Vorstellungsgespräch Ablauf: 7 Phasen, Fragen + Tipps

Vorstellungsgespräch Ablauf: Welche 7 Phasen gibt es?

Der gesamte Ablauf eines Vorstellungsgesprächs besteht aus sieben Phasen, das Jobinterview selbst nur aus fünf Gesprächsphasen. Hinzu kommen jeweils noch die Vorstellungsgespräch Vorbereitung und Nachbereitung.

7 Gesprächsphasen im Überblick

1. Vorbereitung
2. Begrüßung (und Smalltalk)
3. Selbstpräsentation
4. Fragen (& Interview)
5. Rückfragen (eigene Fragen)
6. Abschluss (& Abschied)
7. Nachbereitung

Schon dadurch, dass Sie sich diese sieben Phasen bewusst machen und optimal nutzen, steigern Sie Ihre Bewerbungschancen. Im Folgenden erklären wir die einzelnen 7 Phasen Schritt für Schritt und geben praktische Tipps dazu.

1. Phase: Vorbereitung

Mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch beginnt die erste Phase der Vorbereitung. Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie die Einladung und den Termin bestätigen oder verschieben wollen.

Nach der Zusage empfehlen wir, sich unbedingt noch einmal gründlich über das Unternehmen, dessen Werte und die Branche informieren. Lesen Sie sich zusätzlich die Stellenanzeige aufmerksam durch, um Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten mit den Anforderungen abzugleichen. Anschließend sollten Sie sich auf typische Bewerbungsfragen vorbereiten, die eigene Kurzvorstellung sowie schlagkräftige Antworten üben und ein paar clevere Rückfragen überlegen.

Unterschätzen Sie keinesfalls diese erste Vorstellungsgespräch Phase! Gründliche Vorbereitung sind 60 Prozent des späteren Erfolgs! Am Ende wählen Sie noch eine passende Vorstellungsgespräch Kleidung und suchen 1-3 Anfahrt-Alternativen, damit Sie auf jeden Fall pünktlich erscheinen.

2. Phase: Begrüßung & Smalltalk

Der eigentliche Vorstellungsgespräch Ablauf beginnt mit der Begrüßung und etwas Smalltalk. Auch den sollten Sie nicht unterschätzen: Der lockere Plausch prägt bereits den sprichwörtlichen erste Eindruck – und der kann das gesamte Jobinterview überstrahlen, siehe Halo-Effekt bzw. Horn-Effekt.

Wichtig hierbei: Stellen Sie sich mit Namen vor, halten Sie zu allen Anwesenden dabei Blickkontakt und warten Sie, bis man Ihnen die Hand reicht. Das macht immer der Gastgeber zuerst! Dazu unbedingt freundlich lächeln. Anschließend bedanken Sie sich für die Einladung und warten, bis man Ihnen einen Sitzplatz anbietet.

Ganz oft erkundigen sich der Personaler, wie Ihre Anreise war oder wie es Ihnen geht. Solche Eisbrecher sollen die Gesprächsatmosphäre auflockern, sind aber bereits eine erste Falltür: Auf keinen Fall dürfen Sie jetzt jammern oder über Ihre Nervosität klagen. Bleiben Sie locker, positiv und erzählen Sie eine kleine Anekdote. Entscheidend bleibt Ihre offene Haltung und Körpersprache.

3. Phase: Selbstpräsentation

Die Selbstpräsentation gehört zum festen Bestandteil im Vorstellungsgespräch. Oft wird sie eingeleitet mit der Aufforderung: „Erzählen Sie etwas über sich!“ Ihre Selbstvorstellung muss eine freie Rede sein (nie ablesen!) und sollte nicht länger als 5 Minuten dauern.

