Produktivität
Dem produktiven Tagwerk pirscht leider oft auf leisen Sohlen das Ausbrennen hinterher. Wir leben in einer Zeit mit angeblich hoher Produktivität, aber wenig Effizienz; jeder Menge action ohne satisfaction. Virtuelles Arbeiten, Permapräsenz, Work-Life-Blending - all das raubt den Menschen Kraft und Zeit. Seit Jahren bescheinigen immer neue Studien den Belegschaften zunehmende Arbeitsverdichtung, Überlastung und steigenden Stress. Schon jeder zehnte Fehltag soll auf das Konto von Stress gehen. Doch was tun die Menschen um steigende Anforderungen und Mehrarbeit zu bekämpfen? Richtig, sie arbeiten noch mehr, klotzen noch mehr rein, um irgendwie über die Runden zu kommen. Riesenfehler! Denn wer mehr leisten und produktiver arbeiten will, muss weniger machen...

Produktiver arbeiten

Stokkete/shutterstock.comDie eigene Produktivität steigern - das wollen viele. Entsprechend beschreiben längst unzählige Ratgeber, wie man lernt produktiver zu arbeiten. Die meisten davon befassen sich damit, was man (mehr oder besser) tun sollte. Sicher nicht ganz verkehrt. Vergessen wird dabei aber fast immer, was Sie NICHT tun sollten.

Wenn von Produktivität gesprochen wird, ist auch immer die Rede vom Output:

  • Wie viele Aufgaben können in einer bestimmten Zeit erledigt werden?
  • Welche Stückzahlen werden produziert?

Dabei handelt es sich dabei um ein wirtschaftliches Konzept, das das Ergebnis und den Input (beispielsweise den Arbeitsaufwand) ins Verhältnis setzt. Entsprechend ist ein Arbeitnehmer umso produktiver, je geringer der Arbeitsaufwand für eine zu erledigende Aufgabe ist. Um den Output zu steigern, gibt es in diesem Szenario zwei Möglichkeiten:

  1. Entweder man entwickelt eine neue Technik, die es ermöglicht schneller zu produzieren oder zu arbeiten, was in der Praxis zunehmend schwierig ist.
  2. Oder man erhöht die aufgewendete Zeit.

Doch steigern Überstunden wirklich die Produktivität?

Die Antwort lautet: Nein. (Machen Sie doch gleich bei unserer Leserumfrage mit.)


Produktivitätskiller: Was uns davon abhält, produktiv zu sein

Das hat gleich mehrere Gründe. Der eine Grund ist: Viele tappen in die Prokrastinationsfalle. Bewusst oder unbewusst werden anstehende Aufgaben immer wieder verschoben - Aufschieberitis heißt das Phänomen daher auch im Volksmund. Das hat zwar zuweilen Vorteile, weil sich manche Aufgaben so auch ganz von alleine erledigen. Zum Problem wird diese Einstellung aber, wenn sie chronisch wird. Wissenschaftler unterscheiden dabei zwei Typen von Aufschiebern:

  1. Den Erregungsaufschieber.

    Er reagiert erst auf den letzten Drücker und genießt den Kick, den der Hochdruck zum Schluss erzeugt. Meist behauptet er, erst dadurch kreativ zu werden.

  2. Den Vermeidungsaufschieber.

    Er leidet unter der Angst zu versagen. Deshalb meidet er den Leistungsdruck, den die Aufgabe erzeugt. Dafür ist er ein Meister der Ausreden.

Wie äußert sich die Aufschieberitis?

Es gibt einige unverkennbare Symptome dafür, dass Ihre Produktivität aktuell leidet:

  • Sie lesen und beantworten nur noch E-Mails.

    Die meisten Arbeitnehmer werden das bestätigen können. E-Mails gehören zu den größten Produktivitätskillern. Täglich kämpfen wir mit einer unglaublichen Masse an Nachrichten. Wer nicht aufpasst, läuft also Gefahr, dass seine ganze Arbeitszeit davon aufgefressen wird. Insbesondere, wenn Sie alle fünf Minuten Ihren Posteingang checken.

  • Sie sitzen den ganzen Tag in Meetings.

