Prioritäten-Zeitmanagement-Selbstmanagement
Manchmal, wenn der Wind leise durch die Binsen pfeift, dann erzählt er den Leuten, die vorbeikommen, eine Geschichte, aus der dann irgendwann wie im griechischen Mythos eine Weisheit wird, weil es immer dieselbe Leier ist. Eine dieser Geschichten lautet etwa so: Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Das jedenfalls verbreiten die einen, und das klingt schon ziemlich binsig. Denn Zeitmanagement ist definitorischer Quatsch, sagen die anderen. Zeit kann man schließlich nicht managen, sie vergeht immer gleich schnell – unabhängig davon, was wir damit anstellen. Jeder Tag hat für jeden Menschen gleich viele Stunden, egal, ob man ihn managt oder nicht. Wenn, müsse man eher davon sprechen, Prioritäten zu setzen - aber richtig...

Prioritäten setzen: Zeitmanagement ist Selbstmanagement

Das ist wohl unbestreitbar richtig und auch höchst gerecht. Andererseits lässt sich nicht verleugnen, dass einige Menschen mit dieser Zeitfreiheit mehr Probleme haben als andere.

Um es kurz zu machen: Diese Menschen verzetteln sich. Und zwar regelmäßig.

Für sie ist wahrscheinlich der Monumentalfilmheld Ben Hur längst so etwas wie eine Galionsfigur, weil der, nach ein paar Differenzen mit der römischen Obrigkeit, die Weltmeere auf einer Galeere bereisen durfte und deshalb als guter Beleg dafür taugt, dass man sich ordentlich am Riemen reißen und doch nicht recht vorankommen kann.

Immerhin: Bei Ben Hur nahm die Geschichte ein halbwegs gutes Ende. Im Büro kommt das seltener vor.

Dort erwarten die Betroffenen vermutlich schon morgens jene Aufgaben, die gestern im Arbeitswust liegen geblieben sind oder aufgeschoben wurden, weil sie so viel Annehmlichkeit verheißen wie mit den Fingernägeln über eine Schiefertafel zu kratzen. Über den Tag kommen dann neue dringende Jobs dazu: Der Chef schneit rein und braucht umgehend einen Lagebericht zu Projekt XY, der Kollege bittet um Rat, der Kunde hofft auf schnelle Hilfe und aus dem E-Mail-Eingang piept unerbittlich Post mit der Dringlichkeitsstufe "hoch". Aufschub unmöglich. Just do it!

Wer also nicht gerade über vier Arme wie der indische Gott Vishnu verfügt, den umgibt spätestens am Nachmittag ein veritables Büro-Tohuwabohu.

Wer seine Zeit und damit auch seinen Büroalltag besser in den Griff bekommen will, sollte sich deshalb weniger über Zeitmanagement Gedanken machen, dafür umso mehr über besseres Selbstmanagement.

Die Ivy-Lee-Methode

Ivy-Lee-MethodeDie Legende geht so: Charles M. Schwab ist Präsident des Stahlunternehmens Bethlehem Steel Coporation und gilt im Jahr 1918 als einer der reichsten Männer der Welt. Allerdings findet er die Arbeitsabläufe in seinem Betrieb ineffektiv. Deshalb trifft er sich mit dem renommierten Produktivitäts-Experten Ivy Lee.

Der schlägt ihm eine ungewöhnliche Methode und einen noch ungewöhnlicheren Deal vor: Schwab soll die Methode drei Monate ausprobieren und testen, ob sie funktioniert. Falls er zufrieden ist - und nur dann - soll er ein Honorar bezahlen, das ihm angemessen erscheint. Schwab willigt ein.

Die sogenannte Ivy-Lee-Methode ist denkbar einfach: Schwab soll sich ein Blatt Papier nehmen und darauf die sechs wichtigsten Dinge notieren, die er am nächsten Tag erledigen will. Diese sechs Punkte sollen zuerst nach Wichtigkeit sortiert und dann diszipliniert abgearbeitet werden - ohne jede Ablenkung. Auch andere Aufgaben zwischendurch sind nicht erlaubt. Erst wenn die erste Aufgabe erledigt ist, kommt die zweite dran. Und so weiter. Und was am Ende des Tages nicht geschafft wurde, kommt automatisch auf die Liste des Folgetages - plus die neuen Aufgaben, insgesamt wieder sechs.

