Definition: Was ist eine Teambesprechung?

Eine Teamsitzung (alternativ: Teambesprechung oder Meeting) dient der Organisation und Führung eines Teams.

3 wesentliche Ziele, die ein Meeting verfolgt:

Treffen zur Entscheidungsfindung.
Besprechung bestehender Fragen.
Information über wichtige Entwicklungen.

Eine gut geplante und gestaltete Teamsitzung trägt zum reibungslosen Betriebsablauf bei. Das erhöht die Mitarbeitermotivation. Findet sie regelmäßig statt – beispielsweise wöchentlich oder alle zwei Wochen – steigert das den Erfolg von Teambesprechungen. Nach einer Besprechung wird meist ein Protokoll angefertigt.

6 Tipps: Wie gestaltet man eine Teamsitzung?

Vorab sollten Sie klären, ob die Besprechung überhaupt notwendig ist? Gibt es keine Probleme oder Neuerungen, fehlen vorab noch wichtige Informationen, ist es sinnvoller, die Besprechung zu verschieben. Es hat sich außerdem gezeigt, dass der Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ hinderlich ist.

Darunter kann sich alles und nichts verbergen. Das kann eine eigentlich stringent geplante Besprechung plötzlich sprengen. Ist etwas wichtig, gehört es als eigener Punkt in die Agenda. Ist es unwichtig, hat es ohnehin nichts in der Teamsitzung verloren. Was ist für einen reibungslosen Ablauf wichtig? Hier zunächst das grobe Gerüst mit den wichtigsten Tipps für eine gelungene Teamsitzung:

1. Planung

Vorab unbedingt zu klären sind die Teilnehmerzahl, die Tagesordnungspunkte und welche Ziele Sie mit der Sitzung verbinden. Für die optimale Teilnehmerzahl können Sie sich an der Zwei-Pizza-Regel orientieren. Die einzelnen Themen sollten nicht nur vorgegeben sein, sondern sich durch Rückmeldungen aus dem Team ergeben. Sammeln Sie diese und bringen Sie die Themen in eine sinnvolle Reihenfolge. Komplexere Probleme benötigen mehr Zeit und sollten nicht direkt am Anfang stattfinden. Inhalt sollten außerdem nur Themen sein, die alle betreffen.

2. Bekanntgabe

Schicken Sie rechtzeitig (2-5 Tage vorher) eine E-Mail an die Teilnehmer, in der Sie über die Agenda – inklusive Beginn, Dauer und Ort der Teamsitzung informieren. So hat jeder Gelegenheit, sich über den Sachverhalt vorzubereiten und nötigenfalls Informationen oder Fragen zu recherchieren. Das spart unnötige Erklärungen, die das Meeting in die Länge ziehen. Heute werden solche Meetings auch virtuell als Videokonferenz bzw. Zoom Meeting abgehalten. In dem Fall wird aus einem Raumplan ein Einladungslink – nicht vergessen!

3. Zeitrahmen

Grenzen Sie die Teamsitzung zeitlich ein (siehe: Parkinsonsches Gesetz). Beginnen Sie unbedingt pünktlich und achten Sie darauf, dass die Teilnehmer ebenfalls pünktlich erscheinen. Genauso pünktlich sollte die Besprechung auch enden. Lassen Sie die Besprechung auch dann beginnen, wenn noch nicht alle Teilnehmer da sind – das fördert die Pünktlichkeit und Disziplin.

Finden die Besprechungen wöchentlich statt, reichen meist 30-60 Minuten. Hierbei empfehlen wir die 10-bis-12-Regel, weil in diesem Zeitfenster die Leistungsfähigkeit aller Mitarbeiter gleich hoch ist – unabhängig vom Chronotyp.

4. Moderation

Die Führungskraft oder der Teamleiter sollte die Rolle des Moderators übernehmen. Ein Moderator eröffnet, leitet und beendet die Teamsitzung. Er achtet darauf, dass die Redezeit eingehalten wird und bestimmte Themen nicht ausufern. Mithilfe von Fragen oder Eisbrechern für Meetings lockert er die Stimmung überdies auf, sodass alle zu Wort kommen oder sich trauen.

5. Ergebnisprotokoll

Ein Ergebnisprotokoll hält am Ende schriftlich die wichtigsten Tagesordnungspunkte und Ergebnisse fest. Diese Elemente sollte das Protokoll enthalten:

Titel der Teamsitzung
Datum und Uhrzeit
Namen der Teilnehmer
Termine und Beschlüsse
Name des Protokollanten

Das Ergebnisprotokoll sollten alle Teilnehmer anschließend per E-Mail erhalten. So wird nichts vergessen und Sie können auch später leicht feststellen, was umgesetzt wurde und was nicht. Eine kostenlose Vorlage für ein Ergebnisprotkoll finden Sie hier – als PDF oder Word-Datei.

