Teamsitzung: Vorbereiten & gestalten – 10 simple Tipps

Definition: Was ist eine Teambesprechung?

Eine Teamsitzung (alternativ auch Teambesprechung oder Meeting genannt) dient der Organisation und Führung eines Teams. Im Wesentlichen gibt es drei Hauptziele, die ein Meeting verfolgt:

• Eine Sache erfordert eine Entscheidung.
• Bezüglich eines Sachverhalts bestehen Fragen.
• Das Unternehmen informiert über wichtige Entwicklungen.

Eine gut geplante und gestaltete Teamsitzung trägt zum reibungslosen Betriebsablauf bei. Das erhöht die Mitarbeitermotivation. Findet sie regelmäßig statt – beispielsweise wöchentlich oder alle zwei Wochen – steigert das den Erfolg von Teambesprechungen. Nach einer Besprechung wird meist ein Protokoll angefertigt.

6 Tipps: Wie gestaltet man eine Teamsitzung?

Vorab sollten Sie klären, ob die Besprechung überhaupt notwendig ist? Gibt es keine Probleme oder Neuerungen, fehlen vorab noch wichtige Informationen, ist es sinnvoller, die Besprechung zu verschieben. Es hat sich außerdem gezeigt, dass der Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ hinderlich ist.

Darunter kann sich alles und nichts verbergen. Das kann eine eigentlich stringent geplante Besprechung plötzlich sprengen. Ist etwas wichtig, gehört es als eigener Punkt in die Agenda. Ist es unwichtig, hat es ohnehin nichts in der Teamsitzung verloren. Was ist für einen reibungslosen Ablauf wichtig? Hier zunächst das grobe Gerüst mit den wichtigsten Tipps für eine gelungene Teamsitzung:

1. Planung

Feststehen sollten die Teilnehmerzahl, die Tagesordnungspunkte und welche Ziele Sie damit verbinden. Für die ideale Teilnehmerzahl können Sie sich an der Zwei-Pizza-Regel orientieren. Die einzelnen Themen sollten nicht nur vorgegeben sein, sondern sich durch Rückmeldungen aus dem Team ergeben. Sammeln Sie diese und bringen Sie die Themen in eine sinnvolle Reihenfolge. Komplexere Probleme benötigen mehr Zeit und sollten nicht direkt am Anfang stattfinden. Inhalt sollten außerdem nur Themen sein, die alle betreffen. Bei Tagesordnungspunkten, die nicht alle Teilnehmer betreffen, sollte die Teamsitzung zweigeteilt werden.

2. Bekanntgabe

Schicken Sie rechtzeitig (etwa drei bis fünf Tage vorher) eine Mail an die Teilnehmer, in der Sie über die Tagesordnungspunkte, Beginn und Dauer informieren. So hat jeder Gelegenheit, sich über einen Sachverhalt bereits selbst Gedanken zu machen und nötigenfalls zu recherchieren. Das spart unnötige Erklärungen, die das Meeting nur in die Länge ziehen. Die Einladung enthält neben den Themen den Beginn und das Ende der Teamsitzung sowie den Treffpunkt. In Zeiten von Corona werden Meetings teilweise als virtuelle Videokonferenz abgehalten. In so einem Fall erübrigen sich komplizierte Raumpläne natürlich.

3. Zeitrahmen

Grenzen Sie die Teamsitzung zeitlich ein. Finden die Besprechungen wöchentlich statt, reichen meist 30 bis 60 Minuten. Beginnen Sie pünktlich und legen Sie Wert darauf, dass die Teilnehmer ebenfalls pünktlich erscheinen. Genauso pünktlich sollte die Besprechung auch enden, denn anschließend muss sich jeder wieder seinen Aufgaben widmen. Lassen Sie die Besprechung auch dann beginnen, wenn noch nicht alle Teilnehmer erschienen sind. Das fördert die Pünktlichkeit beim nächsten Mal. Findet die Teamsitzung regelmäßig statt, empfiehlt es sich, eine bestimmte Uhrzeit festzulegen. Für die 10-bis-12-Regel spricht, dass unabhängig vom Chronotyp die Leistungsfähigkeit bei allen Mitarbeitern gegeben ist.

4. Moderation

Die Führungskraft oder ein Teammitglied übernimmt die Rolle des Moderators. Ein Moderator eröffnet, leitet und beendet die Teamsitzung. Er achtet darauf, dass die vorgegebene Redezeit eingehalten wird. Ufern bestimmte Themen aus oder drohen wichtige Aspekte unterzugehen, greift er ein. Mithilfe von Fragen oder Eisbrechern für Meetings lockert er die Stimmung auf.

5. Ergebnisprotokoll

Ein Ergebnisprotokoll hält schriftlich die wichtigsten Tagesordnungspunkte und Ergebnisse fest. Diese Elemente sollte es enthalten:

• Datum und Uhrzeit
• Namen der Teilnehmer
• Termine und Beschlüsse
• Name des Protokollanten

So vergessen die Teilnehmer nicht das Besprochene. Außerdem lässt sich anhand von Protokollen später gut feststellen, was davon umgesetzt wurde und was nicht. Eine Vorlage für ein Ergebnisprotkoll finden Sie übrigens HIER.