Schwab ist zwar zunächst skeptisch, doch schon nach kurzer Zeit sind er und sein Führungsteam hellauf begeistert. Sie schaffen deutlich mehr und das effektiver.

Vor lauter Dank stellt der Unternehmer Ivy Lee einen Scheck über 25.000 Dollar aus. Das entspricht einem heutigen Wert von rund 450.000 Euro.

Prioritäten setzen: Treffen Sie bessere Entscheidungen

Der Zeitberater und Professor für Wirtschaftspädagogik an der Universität der Bundeswehr in München, Karlheinz Geißler, hat einmal gesagt:

Nicht die Zeit ist es, die beim Zeitmanagement in den Griff genommen wird: Man ist es selbst. Das Zeitmanagement macht die Eiligen und Gehetzten zu Gefangenen ihres Wunsches, jede Minute ausnutzen zu müssen. Zeitsparen führt auch nicht zu den Idyllen des Zeitwohlstandes. Tatsächlich ist die vermeintlich gesparte Zeit unwiderruflich verschwunden – wie gewonnen, so zerronnen.

Wer Zeit spart, der spart am Leben. Zeitsparen heißt ja, auf das Erleben der Gegenwart, auf den Augenblick, zugunsten einer unbekannten, unsicheren und unkalkulierbaren Zukunft zu verzichten. Leben findet aber nicht in der Zukunft, sondern in der Gegenwart statt. So wie es keinem Menschen gelingt, das Heute aufs Morgen zu verschieben, so wenig lässt sich das Morgen bereits heute leben. Zeit ist weder Speichermedium, noch gibt es einen Nachtragshaushalt für Zeit.

Wer über Zeitdruck, Zeitprobleme und Zeitnöte klagt, bedauert in Wahrheit Symptome unbefriedigender Zeiterfahrungen und unzulänglicher Zeiterlebnisse. Daher lassen sich Zeitnöte auch nicht durch ein "mehr" an Zeit, sondern nur durch alternative, zufriedenstellendere Erfahrungen verringern. Die Uhrzeit als Maßstab ist dazu jedoch völlig ungeeignet.

Und genau darum geht es auch bei Selbstmanagement:

  • sich selbst besser zu organisieren,
  • sich schon morgens einen Überblick zu verschaffen,
  • seine Aufgaben zu planen,
  • zu priorisieren
  • und natürlich über den Tag motiviert zu bleiben

Oder anders gesagt: Es geht darum, bessere Entscheidungen zu treffen.

Das allerdings ist harte Arbeit. Rund 20.000 Entscheidungen treffen wir täglich, die meisten davon binnen Sekunden. Das macht diese erstens nicht gerade leichter und zweitens tückisch.

Insbesondere im Job geraten wir immer wieder in Situationen, in denen wir blitzschnell reagieren müssen. Dort stehen wir mit einer Wahrscheinlichkeit von etwa 60 Prozent unter Zeitdruck, hat einmal das Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung in Berlin ermittelt. Keine guten Voraussetzungen. Wer viel entscheiden muss, büßt dabei einen Gutteil seiner geistigen Kapazitäten ein.

Die Psychologin Kathleen Vohs hat das in einigen Experimenten untersucht und festgestellt, dass viele Entscheidungen die Anfälligkeit für Fehler erhöhen und müde machen. Bei einem ihrer Experimente wurden die Probanden etwa zum Shoppen in ein Einkaufszentrum geschickt. Dort trafen sie zweifellos eine Menge Konsumentscheidungen. Anschließend mussten sie einen Mathetest absolvieren. Dabei machten die Einkaufsbummler keine gute Figur, im Gegenteil: Ihre Lösungsbögen strotzten im Gegensatz zur Kontrollgruppe nur so von Fehlern.

