Ansprechpartner finden: Bewerbung optimal vorbereiten

Warum sollte ich einen Ansprechpartner finden?

Jedes Bewerbungsschreiben und Motivationsschreiben braucht eine Anrede. Die neutrale Form „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist zwar nicht falsch, aber auch unpersönlich und distanziert.

Namen haben Macht. Wer sich persönlich angesprochen fühlt, liest sofort aufmerksamer. Hinzu kommt: Wird in der Stellenanzeige bereits ein Ansprechpartner genannt, wäre es fahrlässig, das Anschreiben nicht an diese Person zu adressieren. Personaler interpretieren dies als Signal für mangelhafte Vorbereitung oder fehlende Sorgfalt.

Ziel des Bewerbungsanschreibens ist, Neugier zu wecken, Nähe zum Empfänger aufzubauen und sich als potenziellen, neuen Mitarbeitenden zu präsentieren. Studien zeigen: Mit einer persönlichen Anrede gelingt das deutlich besser als mit der neutralen Standardform, die zudem immer nach Massenbewerbung klingt.

Wie kann ich den passenden Ansprechpartner finden?

Im besten Fall steht der richtige Ansprechpartner schon in der Stellenanzeige. Dann müssen Sie nichts weiter tun, als das Bewerbungsschreiben an diese Person zu adressieren – sowohl im Briefkopf der Bewerbung als auch in der Anrede. Beispiel:

Ansprechpartner recherchieren

Falls kein Ansprechpartner genannt ist, hilft nur eine kurze Recherche. Zugegeben, das macht etwas Mühe – aber genau diese beweist die Ernsthaftigkeit Ihrer Bewerbung und Ihre Professionalität.

Um einen passenden Ansprechpartner zu finden, gibt es gleich mehrere Optionen:

1. Unternehmenswebseite

   Der erste und einfachste Schritt: Suchen Sie auf der Firmenhomepage nach Mitarbeitern in der Personal- oder HR-Abteilung. Diese steht oft in der Sektion „Karriere“ oder „Jobs“, manchmal auch im Impressum oder auf der „Kontakt“-Seite.

2. Suchmaschinen

   Sollten Sie im ersten Schritt nicht weiterkommen, können Sie zusätzlich Suchmaschinen oder KI (z.B. ChatGPT) nutzen. Geben Sie dazu die Kombination „Firmenname + Personalabteilung + Kontaktdaten“ ein.

3. Business-Netzwerke

   Fündig werden Sie heute ebenfalls oft auf Plattformen wie Linkedin oder Xing. Dort haben viele Personalverantwortliche detaillierte Profile, über die Sie auch direkt ansprechbar sind.

4. Telefonzentrale

   Der aus unserer Erfahrung beste (aber auch mutigste) Weg ist, direkt im Unternehmen anzurufen und gezielt nach der Person zu fragen, die für die Bewerbung zuständig ist. Idealerweise nennen Sie bei der Nachfrage schon, auf welche Stelle Sie sich bewerben.

Sie können die telefonische Recherche sogar tarnen, indem Sie Sie sagen: „Ich wollte mich kurz erkundigen, ob die Stelle noch frei ist. Falls ja: Wer ist der Ansprechpartner?“ Tipp: Lassen Sie sich den Namen des Ansprechpartners gleich buchstabieren, damit Sie diesen später nicht falsch schreiben. Falsch geschriebene Namen Sie wieder ein Bewerbungskiller!

Nur wenn Sie so überhaupt keinen Ansprechpartner finden können oder wenn das Unternehmen etwaige Anfragen kategorisch abblockt, können Sie natürlich wieder die neutrale Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden.

Ansprechpartner gefunden: Wie nennen?

War Ihre Recherche erfolgreich? Dann müssen Sie den Ansprechpartner jetzt noch richtig im Anschreiben nennen. Das ist zwar nur ein kleines Detail, dennoch werden dabei immer wieder Fehler gemacht. Beachten Sie daher bitte folgende Tipps und Regeln:

Moderne Anrede

Die klassische, förmliche und persönliche Anrede lautet: „Sehr geehrte Frau Beispiel“ bzw. „Sehr geehrter Herr Muster“. Damit machen Sie nie etwas falsch. Moderner und auffälliger aber ist, diese Form zu variieren und den Ansprechpartner individueller anzusprechen, Beispiele:

• „Guten Tag Frau Beispiel“
• „Hallo Herr Muster“

Über die Anrede „Liebe Frau Beispiel“ wird gestritten. Viele halten Sie für die Bewerbung ungeeignet, weil zu persönlich. In jungen, dynamischen Unternehmen oder kreativen Branchen, in denen sich ohnehin alle duzen, kann sie aber durchaus mehr Nähe aufbauen.

