Warum sollte ich meinen Tag strukturieren?
Wir können uns viel vornehmen – und trotzdem wenig erreichen. Am Ende landen wir so nur in einem Hamsterrad. Indem Sie Ihren Tag strukturieren und Aufgaben sinnvoll planen und verteilen, schaffen Sie deutlich mehr – sogar in kürzerer Zeit.
Eine kluge Tagesstruktur mit besserer Zeiteinteilung hat zahlreiche Vorteile:
- Sie behalten den Überblick.
- Sie erledigen, was wirklich wichtig ist.
- Sie schieben Aufgaben nicht auf.
- Sie reduzieren Stress.
- Sie schaffen mehr – auch Erfolgserlebnisse.
- Sie gewinnen mehr Freizeit.
Effizientes Zeitmanagement und ein gut strukturierter Tagesablauf können sogar Ihr Selbstvertrauen steigern, weil Sie merken: „Ich schaffe, was ich mir vornehme!“
Tag strukturieren: Tipps zur Vorbereitung
Bevor Sie so richtig loslegen und Ihren Tag strukturieren, sollten Sie sich zunächst mit Ihrem Biorhythmus bzw. Ihrem Chronotyp beschäftigen: Sind Sie eher ein Morgenmensch oder eine Nachteule? Je nach Typ haben wir unterschiedliche Leistungsphasen:
Wer seine individuelle Leistungskurve kennt, kann diese bei der Strukturierung des Tages berücksichtigen und zum Beispiel anspruchsvolle und kreative Aufgaben in seine Hochphase legen, während Routineaufgaben eher in die Tiefphasen gehören. So arbeiten Sie ab sofort produktiver und effizienter.
Tag strukturieren: Die 7 besten Tipps
Nachdem Sie Ihren Rhythmus kennen und im Hinterkopf haben, geht es nun darum, den Tag zu planen, zu strukturieren und zu organisieren. Diese Tipps haben sich im Zeit- und Selbstmanagement schon oft bewährt:
1. Ziele definieren
Bevor Sie mit der Tagesstruktur loslegen, sollten Sie sich zuerst einen Überblick über alle To-Dos des Tages verschaffen. Am besten sammeln Sie dazu alle wichtigen Aufgaben schon am Vorabend in einer Liste. So haben Sie auch gleich im Blick, was liegengeblieben ist und deshalb unbedingt am nächsten Tag erledigt werden muss.
2. Aufgaben priorisieren
Nachdem Sie einen Überblick und eine Liste aller potenzieller Tagesaufgaben haben, müssen Sie diese in eine Rangfolge bringen – also Prioritäten setzen. Dazu gibt es unterschiedliche Methoden. Bewährt hat sich vor allem das sogenannte Eisenhower-Prinzip.
Dafür erstellen Sie zunächst eine Matrix mit 4 Feldern: waagerecht unterscheiden Sie nach wichtig bzw. unwichtig, vertikal nach dringend bzw. nicht dringend (oder eilig). Nun verteilen Sie die Aufgaben entsprechend ihrer Priorisierung in der Eisenhower-Matrix. Beispiel:
3. Tagesplan erstellen
Dank dieser beiden Vorarbeiten haben Sie bereits eine klare Struktur, was Sie heute unbedingt erledigen müssen und was Sie delegieren oder auch verschieben können. Jetzt müssen Sie die Aufgaben und Projekte nur noch über den Tag verteilen – „terminieren“.
Dazu besorgen Sie sich einen einfachen Tagesplaner. Die Vorlage dazu bekommen Sie bei uns kostenlos. Alternativ geht auch ein Kalender oder eine App auf dem Smartphone. Tragen Sie jetzt die einzelnen To-Dos dort ein – und berücksichtigen Sie dabei Ihre Leistungskurve bzw. Chronobiologie!
4. Pufferzeiten einplanen
Wenn Sie Ihren Tag strukturieren, sollten Sie allerdings stets Zeitpuffer einplanen und freie Zeit für kurzfristig anfallende Tätigkeiten oder Termine lassen. Erstens bleiben Sie so flexibel und zweitens geraten Sie durch diese Pufferzeiten weniger unter Stress oder Zeitdruck. Falls es doch zu Leerlauf kommt, können Sie immer noch Aufgaben mit geringer Priorität erledigen.
5. Pausen machen
Immer nur funktionieren, funktioniert nicht! Der Mensch ist keine Maschine. Daher sollten Sie bei Ihrer Tagesstruktur zudem regelmäßige Pausen einkalkulieren (siehe: Arbeitsrhythmus 52-17). Arbeitsforscher und Psychologen empfehlen, spätestens alle 90 Minuten eine Verschnaufpause von 10 Minuten einzulegen. Alternativ können Sie auch die Pomodoro-Technik nutzen.
6. Batching nutzen
Eine moderne Zeitmanagement-Methode ist das Timeboxing beziehungsweise Batching: Statt zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln (was langsamer macht), legen Sie beim Batching gleichartige Aufgaben zusammen. So entsteht eine Art Routine-Effekt. Die Arbeitsabläufe wiederholen sich – und Sie erledigen diese schneller.
7. Ablenkungen ausschalten
Trotz aller Struktur: Versuchen Sie Ablenkungen und typische Zeitfresser so gut es geht in Ihrem Tagesablauf zu eliminieren. Fokussieren Sie sich jeweils ganz auf Ihre Aufgabe. Laut Studien brauchen wir zwischen 7-11 Minuten, um uns nach einer Störungen wieder voll auf den ursprünglichen Job zu konzentrieren (siehe: Singletasking).
Eine solche Planung hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihren Tag zu strukturieren – Sie verschwenden auch weniger Zeit und optimieren so permanent Ihren Tagesablauf. Sie werden sehen: Mit der Zeit brauchen Sie diese Schritte gar nicht mehr. Sie gelingen Ihnen automatisch – und Sie werden deutlich mehr Ziele erreichen…
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