Egal also, ob man freiwillig oder unter Druck eine Wahl trifft, ob sie Spaß macht oder nicht – sie powert einen aus.

Das Prioritäten-Problem: Wir neigen zum Selbstbetrug

Der Mensch hat dafür allerdings eine Art Schutzmechanismus entwickelt: den Instinkt. Über 20 Jahre ist es her, dass dem US-Neurophysiologen Benjamin Libet aufgefallen ist, dass unser Gehirn etliche Sekunden vor der eigentlichen Entscheidung aktiv wird.

Damals entstand eine heftige Diskussion über die tatsächliche Willensfreiheit des Menschen – denn womöglich haben wir schon entschieden, bevor wir das bewusst tun.

Nehmen wir ein einfaches Beispiel aus dem prallen Leben: eine Flirt-Situation.

Sie wollen Ihr attraktives Gegenüber gerne ansprechen, weil Sie sich extrem angezogen fühlen. Gleichzeitig spüren Sie aber Angst, abgewiesen zu werden. Was anschließend in Ihrem Kopf passiert, sind zwei parallel laufende Prozesse – oder kurz: Sie wägen ab, welches Risiko überwiegt und welche Entscheidung den größeren Erfolg verspricht.

Nun haben Wissenschaftler der Harvard Universität untersucht, wie schnell diese emotionalen beziehungsweise rationalen Denkvorgänge auf einen solchen Entscheidungsreiz folgen und was dabei passiert. Das Merkwürdige: Die emotionale Reaktion erfolgt fast doppelt so schnell wie die rationale.

220 bis 260 Millisekunden nach dem auslösenden Impuls fühlen wir: "Das will ich" oder "Das will ich nicht". Erst ab der 480. bis 640. Millisekunde setzt der Verstand ein und kalkuliert, verifiziert, rationalisiert.

Im neuronalen Kosmos ist die erfolgte Wahl da freilich längst ein Greis. Deshalb übernimmt der Verstand meist eine andere Aufgabe: er suggeriert.

Wir versuchen damit unsere Entscheidung zumindest zu begründen. Also etwa: Ich kann dieses Stück Schokolade ruhig essen, denn heute Abend mache ich ja sowieso Sport. Das Ganze basiert häufig auf dem psychologisch tief verwurzelten Bedürfnis, Recht zu haben. Man könnte auch sagen: Wir neigen unbewusst zum Selbstbetrug.

Seien Sie sich dieser Wirkungen also bewusst, wenn Sie Ihre Prioritäten setzen oder Ihren Tag planen. Nicht selten spielen Ihnen dabei womöglich Ihre Vorlieben einen Streich, die der Verstand hernach auch noch rechtfertigt ("Das hat doch noch Zeit bis morgen ...").

Falsche Prioritäten: 5 häufige Fehler

Falsche Prioritäten: 5 häufige FehlerTrotz ihres hohen Stellenwertes werden allerdings immer wieder Prioritäten falsch gesetzt. Um Sie vor diesem Schicksal zu bewahren, haben wir fünf häufige Fehler gesammelt, die Sie in Zukunft vermeiden sollten, wenn Sie sich mit Ihren Prioritäten beschäftigen:

  1. Der Prioritätensetzung wird keine Zeit eingeräumt

    Prioritäten sollen Ordnung schaffen, die Organisation erleichtern und im Endeffekt Zeit, Energie und Stress ersparen. Dafür ist es im Vorfeld jedoch notwendig, die entsprechende Zeit zu investieren, um die richtigen Prioritäten zu setzen.

    Die Prioritätensetzung gehört wie die Bearbeitung einzelner To-Dos ebenso zum Erledigungsprozess einer Aufgabe und sollte zeitlich berücksichtigt werden. Es zeigt sich immer wieder, dass es falsch ist, anzunehmen, die Dringlichkeit von Aufgaben würde sich von allein ergeben. Nur von Prioritäten zu reden, reicht nicht aus.