    Auch Meetings können zu Zeitfressern und damit Produktivitätskillern mutieren. Je höher die Position im Unternehmen, desto größer die Anzahl der täglichen Sitzungen. Diskussionen und Kreativmeetings sind sicher wichtig. Aber die eigentliche Arbeit und Umsetzung ersetzen sie nicht.

  • Sie lassen sich immer wieder ablenken.

    Und Gelegenheiten dazu gibt es viele: Facebook, Twitter, die Kaffeeküche, eine Zigarettenpause...

  • Sie nörgeln unentwegt.

    Besonders, wenn gerade etwas nicht so läuft, wie es sollte oder wenn Schwierigkeiten und Probleme auftauchen, flüchten sich viele ins Jammertal statt aktiv zu werden und an der Lösung zu arbeiten. Doch wie heißt es so schön: Wer etwas nicht will, findet Gründe; wer etwas will, Wege.

  • Sie zweifeln an sich selbst.

    Sie packen eine Aufgabe an und denken gleichzeitig darüber nach, was Ihr Chef oder Ihre Kollegen sagen werden. Vor allem aber fürchten Sie sich davor, den gestellten Erwartungen nicht gerecht zu werden, einen schlechten Eindruck zu hinterlassen und letztlich Ihrer Karriere zu schaden. Doch ähnlich wie bei der Nörgelei hindert Sie diese Einstellung daran, wirklich erfolgreich zu werden.

3,5 skurrile aber effektive Produktivitätstipps

Ein erster skurriler, aber effizienter Weg, seine Leistungen zu verbessern, ist: Finden Sie jemanden, der produktiv ist - und dann denken Sie, Sie seien genauso. Klingt bescheuert, hat aber einen Hintergrund: Zu dem Ergebnis kommen etwa Untersuchungen des Psychologen Jochim Hansen von der Universität Basel. Es sei wie beim sogenannten Rajkov-Effekt. Vladimir Rajkov entdeckte die Methode des "geborgten Genies": Dazu versetzte er seine Probanden in einen Zustand der Tiefenhypnose und suggerierte ihnen, sie seien ein herausragender Kopf der Geschichte. Prompt waren sie in diesem Zustand in der Lage, annäherungsweise deren Fertigkeiten zu entwickeln.

Falls Ihnen das aber zu abgedreht erscheint, es gibt noch ein paar weitere, ungewöhnliche aber effektive Methoden, mehr aus dem Arbeitstag zu holen:

  1. Stand-up Meetings. Sie kennen längst das Parkinson'sche Gesetz. Es geht auf den britischen Historiker und Publizisten Cyril Northcote Parkinson zurück. Danach dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte. Das gilt umso mehr für Meetings: Wir schöpfen den Rahmen gerne voll aus – nur nicht immer zu unserem Besten. Sparen Sie also lieber gleich Laberzeit - und setzen Sie knappere Deadlines für solche Sitzungen. Noch besser: Halten Sie das erste Meeting am Morgen im Stehen ab. Das verkürzt sich dadurch ganz von alleine.
  2. Betrügen. Und zwar sich selbst. So zeigt eine phantastische Studie der Columbia Universität, dass es schon reicht, sich vorzustellen, man komme seinem Ziel näher - selbst wenn dieser Fortschritt eine einzige Illusion ist. In der Wissenschaft ist dies auch bekannt als Goal-Gradient-Effekt. Entdeckt hat den der Verhaltensforscher Clark Hull schon 1932. Und ob bewusst oder nicht, viele machen ihn sich zunutze: Etwa Chefs, indem sie ihren Mitarbeitern kürzere Deadlines setzen und sie so zusätzlich anspornen.
  3. Mengenlehre. Der Tipp stammt von General-Electric-CMO Beth Comstock. Für sie sind die typischen Kreisdiagramme mit den überlappenden Schnittmengen DER Schlüssel zu mehr Produktivität. Deshalb zeichnet sie diese gerne morgens und bildet darin seinen Arbeitstag ab - in drei Kreisen, gefüllt mit a) den Dingen, die sie liebt; b) den Dingen, die sie hasst und c) den Dingen, die sie tun muss. Der Trick sei, sich vor allem um die Schnittmenge der Dinge zu kümmern, die zu tun sind und die sie liebt - und sich damit den Rest schmackhafter zu machen oder zu versuchen, möglichst viel davon zu delegieren. Grafisch könnte das Ergebnis dann so aussehen:

    Produktivität-Kreisdiagramm-Mengenlehre

    Zugegeben, das Diagramm hat ein paar logische Schwächen, ist aber letztlich eine noch weiter vereinfachte Eisenhower-Matrix und damit vielleicht noch etwas intuitiver.

