ASAP Bedeutung + Schreibweise: Wofür steht die Abkürzung?
Das Kürzel ASAP ist ein Akronym und findet sich heute in vielen E-Mails, Memos oder Chatforen im Internet. Der Begriff setzt sich aus den jeweils ersten Buchstaben des englischen Ausdrucks „as soon as possible“ zusammen. Grob übersetzt bedeutet „asap“ auf Deutsch nichts anderes als „schnellstmöglich“ oder „so bald es geht“. Meist findet sich bei Akronymen die Großschreibung, aber bei ASAP mitten im Satz ist auch die Kleinschreibung verbreitet.
Synonyme Bedeutungen
Nettes Hintergrundwissen: Das Kürzel „asap“ stammt ursprünglich nicht etwa aus der Geschäfts- oder Produktionswelt. Im Gegensatz zu Abkürzungen wie „tldr“ oder „ftw“ auch nicht aus Chat-Foren oder dem Internet. Die Herkunft des Akronyms liegt vielmehr im US-Militär. Dort gibt es das Kommando „ASAP“ – vor allem in der Luftfahrt – schon wesentlich länger. Daneben verbergen sich andere Bedeutungen für ASAP:
Unternehmen: ASAP Automotive Systems And Projects
Das Kürzel ASAP steht zudem für „Automotive Systems And Projects“. Dahinter verbirgt sich ein bayrisches Unternehmen aus der Automobilindustrie. Es widmet sich der Elektronik- und Softwareentwicklung rund um Themen wie Autonomes Fahren, Elektromobilität und Connectivity.
Medizin: ASAP
In der Medizin steht ASAP für Englisch „atypical small acinar proliferation“, auf Deutsch: Atypische mikroazinäre Proliferation. So bezeichnen Mediziner verdächtiges Gewebe, das aus der Prostata stammt.
Musiker: A$AP Rocky
Auch in der Musikwelt kommt das Kürzel vor: Der Rapper „A$AP Rocky“ bekam durch ein Gerichtsverfahren in Schweden viel Aufmerksamkeit. Hinter seiner Abkürzung steckt jedoch die Bezeichnung einer Gruppe von Jugendlichen im New Yorker Viertel Harlem namens „Always Strive and Prosper“.
Wann sagt man ASAP?
ASAP kann zweierlei sein: Eine Forderung oder ein Versprechen. Beispielsweise wenn ein Freund Sie um einen Gefallen bittet und Sie antworten: „Ich kümmere mich asap darum. Muss nur eben diese Aufgabe abschließen.“ Auch wer sich spontan verabredet und fragt, wer gerade Zeit hat, bekommt gerne mal die Antwort: „Bin ASAP da!“
In der Berufswelt meint es jedoch häufig sofort – jetzt, besser gestern noch. Aber so schnell wie möglich ist eine höchst subjektive Einschätzung. Wie schnell ist tatsächlich etwas möglich? Wie lange darf die Aufgabe oder Lösung dauern? Das entscheidet – anders als der Begriff suggeriert – eben häufig nicht der- oder diejenige, die die Aufgabe übernimmt, sondern derjenige, der die Forderung „asap“ ausspricht.
Ebenso verspricht der Kundenservice häufig, man werde sich „asap um das Problem kümmern“ – was aber meist nur eine Beschwichtigungsformel und gelogen ist. Gerade diese ungenaue Kommunikation und die unterschiedliche Wahrnehmung beziehungsweise das individuelle Verständnis des Begriffs ASAP verursachen jedoch zunehmend Probleme.