Korrekte Schreibweise

Nach der Anrede kommt im Deutschen und nach DIN 5008 immer ein Komma. Ein Ausrufungszeichen ginge theoretisch zwar auch, das wäre in einer Bewerbung aber nicht angemessen.

Nach der Anrede folgt immer eine Leerzeile, danach schreiben Sie klein weiter – es sei denn, das erste Wort ist ein Substantiv. Das wird immer groß geschrieben.

Akademische Titel

Besitzt Ihr Ansprechpartner einen akademischen Titel, wird dieser in der Anrede genannt! Der Doktor-Titel ist Namensbestandteil, darf aber abgekürzt werden („Dr.“), „Professor“ schreiben Sie dagegen immer aus. Bei mehreren akademischen Graden wird nur der höchsten Titel erwähnt. Beispiele:

• „Sehr geehrte Frau Professorin Muster,“
• „Sehr geehrter Herr Dr. Muster,“

Mehrere Ansprechpartner

Richtet sich Ihr Schreiben an mehrere Empfänger (was selten vorkommt), können Sie die Anreden nebeneinander oder untereinander schreiben. Dabei wird jede Ansprache durch Komma getrennt, das nachfolgende „sehr“ wird kleingeschrieben. Beispiel:

• „Sehr geehrte Frau Beispiel, sehr geehrter Herr Muster,“
• „Sehr geehrte Frau Beispiel,
  sehr geehrter Herr Muster,“

Achtung: In Geschäftsbriefen, zu denen auch die Bewerbung gehört, zählt allein die Hierarchie! Bedeutet: In der Anrede wird immer die ranghöchste Person zuerst genannt – egal, ob Mann oder Frau. Nur bei gleichrangigen Personen nennen Sie zuerst die Frau oder sortieren alphabetisch nach Nachnamen, wenn beide Männer sind.

Ansprechpartner Trick: Gleich Hintergründe recherchieren!

Noch ein wichtiger Bewerbungstipp und -trick zum Schluss: Sobald Ihnen ein oder mehrere zuständige Ansprechpartner aus der Personalabteilung bekannt sind, belassen Sie es bitte nicht bei der Information für die Anrede – Profis investieren jetzt noch ein paar Extra-Minuten und recherchieren weitere Hintergründe zur Person!

Auch hierbei helfen Ihnen vor allem Karrierenetzwerke wie Linkedin oder Xing sowie Google und KI. Versuchen Sie mithilfe des Namens und Firmennamens so viel wie möglich über den Menschen zu erfahren und eine Art Mini-Profil zu erstellen. Ja, das fühlt sich latent nach Stalking an, gehört aber dazu, wenn Sie professionell eine Bewerbung vorbereiten.

Gemeinsamkeiten fürs Vorstellungsgespräch finden

Ziel der Hintergrund-Recherche ist letztlich die Vorstellungsgespräch Vorbereitung: Ist die Bewerbung erfolgreich, treffen Sie spätestens im Jobinterview Ihren Ansprechpartner wieder – jetzt aber optimal vorbereitet.

Mit den Informationen zur Person können Sie gleich in der ersten Vorstellungsgespräch-Phase – dem Smalltalk – Gemeinsamkeiten finden (z.B. gleiche Hobbys, Studium an selber Hochschule) und so eine persönliche Beziehung und mehr Verbindlichkeit erzeugen. Schon psychologisch kann das Ihre Bewerbungschancen steigern.

Nützliche Fragen zur Recherche

Wenn Sie nach Ihrem passenden Ansprechpartner suchen, ist es sinnvoll, mögliche Treffer gleich mittels folgender Fragen noch weiter zu qualifizieren:

• Welche Funktion hat die Person im Bewerbungsprozess?
• Für welche Fachthemen ist die Person im Unternehmen zuständig?
• Auf welche Qualifikationen legt er oder sie viel wert?
• Wie formal oder locker ist sein Stil in Social Media?
• Welche beruflichen Interessen hat mein Ansprechpartner?
• Gibt es Gemeinsamkeiten: Hobbys, Studium, Urlaubsorte?
• Kann ich an manche öffentliche Aussagen oder Posts anknüpfen?
• Wie offen ist der Ansprechpartner für eine kreative Bewerbung?

Den Fragenkatalog können Sie individuell erweitern. Entscheidend ist, dass Sie die Informationen in der Bewerbung oder im Vorstellungsgespräch später zu Ihrem Vorteil nutzen können.

Das ist übrigens völlig legitim! Auch viele Personaler recherchieren heute Kandidaten, bevor Sie diese zum Bewerbungsgespräch einladen. Für ein Gespräch auf Augenhöhe, sollten Sie daher stets Ihre Bewerbung vorbereiten – mit Ansprechpartner und Hintergrund!

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