    Anders formuliert: Die Prioritätensetzung selbst ist bereits eine Priorität. Wird diese ignoriert, werden den falschen Aufgaben die Vorzüge gegeben und die Arbeit im Blindflug beginnt.

  2. Das Ziel wird aus den Augen verloren

    Es ist grundsätzlich nicht schwer, Prioritäten zu setzen. Man entscheidet, welche Aufgabenteile zuerst erledigt werden und macht sich anschließend an die Arbeit. Leider führt ein solch unbedachtes Handeln oft zu Problemen, denn Prioritäten führen nur dann zum Erfolg, wenn dabei immer das Ziel im Blick behalten wird.

    Mit all den verschiedenen Projekten und offenen Baustellen kann man leicht den Überblick verlieren, doch genau diesen braucht es, um eine wichtige Frage zu beantworten: Was ist das Ziel? Soll der Umsatz gesteigert, eine Deadline eingehalten, eine Präsentation fertiggestellt oder etwas anderes erreicht werden?

    Nur mit der Perspektive vor Augen können die vielen kleinen Aufgaben organisiert und wie bei einem Puzzle zusammengebracht werden.

  3. Die Prioritäten werden nicht eingehalten

    Selbst die besten Prioritäten bringen nichts, wenn Sie sich bei der Arbeit nicht daran halten. Dass ist jedoch leichter gesagt, als getan. Ständig klingelt das Telefon, E-Mails machen sich lautstark bemerkbar oder ein Kollege kommt mit verschiedenen Fragen ins Büro gestürmt.

    Schnell sind alle guten Vorsätze dahin und man kümmert sich doch wieder um die kleinen und unwichtigen Dinge. Genau das ist der falsche Ansatz. Erinnern Sie sich daran, dass die Prioritäten nicht ohne Grund festgelegt wurden und einen wichtigen Teil zum Erfolg beitragen können.

    E-Mails oder Telefonate lassen sich in den meisten Fällen auf einen anderen Zeitpunkt verlegen. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Anliegen, die von besonderer Wichtigkeit sind.

  4. Aufgaben werden nicht oder falsch delegiert

    Prioritäten setzen bedeutet nicht nur, sich seine eigenen Aufgaben einzuteilen, sondern auch zu überlegen, ob jemand anderes vielleicht besser geeignet ist, einen Teil zu übernehmen. So werden die Ergebnisse nicht nur schneller erreicht, sondern sind auch noch besser.

    Dem steht oft der Gedanke im Weg, alles selbst machen zu müssen. Da hilft nur mehr Vertrauen in die Kollegen und die Erinnerung, dass Sie selbst sich um die Dinge kümmern können, die Ihnen besser liegen, ohne sich mit anderen Dingen herumschlagen zu müssen.

  5. Neue Informationen werden ignoriert

    An einmal gesetzte Prioritäten sollte man sich halten, ohne diese ständig neu zu definieren. Doch ist es falsch, diese zu behandeln, als wäre sie unumstößlich in Stein gemeißelt. Gerade neue Informationen sollten berücksichtigt werden, da diese die bisherigen Prioritäten möglicherweise ad absurdum führen.

    Es ist etwa möglich, dass sich das Ziel ändert oder dass einige bisher bestehenden Aufgaben nun wegfallen. Oder ein Problem, dass Sie lösen wollen, hat sich bereits in Luft aufgelöst und es wäre Zeitverschwendung, nach einer Alternative zu suchen.

    Prioritäten benötigen deshalb immer eine gewisse Flexibilität, um sich an Veränderungen anzupassen und aktuell bleiben zu können.

Was taugen Zeitmanagement-Methoden?

Ebenso essenziell für die Selbstorganisation ist, sich schon vorher zu überlegen, was man mit der gewonnenen Zeit anstellen will.