Wichtige Abkürzungen aus der Bürosprache
Neben ASAP gibt es zahlreiche andere englische Abkürzungen, die Eingang in die Bürosprache gefunden haben. Die wichtigsten Akronyme:
AFAIC – „As Far As I’m Concerned“ – „Soweit es mich betrifft“
AFAICT – „As Far As I can tell“ – „Soweit ich sagen kann“
AFAIK – „As Far As I Know“ – „Soweit ich weiß“
BB – „Bye, Bye“ – „Bis bald“ (deutsche Variante: BM – „Bis morgen“)
FYEO / 4YEO – „For Your Eyes Only“ – „Nur für deine Augen bestimmt“
G2G – „(I’ve) Got To Go“ – „Ich muss weg“
HTH – „Hope this helps“ – „Ich hoffe, das hilft.“
IOW – „In other words“ – „Mit anderen Worten“
JFTR – „Just for the record(s)“ – „(Nur) fürs Protokoll“
LMGTFY – „Let Me Google That For You“ – „Ich google das jetzt mal für dich“
NSFW – „Not suitable for work“ – „Unpassend für den Arbeitsplatz“
PEBKAC – „Problem exists between keyboard and chair“ – „Problem besteht zwischen Tastatur und Stuhl“
POV – „Point of view“ – „Sichtweise / Standpunkt“
RTFM – „Read the fucking manual“ – „Lies das verdammte Handbuch!“
SRY – „Sorry“ – „Entschuldigung“
TBH – „to be honest“ – „um ehrlich zu sein“
TMI – „Too Much Information“ – „Zu viele Details“
Warum die ASAP-Mentalität so gefährlich ist
ASAP soll Dringlichkeit ausdrücken, dass etwas keinen Aufschub duldet. Meist erwartet der Chef oder Kunde dann, dass der Mitarbeiter alles andere stehen und liegen lässt, um sich sofort auf diese Aufgabe zu konzentrieren. Alles andere kann, ja muss, warten bis dieses To-do erledigt ist. Das Problem: Eine Lösung oder ein Ergebnis soll dann am besten auch vorliegen. Doch genau das ist nicht immer zu leisten. Manchmal bleiben einem für das Ergebnis nur Minuten oder Stunden. Seltener Tage. Wochen – nie!
Wir leben in einer Zeit der Jetztness
Nahezu alles muss heute, jetzt, sofort erledigt werden. Zeit ist Geld. In manchen Unternehmen ist daraus eine ASAP-Kultur entstanden. Sie ist vor allem von der Angst getrieben, ins Hintertreffen zu geraten; Angst davor, den Anschluss zu verlieren oder wirtschaftliche Verluste zu erleiden. Niemand möchte mehr auf etwas warten. Geduld mag zwar eine Tugend sein – was aber zu lange dauert, ist meist schon Murks. Ein Mega-Fail. Mindestens.
Die Einstellung ist gefährlich. Nicht nur weil sie den Druck erhöht. Im hektischen Schnellschnell werden meist auch jene Ideen und Lösungen übersehen, die man nur entdeckt, wenn man sich Zeit zum Sinnieren und Nachdenken nimmt. Innovationen entstehen eben meist fernab vom Schreibtisch. Beim Müßiggang. Und wenn man den eigenen Gedanken beim Verklären zuschaut.
Jetzt sofort? Diese 5 Probleme erzeugt die ASAP-Kultur
Sicher, Zeitvorgaben und Limits erhöhen die Produktivität. Das wissen wir schon aus dem sogenannten Parkinsonschen Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist).“
Je mehr Zeit wir für eine Aufgabe haben, desto länger brauchen wir auch dafür. Die Forderung, etwas ASAP zu erledigt, ist also zunächst einmal nützlich und hat das Potenzial, Ineffizienzen zu minimieren. Theoretisch. Praktisch aber wirkt die ASAP-Kultur oft anders und führt zu deutlich mehr und neuen Problemen:
1. ASAP sorgt für mehr Stress
Die offensichtlichste Auswirkung der Alles-muss-jetzt-sofort-erledigt-werden-Einstellung ist der enorme Stresslevel, den sie erzeugt. Mitarbeiter hetzen nur noch von einer Frist zur nächsten, während die einzelne Aufgabe allenfalls oberflächlich bearbeitet wird. Muss ja alles heute noch fertig werden! Klares Nach- oder Über-Denken wird so unmöglich. Das Ergebnis ist dann nicht nur mehr Stress, sondern ebenso Mittelmaß. Nicht zuletzt kann diese Form der Arbeitsverdichtung zu starken Belastungen bis hin zu psychischen Erkrankungen in der Belegschaft führen.