6. Nachbereitung

Wie gut zukünftige Besprechungen ablaufen, hängt unter anderem von der Nachbereitung ab. Dafür sollten Sie die Teamsitzung reflektieren:

• Wurde die Agenda eingehalten?
• Kam jeder Teilnehmer zu Wort?
• Haben sich bestimmte Personen besonders hervorgetan?
• Gibt es umgekehrt welche, die stärkere Unterstützung benötigen?
• Wie war die Atmosphäre während des Meetings?
• Sind Sie mit Ihrer Leistung zufrieden/wo sehen Sie Verbesserungsbedarf?

Regeln und Methoden für die Teamsitzung

Je nach Anlass und Teilnehmerstruktur kann es zu Konflikten kommen. Wichtig fürs Gelingen ist, dass diese konstruktiv gelöst werden. Manches lässt sich vorab bereits vermeiden, weshalb bestimmte Regeln sinnvoll sind. Aber auch ein waches Auge auf nonverbale Signale hilft, schwierige Situationen zu erkennen und direkt anzusprechen. Folgende Tipps sollten Sie im Meeting beherzigen:

• Beteiligung fördern
  Um möglichst viele Perspektiven zu gewinnen, sollten in einer Teamsitzung möglichst alle Teilnehmer zu Wort kommen. Das ist gerade bei schüchternen Zeitgenossen nicht immer ganz einfach. Aufgabe des Moderators ist, auch solche Kollegen im Blick zu behalten und aus der Reserve zu locken. Je nachdem, ob das Team sich bereits kennt oder neu zusammengekommen ist, fördern Kennenlernspiele, Selbstpräsentationen oder Paarinterviews die Beteiligung.
• Verteilung beachten
  Je lockerer und entspannter die Atmosphäre ist, desto eher trauen sich auch Neue zu reden. Ein wichtiger Punkt ist die Redezeit. Einige Teilnehmer verstecken sich gerne, während andere zu Monologen neigen. Das können Sie verhindern, indem Sie mit Sanduhr oder Timer die Zeit stoppen.
• Wertschätzung signalisieren
  Grundsätzlich sollte ein wertschätzender Umgang gepflegt werden. Die Teilnehmer lassen einander ausreden. Abwertende Kommentare haben zu unterbleiben, das Handy bleibt aus. Herausfordernd sind Teammitglieder, die durch eine Anti-Haltung auffallen. Manche sind von Natur aus skeptisch. Trotzdem können wichtige Aspekte von ihnen kommen. Andere sind mental wenig offen eingestellt. Hier kann es sinnvoll sein, mit offenen Fragen zu agieren, beispielsweise: „Warum glauben Sie, dass XY nicht zielführend ist? Wie würden Sie XY besser machen?“
• Kreativität stimulieren
  Geht es darum, Problemlösungen zu finden, kommt es manchmal zu Denkblockaden. Diese lassen sich mit verschiedenen Tricks lösen. Wichtig ist auch hier eine offene Firmenkultur. Jeder muss wissen, dass auch absurd klingende Vorschläge willkommen sind. Viele Kreativitätstechniken wie etwa die Provokationstechnik haben das sogar als Voraussetzung. Und auch beim Brainstorming ist alles erlaubt. Erfahrungsgemäß kommen so viele originelle Ideen zustande.

Wie lange dauert eine Teambesprechung?

Die Dauer einer Teamsitzung ist abhängig vom Anlass und der Teilnehmerzahl. Gestaltet sich ein Projekt schwieriger als anfangs absehbar, zögert das eine Teamsitzung hinaus. Probleme müssen erörtert, Lösungen gefunden werden. Entscheidungen und Probleme dauern also länger. Geht es lediglich darum, die einzelnen Teammitglieder auf den Stand der Dinge zu bringen, kann eine Teambesprechung kurz gehalten werden.

Welches Thema welchen Umfang erfordert, muss bereits bei der Planung berücksichtigt werden. Hierfür eignet sich Timeboxing: Bestimmten Aufgaben weisen Sie feste Zeitfenster zu. Entscheidend ist die Disziplin. Manche Teambesprechungen laufen zeitlich immer wieder aus dem Ruder. Dann sind Stehkonferenzen möglicherweise eine Alternative: Die Teilnehmer kommen erst gar nicht in Versuchung, es sich zu gemütlich einzurichten.

Ist Teamsitzung Arbeitszeit?

Unabhängig von der Dauer fällt eine Teamsitzung unter die Arbeitszeit. Meist ist die Teilnahme daran für die Mitarbeiter verpflichtend. Die Inhalte dienen dazu, später die Arbeit besser erledigen zu können. In dem Moment kann es also keine Freizeit sein, denn sonst könnten Sie frei über die Zeit verfügen. Dementsprechend muss eine Teamsitzung auch vergütet werden.

Findet eine Teamsitzung außerhalb der normalen Arbeitszeit statt, gilt das als Mehrarbeit. Dazu sind Mitarbeiter nur verpflichtet, wenn es im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgehalten ist. Oder wenn ein Notfall vorliegt. Gibt es keine vertragliche Regelung, muss die Teamsitzung während der Arbeitszeit stattfinden.

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