4-Augen-Gespräch mit dem Chef: Richtig vorbereiten

Bedeutung: Was ist ein 4-Augen-Gespräch?

Das 4-Augen-Gespräch (auch: Zweiergespräch) ist ein vertraulicher Dialog zwischen zwei Personen, der unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfindet. Es handelt sich um eine direkte und intime Kommunikationsform, bei der Inhalte besprochen werden, die für andere nicht relevant sind oder diskret behandelt werden sollen.

Merkmale eines 4-Augen-Gesprächs

Vertraulichkeit

Vertrauliche Gespräche finden stets in ruhiger Umgebung und hinter verschlossenen Türen statt, um Störungen und unerwünschte Zuhörer auszuschließen.
Offenheit

Der diskrete Rahmen erlaubt den Beteiligten, offen zu sprechen, Konflikte auszutragen und aufeinander zuzugehen, ohne den Druck, Positionen verteidigen zu müssen.

Inhalt: Worum geht es im 4-Augen-Gespräch?

4-Augen-Gespräche können für unterschiedliche Zwecke genutzt werden. Oft stehen die Gesprächspartner nicht auf einer Hierarchiestufe. Im Berufsleben ist es meist ein Gespräch zwischen Chef und Mitarbeiter.

Häufige Gründe für ein Zweiergespräch

Mitarbeitergespräch
Chef und Mitarbeiter besprechen bisherige Leistung und vereinbaren Entwicklungsziele.
Kritikgespräch
Der Vorgesetzte bemängelt ein Fehlverhalten und klärt Ursachen und Lösungen.
Gehaltsgespräch
Arbeitgeber und Arbeitnehmer verhandeln das Gehalt bzw. eine Gehaltserhöhung.
Vorstellungsgespräch
Personaler und Bewerber prüfen Erwartungen und ob sie zueinander passen.

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4-Augen-Gespräch Vorbereitung: Was beachten?

Ein 4-Augen-Gespräch kann intensiv sein. Oft geht es dabei um viel: Ihr Gehalt, Ihre Reputation, den Job… Entsprechend gründlich sollten Sie das Gespräch vorbereiten. Die folgenden Tipps können Sie gleichzeitig als Checkliste nutzen:

Inhaltliche Vorbereitung

Anlass klären

Falls der Chef Sie zum 4-Augen-Gespräch einlädt, fragen Sie unbedingt vorab nach dem konkreten Anlass und Thema des Gesprächs, um sich gezielt vorbereiten zu können.
Ziel definieren

Legen Sie für sich ein optimales oder ein minimales Gesprächsziel fest – zum Beispiel bei der Gehaltsverhandlung Ihr Minimalziel (siehe: BATNA)
Informationen sammeln

Sammeln und notieren Sie sich relevante Erfolge, wichtige Projekte und Leistungen, die Sie als Argumente brauchen. Dies gilt besonders im Jahresgespräch (siehe auch: Leistungsmappe).
Argumente vorbereiten

Überlegen Sie sich nicht nur überzeugende Argumente und stichhaltige Begründungen für Ihr Anliegen, sondern denken Sie auch an mögliche Einwände – und wie Sie diese entkräften.

Organisatorische Vorbereitung

Ort wählen

Sorgen Sie im Zweiergespräch für eine ruhige und ungestörte Umgebung. Optimal ist neutraler Boden – also nicht das Büro des Chefs, sondern ein Meeting- oder Konferenzraum.
Zeit nehmen

Planen Sie für das Gespräch ausreichend Zeit ein. Bewährt haben sich 30-60 Minuten, je nach Anlass. Die Zeit sollten sich beide fest im Kalender reservieren.
Agenda festlegen

Je nach Umfang, Inhalt und Komplexität des Zweiergesprächs sollten Sie vorab eine Agenda vereinbaren, um keinen wichtigen Punkt zu vergessen.

Persönliche Vorbereitung

Mentale Einstellung

Gehen Sie wertschätzend und mit einem positiven Mindset in das Gespräch – unabhängig vom Inhalt! Wer in seinem Gegenüber bereits einen böswilligen Feind sieht, wird diesen auch finden.
Ruhe bewahren

Beruhigen Sie sich vor dem Gespräch – mental und emotional. Zum Beispiel durch Meditation und Entspannungsübungen. Die eigene Souveränität gibt bei Verhandlungen oft den Ausschlag.

