Sekretärin: Gutstellen mit der rechten Hand des Chefs
Wer bei dem Wort Sekretärin nur an das Abtippen von Notizen oder Kaffee kochen denkt, sollte sein altmodisches Bild des Berufes schnell überdenken. Denn in der heutigen Zeit sind die Aufgaben nicht nur vielfältiger, sondern auch um ein Vielfaches anspruchsvoller. Hinter jedem erfolgreichen Mann steht eine kluge Frau, sagt der Volksmund - und tatsächlich ist die Assistenz immer noch eine Frauendomäne. Doch die "Vorzimmerdame" sollte auf keinen Fall unterschätzt werden. Ganz im Gegenteil! Es lohnt sich in jedem Fall, sich mit der rechten Hand des Chefs gutzustellen...

Sekretärinnen sind Multitasker und Entscheider

Moderne Sekretärinnen und Sekretäre nennen sich in der Regel "Personal Assistant", sind "Office Manager" oder "Projektmanager". Sie fungieren als Schnittstelle und Filter zwischen Führungskraft und dem vorgelagerten Management.

Diese Aufgabe führt dazu, dass Sekretärinnen nicht nur über Fachkenntnisse und unternehmerisches Verständnis verfügen und damit eine Vielzahl von autonomen Entscheidungen treffen müssen, auch Soft Skills wie Empathie, Stressresistenz und Loyalität zeichnen das heutige Berufsbild aus. Hinzu kommt, dass in den durch Kennzahlen auf Effizienz getakteten Unternehmen die Personalkosten niedrig und der Workload hoch gehalten werden soll, nicht selten organisieren Sekretärinnen den Arbeitstag parallel für mehrere Führungskräfte.

Knotenpunkt für Informationen – Erfahrungsschatz für Kollegen

Eine Sekretärin, die auf eine langjährige Erfahrung im Unternehmen zurückblickt, birgt in der Regel einen großen Erfahrungsschatz. Sie hat viele Projekte bewältigt und war oft direkt in Entscheidungen des Managements involviert, sei es bei Besprechungen oder auf Dienstreisen.

Natürlich zeichnet sie sich durch Verschwiegenheit und Diskretion aus, dennoch: Für Berufseinsteiger oder Kollegen, die erst kürzlich zum Unternehmen gestoßen sind, kann sie wertvolle Informationen zu geregelten Businessabläufen und aus vergangenen Projekten anbieten und fungiert damit als Vertrauensperson für die Mitarbeiter.

Moderne Assistenz: Vertrauen und kooperieren

Ollyy/shutterstock.comViele Führungskräfte stehen vor dem Problem, alle Aufgaben zur "Chefsache" zu erklären und nichts abzugeben. Deligieren bedeutet vertrauen können. Gegenseitiges Vertrauen erreichen Sie, indem Sie Ihre Sekretärin in Entscheidungsprozesse einbinden und ihr sukzessive Aufgaben übertragen, die sie möglicherweise schneller und organisierter ausführt als Sie.

Lassen Sie Ihre Assistenz also an ihren Aufgaben wachsen: Tools wie CRM-Systeme helfen beispielsweise dabei, die Büroorganisation zu optimieren, Weiterbildungen modernisieren überholte oder eingefahrene Lösungsansätze.

Besondere Herausforderung der heutigen Arbeitswelt im Vergleich zu vergangenen Zeiten: Das Gros der Mitarbeiter arbeitet nicht mehr ein Leben lang im selben Unternehmen, auch weil es oft an beruflicher Perspektive mangelt. Ergebnis: Das Team aus Führungskraft und Assistenz wird getrennt. Der Entwicklung können Sie begegnen, indem Sie berufliche Weiterentwicklung für die Assistenz aufbauen und ihr neben dem Vertrauensverhältnis eine Perspektive aufzeigen.

Die perfekte Sekretärin: Was sollte sie mitbringen?

Da die Ausbildung in Deutschland nicht einheitlich geregelt ist, finden viele Assistentinnen über den kaufmännischen Bildungsweg in das Unternehmen. Oftmals entdecken Führungskräfte Quereinsteiger, die mit organisatorischen Fähigkeiten gepunktet haben. Doch was sollte die perfekte Sekretärin alles mitbringen?