Selbstpräsentation Aufbau-Formel

Für den Aufbau einer idealen Selbstpräsentation empfehlen wir schon seit Jahren die folgende bewährte 3-stufige Formel:

Ich bin

• Selbstvorstellung (Name, Alter, Herkunft)
• Ausbildung, Studium, höchster Abschluss
• Bisherige Jobs, Erfahrungen

Ich kann

• Meilensteine im Berufsleben
• Besondere Qualifikationen, Zertifikate
• Größe Erfolge mit Zahlen

Ich will

• Stärken und Talente mit Mehrwert
• Motivation für den Job
• Ziele in der Position

4. Phase: Fragen und Interview

Die dritte und vierte Phase können im Vorstellungsgespräch Ablauf schon mal vertauscht sein. Oft stellt sich auch nochmal der Arbeitgeber in wenigen Sätzen vor. Danach aber kommen immer typische Vorstellungsgespräch Fragen. Einen Fragenkatalog mit 100 häufigen Fragen finden Sie in diesem PDF.

Häufig gestellte Fragen im Vorstellungsgespräch

• Warum bewerben Sie sich bei uns?
• Warum sollten wir Sie einstellen?
• Warum sind Sie besser als andere?
• Warum wollen Sie den Job wechseln?
• Haben Sie sich woanders beworben?
• Wie hoch war Ihr letztes Gehalt?
• Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?

Dank der ersten Phase und Vorbereitung bringen Sie diese nicht mehr so leicht aus dem Konzept. Machen Sie sich aber in jedem Fall ein paar Notizen dazu. Das ist nicht nur erlaubt, sondern wird auch in der nächsten Phase noch einmal nützlich.

Was sage ich zu Stärken und Schwächen im Vorstellungsgespräch?

In rund 90 Prozent der Interviews werden immer wieder zwei Fragen gestellt: Die Frage zu Ihren Stärken und zu möglichen Schwächen:

• Bei den Stärken ist es wichtig, dass Sie nicht übertreiben und dass diese für die angestrebte Stelle relevant sind.
• Bei den Schwächen geht es vor allem um Ihre Fähigkeit zur Selbstreflexion und den konstruktiven Umgang mit einem Defizit. Das ist dann schon wieder eine Stärke.

Tipps zu illegalen Fragen finden Sie in unserem Fachartikel: Unzulässige Fragen im Vorstellungsgespräch.

5. Phase: Rückfragen

Zu einem professionellen Vorstellungsgespräch Ablauf gehört am Ende, dass man Ihnen die Gelegenheit gibt, eigene Fragen – sogenannte Rückfragen – zu stellen. Die Chance dazu müssen Sie nutzen! Kluge Rückfragen bekräftigen Ihre Professionalität und sind für Personaler ein starkes Indiz für Ihr Interesse an dem Job. Außerdem erfahren Sie dadurch noch mehr über Unternehmen und Position.

Empfohlene Rückfragen im Vorstellungsgespräch

• Wie definieren Sie Erfolg für diese Position?
• Was erwarten Sie von einem idealen Kandidaten?
• Was zeichnet Ihre besten Mitarbeiter aus?
• Was könnte mich an diesem Job am meisten frustrieren?
• Wie würden Sie den Führungsstil meines Chefs beschreiben?
• Wie würden Sie Ihre Unternehmenskultur beschreiben?
• Wie wird bei Ihnen Leistung gemessen und bewertet?
• Wie werden bei Ihnen Talente und Stärken gefördert?
• Warum arbeiten Sie gerne für dieses Unternehmen?
• Wann kann ich mit Ihrer Entscheidung rechnen?

Natürlich müssen Sie nicht alle Fragen davon stellen. Vieles ergibt sich schon aus dem Gespräch. Noch mehr Ideen und Inspirationen für eigene Fragen finden Sie in diesem kostenlosen PDF.

6. Phase: Abschied

Der Ablauf des Vorstellungsgesprächs kommt in die Schlussphase: Leider machen viele Bewerberinnen und Bewerber beim Abschied jedoch die schlimmsten Fehler. Unbedachte Äußerungen vom Typ „Wie stehen meine Chancen denn so?“ (klingt nach Bittsteller) ruinieren einen bisher tadellosen Eindruck.

Einzig richtig: Bedanken Sie sich für das gute Gespräch und die Einladung zum Kennenlernen und bekräftigen Sie den Wunsch, für das Unternehmen arbeiten zu wollen. Erlaubt ist noch die Frage: „Was sind die nächsten Schritte?“ Oder: „Mit wem kann ich in Kontakt bleiben, um eventuelle Rückfragen zu besprechen?“ Danach verabschieden Sie sich förmlich, wieder mit Handschlag und Blickkontakt und beenden das Vorstellungsgespräch.

