Schluss mit dem Schweinehund! – Arbeiten Sie doch, wie Sie wollen. Aber hocheffizient

Ein Gastbeitrag von der Autorin Nicole Sehl

Kennen Sie das? Sie kommen morgens ins Büro und gehen schon beim Öffnen der Türe innerlich in die Knie. Überall stapelt sich Papier und der erste Stress nistet sich direkt zwischen Ihren Schulterblättern ein. Die meisten Menschen reagieren auf Stapel mit Stress. Das Verhängnis: Sie reagieren auch auf Stress mit Stapeln. Hier ein Häufchen für heute, dort eines für morgen. Links am Schreibtischrand der Haufen für die Ablage, rechts neben der Türe der Stapel für den Müllcontainer unten im Keller. Die Werkzeuge aus den Schubladen finden dort schon lange keinen Platz mehr, bieten sich diese doch praktischerweise für weitere Papierablagen an – und wenn sie sich nicht mehr schließen lassen, bleiben sie eben offen…

Spart ja auch Zeit, alles ist vermeintlich griffbereit zur Hand und seien Sie doch ehrlich: Man darf ruhig auch sehen, dass Sie wirklich viel zu tun haben! Glaubt Ihnen sonst sowieso keiner, vor allem der Chef würde womöglich noch öfter fragen, ob Sie nicht noch ein Projekt übernehmen könnten. Nicht vorzustellen, was ihm alles einfallen würde, wenn der Schreibtisch leer wäre!

Abends geht man dann nach Hause und denkt sich „Wieso gelingt es allen anderen, ihren inneren Schweinehund zu überwinden und mir nicht? Wieso nur fällt es mir so schwer, disziplinierter für Ordnung zu sorgen?“.

Die meisten Menschen glauben, „dümmer“, „schlechter“, „chaotischer“ oder schlicht „unfähiger“ zu sein als der Rest der Menschheit. Dabei haben sie einfach nur andere Talente. Nicht vielen fällt es wirklich leicht, dauerhaft für Ordnung zu sorgen, die meisten müssen sich dafür anstrengen und selbst daran scheitern viele. Es gibt einige Rezepte, wie Sie ohne große Anstrengung ordentlich und effizient arbeiten können. Aber Achtung: Sie sind zum Teil recht unbequem und nicht immer leicht zu akzeptieren.

Lieben Sie, was Sie tun

Wenn Sie ihre Arbeit nicht mögen, können Sie direkt mit dem Lesen aufhören und sich zuerst um einen Job kümmern, den Sie wirklich gerne machen. Unordnung und die daraus resultierenden Probleme hängen in hohem Maße damit zusammen, das man das, was vor der eigenen Nase liegt einfach nicht machen will.

Wer in seiner Arbeit aufgeht, wer sich morgens freut, ins Büro zu kommen, wer nicht merkt, wie die Zeit vergeht hat es sehr viel leichter, Ordnung zu halten. Denn dann ist die äußere Struktur eine willkommene Hilfe bei der Bewältigung der eigentlichen Aufgaben.

Selbst wenn Sie lieben, was Sie tun kann es trotzdem sein, dass es Phasen großer Unordnung gibt. Nämlich dann, wenn Sie es versäumen, für den nötigen Ausgleich zu sorgen. Wer die eigenen körperlichen und geistigen Bedürfnisse nach Ruhephasen vor lauter Hingabe vergisst, schaufelt sich oft zu viele Aufgaben auf den Tisch und auch hier leidet irgendwann die Ordnung darunter.

Es hilft, das Nein-Sagen zu lernen und die eigene Erholung zu einem weiteren Projekt zu machen, das mit genauso viel Leidenschaft betrieben wird wie alle anderen.

Schluss mit dem Schweinehund

Vergessen Sie den Kampf mit dem inneren Schweinehund. Gegen sich selbst und die eigenen Bedürfnisse zu kämpfen produziert nur Druck, der mit Gegendruck beantwortet wird. Und schon sind Sie mitten in einem Kreislauf aus schlechtem Gewissen, Frustration und Abwehr mittels Verdrängung. Sorgen Sie einfach gut für sich, leben Sie achtsam und präsent, arbeiten Sie mit Spaß und organisieren Sie ihre Papiere effizient. Es gibt gute Lösungen für die Organisation der Arbeit, des Informationsflusses und der Ablage, die Ihnen erlauben, sich voll und ganz auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren zu können, ohne sich um ein System Gedanken machen zu müssen.

Keiner weiß es besser als Sie!

Ja, wirklich. Wenn Sie ihren Job gerne machen und innerlich beteiligt sind, wenn Sie Herausforderungen und Aufgaben annehmen können und mit einem Ziel vor Augen arbeiten, dann sind Sie der Einzige und der Beste dafür. Dann werden Sie sich in einem ständigen Prozess der Weiterentwicklung befinden und alle Abläufe, Prozesse und Vorgänge möglichst effizient gestalten. Natürlich kann man sich für die Prozessoptimierung Hilfe holen, kluge Bücher lesen und sich mit den Kollegen austauschen. Auch die passende Software ist sicher von Vorteil, aber in erster Linie sind Sie es, der tief genug im Geschehen steckt, so dass Effektivität und Effizienz sich im Alltag entwickeln können.

Die Sache mit den Werkzeugen

Würden Sie von sich selbst und anderen erwarten, Bilder an einer Wand aufzuhängen oder einen Schrank zu montieren, wenn weder Hammer, Meterstab noch Schraubendreher vorhanden sind? Würden Sie von einem Feuerwehrmann erwarten, einen Brand zu löschen, wenn er zwar Wasser hat, aber kein Gefäß, um es zu transportieren? Nein?

Wieso erwarten dann die meisten Menschen von Büroarbeitern, die Papiere gut zu organisieren, wenn kein Werkzeug, kein System und kein Know-How vorhanden ist? In keiner Ausbildung – selbst bei den Bürokaufleuten – wird Methodenkompetenz vermittelt, wenn es darum geht, die Arbeit, die Zeit und das Papier zu organisieren. Es werden immer nur Fragmente behandelt, z.B. „Dies ist eine Registratur, Sie können Sie in dem einen Fall auf eine bestimmte Weise nutzen und in einem anderen Fall ganz anders.“.

Wenn Sie ihre Ausbildung dann beendet haben und an Ihren ersten Arbeitsplatz kommen, sind Sie komplett damit alleine gelassen, was Sie nun organisatorisch zu tun haben. Wenn Sie Glück haben, gab es einen Vorgänger auf dem Posten, dessen System Sie zwangsläufig übernehmen. Und da der Mensch ein Gewohnheitstier ist, gewöhnen Sie sich daran und behalten es vermutlich lange bei. Es gibt Strukturen in Büros, die an das 16. Jahrhundert erinnern. Wie sieht es damit bei Ihnen aus? Ein ausgesprochen einfaches und zugleich hocheffizientes Werkzeug für die Büroorganisation erhalten Sie im Buch „Nie wieder Stapel“.