Definition: Was ist eine Personalvermittlung?

Personalvermittler (auch Headhunter oder Recruiter genannt) suchen Mitarbeiter für freie Stellen bei Unternehmen. Als externe Dienstleister unterstützen sie so die internen HR-Manager und Recruiter. Dazu identifiziert die Personalvermittlung zunächst die Anforderungen an potenzielle Bewerber und gleicht diese mit den Kandidaten ab („Profiling“). Oft greifen die Personalvermittlungen hierbei auf eine eigene Bewerberdatenbank zurück, aus der sie für das Unternehmen passende Bewerber wählen.

Überdies schaltet eine Personalvermittlung im Auftrag des suchenden Unternehmens Stellenanzeigen in Print-Medien und Online-Jobbörsen. Im Idealfall kommt es zu einem Vertragsabschluss zwischen einem Arbeitgeber und einem von der Personalvermittlung vorgeschlagenen Kandidaten. Für diese Maklertätigkeit erhält die Personalvermittlung dann eine Provision, weshalb Personalvermittlungen unter das Maklerrecht fallen.

Personalvermittlung, Personalberatung oder Zeitarbeitsfirma?

Inhaltliche Überschneidungen täuschen leicht über Unterschiede zwischen Personalvermittlung, Headhunting und Zeitarbeit hinweg:

Headhunter/Personalberater

Ein Headhunter oder Personalberater sucht im Auftrag eines Unternehmens Spezialisten oder Führungskräfte, die über die klassische Suche am Arbeitsmarkt eher schwer zu finden sind. Suchen Headhunter nur Top-Manager und Vorstände betreiben sie „Executive Search„.

Zeitarbeitsfirma

Zeitarbeitsfirmen stellen eigenes Personal „mietweise“ einem anderen Unternehmen zur Verfügung. Alternative Bezeichnungen sind Leiharbeit (Mitarbeitersicht) beziehungsweise Arbeitnehmerüberlassung (Gesetzgebersicht). Hier geht es vorrangig darum, Auftragsspitzen oder kurzfristige Personalengpässe abzudecken. Die Vermittlung von Führungspositionen gehört nicht zum Kerngeschäft.

Personalvermittlung

Eine Personalvermittlung ist eher breit aufgestellt und deckt vom Kommissionierer zum Ingenieur sämtliche Karrierestufen ab. Der Hauptunterschied zur Zeitarbeitsfirma liegt darin, dass die Personalfirma einen Bewerber direkt in einen neuen Job vermittelt. Der Bewerber schließt einen Arbeitsvertrag mit dem auftraggebenden Unternehmen ab und ist nicht bei der Personalfirma angestellt. Einige Personalvermittlungen leiten auch befristete Arbeitsverhältnisse in Führungspositionen in die Wege, etwa bei Interim Managern.

Lebenslauf-Händler

Lebenslauf-Händler sind die schwarzen Schafe der Branche. Sie agieren ohne konkreten Auftrag von Unternehmen und senden Profile und Lebensläufe von potenziellen Mitarbeitern an Unternehmen und verlangen eine Provision, wenn Arbeitgeber näheren Kontakt zu Bewerbern wollen oder diese einstellen. Dies benötigt einen großen Pool an Kandidaten, den sie auf verschiedenen Wegen aufbauen:

Direkte Kontaktaufnahme am Telefon oder per Mail.
Berufliche Netzwerke wie Xing oder Linkedin.
Job- und Lebenslauf-Datenbanken.
Kontakte auf Messen oder Events.

Um die Wahrscheinlichkeit einer Vermittlung zu erhöhen, verschicken die Händler gesammelte Bewerberprofile an viele Unternehmen. Die aber wissen teils gar nichts davon oder haben dazu nie ihr Einverständnis gegeben. So landen auch Unterlagen bei Arbeitgebern für Positionen, die nicht zum Bewerber und seinen Vorstellungen passen.

Personalvermittlung aus Bewerbersicht

Nicht nur für Unternehmen und Arbeitgeber, auch für Bewerber können Personalvermittlungen interessant sein. Da nicht nur Top-Positionen besetzt werden, stellt eine Personalvermittlung für Berufsanfänger eine Chance dar, für Stellen ausgewählt zu werden, die ihnen anderenfalls verborgen blieben (siehe: verdeckter Stellenmarkt). Interessant sind Personalvermittler für Spezialisten aus:

Finanzbranche
Rechnungsbranche
Bankwesen
kaufmännischen Bereich
IT-Branche
Medizintechnik
Recht
Controlling
Pharma
Vertrieb
Marketing
Konstruktion

Manche Personalvermittlungen verhelfen auch zu Jobs in Handwerk und Produktion. Praktisch: Ob in München, Hamburg oder Berlin – die großen Personalvermittlungen wie Randstad, Adecco oder Hays werben damit, deutschlandweit (zum Teil sogar weltweit) vertreten zu sein.