Anwesenheit mindert Produktivität

Der zweite Grund für die geringe Produktivität ist aber fast noch wichtiger: Sie arbeiten zu viel.

Erst kürzlich veröffentlichte der Economist eine bemerkenswerte OECD-Studie über die Korrelation von Arbeitsstunden und Output. Die Kurve verlief jedoch keinesfalls linear, im Gegenteil: Ab einem Umfang von 50 Wochenstunden sank die Produktivität der Probanden rapide. Alles, was über 56 Stunden hinaus ging, bezeichneten die Forscher gar als pure Zeitverschwendung.

Das deckt sich auch mit einer schon etwas älteren Studie der Durham Business School und des Beratungsunternehmens JBA. Die Forscher unterschieden dabei zwei Mitarbeitergruppen in wissensintensiven Branchen: Die einen kamen - wie üblich - an fünf Tagen in der Woche ins Büro, die anderen hatten flexible Arbeitszeiten und -orte und durften gar einen oder mehrere Tage pro Woche von einem beliebigen Standort aus arbeiten.

Ergebnis: Sobald jemand, seine Arbeit selbstständig verteilen und organisieren konnte, erhöhte sich dessen Produktivität. So stieg etwa mit zunehmender Anwesenheitspflicht und Bindung an das Büro auch die Bereitschaft, drei oder mehr Tage im Jahr zu fehlen, beziehungsweise blau zu machen. Oder salopp formuliert: Wer häufiger da sein muss, ist häufiger abwesend. Konkret betraf das 15,9 Prozent der Büroarbeiter, aber nur 6,6 Prozent der Flexiblen.

Eine dritte Untersuchung schlägt in dieselbe Kerbe: Bei der Langzeitstudie wurden zwölf bis zu 5-köpfige Beraterteams der Boston Consulting Group (BCG) aufgefordert, sich regelmäßig eine feste Zeit frei zu nehmen – jede Woche. Dazu gehörte etwa, dass sich jedes Gruppenmitglied mindestens einmal unter der Woche ab 18 Uhr einen freien, ungestörten Abend nehmen musste: kein Blackberry, kein Kontakt zu den Kollegen. Arbeiten war in dieser Zeit absolut tabu. Genauso wie die Arbeit am Wochenende nachzuholen. Wer wann welche Auszeiten nahm, wurde in wöchentlichen Meetings besprochen, wobei einige der beratenden Workaholics zu ihrem Feierabend regelrecht gezwungen werden mussten.

Das Ergebnis überraschte dann aber sowohl die Teams, die Chefs der Beratung sowie die Forscher: Die erzwungenen Auszeiten sorgten nicht nur dafür, dass die Teams besser miteinander kommunizierten und mehr Informationen miteinander teilten – sie verbesserten sogar die Beziehungen untereinander. Zudem optimierte der erzwungene Lenz die Arbeitsorganisation und Arbeitsabläufe. Mehr noch: Nach dem 5-monatigen Experiment zeigte sich, dass sogar die Jobzufriedenheit und Ausgeglichenheit der Consultants enorm angestiegen war. Alles wichtige Voraussetzungen für bessere Leistungen und Produktivität.

In einer anonymisierten Umfrage gaben die Versuchsteilnehmer an, nun länger bei BCG bleiben zu wollen als beispielsweise eine Kontrollgruppe anderer Berater, die die ganze Zeit durchgeackert hatten. Das Gesamtergebnis überzeugte die BCG-Berater sogar derart, dass sie das Konzept als feste Teamstrategie für internationale Projekte einsetzen.

Der Mensch ist nun mal keine Maschine. Und selbst die vertragen es nicht, immer nur unter Vollgas zu rotieren. Deshalb sind Auszeit-Intervalle enorm wichtig für Körper, Psyche - und eben auch für die Produktivität.