Praktische Tipps

Gesprächsregeln vereinbaren

Klären Sie vorab, wie das Gespräch ablaufen soll – zum Beispiel wer beginnt oder wie lange jeder sprechen soll. Feste Gesprächsregeln verbessern Ablauf und Kommunikation.
Störquellen ausschalten

Schalten Sie im Gespräch unbedingt das Handy aus – schon aus Respekt und Höflichkeit.
Aktiv zuhören

Hören Sie Ihrem Gesprächspartner nicht nur aufmerksam zu und unterbrechen Sie ihn nicht. Stellen Sie ebenso Rückfragen, um Missverständnisse zu vermeiden (siehe: Aktives Zuhören).
Körpersprache beachten

Achten Sie auf Ihre eigene Körpersprache und die nonverbale Kommunikation Ihres Gegenübers. Bemerken Sie Dissonanzen, sollten Sie das ansprechen.
Notizen machen

Machen Sie sich während des Gesprächs Stichpunkte zu wichtigen Themen, die Sie später noch ansprechen möchten. Notizen helfen überdies, immer wieder zur Sachebene zurückzufinden.

Grundsätzlich gilt: Ein 4-Augen-Gespräch sollte nie zwischen Tür und Angel stattfinden. Es braucht einen geschlossenen Rahmen sowie eine vertrauensvolle, offene und respektvolle Atmosphäre.

4-Augen-Gespräch mit dem Chef – Tipps

Das 4-Augen-Gespräch mit dem Chef ist typisch – zum Beispiel am Ende der Probezeit, beim regelmäßigen Feedbackgespräch oder wenn etwas Negatives vorgefallen ist. Auch hierauf sollten Sie sich mithilfe der obigen Checkliste vorbereiten.

Geht es im 4-Augen-Gespräch mit dem Vorgesetzten um Kritik oder eine Verhandlung sollten Sie darüberhinaus folgende Tipps beachten:

Sachlich bleiben

Selbst wenn der Chef laut wird, begeben Sie sich bitte nicht auf dieses Niveau. Bleiben Sie unbedingt ruhig im Ton und sachlich in der Argumentation. Sie beweisen damit nicht nur Ihre Professionalität: Wer sich nicht einschüchtern lässt, wirkt zudem überzeugter und überzeugender.
Aussagen hinterfragen

Prüfen Sie die Kritik selbstkritisch: Was zutrifft, sollten Sie annehmen und eingestehen; unbegründetes Feedback dagegen dürfen Sie zurückweisen bzw. verlangen, dies durch konkrete Beispiele zu belegen.
Grenzen setzen

Wird der Vorgesetzte ausfallend oder unfair, können Sie das Gespräch ebenfalls abbrechen und sich vertagen. Stellen Sie klar, dass Sie in diesem Ton nicht behandelt werden wollen und einen respektvollen Umgang erwarten.
Lösung erarbeiten

Ob Gehaltsverhandlung oder konstruktive Kritik: Am Ende sollten beide eine Lösung oder einen Kompromiss für die Zukunft und weitere Zusammenarbeit finden. Drängen Sie darauf, sich zu einigen!
Ergebnisse fixieren

Gemeinsam getroffene Zielvereinbarungen oder Verhandlungsergebnisse sollten Sie immer schriftlich fixieren und von beiden unterschreiben lassen. So gibt es hinterher keine Konflikte oder Missverständnisse darüber.

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4-Augen-Gespräch mit Mitarbeitern – Tipps

Falls Sie Führungskraft sind und deshalb mit Ihren Mitarbeitern regelmäßig auch über sensible oder schwierige Themen sprechen müssen, sollten Sie vorab nicht nur die eigene Kritikfähigkeit trainieren und wichtige Feedbackregeln beachten, sondern ebenfalls die typischen emotionalen Reaktionen kennen.

Laut Psychologie durchleben die meisten Menschen bei negativem Feedback vier typische Phasen – das sogenannte SARA-Modell. SARA ist ein Akronym und steht für die Anfangsbuchstaben der vier Phasen:

Shock (Schock)
Viele Kritisierte reagieren auch im 4-Augen-Gespräch zunächst mit Überraschung und Unglaube auf das negative Feedback. Typische Gedanken: „Das muss ein Fehler sein!“
Anger (Wut)
Auf den anfänglichen Schock folgt Wut. Betroffene fühlen sich angegriffen und antworten lautstark und verärgert oder zweifeln das Feedback an.
Resistance (Widerstand)
Aus der Wut wird aktive Gegenwehr und Flucht nach vorn: Kritisierte greifen den Kritiker persönlich an oder streiten alles vehement ab.
Acceptance (Akzeptanz)
In der letzten Phase akzeptiert die Person die Kritik schließlich und ist bereit, aktiv und konstruktiv an einer Verbesserung zu arbeiten.

Es ist wichtig, in allen 4 Phasen gelassen zu bleiben und Ruhe zu bewahren. Erst in der letzten Phase ist es im 4-Augen-Gespräch möglich, gemeinsam an einer Lösung zu arbeiten (siehe: KOALA-Prinzip).

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