6. Nachbereitung

Wie gut zukünftige Besprechungen ablaufen, hängt unter anderem von der Nachbereitung ab. Dafür sollten Sie die Teamsitzung unbedingt nochmal reflektieren:

Wurde die Agenda eingehalten?
Kam jeder Teilnehmer zu Wort?
Haben sich bestimmte Personen besonders hervorgetan?
Gibt es umgekehrt Kollegen, die stärkere Unterstützung benötigen?
Wie war die Atmosphäre während des Meetings?
Sind Sie mit Ihrer Leistung zufrieden?
Wo sehen Sie Verbesserungsbedarf?

Regeln und Methoden für die Teamsitzung

Je nach Anlass und Teilnehmerstruktur kann es zu Konflikten kommen. Wichtig für das Gelingen ist, dass diese konstruktiv gelöst werden.

Manches lässt sich vorab vermeiden, weshalb bestimmte Teamregeln sinnvoll sind. Ebenso hilft ein waches Auge auf nonverbale Signale, um mögliche Konflikte früh zu erkennen und direkt anzusprechen.

Bewährte Tipps für die Teamsitzung

Beteiligung fördern

Um möglichst viele Perspektiven zu gewinnen, sollten in einer Teamsitzung möglichst alle Teilnehmer zu Wort kommen. Das ist gerade bei schüchternen Zeitgenossen nicht immer ganz einfach. Aufgabe des Moderators ist, auch solche Kollegen im Blick zu behalten und aus der Reserve zu locken. Je nachdem, ob das Team sich bereits kennt oder neu zusammengekommen ist, fördern Kennenlernspiele, Selbstpräsentationen oder Paarinterviews die Beteiligung.
Verteilung beachten

Je lockerer und entspannter die Atmosphäre ist, desto eher trauen sich auch Neue zu reden. Ein wichtiger Punkt ist die Redezeit. Einige Teilnehmer verstecken sich gerne, während andere zu Monologen neigen. Das können Sie verhindern, indem Sie mit Sanduhr oder Timer die Zeit stoppen.
Wertschätzung signalisieren

Grundsätzlich sollte ein wertschätzender Umgang gepflegt werden. Die Teilnehmer lassen einander ausreden. Abwertende Kommentare haben zu unterbleiben, das Handy bleibt aus. Herausfordernd sind Teammitglieder, die durch eine Anti-Haltung auffallen. Manche sind von Natur aus skeptisch. Trotzdem können wichtige Aspekte von ihnen kommen. Andere sind mental wenig offen eingestellt. Hier kann es sinnvoll sein, mit offenen Fragen zu agieren, beispielsweise: „Warum glauben Sie, dass XY nicht zielführend ist? Wie würden Sie XY besser machen?“
Kreativität stimulieren

Geht es darum, Problemlösungen zu finden, kommt es manchmal zu Denkblockaden. Diese lassen sich mit verschiedenen Tricks lösen. Wichtig ist auch hier eine offene Firmenkultur. Jeder muss wissen, dass auch absurd klingende Vorschläge willkommen sind. Viele Kreativitätstechniken wie etwa die Provokationstechnik haben das sogar als Voraussetzung. Und auch beim Brainstorming ist alles erlaubt. Erfahrungsgemäß kommen so viele originelle Ideen zustande.

Wie lange dauert eine Teambesprechung?

Die Dauer einer Teamsitzung ist abhängig vom Anlass und der Teilnehmerzahl bzw. Teamgröße. Gestaltet sich ein Projekt schwieriger als anfangs gedacht, zögert das die Teamsitzung hinaus: Probleme müssen erörtert, Lösungen gefunden werden… Geht es lediglich darum, die einzelnen Teammitglieder auf den neusten Stand zu bringen, kann die Teambesprechung kurz gehalten werden.

Welches Thema welchen Umfang erfordert, muss bereits bei der Planung berücksichtigt werden. Hierfür eignet sich Timeboxing: Bestimmten Aufgaben weisen Sie feste Zeitfenster zu. Entscheidend ist die Disziplin. Manche Teambesprechungen laufen zeitlich immer wieder aus dem Ruder. Dann sind Stehkonferenzen möglicherweise eine Alternative: Die Teilnehmer kommen erst gar nicht in Versuchung, es sich zu gemütlich einzurichten.

Arbeitsrecht: Ist Teamsitzung Arbeitszeit?

Unabhängig von der Dauer fällt eine Teamsitzung unter die Arbeitszeit. Meist ist die Teilnahme daran für die Mitarbeiter verpflichtend. Die Inhalte dienen dazu, später die Arbeit besser erledigen zu können. In dem Moment kann es also keine Freizeit sein, sonst könnten Sie frei über die Zeit verfügen. Entsprechend muss die Teamsitzung auch bezahlt werden.

Findet eine Teamsitzung außerhalb der normalen Arbeitszeit statt, gilt das als Mehrarbeit. Dazu sind Mitarbeiter nur verpflichtet, wenn es im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgehalten ist. Oder wenn ein Notfall vorliegt. Gibt es keine vertragliche Regelung, muss die Teamsitzung während der Arbeitszeit stattfinden.

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