Die Vorgehensweise ist allerdings unterschiedlich. Bewerber sollten sich die Personaldienstleister genau anschauen: Bei manchen beschränkt sich die Arbeit darauf, Unternehmen eine Auswahl passender Kandidaten vorzulegen. Andere managen den gesamten Auswahlprozess, führen Bewerbungsgespräche mit den Kandidaten oder sogar eine Auswahl per Assessment Center.

Wie bewerben bei einer Personalvermittlung?

Nimmt der Personaler direkten Kontakt zu potenzielle Kandidaten auf, spricht man von Active Sourcing. Was aber, wenn Sie gerade auf Jobsuche sind – wie können Bewerber in Kontakt treten?

Dazu gibt es verschiedene Wege. Zunächst funktionieren Personalvermittlungen ähnlich wie Jobbörsen: Sie können nach Berufsbezeichnung und Ort suchen, zum Beispiel „Ingenieur in München“. Ergibt Ihre Suche Treffer, bewerben Sie sich direkt bei der Personalfirma. Wie die Bewerbung im Detail aussehen sollte, entnehmen Sie den jeweiligen Anforderungen des Personaldienstleisters.

In einigen Fällen reicht bereits ein Kurzprofil. Grundsätzlich liegen Sie mit folgenden Bewerbungsunterlagen richtig, die Sie zur Hand haben sollten:

Zusätzlich können Sie mit diesen Unterlagen ergänzen:

Die Bewerbung kann teils über Social-Media-Plattformen erfolgen oder als Online-Bewerbung, indem Sie die erforderlichen Formulare und Dokumente hochladen. Dafür ist oft zuvor eine Registrierung notwendig. Die Personalvermittlung prüft im ersten Schritt, ob Sie die notwendigen Kriterien erfüllen. Dann reicht sie Ihre Bewerbungsunterlagen an das ausschreibende Unternehmen weiter.

Extra-Tipp für Bewerber

Eine Personalvermittlung ist daran interessiert, dass die Bewerbung erfolgreich verläuft. Viele Dienstleister bieten daher Hilfe beim Bewerbungsprozess an, indem sie die Bewerbungsunterlagen optimieren. Viele geben auf ihrer Seite Tipps, wie Bewerber beispielsweise ihren Lebenslauf optimieren können. Jobsuchende finden dort zusätzlich Bewerbungstipps, wie sie sich in Vorstellungsgesprächen verhalten sollten.

Tipps: Darauf sollten Sie achten

Die meisten Personalvermittlungen arbeiten seriös. Wie in jeder Branche gibt es aber auch hier halbseidene Anbieter. Um sicher zu gehen, dass Sie mit einem prüfessionellen Vermittler zusammenarbeiten, der Ihre Interessen schätzt, sollten Sie auf folgende Punkte achten:

Fragen Sie, ob konkrete Suchaufträge von Unternehmen vorliegen oder ob die Personalvermittlung die Unterlagen ohne Auftrag verschickt.
Lassen Sie sich Details zu Unternehmen und Position geben. Arbeitgeber geben Beratern und Personalvermittlungen häufig ein Dossier an die Hand, das alle wichtigen Informationen enthält.
Fragen Sie nach, wie Ihre Bewerberdaten genutzt werden und wer sie erhält. Vereinbaren Sie, dass man Ihre Unterlagen nur mit Ihrer Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weiterleiten darf.
Lassen Sie sich fortlaufend über den Ablauf der Personalvermittlung informieren. So sind Sie immer im Bilde, wenn Ihre Bewerbungsunterlagen verschickt werden und erfahren, wie Unternehmen darauf reagieren.

Kosten: Wie teuer ist eine Personalvermittlung?

Ob Kosten für den Arbeitnehmer anfallen, kommt auf die Ausgangslage an. Outplacement-Beratungen zum Beispiel werden teils von Unternehmen, teils von Arbeitnehmern selbst bezahlt. Die meisten Personalvermittlungen sind für Bewerber aber kostenlos. Wer als Arbeitssuchender bei der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter gemeldet ist, hat womöglich sogar Anspruch auf einen Vermittlungsgutschein.

