Facebook hat gestern die lange erwarteten Administrator-Rollen vorgestellt. Damit ist es jetzt möglich, Nutzern einer Facebook-Seite eingeschränkte Rechte zuzuweisen. Viel wichtiger ist jedoch: Die Neuerung dürfte für so manches Unternehmen ein dringend notwendiger Weckruf gewesen sein. Denn den Administratorrechten und deren Verwaltung bei Social Media Auftritten wird viel zu wenig Beachtung geschenkt. Dabei ist aktives Rechte-Management wichtig und – mit den richtigen Strategien – gar nicht kompliziert.

Warum Sie sich – neben der Kommunikation in den Sozialen Netzwerken – auch noch um die Administratorrechte kümmern sollen? Weil Sie sich mittel- und langfristig sonst große Probleme einhandeln können. Was passiert denn, wenn Sie sich beispielsweise von einem Mitarbeiter trennen, diesem jedoch seine Administratorrechte auf Ihrer Facebook-Seite lassen? Wenn die Trennung nicht im Guten ablief, ist das vielleicht seine Chance, sich bei Ihnen zu revanchieren, in dem er die Seite verändert oder löscht. Oder was ist mit der Google+-Seite, die vielleicht der Praktikant angelegt hat und bei der er nach wie vor als Eigentümer eingetragen ist? Wie wollen Sie verhindern, dass er die Seite irgendwann löscht?

Ein aktives Management der Adminstratorrechte ist bei allen Sozialen Netzwerken angebracht. Facebook macht Ihnen das Leben durch seine neuen Administrator-Rollen deutlich leichter, denn jetzt können Sie Rechte relativ differenziert vergeben.

Die neuen Facebook-Administrator-Rollen

Insgesamt gibt es fünf Administrator-Rollen, die in der folgenden Tabelle dargestellt werden. Die Tabelle stammt übrigens aus dem Hilfebereich von Facebook, in dem Sie auch noch weitere Informationen zu den neuen Administrator-Rollen finden.

Die Aufgabenverteilung der Administratoren sieht folgendermaßen aus:

  • Manager – Diese Rolle entspricht dem bisherigen Administrator. Er verfügt über alle Rechte und kann anderen Administratoren ihre Rechte zuweisen.
  • Inhalt erstellen – Der Name lässt es schon erahnen: Hier handelt es sich um eine Art Autor. Dieser verfügt über fast alle Rechte – nur Administorrollen kann er nicht vergeben. Diese Rolle ist optimal für Mitarbeiter, die eine Seite aktiv pflegen.
  • Moderator – Auch hier ist der Name Programm. In dieser Rolle kann sich der Administrator zwar um Kommentare und Nachrichten kümmern, jedoch keine Beiträge schreiben. Ideal, wenn ein Mitarbeiter vorübergehend – vielleicht wegen außergewöhnlich vielen Kommentaren – einspringt.
  • Werben – Werbeanzeigen schalten und Statistiken einsehen – mehr kann dieser Administrator nicht. Optimal für externe Mitarbeiter, die sich auf Werbung spezialisiert haben.
  • Statistikanalyse – Dieser Administrator kann nur die Statistiken einsehen, ansonsten jedoch nichts verändern und daher auch keinen Schaden anrichten. Ein Schelm, wer dabei spontan an seinen Vorgesetzten denkt.

Mit diesen Rollen sind die meisten Aufgaben innerhalb eines Social Media Teams weitestgehend abgedeckt. Die neuen Administrator-Rollen werden vor allem Community-Managern das Leben deutlich erleichtern. Doch auch kleinen und mittelständischen Unternehmen werden diese Rollen zu Gute kommen. Denn Mitarbeiter, die eine Facebook-Seite auf Dauer mit pflegen sollen, können jetzt Schritt für Schritt eingeführt und – je nach Kenntnisstand – nach und nach mit weiteren Rechten ausgestattet werden. So ist eine langsame Einführung ohne großes Risiko möglich.

Aktives Rechte-Management bleibt unverzichtbar

Auch mit den neuen Administrator-Rollen sollten Sie die Zugangsrechte zu Ihren Social Media Auftritten aktiv verwalten. Twitter bietet beispielsweise keinerlei Abstufungen an, hier hat einfach jeder zugewiesene Mitarbeiter vollen Zugang zum Firmenkonto. Google+ bietet zumindest noch die Abstufung zwischen Eigentümer und Administrator. Diese unterscheiden sich dadurch, dass nur der Eigentümer eine Seite löschen und den Eigentümer ändern kann. Beide – sowohl Administrator als auch Eigentümer – können die Seite jedoch im vollen Umfang bearbeiten.

Ein aktives Rechte-Management kann folgendermaßen aussehen:

  • Als Eigentümer wird grundsätzlich das Firmenkonto eingetragen. Erstellt ein Mitarbeiter die Seite initial über seinen Account, wird die Rolle des Eigentümers möglichst schnell auf das Unternehmen übertragen.
  • Neue Mitarbeiter werden nur dann hinzugefügt, wenn Sie ein Netzwerk aktiv pflegen sollen. Temporäre Zugänge gibt es nur in Ausnahmefällen.
  • Es werden ausschließlich Mitarbeiter als Administrator hinzugefügt, die sich mit dem Medium auskennen und dafür geschult wurden.
  • Die Zahl der externen Mitarbeiter mit Administratorrechten sollte auf das absolut notwendige Minimum reduziert sein.
  • Wechselt ein Mitarbeiter aus dem Social Media Team in eine andere Abteilung oder verlässt er das Unternehmen, wird sein Zugang sofort gelöscht. Dieser Punkt muss auf Checklisten und in den entsprechenden Prozessen im Unternehmen aufgenommen werden.
  • Bei Neuerung werden alle Mitarbeiter mit Administratorrechten umgehend informiert und geschult.
  • Es gibt eine zentrale Datenbank oder ein zentrales Dokument, in dem alle Administratoren für jedes Netzwerk verzeichnet sind. Diese Datenbank wird aktiv gepflegt.

Sicher, dass ist alles zusätzliche Arbeit. Doch der Aufwand lohnt sich, denn so beugen Sie Problemen vor, die schlussendlich auch der Reputation Ihres Unternehmens schaden könnten. Und das ist die Mühe wert.

Facebook-Beiträge planen

Zusammen mit den Administrator-Rollen hat Facebook gestern auch die Option eingeführt, Beiträge zu planen. Beim Verfassen eines Beitrags sehen Sie jetzt links unten eine Uhr.

Ein Klick darauf blendet Schaltflächen ein, mit denen Sie Jahr, Monat, Tag und Uhrzeit der Veröffentlichung festlegen können. Das Ganze ist noch etwas umständlich, funktioniert jedoch. Nach einem Klick auf “Zeitplan” erscheint die folgende Meldung.

Ihre geplanten Beiträge finden Sie dann im Aktivitätenprotokoll. Dort können Sie diese auch löschen oder neu planen.