2. ASAP verschlechtert Ergebnisse
Im obigen Punkt ist es schon angeklungen: Wenn etwas dringend erledigt werden muss, heißt das nicht zwangsläufig, dass es auch gut erledigt wird. Schnelle Ergebnisse sind mitunter nicht die besseren, im Gegenteil. Wer „asap“ fordert, riskiert damit automatisch mehr Oberflächlichkeit, mehr Fehler, weniger Sorgfalt und Qualität – und womöglich auch nur die erstbeste, aber nicht BESTE Lösung. Manche Aufgabe braucht eben ihre Zeit. Und mancher Gedanke muss erst reifen, bis sich die perfekte Lösung offenbart.
3. ASAP macht die Arbeit ineffizient
Schnellstmöglich soll besonders effizient sein? In der täglichen Umsetzung ist der Effekt das genaue Gegenteil: Will der Chef, dass eine Aufgabe ASAP bearbeitet wird, müssen Sie die aktuelle Tätigkeit unterbrechen. Egal, wie konzentriert, produktiv und effektiv Sie gerade sind. Etwas Neues hat Vorrang. Sie müssen Ihren Flow unterbrechen, sich erst einmal in das neue Thema hineinfinden und daran weiterarbeiten. In vielen Fällen wäre es effizienter, zuerst die laufende Aufgabe fertigzustellen. Mit dem wartenden Chef im Nacken lässt ASAP dies jedoch nicht zu.
4. ASAP verhindert Prioritäten
Das klingt erst einmal widersprüchlich – schließlich setzt die ASAP-Forderung eine klare Priorität: „Das. Hier. Jetzt. Sofort!“ Gemeint ist aber: ASAP verschiebt die Prioritäten und verhindert nicht selten die „richtigen“. Sie kennen sicher die Eisenhower-Matrix – eine simple Methode aus dem Zeitmanagement beziehungsweise Selbstmanagement, bei der es um nichts anderes geht als Prioritäten zu setzen. Die übersteigerte meist willkürliche Nutzung des asap macht eine effektive Priorisierung aber nahezu unmöglich. Zu oft angewendet, werden dann alle Aufgaben gleichermaßen (dringend) behandelt – was die ursprüngliche Idee natürlich ad absurdum führt.
5. ASAP sorgt für Chaos
Auch dieser Punkt hängt mit dem vorherigen eng zusammen. Ein Beispiel: Ein Projekt läuft nach Plan, die Aufgaben sind im Team optimal verteilt, jeder trägt zum Erfolg bei. Ein optimaler Ablauf und Idealzustand – der jedoch durch ASAP-Aufgaben sofort zunichte gemacht wird. Wenn spontan andere Aufgaben vorgezogen und andere zurückgestellt werden müssen, wirbelt das nicht nur den Plan durcheinander – Chaos, Engpässe und verpasste Deadlines sind in der Regel die Folge. Achso, und ganz häufig auch viele, viele Überstunden, mit denen die Mitarbeiter alles wieder ausgleichen müssen.
Bitte verstehen Sie uns nicht falsch: Dies ist kein Appell zum Bummeln, auch kein Plädoyer für Faulheit. Allerdings schließen sich Druck und Kreativität, ebenso wie Stress und Qualität häufig aus. So verständlich das Verlangen nach Instant-Lösungen auch ist – weiter kommen wir eher, wenn wir uns an ein altes Sprichwort erinnern: „Gut Ding will Weile haben.“
Wann ist ASAP wirklich sinnvoll?
Sollte man deshalb im Job ganz auf ASAP verzichten? Nein, denn tatsächlich kann es gute Gründe geben, eine Aufgabe schnellstmöglich zu erledigen. ASAP kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn es um die dringende Behebung von Fehlern geht. Steht ein großes und wichtiges Projekt kurz vor dem Abschluss, hat es Vorrang, die letzten Fehler zu korrigieren, bevor die Übergabe an den Kunden stattfindet. Hier sollten andere Aufgaben zunächst warten.
