Entschuldigungsschreiben: Vorlagen & Formulierungen

Wie formuliert man eine Entschuldigung?

Ob in der Schule, privat oder geschäftlich: Wer sich für Fehler entschuldigt, übernimmt Verantwortung für Fehltritte. Je nachdem, an wen sich die Entschuldigung richtet und welche Konsequenzen der Fehler hat, sollte Ihr Entschuldigungsschreiben formeller und ausführlicher sein.

Mit einem einfachen „Sorry, kommt nicht wieder vor.“ ist es selten getan. Laut einer Studie der Ohio State Universität muss eine Entschuldigung sechs Bestandteile enthalten, um angenommen zu werden:

1. Entschuldigung ankündigen
2. Den Fehler kurz erklären, nicht rechtfertigen
3. Volle Verantwortung übernehmen
4. Echte Reue zeigen
5. Wiedergutmachung anbieten
6. Um Vergebung bitten

Auch wenn der letzte Punkt – „um Vergebung bitten“ – auf den ersten Blick altmodisch klingt: Die Wirkung ist nicht zu unterschätzen! In dem Sie sich nicht selbst im Wortsinn „entschuldigen“, sondern darum bitten, dass man Ihnen die Schuld vergibt, stimmen Sie die Opfer milde.

Was sind typische Formulierungen für ein Entschuldigungsschreiben?

Vorab ein Hinweis: Die folgenden Formulierungen sind zur Inspiration und als Beispiele gedacht. Nutzen Sie diese bitte nie wie eine Floskel, das verfehlt den Sinn und Zweck völlig:

• „Ich muss mich in aller Form entschuldigen.“
• „Sie haben völlig recht: Bitte entschuldigen Sie den Fehler.“
• „Bitte entschuldige, mein Verhalten war komplett ungerechtfertigt.“
• „Ihr Ärger ist vollkommen berechtigt.“
• „Mir ist bewusst, dass es falsch war.“
• „Ich bedauere sehr, dass es dazu gekommen ist.“
• „Es tut mir aufrichtig leid.“
• „Ich hoffe, du kannst mir verzeihen.“
• „Ich würde das gerne wiedergutmachen.“
• „Es wird nicht wieder vorkommen.“

Entschuldigungsschreiben Vorlagen & Beispiele für jeden Anlass

Falls Sie beim Formulieren Ihres Entschuldigungsschreibens noch unsicher sind, finden Sie hier einige bewährte Entschuldigungsschreiben Vorlagen und Mustertexte, die Sie zusätzlich als Word-Datei kostenlos herunterladen und anschließend individuell anpassen können:

Entschuldigungsschreiben für die Schule

Im Falle minderjähriger Schüler verfassen die Eltern ein Entschuldigungsschreiben an die Schule. Wichtig: Am Ende muss die Unterschrift eines Erziehungsberechtigten stehen. Eine Vorlage dafür kann wie folgt aussehen:

• Sehr geehrte Frau Muster,

  aufgrund einer Operation konnte mein Sohn [Name] in dem Zeitraum vom TT.MM.JJJJ bis einschließlich TT.MM.JJJJ nicht am Unterricht teilnehmen. Ich bitte Sie, sein Fehlen zu entschuldigen.

  Mit freundlichen Grüßen
  Unterschrift

Musterschreiben als Word-Vorlage kostenlos herunterladen.

Entschuldigungsschreiben für die Berufsschule

Hier finden Sie eine Formulierungshilfe für die Berufsschule. Als volljähriger Schüler beziehungsweise volljährige Schülerin dürfen Sie sich selbst für Ihr Fehlen entschuldigen. Daher unterschreiben Sie auch selbst am Ende Ihr Entschuldigungsschreiben.

• Sehr geehrter Herr Beispiel,

  aufgrund einer Operation kann ich die Berufsschule vom TT.MM.JJJJ bis zum TT.MM.JJJJ nicht besuchen. Ich bitte Sie dies zu entschuldigen. Den verpassten Schulstoff werde ich selbstverständlich nachholen.

  Mit freundlichen Grüßen
  Unterschrift

Die Vorlage für ein Entschuldigungsschreiben zur Berufsschule hier gratis herunterladen.

Entschuldigungsschreiben Polizei

Gerade im alkoholisierten Zustand kommt es immer wieder vor, dass Menschen sich im Ton vergreifen. Beleidigungen – etwa wenn Sie einem Polizisten den Mittelfinger zeigen – können mit bis zu 4.000 Euro Strafe geahndet werden. Ein Entschuldigungsschreiben ist das Mindeste, aber bitte ohne Wiedergutmachungsversuch. Der könnte als Bestechung missverstehen werden.

• Sehr geehrte Herr Muster,

  hiermit möchte ich mich für den Mangel an Respekt und mein schlechtes Benehmen am TT.MM.JJJJ entschuldigen. Mir ist der Vorfall sehr unangenehm und ich bitte höflichst um Verzeihung.

  Mit freundlichen Grüßen
  Unterschrift

Entschuldigungsschreiben für die Polizei in Word herunterladen.