Wo bitteschön steht auch geschrieben, dass man immer und überall erreichbar, immer ansprechbar und vor allem immer beschäftigt sein muss? Ein derartiges Verhalten könnte schließlich ebenso auf eine narzisstische Störung hindeuten: Wer etwa glaubt, dass die Wirtschaft, vielleicht aber auch nur die Tabellenkalkulation zusammenbricht, sobald er mal kurz innehält, nimmt sich höchstwahrscheinlich viel zu wichtig...

5 Dinge, die Sie weniger machen sollten, um produktiver zu werden

Das ist aber nicht nur ein Plädoyer dafür, insgesamt weniger (als maixmal 50 Wochenstunden) zu arbeiten. Es geht auch darum, bestimmte Dinge möglichst gar nicht mehr zu machen, weil Sie auf Dauerdem produktivem Arbeiten im Weg stehen. Mit den folgenden Arbeitsgewohnheiten (so sie welche sind) sollten Sie daher Schluss machen:

  • Schluss mit Überstunden!

    Es gibt Zeiten, da lassen sich Überstunden nicht vermeiden: Eine wichtige Deadline steht bevor, ein Auftrag muss dringend fertig gestellt werden... Jedoch sollten das Ausnahmen bleiben. Unsere Konzentration ist ohnehin nach 90 Minuten erschöpft. Danach braucht das Gehirn eine Pause. Wer also dauerhaft länger arbeitet, stößt schnell an seine Grenzen. Fehler schleichen sich ein und die Qualität der Arbeit leidet. Besonders, wenn Sie auf ausreichend Schlaf verzichten.

  • Schluss mit der Ja-Sagerei!

    Ein JA geht den meisten Kollegen leichter über die Lippen, als ein NEIN. Niemand möchte gerne der Buhmann sein, selbst wenn sich die eigenen Aufgaben bereits stapeln. Zwar sind Ihre Kollegen und Ihr Chef froh, denn nun ist die Arbeit auf Sie abgewälzt. Doch Sie stehen vor dem Problem, die zusätzlichen Aufgaben und Ihr eigenes Pensum zu schaffen. Deswegen gehört das Neinsagen zu den wichtigsten Fähigkeiten, die Sie sich im Job aneignen sollten. Tipps, wie Sie Grenzen setzen, finden Sie hier.

  • Schluss mit dem Kleinkram!

    Setzen Sie auf Automatisierung. Viel zu häufig hält man sich im Arbeitsalltag mit Kleinkram, wie beispielsweise Formatierungen, auf. Versuchen Sie überall, wo es möglich ist, Abläufe zu automatisieren. Damit beschleunigen Sie Ihren Arbeitsprozess. Arbeiten Sie beispielsweise mit Vorlagen für Berichte und Konzepte sowie mit Tools, die Ihnen Aufgaben abnehmen können.

  • Schluss mit dem Einzelgängertum!

    Große Aufgaben lassen sich in der Regel nicht alleine bewerkstelligen. Doch viele Arbeitnehmer haben Angst, Verantwortung aus der Hand zu geben. Leider läuft man damit Gefahr, sich selbst zu überfordern. Wer Kollegen mit ins Boot holt und auch neue Mitarbeiter einarbeitet, wird überrascht werden, wie groß die Arbeitserleichterung ist. Delegieren Sie Aufgaben, die auch eines Ihrer Teammitglieder mit freien Kapazitäten erledigen kann. Damit bleibt Ihnen Zeit, sich auf Ihre Kernaufgaben und die wirklich wichtigen Punkte Ihrer To-Do-Liste zu konzentrieren.

  • Schluss mit Perfektionismus!

