informationen oder haben Sie Fragen, scheuen Sie sich nicht den genannten Ansprechpartner zu kontaktieren. Das unterstreicht Ihr Interesse und macht einen professionellen Eindruck.
Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie bestätigen?
Grundsätzlich können Sie auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch per Mail oder per Telefon antworten. In den meisten Fällen reicht eine kurze E-Mail aus.
Auf die Einladung zum Vorstellungsgespräch sollten Kandidaten möglichst zeitnah antworten. Idealerweise noch am selben oder darauffolgenden Tag. Alles andere nährt Zweifel an Ihrer Motivation. Wenn Sie den Vorstellungstermin bestätigen, sollte Ihre Antwort zwei Botschaften enthalten:
- Bedanken Sie sich zunächst für die Einladung zum Vorstellungsgespräch und sagen Sie, dass Sie sich darüber freuen. Das unterstreicht Ihre Motivation und das anhaltende Interesse.
- Bestätigen Sie den Termin – und zwar explizit. Formulieren Sie eine konkrete Zusage, dass Sie zum angegebenen Zeitpunkt zum Gespräch kommen werden.
Vorstellungsgespräch bestätigen: Muster
Bei der Bestätigung per Mail fassen Sie sich bitte kurz. Der folgende Muster-Text reicht dazu völlig:
- Sehr geehrte Herr Beispiel,
vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Gerne nehme ich diesen Termin am (Datum) um (Uhrzeit) wahr. Ich freue mich auf das persönliche Kennenlernen. Bis dahin verbleibe ich
mit freundlichen Grüßen
Signatur
Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie absagen?
Auch das kommt vor: Vielleicht haben Sie inzwischen ein besseres Jobangebot erhalten. Oder Sie wollen aus privaten Gründen wegziehen. Kurz: Sie wollen den Job nicht mehr und möchten das Vorstellungsgespräch absagen.
In dem Fall bleiben Sie unbedingt höflich, aber reden Sie Klartext. Je kurzfristiger die Absage, desto besser sagen Sie am Telefon ab. So können Sie sicher sein, dass die Botschaft richtig ankommt. Idealerweise nach dem Muster: Absage – Entschuldigung mit guter Begründung – Dank und Abschiedsgruß.
Vorstellungsgespräch absagen: Muster
- Sehr geehrte Frau Muster,
vielen Dank für Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch. Leider muss ich Ihnen aber absagen und werde den Termin nicht mehr wahrnehmen. Für die entstehenden Umstände entschuldige ich mich und bedanke mich gleichzeitig für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Signatur
Einladung zum Vorstellungsgespräch: Wie verschieben?
Manchmal passen auch die Terminvorschläge nicht. Den Termin zu verschieben, ist ebenfalls legitim. Gute Gründe sind ein lange geplanter und gebuchter Urlaub, Geschäftstermine oder private Verpflichtungen (Hochzeit, Taufe, Klausur, etc.).
Tabu ist hingegen, den Termin wegen privater Banalitäten wie einer Geburtstagsfeier, dem Treffen mit dem Fitnesstrainer oder wegen eines anderen Bewerbungsgesprächs zu verschieben. Das verrät, wo Ihre Prioritäten liegen: nicht beim neuen Job! Der schlechteste Grund ist, gar keinen Grund zu nennen. „Tut mir leid, an dem Tag bin ich verhindert.“ – Das ist kein Grund, sondern eine Ausrede. Und die kommt nie gut an.
Immer Alternativtermine nennen
Wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben, sollten Sie 2-3 Alternativtermine anbieten. Das wirkt lösungsorientiert. Die Terminverschiebung sollten Sie nach folgendem Muster aufbauen:
- Dank und Freude für die Einladung
- Bedauern über den Termin
- Bitte um Alternativtermin
- 2-3 neue Gesprächstermine vorschlagen
Vorstellungstermin verschieben: Muster
- Sehr geehrte Herr Muster,
herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Darüber habe ich mich sehr gefreut – nicht zuletzt, weil ich an der Position sehr interessiert bin.
Leider habe ich an dem vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um 00 Uhr schon eine wichtige private Verpflichtung (Hochzeit meines besten Freundes, ich bin Trauzeuge). Daher müssen wir bitte einen anderen Termin finden. Als Alternative kann ich Ihnen Folgendes vorschlagen:
Montag, den TT.MM.JJJJ um 15 Uhr
Mittwoch, den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr
Donnerstag, den TT.MM.JJJJ um 17 UhrIch hoffe, einer der genannten Termine kommt für Sie infrage. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und unser persönliches Kennenlernen!
Mit besten Grüßen
Signatur
Was kommt nach der Einladung?