Entschuldigungsschreiben an einen Kunden

Unternehmen wollen negative Mundpropaganda vermeiden. Spricht sich etwa schlechter Kundenservice herum, schädigt das nicht nur die Reputation, sondern führt auch zu finanziellen Einbußen. So könnte ein Entschuldigungsschreiben an einen verärgerten Kunden aussehen:

• Sehr geehrte Frau Beispiel,

  wir danken Ihnen für Ihr Schreiben vom TT.MM.JJJJ mit dem Hinweis auf das beschädigte Produkt. Sie haben völlig recht: Der Fehler liegt in unserer Produktion und wurde bereits behoben. Wir bitten die Unannehmlichkeiten, die Ihnen entstanden sind, zu entschuldigen. Um Sie wenigstens etwas zu entschädigen, haben wir Ihnen neben einem intakten neuen Produkt einen Rabattgutschein für Ihren nächsten Einkauf beigefügt.

  Bleiben Sie uns auch in Zukunft gewogen, wir sind stets daran interessiert, uns zu verbessern!

  Mit freundlichen Grüßen
  Unterschrift

Mustertext an Kunden gratis als Word-Vorlage herunterladen.

Entschuldigungsschreiben geschäftlich

Wichtig auch, sich bei internen Fehlern zu entschuldigen. Wer seinen Geschäftspartner aus falschem Stolz verprellt, erschwert die weitere Zusammenarbeit und schadet sich am Ende nur selbst.

• Lieber Max,

  mir ist unser Meeting vorgestern und mein Verhalten dort nochmals durch den Kopf gegangen. Ich möchte mich an dieser Stelle ausdrücklich für meine völlig überzogene Reaktion entschuldigen. Es tut mir leid, dass ich den Eindruck erweckt habe, nicht voll und ganz hinter dem Projekt zu stehen. Ich werde das Freitagmorgen im Team ansprechen und wieder geraderücken.

  Liebe Grüße
  Moritz

Entschuldigungsschreiben Muster für geschäftliche Kontakte hier kostenlos herunterladen.

Entschuldigung an Kollegen

Im Job ist man nicht immer einer Meinung, manchmal werden Diskussionen zu hitzig geführt und auch mit der Konkurrenz kann es übertrieben werden. Dann ist es professionell und zeigt wahre Größe, wenn Sie sich entschuldigen.

• Liebe Mia,

  ich möchte mich aufrichtig bei dir entschuldigen. Meine Reaktion war unprofessionell und überzogen. Deine Kritik war durchaus berechtigt und mit etwas Zeit, um darüber nachzudenken, sehe ich die Verbesserungsmöglichkeiten, die deine Vorschläge bringen. Ich hoffe, du kannst mir die emotionale Reaktion verzeihen und wir können das Projekt weiterhin gemeinsam erfolgreich gestalten.

  Beste Grüße
  Bea

Vorlage für ein Entschuldigungsschreiben an als Word-Dokument gratis herunterladen.

Entschuldigung an den Chef

Nicht nur bei Kollegen, auch beim Chef müssen Sie sich möglicherweise entschuldigen. Ein blöder Fehler, der einen wichtigen Kunden verärgert oder eine Verzögerung, durch die eine Deadline bei Projekten nicht eingehalten werden kann – sowas kann zwar passieren, doch sollten Sie sich dann auch entschuldigen.

• Sehr geehrter Herr Vorgesetzter,

  ein solcher Fehler hätte natürlich nie passieren dürfen. Dafür entschuldige ich mich in aller Form und übernehme die volle Verantwortung. Ich habe bereits mit Frau Muster telefoniert und den Fehler schnellstmöglich behoben. So sollte dieser zumindest keine weiteren Auswirkungen haben.

  Mit besten Grüßen
  Bea Beispiel

Entschuldigungsschreiben Beispiel für den Chef kostenlos in Word herunterladen.

Entschuldigung an Freunde

Zu guter Letzt müssen Sie sich hin und wieder auch bei Freunden entschuldigen. Beispielsweise für eine unbedachte Aussage oder fehlende Hilfe, wenn ein Freund diese benötigt hätte. Eine Entschuldigung kann helfen, die Wogen wieder zu glätten.

• Liebe Julia,

  ich kann gar nicht in Worte fassen, wie leid es mir tut. Es war vollkommen dumm von mir und ich hoffe, du kannst mir irgendwie verzeihen. Du bist mir sehr wichtig und deine Freundschaft bedeutet mir viel. Vielleicht können wir uns auf einen Kaffee treffen, um darüber zu reden.

  Liebe Grüße
  Desiré

Entschuldigungsschreiben Vorlage für Freunde als kostenloser Download in Word.

Warum sind Entschuldigungsschreiben wichtig?

Warum wir uns bei anderen entschuldigen bzw. um Entschuldigung bitten, kann mehrere unterschiedliche Gründe haben:

• Schuldeingeständnis

  Für gewöhnlich hat eine Person sich in irgendeiner Form fehlerhaft verhalten und möchte dies wieder gutmachen. Wir bitten also um Entschuldigung, wenn wir etwas bereuen und uns die andere Person so wichtig ist, dass sie uns verzeihen möge.