  • EDV-Skills, die über gängige Textverarbeitung hinaus reichen, beispielsweise in CRM- und Datenbanksystemen
  • Unternehmerisches Verständnis, beispielsweise erlangt durch ein BWL-Studium oder Arbeitserfahrung
  • Bereitschaft, selbständig Entscheidungen zu treffen
  • Loyalität, Durchsetzungsvermögen und Diskretion
  • Fließende, besser noch verhandlungssichere Englischkenntnisse, im Idealfall weitere Fremdsprachenkenntnisse

Gutstellen mit der Sekretärin: Warum es sich für Sie lohnt

Die Sekretärin spielt also eine wichtige Rolle in jedem Unternehmen. Und da sie die Schnittstelle zwischen Führungsetage und Mitarbeitern darstellt, hat sie auch den Vorteil, beide Seiten der Medaille zu kennen. Sie steht in regelmäßigem und engem Kontakt zu den Vorgesetzten und ist über viele Entscheidungen informiert. Auf der anderen Seite besteht ebenfalls Kontakt zu den Mitarbeitern, die mit Anfragen oder Problemen oft zuerst auf sie zukommen. Gerade diese Funktion als Schnittstelle und Bindeglied zwischen zwei Hierachieebenen ist der Grund, dass ein gutes Verhältnis zur rechten Hand des Chefs einige Vorteile mitbringt.

  1. Leichtere Terminvereinbarungen. Einen Termin mit dem Chef zu bekommen ist wirklich nicht immer einfach. Dieser hat in der Regel immer etwas zu tun, befindet sich in Meetings oder hat andere Termine. Eine gute Verbindung zur Sekretärin kann dabei vielleicht behilflich sein. Selbstverständlich kann sie keine wichtigen Termine des Vorgesetzten für Sie verschieben, doch Sie wird Ihr Bestes geben, um Zeit für Ihr Anliegen zu finden.
  2. Besseres Verständnis. Als rechte Hand des Chefs ist die Sekretärin oft gut über Entscheidungen und die Begründungen dahinter informiert. Wenn Sie sich gut mit der Sekretärin verstehen, kann diese Ihnen vielleicht dabei helfen, einige Entscheidungen der Führungsetage besser nachvollziehen zu können.
  3. Kürzere Wege. Auch der Dienstweg kann sich verkürzen, wenn das Verhältnis zwischen Mitarbeitern und Sekretärin stimmt. Anstatt erst einen Termin beim Chef zu machen, um diesem von einer Entwicklung zu berichten, können Sie auch mit der Assistentin reden, die den Chef auf direktem Wege informieren kann.

Wie Sie sich mit der Sekretärin gutstellen

Sie brauchen nicht gleich mit einem riesigen Strauß Blumen ins Büro der Sekretärin rennen, auch wenn das in manchen Fällen vielleicht sogar angebracht wäre. Es reicht schon, wenn Sie einige Grundregeln im täglichen Umgang beachten. Und gelegentlich eine nette Geste schadet sicherlich auch nicht.

  • Nicht einfach ignorieren. Ihr Chef vertraut seiner Vorzimmerdame nicht ohne Grund die Organisation seiner Termine und Anfragen an. Sie sollten also auf jedem Fall darauf achten, die Sekretärin nicht einfach zu übergehen.
  • Nicht pausenlos nachfragen. Wenn Sie sich mit einer Frage oder einem Problem an die Sekretärin gerichtet haben, dann können Sie davon ausgehen, dass diese sich darum kümmert. Doch bei den vollen Terminkalendern der Führungsetage kann es auch mal ein paar Tage dauern. Beweisen Sie ein wenig Geduld und fragen nicht alle paar Stunden nach.
  • Nicht als selbstverständlich erachten. Sie haben einen Termin beim Vorgesetzten bekommen oder Ihre Anfrage wurde von der Sekretärin weitergeleitet? Dann bedanken Sie sich doch dafür! Auch Sie sind froh, wenn Ihre Arbeit wertgeschätzt wird. Nehmen Sie die Aufgaben der Assistentin nicht als selbstverständlich hin.
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