Ein psychologischer Trick ist übrigens, beim Abschied alle Anwesenden mit Namen anzusprechen, Motto: „Frau Beispiel, es hat mich gefreut, Sie kennenzulernen.“ Namen haben immer Wirkung und sorgen für einen bleibenden Eindruck.

7. Phase: Nachbereitung

Nach dem Vorstellungsgespräch sollten Sie sich zunächst ein paar Minuten Zeit nehmen, um Ihre Eindrücke festzuhalten: Notieren Sie, welche Fragen Sie gut beantworten konnten und was Sie in Zukunft besser machen können. Gleichzeitig sollten Sie prüfen, ob Sie der Job immer noch interessiert und zu Ihren Berufszielen passt.

Viele Experten empfehlen, innerhalb von 24-48 Stunden eine kurze und professionelle Dankesmail an den Personaler zu senden, in der Sie nochmals Ihr Interesse betonen. Achten Sie in dem sogenannten Follow-up auf eine persönliche Note, ohne überschwänglich zu wirken. Sollten im Gespräch nach weiteren Bewerbungsunterlagen oder ergänzende Informationen gefragt worden sein, schicken Sie diese zeitnah hinterher. Sind wichtige Antworten im Gespräch offengeblieben, können Sie diese ebenfalls in Ihrer Nachricht klarstellen.

Dankschreiben formulieren – Beispiel

• „Sehr geehrte Frau Personalerin,

  an dieser Stelle möchte ich mich für das freundliche Gespräch am TT.MM.JJJJ ganz herzlich bedanken, das mir die Möglichkeit gegeben hat, einige interessante Einblicke in Ihr Unternehmen zu bekommen.

  Besonders beeindruckt hat mich [Beispiel] und die kollegiale Atmosphäre. Das hat mich noch einmal im meinem Wunsch bestärkt, Sie zukünftig mit meinen Fähigkeiten und Qualifikationen bei [Aufgabe] tatkräftig zu unterstützen.

  Für weitere Fragen und Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

  Viele Grüße nach [Firmensitz]
  Unterschrift“

Behalten Sie anschließend den weiteren Prozess im Blick und reagieren Sie schnell auf alle Rückmeldungen des Unternehmens. Nutzen Sie das frisch Erlebte außerdem, um Ihre Selbstpräsentation für zukünftige Gespräche zu optimieren. Und vor allem: Bleiben Sie geduldig und professionell, auch wenn eine Antwort einmal länger auf sich warten lässt. Frühestens nach 2-3 Wochen dürfen Sie nachfassen, was aus der Bewerbung geworden ist.

Wie lange dauert ein Vorstellungsgespräch?

Zwar haben fast alle Jobinterviews diesen typischen Ablauf – die einzelnen Gesprächsphasen können aber unterschiedlich lang ausfallen. Ein typisches Vorstellungsgespräch dauert zwischen 30 und 45 Minuten. Ein Telefoninterview oder Videointerview kann auch mal kürzer ausfallen und nur 20 Minuten dauern. Assessment Center hingegen können mehrere Stunden oder einen ganzen Tag umfassen.

Wenn das Vorstellungsgespräch länger dauert, muss das kein schlechtes Zeichen sein – im Gegenteil: Eine längere Dauer (als geplant) ist meist ein Indiz dafür, dass man stark an Ihnen interessiert ist, Sie sympathisch sind und die Recruiter jeden Zweifel ausräumen wollen.

Der wichtigste Tipp zum Schluss

Hören Sie nie auf, sich weiter zu bewerben! Solange die Tinte unter dem neuen Arbeitsvertrag nicht trocken ist, haben Sie noch keinen neuen Job sicher. Machen Sie also weiter und geben Sie nicht auf. Viel Erfolg bei Ihrer Bewerbung!

Was andere dazu gelesen haben

• Vorstellungsgespräch Fehler: Diese 11 bitte vermeiden!
• Vorstellungsgespräch Checkliste: Fragen + Vorbereitung
• Vorstellungsgespräch Training: Tipps + Richtig üben
• Jobinterview? Achten Sie auf das Umfeld!