Mehr Zeit zu haben, macht weder zufriedener noch haben Sie deswegen früher frei. Die Erfahrung lehrt vielmehr: Freunde, Chefs und Kollegen haben ein hoch entwickeltes Sensorium für Menschen mit Freizeit und nehmen ihnen diese gerne wieder weg, Motto: "Was, du bist schon fertig? Na, dann kannste ja gleich noch das hier erledigen..."

Nun gibt es inzwischen gefühlte 15 Meter Ratgeber zum Thema Zeitmanagement mit – mehr oder weniger – hilfreichen Tipps zur idealen Zeitgewinnung. Nicht wenige Autoren mutieren dabei zu Akronym-Akrobaten und Komponisten angeblich völlig neuer Managementtechniken.

Ein paar Beispiele? Bitteschön:

  • Die ABC-Methode

    etwa nimmt angeblich Rücksicht auf sogenannte Links- und Rechtshirner. Heißt: Bei manchen Menschen dominiert die linke Gehirnhälfte, sie mögen Zahlen, Fakten, Pläne, Systeme. Etwa 90 Prozent der Zeitmanagement-Bücher sind für sie gemacht. Für Rechtshirner, die angeblich dazu neigen chaotisch, kreativ, spontan zu sein, ist das aber nichts. Bei ihnen sträuben sich schon die Nackenhaare, wenn sie nur an Pläne oder feste Termine denken. Sie entscheiden lieber spontan und intuitiv.

    Linkshirner-Rechtshirner-Grafik

    Deshalb gibt es für sie die ABC-Methode: Sie steht dafür, anfallende Aufgaben lediglich nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen:

    • A-Aufgaben: sehr wichtig (sofort erledigen)
    • B-Aufgaben: weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
    • C-Aufgaben: kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen).

    Die Art der Priorisierung ist also eine ziemlich simple Sache – ABC-Methode klingt aber gleich viel smarter.


  • Die Eisenhower-Methode

    ist vermutlich der Ursprung der ABC-Methode. Sie geht auf den amerikanischen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und erinnert im Kern an eine klassische Postkorbübung. Eisenhower empfahl damals, Aufgaben jeweils in zwei Kategorien zu unterteilen: Sind sie wichtig oder unwichtig, eilig oder nicht eilig? Um das Ganze etwas anschaulicher zu gestalten, empfahl er – wie in der Abbildung – ein Koordinatensystem für diese Kategorien anzulegen, in dem die Aufgaben später eingetragen werden – wenn schon nicht physisch, dann wenigstens gedanklich. Der Quadrant rechts unten ist eigentlich nichts weiter als ein Papierkorb. Diese Aufgaben kann man getrost vergessen: weder eilig noch wichtig. Eine Spalte darüber sieht das schon anders aus (unwichtig zwar, aber eilig). Diese Jobs sollten Sie delegieren. Aufgaben wiederum, die nicht eilig, aber wichtig sind (unten links), gehören in den Kalender eingetragen und Schritt für Schritt abgearbeitet. Bleiben noch die Obliegenheiten oben links: eilig und wichtig. Also sofort erledigen! Natürlich wäre es müßig, ein solches Koordinatensystem täglich anzulegen. Ziel ist deshalb, das Prinzip zu verinnerlichen, sodass sie es bald intuitiv anwenden können.

    Eisenhower-Matrix-Tabelle


  • Die ALPEN-Methode

    Die sogenannte ALPEN-Methode ist auch recht prominent, ein Akronym und so eine Art Tagesplan und steht für:

    • Aufgaben aufschreiben
    • Länge einschätzen
    • Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen)
    • Entscheidungen priorisieren
    • Nachkontrollieren (was man erreicht hat)

    Unerledigtes wird dann auf den nächsten Tag übertragen.


  • Das GTD-Prinzip

    wiederum steht für "Getting Things Done" und geht auf den Bestseller-Autor David Allen zurück. Dahinter steckt die Idee, zuerst alle Aufgaben zu sammeln, die erledigt werden müssen, und sie dann in einem logischen System (etwa einem Kalender) zu notieren, um so den Kopf für Wichtigeres freizubekommen. Anschließend muss man nur noch für jede neue Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan integriert wird, damit man stets weiß, was der nächste Schritt ist. Oder kurz: Reduziere Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturiere diese Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort! Klingt kompliziert, ist aber nichts anderes als jeden Tag neue Prioritäten zu setzen.