    Selbstverständlich hat jeder Arbeitnehmer den Anspruch, seine Arbeit nach besten Wissen und Gewissen zu erledigen. Doch nicht wenige verfallen dabei in einen schädlichen Perfektionismus. Diese Detailverliebtheit kostet viel Zeit. Zeit, die Sie bereits in andere Aufgaben stecken könnten. Auch verlieren Sie dabei den Blick fürs große Ganze. Praktizieren Sie stattdessen selektiven Perfektionismus: Überlegen Sie sich, bei welchen Aufgaben sich Perfektionismus lohnt. Lohnt es sich mehrere Stunden für die Folien einer Kundenpräsentation zu investieren? Auf jeden Fall. Lohnt es sich hingegen, mehrere Stunden für einen internen Zwischenbericht zu opfern? Wahrscheinlich nicht, denn hier stehen zumeist die Ergebnisse und nicht das Layout im Vordergrund. Auf diese Weise ersparen Sie sich eine Menge Aufwand...

Mit diesen Arbeitsplatz-Tricks werden Sie produktiver

Arbeitsplatz & ProduktivitätAuch die Gestaltung des Arbeitsplatzes und des Schreibtisches haben mitunter großen Einfluss auf unsere Produktivität im Job.

Entsprechend haben wir hier noch ein paar Tipps, was Sie dort verändern beziehungsweise optimieren können:

  1. Musik und Geräuschkulisse gestalten

    Gezielt ausgewählte Musik und ein niedriger Geräuschpegel können Ihre Produktivität enorm steigern. Die Grenze zwischen Produktivitätssteigerung und Ablenkung ist jedoch schmal. Dazu kommt die Frage, wie und ob Sie Musik am Arbeitsplatz hören können.

  2. Licht und Reflexionen beeinflussen

    Die Richtung Beleuchtung ist für produktives Arbeiten unverzichtbar. Wer am Arbeitsplatz zu wenig Tageslicht abbekommt, wird schnell antriebslos und ist weniger produktiv. Hier gilt jedoch, mehr ist nicht unbedingt besser. Da Sie vermutlich mit einem Computer arbeiten, sollten Sie mögliche Reflexionen und störenden Lichteinfall von vornherein durch die richtige Positionierung vermeiden. Es schadet auch nicht, wenn Sie ab und an zum Fenster gehen und kurze Denkpausen mit Sonnenlichtduschen verbinden.

  3. Ergonomisch sitzen und arbeiten

    Sitzen wird inzwischen von manchen Wissenschaftlern und Medizinern als eine der wichtigsten Ursachen für Haltungsschäden, Übergewicht und weitere gesundheitliche Probleme gesehen. Dabei ist Sitzen an sich nicht das Problem: Zu langes und ergonomisch falsches Sitzen verursacht im Lauf der Zeit allerdings massive Probleme. Achten Sie daher auf die passende Arbeitshöhe, die Positionierung Ihres Monitors und auf einen bequemen, ergonomisch angepassten Stuhl.

  4. Pflanzen nutzen

    Wie heißt es so schön: Mutter Natur ersetzt jedes Wellness-Wochenende. Sie können zwar nicht jede Arbeit nach draußen verlagern, doch mit einigen Pflanzen können Sie das Raumklima und so Ihr Wohlbefinden massiv steigern. Wichtig: Klären Sie im Vorfeld ab, welche Pflanzen erlaubt sind und ob Ihre Kollegen Allergien gegen bestimmte Pflanzen haben. Ist das nicht der Fall, können einige pflanzliche Kollegen Ihre Produktivität deutlich steigern.

  5. Ordnung und System schaffen

    Auch wenn es viele Menschen nicht wahrhaben wollen: Äußeres Chaos kann zu einem echten Stressfaktor werden und Ihre Produktivität massiv beeinträchtigen. Die Konsequenz: Schaffen Sie sich ein System, mit dem Sie alle Akten und Vorgänge im Blick haben und Ordnung halten können. Das betrifft nicht nur Akten, sondern auch optisches Chaos wie ungeordnete Kabel und ähnliches. Wenn Sie hier für sichtbare Ordnung sorgen - und Aktenberge strukturieren - fühlen Sie sich nicht nur wohler, Sie arbeiten auch entspannter.

  6. Farben gezielt einsetzen

    Die Psychologie der Farben wird oft unterschätzt. Zwar können Sie Ihr Büro - in der Regel - nicht nach Gutdünken streichen. Doch bereits farblich passende Bilder, eine entsprechende Schreibtischunterlage oder ähnliche Elemente können die gewünscht Wirkung auslösen.


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