Nachdem der Termin gefunden und bestätigt ist, sollten beide – Arbeitgeber und Bewerber – das Vorstellungsgespräch vorbereiten – in allen 7 Gesprächsphasen inklusive Vor- und Nachbereitung:
Eine gründliche Vorstellungsgespräch Vorbereitung macht schon 60 % des Joberfolgs aus. Dazu gehört, dass Sie sich nochmal über das Unternehmen, dessen Hintergrund, Markt, Werte und Produkte informieren sowie Hintergründe zu den Anwesenden recherchieren. Bereiten Sie sich ebenfalls auf unterschiedliche Formate vor, und üben Sie Ihre Selbstpräsentation sowie Antworten auf typische Fragen. Trainieren Sie zusätzlich Ihre Körpersprache, wählen Sie am Tag selbst ein angemessenes Outfit und planen Sie eine pünktliche Anreise.
Die Begrüßung prägt den ersten Eindruck nachhaltig. Stellen Sie sich hierzu mit Vor- und Nachnamen vor, lächeln Sie und halten Sie dabei Blickkontakt zu Ihrem Gegenüber. Ein kräftiger Händedruck vermittelt Selbstsicherheit. Danach folgt meist noch kurzer Smalltalk. Wichtig ist, dass Sie dabei nie jammern oder über die Anreise klagen. Immer positiv bleiben – und erst setzen, wenn man Ihnen einen Platz anbietet.
Die kurze Selbstvorstellung sollte nie länger als 3-5 Minuten dauern und ist grundsätzlich ein freier Vortrag – nie ablesen! Sprechen Sie hierbei lebhaft und zeigen Sie Energie und Körperspannung. Bleiben Sie fokussiert und sachlich und betonen Sie zu mehr 60 % wichtige Qualifikationen, Erfahrungen oder Alleinstellungsmerkmale – ohne nur den Lebenslauf zu wiederholen. Aufgebaut wird die Selbstpräsentation idealerweise nach dem Muster: „Ich bin – ich kann – ich will“.
Das Vorstellungsgespräch dient in erster Linie zum gegenseitigen Kennenlernen. Dazu stellen Personaler viele unterschiedliche Fragen. Hören Sie aufmerksam zu und machen Sie sich ruhig Notizen. Bleiben Sie bei Ihren Antworten unbedingt ehrlich und authentisch und erzeugen Sie keine Widersprüche zum Lebenslauf. Erklären Sie eine mögliche Wechselmotivation, ohne sich zur rechtfertigen und schaffen Sie bei den Antworten einen möglichst starken Unternehmensbezug. Genannte Stärken sollten für die angestrebte Stelle relevant sein (Beispiele nennen!); mit Schwächen gehen Sie wiederum stets reflektiert und konstruktiv um. Reagieren Sie auf Stressfragen stets souverän und gelassen. Und wenn Sie nicht sofort eine Antwort wissen, bitten Sie ruhig um Bedenkzeit.
Haben Sie immer 2-3 Rückfragen – oder mehr. Nutzen Sie eigene Fragen, um mehr über die Erwartungen des Unternehmens zu erfahren und überlegen Sie sich Fragen zu Entwicklungsperspektiven, z.B: „Wie definieren Sie Erfolg für diese Position?“, „Was erwarten Sie von einem idealen Kandidaten?“, „Was zeichnet Ihre besten Mitarbeiter aus?“ Ebenso können Sie bei den Rückfragen auf Ihre Notizen eingehen. Tabu sind jedoch Fragen zu Urlaub, Benefits oder Überstunden – wirkt nicht motiviert. Stellen Sie auch keine „dummen Fragen“, die Sie hätten vorher recherchieren können.
Bedanken Sie sich am Ende für das angenehme Gespräch und sprechen Sie alle Anwesenden nochmal mit Namen an. Verabschieden Sie sich höflich und professionell und werden Sie dabei nicht hektisch – Sie fliehen nicht! Fragen Sie noch nach den weiteren Schritten oder wann Sie mit einer Entscheidung rechnen können. Danach verlassen Sie das Gebäude und sind nett zu allen (!) Mitarbeitern – auch dem Pförtner!
Reflektieren Sie in der Vorstellungsgespräch Nachbereitung das Jobinterview zeitnah und lernen Sie daraus, was Sie zukünftig besser machen können. Überlegen Sie, ob Sie den Job weiterhin wollen und wenn ja: Schicken Sie ein Dankschreiben nach 24-48 Stunden – oder ziehen Sie Ihre Bewerbung zurück. Falls Sie nichts mehr hören: Frühestens nach 2-3 Wochen dürfen Sie nachfassen. Ansonsten bleiben Sie bitte weiterhin aktiv auf Jobsuche und informieren Sie sich über weitere Stellenangebote!
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