  • Die SMART-Methode

    soll beim Formulieren von Zielen helfen, wobei im Vordergrund steht, diese zunächst möglichst realistisch einzuschätzen und danach sinnvolle Fristen zu setzen. Die SMART-Methode ist allerdings alles andere als neu, sie wurde schon im Jahr 1956 entwickelt und ist ebenfalls ein Akronym. Es steht für:

    SMART-Methode-Ziele-erreichen-Zielstrebigkeit

    • Spezifisch: Ziele sollen so spezifisch wie möglich beschrieben werden.
    • Messbar: Orientieren Sie sich dabei an messbaren Fakten.
    • Attraktiv: Planen Sie so, dass Sie auch Lust haben, das umzusetzen.
    • Realistisch: Was Sie sich vornehmen muss natürlich auch machbar sein.
    • Termingerecht: Das bedeutet, die Aufgaben zeitlich bindend zu planen. Also etwa: Bis Ende des Jahres will ich zehn Prozent mehr verdienen.

  • Edwards Gesetz

    wiederum ist gar keine Methode, sondern besagt nur, dass der Aufwand, den man in eine Sache investiert, umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt. Oder einfacher ausgedrückt: Je näher die Deadline rückt, desto mehr klotzt man ran.

    Kreativer-Prozess-Grafik

    Auch eine Art, seine Dinge geregelt zu kriegen.


  • Die Pomodoro-Methode.

    Um produktiver zu werden, müssen Sie lernen Pausen zu machen. Stellen Sie sich also einen Wecker auf 25 Minuten und pausieren Sie für fünf Minuten sobald es klingelt. Danach wird weitergearbeitet. Und nach vier Einheiten gönnen Sie sich eine Rast von 30 Minuten. Warum die Pomodoro-Technik so heißt? Ihr Urheber, der italienische Unternehmer Francesco Cirillo, nutzte dazu einst eine Uhr in Tomaten-Form – eine Pomodoro eben.


Sie merken schon, bei all dem ist viel Wortgeklingel und Pseudo-Novität dabei. Die Methodik bleibt im Kern immer dieselbe:

Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte zerlegen, die man tagsüber auch erreichen kann, damit man motiviert bleibt. Wer will, darf das gerne auch die ÜVAPPTEM-Methode nennen. Origineller wird sie dadurch aber nicht.

Oder anders formuliert: Der wohl wichtigste Zeitmanagement-Tipp ist der, zügiger und bessere Prioritäten zu setzen.

Stephen R. Covey: Seine 3 wichtigsten Thesen

  1. Sei proaktiv.

    Es ist vielleicht Corveys bekannteste Empfehlung: Als Menschen treffen wir täglich Entscheidungen und handeln danach. Allerdings unterscheiden wir uns, ob wir auf Veränderungen nur reagieren - oder sie antizipieren und proaktiv eingreifen - also unser Leben bewusst und vorausschauend steuern.

  2. Erledige Wichtiges zuerst.

    Zugegeben, im Englischen klingt "put first things first" geschmeidiger. Aber falscher wird es dadurch nicht: Wenn immer Sie mir Krisen, Projekten oder Abgabefristen zu tun haben, erledigen Sie das Wichtige zuerst. Klingt wie eine Binse, ist aber leichter empfohlen als getan. Prokrastinierer wissen das.

  3. Starte mit dem Ende vor Augen.

    Man könnte auch sagen: Habe stets das Ziel im Blick. Für Corvey spielte Visualisierung eine wichtige Rolle. Zu Recht: Mental motiviert es, dem Ziel sichtbar näher zu kommen. Es dient aber auch zur Orientierung und hilft, sich nicht beirren zu lassen - trotz vieler kreativer Kollateralprodukte.

[Bildnachweis: Karrierebibel.de]