• Harmoniebedürfnis

  Manchmal ist es auch kein Schuldeingeständnis, sondern lediglich der Wunsch nach Harmonie, der Menschen dazu veranlasst sich zu entschuldigen. Hauptsache, wir sind mit anderen wieder im Reinen.

• Höflichkeitsform

  Nebendem gibt es auch die Entschuldigung als eine Form der Höflichkeit. Beispielsweise wenn jemand eine Auskunft haben möchte, etwa nach dem Weg oder der Uhrzeit fragt, sagen viele: „Entschuldigung, können Sie mir sagen…?“

Dabei richtet sich die Form der Entschuldigung immer danach, wie schwerwiegend das eigene Fehlverhalten war beziehungsweise, in welcher Situation oder Position wir uns befinden. Wer jemanden versehentlich im Bus anrempelt, braucht kein förmliches Entschuldigungsschreiben aufzusetzen – hier genügt ein kurzes „Entschuldigung!“

Checkliste für Entschuldigungsschreiben

Welche Wiedergutmachung ist angebracht?

Bei einfachen Fehlern – etwa gegenüber Kunden – sollten Sie eine kostenfreie Nachlieferung, Gutscheine oder Rabatte anbieten. Im Restaurant ist es üblich, dass die Getränke, mindestens aber das Dessert danach aufs Haus gehen. Im Privaten ist es deutlich schwieriger: Haben Sie einen Fleck gemacht, bieten Sie an, die Reinigungskosten zu zahlen. Bei einem Treuebruch gibt es hingegen kaum Wiedergutmachung. Sie können lediglich versprechen, dass das nicht wieder vorkommt.

Welche Fehler im Entschuldigungsschreiben vermeiden?

Bei massiven Pleiten, Pech und Pannen können sogar Existenzen bedroht sein. Hier müssen Sie das Entschuldigungsschreiben besonders sensibel formulieren, damit Sie auf den ursprünglichen Fehler nicht noch einen Ausdrucksfehler draufsetzen. Wer sich aufrichtig entschuldigen will, sollte deshalb diese Fehler unbedingt vermeiden:

• Sie entschuldigen sich zu spät

  Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit! Es könnte sonst der Eindruck entstehen, dass Sie es nicht ehrlich meinen und nur aus Kalkül schreiben, den Fehler jedoch gar nicht einsehen.

• Sie entschuldigen sich nur schriftlich

  Im direkten Gespräch einen Fehler einzugestehen, kostet zwar größere Überwindung. Aber genau das wertet die Entschuldigung auf. Ihr Gesprächspartner sieht und spürt dabei, wie ernst Ihre Reue ist. Wenn bei schweren Kränkungen Menschen das persönliche Gespräch verweigern, ist ein Entschuldigungsschreiben natürlich wieder völlig okay. Dann aber eher ein Brief statt E-Mail oder Whatsapp.

• Sie nehmen sich keine Zeit

  Wer ein Entschuldigungsgespräch zwischen zwei Termine quetscht, wirkt genauso wenig ernsthaft wie reuig. Für eine Entschuldigung sollten Sie sich immer ausreichend Zeit nehmen und Ihrem Gegenüber Zeit lassen, das zu verarbeiten und sich darauf einzulassen. Wer drängelt, Motto: „Alles wieder gut? Ich muss gleich weg!“ disqualifiziert sich sofort wieder.

• Sie reden sich heraus

  Das ist so ziemlich das Gegenteil von einer Entschuldigung: Deren Ziel ist stets, die Verantwortung für den Fehler zu übernehmen. Deshalb sind im Entschuldigungsschreiben auch Wörter wie „aber“ oder „trotzdem“ absolut tabu. Mit einer Formulierung, wie: „Das ist mir noch nie passiert, trotzdem möchte ich mich dafür entschuldigen“ wecken Sie eher den Eindruck, es sei fast schon unter Ihrer Würde, sich zu entschuldigen.

• Sie beginnen, sich zu rechtfertigen

  Schreiben Sie kurz und prägnant und kommen Sie direkt am Anfang zur Sache: Sie bitten für dies oder das um Entschuldigung. Kategorisch verboten sind alle Formen von Rechtfertigung, die Ihren Fehler kleinreden sollen. Etwa: „Aufgrund der Umstände konnte man gar nicht anders als…“ Solche Ausflüchte machen ein Entschuldigungsschreiben weder aufrichtiger, noch wirksam.

• Sie machen denselben Fehler erneut

  Das hat zwar nichts mehr mit dem Schreiben zu tun, aber klar ist: Wer sich entschuldigt und das ernst meint, ändert logischerweise auch sein Verhalten in der Zukunft. Eine Entschuldigung ist keine Freibrief für Wiederholungen.

---

Was andere dazu gelesen haben

• Verzeihen lernen: Darum ist es so wichtig
• Begründungseffekt: Lesen Sie gleich hier weiter, weil es sich lohnt!
• Geschäftsbrief schreiben: Tipps und Vorlagen
• E-Mails schreiben: Über 40 Tipps für bessere E-Mails