Hier erlaubt eine Neuregelung des § 296 Sozialgesetzbuch (SGB) III, dass auch Arbeitnehmern gegenüber ein Honorar erhoben werden darf. Dies darf 2.000 Euro (inklusive der gesetzlichen Umsatzsteuer) nicht überschreiten und muss in einem schriftlichen Vermittlungsvertrag geregelt sein. Ansonsten wird eine Personalvermittlung häufig auf der sogenannten Contingency-Basis bezahlt. Der Personalvermittler erhält bei Zustandekommen eines Arbeitsvertrags ein zuvor vereinbartes Honorar, das meist 20 bis 30 Prozent des ersten Jahresgehaltes beträgt, das der vermittelte Bewerber im neuen Job erhält.

Vor- und Nachteile einer Personalvermittlung

Wer eine Personalvermittlung einschaltet, sollte im Vorfeld die jeweiligen Vor- und Nachteile kennen.

Vorteile für Arbeitnehmer

Zeitersparnis

Nach dem erfolgreichen Kontakt zur Personalvermittlung läuft der Rest im Prinzip von alleine. Als Dienstleister kümmern sich die Vermittler darum, den Bewerber an ein Unternehmen zu vermitteln.
Stellenpool

Personalvermittlungen sind oft auf bestimmte Branchen spezialisiert. Dadurch haben sie einen guten Überblick über Anforderungen und Nachfrage auf dem Arbeitsmarkt. Häufig besitzen sie Insiderkenntnisse von Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind. Davon profitieren die Bewerber.
Service

Da Personalvermittlungen auf Erfolgsbasis arbeiten, haben sie ein hohes Interesse an der erfolgreichen Vermittlung. Im Idealfall wird der Bewerber über den gesamten Bewerbungsprozess betreut, seine Unterlagen optimiert und regelmäßig über die Stellensuche informiert.
Netzwerk

Viele Personalvermittlungen können auf ein großes Netzwerk zurückgreifen. Ihre Kontakte tragen dazu bei, dass Bewerber und Unternehmen schneller matchen. Große Personalvermittlungen haben zudem Standorte in ganz Deutschland, sodass Bewerber einen regionalen Schwerpunkt setzen können.
Matching

Da die Personalvermittlung beim Profiling die Stärken und Schwächen der Bewerber analysiert, können passgenaue Stellen ermittelt werden. Die Wahrscheinlichkeit auf einen Traumjob steigt.

Nachteile für Arbeitnehmer

Auswahl

Manche Anforderungen der Unternehmen an Bewerber sind streng. Die Personalvermittlung kann daher ihren Kandidaten bestimmte Stellen vorenthalten. Überdies könnte der Personalberater die Kompetenzen und Erfahrungen eines Bewerbers falsch einschätzen.
Köder

Die Personalvermittlung verdient im Erfolgsfall. Um suchenden Unternehmen einen Kandidaten schmackhaft zu machen, kann es sein, dass zusätzlich, weniger passende Bewerber vorgeschlagen werden. Wenn Sie Pech haben, gehören Sie zu so einem Lockvogel, der die Qualifikationen eines anderen Bewerbers besser herausstreichen soll. Leider geht es auf dem Arbeitsmarkt nicht immer ehrlich zu. Manche Personaler machen falsche Versprechungen. Einige davon haben wir in diesem PDF zusammengefasst.

Vorteile für Arbeitgeber

Aufwand

Schaltet das Unternehmen eine Personalvermittlung ein, soll das die zeit- und kostenintensive Suche reduzieren helfen. Aufwendige Recruiting-Verfahren erledigt die Personalvermittlung. Das kann für kleinere und mittlere Unternehmen interessant sein, die über keine große Personalabteilung verfügen.
Netzwerk

Der Arbeitgeber profitiert bei großen Personalvermittlungen von dem weltweiten Netzwerk und erreicht mehr und passgenauere Bewerber.
Bedarf

Personalvermittlungen helfen, wenn nur für einen begrenzten Zeitraum Mitarbeiter gesucht werden. Ist das Projekt beendet oder die Auftragsspitze abgeklungen, können die Arbeitskräfte übernommen oder deren Engagement beendet werden.

Nachteile für Arbeitgeber

Kontrolle

Als Unternehmen geben Sie die Kontrolle ab. Ihnen bleibt nur die Wahl zwischen den Kandidaten, die die Personalvermittlung vorschlägt.
Kosten

Unter Umständen liegen die Kosten höher als beim eigenen Recruiting auf klassischen Wegen und Kanälen.
Interna

Je nach Seriosität kann es passieren, dass Betriebsgeheimnisse nach außen gelangen. Die Berufsbezeichnungen „Personalvermittler“ und „Personalberater“ sind nicht geschützt. Unternehmen sollten daher die Personalvermittlung daher gründlich auf Erfahrungen und Referenzen prüfen, bevor sie diese engagieren.

Was andere Leser dazu gelesen haben