Gleiches gilt bei Betriebsstörungen. Ist die Homepage eines Online-Dienstes nicht mehr zu erreichen, sollte sich unverzüglich darum gekümmert werden – unabhängig davon, ob die Techniker zuvor an etwas anderem gearbeitet haben. ASAP selbst ist nicht das Problem. Erst die falsche Nutzung macht es zum Problem. Führungskräfte (und Mitarbeiter) sollten zwischen dem Nutzen und dem damit verbundenen, zusätzlichen Aufwand abwägen. Leider ist die Mentalität eine andere und so wird fast alles schnellstmöglich gefordert.
So können Sie der ASAP-Kultur entkommen
Im Berufsleben ist es schwer, sich dem ASAP-Gedanken vollkommen zu entziehen. Chefs und Kunden versuchen einen schnellen Takt vorzugeben – trotz der oben genannten Probleme und unabhängig davon, ob es für Mitarbeiter überhaupt umzusetzen ist. So liegt es an Ihnen, bestmöglich mit der Situation umzugehen. Das beginnt mit der richtigen Einstellung und dem Einstehen dafür, dass Sie der ASAP-Kultur nicht um jeden Preis folgen können. Solange Sie es kommentarlos mit sich machen lassen, wird Ihr Chef kaum einen Anlass sehen, sich mit einer anderen Deadline als der kürzestmöglichen zufriedenzugeben.
Um aus dem ewigen Wettlauf mit der Zeit zu entkommen und nicht mehr von einem ASAP Termin zum nächsten zu hetzen, haben wir drei Tipps, die Ihnen im Umgang mit der allgegenwärtigen Abkürzung helfen können:
1. Kommunizieren Sie die Zeit, die Sie benötigen
Wenn Ihr Chef – oder auch jemand anders – mal wieder sagt, dass etwas ASAP erledigt werden muss, sollten Sie sofort darauf reagieren und erklären, wie lange Sie für die Aufgabe brauchen werden. Das müssen Sie nicht in einem unfreundlichen Ton tun, bleiben Sie ganz sachlich und erklären Sie die Lage: „Ich verstehe, dass Zeit eine Rolle spielt, aber es wird mindestens drei Stunden brauchen, um dies zu bearbeiten.“ Sie können auch auf die Qualität verweisen, die aufrechterhalten werden soll, um Ihrem Argument mehr Nachdruck zu verleihen. Dann liegt es an Ihrem Gesprächspartner, ob er sich mit einer schlechteren Leistung zufrieden geben will – für die er Ihnen dann keine Schuld mehr geben kann.
2. Machen Sie nur, was wirklich möglich ist
Die Abkürzung steht für as soon as possible, wobei Sie lernen sollten, vor allem den zweiten Teil der Abkürzung wieder wörtlich zu nehmen: „as possible“ – manche Möglichkeiten brauchen eben ihre Zeit. Lassen Sie sich nicht in vollkommen unrealistische zeitliche Erwartungen drängen, die Sie in keinem Fall erfüllen können. Das sorgt nur für vermeidbaren Stress. Will ein Kunde eine komplette Überarbeitung eines Projekts innerhalb von 30 Minuten, hilft manchmal nur die Wahrheit, auch wenn diese unangenehm ist. Grenzen zu setzen hat allerdings auch einen erzieherischen Effekt, denn beim nächsten Mal wird der gleiche Kunde hoffentlich von Anfang an mit einer realistischen Zeitvorstellung bei Ihnen ankommen.
3. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran
Oftmals kann es schon helfen, wenn Sie selbst den ersten Schritt machen und Ihrerseits den ASAP-Zyklus beenden. Fordern Sie Informationen nicht umgehend an, sondern lassen Sie mehr Zeit zur Bearbeitung Ihrer Anfragen. Vereinbaren Sie nicht um 10 Uhr morgens einen Gesprächstermin für 10:30 Uhr, sondern fragen Sie, wann es Ihrem Gegenüber am besten passt. Das hilft Ihnen auch selbst dabei, die ASAP-Mentalität abzulegen und zu erkennen, dass es nur sehr wenige Dinge gibt, die absolut keinen Aufschub dulden und tatsächlich sofort erledigt werden müssen.
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