4-Augen-Gespräch: Dialog unter Ausschluss der Öffentlichkeit
Ein 4-Augen-Gespräch findet nur zu zweit statt, weshalb es auch Zweiergespräch genannt wird. Es handelt sich um einen Dialog im Wortsinn, der unter Ausschluss der Öffentlichkeit stattfindet. Gerade im Job sind solche Gespräche weit verbreitet. Mancher Arbeitnehmer bekommt Angst, wenn ein 4-Augen-Gespräch mit dem Chef ansteht – dabei müssen solche Dialoge keinesfalls ein schlechtes Omen sein.
Bei einem 4-Augen-Gespräch geht es um Kommunikation auf direktem Wege. Gleichzeitig werden Inhalte besprochen, die andere nichts angehen. Entweder, weil es um vertrauliche Themen geht oder weil das Gesagte für weitere Zuhörer irrelevant ist. Beliebt ist das 4-Augen-Gespräch auch, weil Missverständnisse vermieden werden. Der Austausch findet in Ruhe statt, es können Lösungen gesucht, Argumente ausgetauscht, Erwartungen formuliert und Informationen geteilt werden.
Inhalte in einem 4-Augen-Gespräch
Ein 4-Augen-Gespräch kann der Austausch unter Kollegen sein, indem ein Projekt besprochen oder das Betriebsklima erörtert wird. Oft stehen die Gesprächspartner eines solchen Dialogs aber nicht auf einer Hierarchiestufe – es ist ein Gespräch zwischen Chef und Mitarbeiter. Dabei sollte möglichst schon vorher klar sein, worum es geht. Sonst wirkt die Einladung zu einem vertraulichen Gespräch schnell bedrohlich, auch wenn das Thema durchaus positiv sein kann. Typische Inhalte und Gründe für ein Zweiergespräch sind:
- Vorstellungsgespräch
Selbst bei präziser Vorbereitung sind sowohl Bewerber als auch Interviewer in der Situation, dass sie den anderen nicht kennen, also nur schwer einschätzen können, wie derjenige tickt. - Feedbackgespräch
Das sollte wenigstens einmal im Jahr stattfinden und Revue passieren lassen, was in den vergangenen zwölf Monaten erreicht wurde. Hier ist Raum für Lob sowie Anregungen und Wünsche bezüglich zukünftiger Entwicklungen. - Kritikgespräch
Der Vorgesetzte hat Fehlverhalten zu bemängeln oder ist mit der Arbeitsweise unzufrieden. Grundsätzlich sollte ein solches Gespräch konstruktiv und lösungsorientiert sein, denn ein Fortbestand des Arbeitsverhältnisses ist – sofern es sich nicht um gravierende Mängel handelt – üblicherweise das Hauptziel. - Gehaltsgespräch
Mehr Gehalt? Welcher Mitarbeiter will das nicht?! Den Gehaltswunsch müssen sie ihrem Chef aber auch mit klugen Argumenten verkaufen. Das gelingt am besten unter 4 Augen. Denn eine Gehaltserhöhung könnte bei den Kollegen Begehrlichkeiten wecken. Deshalb bleiben Gehaltsverhandlungen stets diskret.
Fast immer orientiert sich ein solches Gespräch an einem typischen Ablauf:
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4-Augen-Gespräch von Chef zu Mitarbeiter
Geht es um eine Verhandlung oder heikle Themen, ist der Vorgesetzte beim 4-Augen-Gespräch in einer vorteilhaften Position. Er steht nicht nur in der Hierarchie höher, sondern hat größere Erfahrung in diesen Situationen und ist oft gezielt dafür geschult. Diese Routine gibt Sicherheit, trotzdem bleiben auch für Vorgesetzte einige Unwägbarkeiten.
Allen voran: Wie wird der Mitarbeiter reagieren? Selbst bei berechtigter und konstruktiver Kritik besteht die Möglichkeit, dass ein Mitarbeiter wütend wird oder emotional reagiert. Oder es werden unliebsame Entscheidungen, die zu ungehaltenen Reaktionen führen. Nicht jede Führungskraft kann damit umgehen. Umso wichtiger ist ein klarer Ablauf, ein fester Zeitrahmen und eine vorherige Information, worum es geht. So können erste Emotionen bereits im Vorfeld verarbeitet werden.
4-Augen-Gespräch als Mitarbeiter
„Herr Müller, kommen Sie doch bitte um 14 Uhr in mein Büro. Ich möchte gerne kurz mit Ihnen sprechen…“ – Mitarbeiter macht eine solche Einladung schnell nervös. Haben Sie was falsch gemacht? Gibt es Ärger? Droht gar eine Abmahnung? Solche Sorgen sind zum Glück meist unbegründet. In den meisten Fällen geht es um ein Feedback, ein aktuelles Projekt oder ein regelmäßiges Mitarbeitergespräch.
Sollte der Chef nicht selbst Auskunft geben, sollten Sie nachfragen, wofür der Termin angesetzt wurde. So wissen Sie, was ansteht und werden nicht überrascht. In einem Jahresgespräch werden beispielsweise Zielvereinbarungen festgelegt oder die Entwicklung besprochen. Sind Sie noch in der Probezeit, kann im Gespräch die weitere Zusammenarbeit geklärt werden.
Sollte Ihr Chef Sie um ein 4-Augen-Gespräch bitten, kann das mehrere Gründe haben. In einem gängigen Jahresgespräch mag es darum gehen, Zielvereinbarungen mit Ihnen zu treffen. Teilweise fragen Vorgesetzte auch nach Ihrer Rückmeldung, wie es im Job läuft und ob es Schwierigkeiten oder Fragen gibt, die geklärt werden müssen.
Was tun bei Kritik im 4-Augen-Gespräch?
Auch Kritik kann ein Grund für ein 4-Augen-Gespräch sein. Das ist auch in Ihrem Interesse. Sie wollen schließlich nicht, dass der Chef Ihnen vor versammelter Mannschaft sagt, dass Sie die letzte Aufgabe ordentlich vergeigt haben. Ein Zweiergespräch kann aber auch anberaumt werden, wenn Vorgesetzte mit Ihrer Leistung sehr zufrieden sind. Dann gibt es Lob, Anerkennung oder vielleicht die Aussicht auf eine Gehaltserhöhung.
Negatives Feedback ist oft unbeliebt, konstruktiv vorgetragen und begründet haben Führungskräfte aber allen Grund, diese vorzubringen. Letztlich sollen Sie und Ihre Leistungen besser werden. Ein 4-Augen-Gespräch bildet den geschützten Rahmen, um Fehler offen anzusprechen. Nutzen Sie diese Chance, um daraus zu lernen, eigene Versäumnisse einzuräumen und Besserung zu geloben. Was aber bei einem schwierigen Chef oder ungerechtfertigter Kritik? Die wichtigsten Regeln:
- Bleiben Sie ruhig
Selbst wenn Ihr Chef laut wird, begeben Sie sich nicht auf das Niveau. Brüllende Führungskräfte disqualifizieren sich selbst. Zeigen Sie weiterhin Ihre Professionalität. - Hinterfragen Sie die Aussagen
Lassen Sie sich anhand konkreter Beispiele und Daten schildern, was wann von wem beobachtet wurde. Ist die Kritik wirklich unberechtigt, gerät sie spätestens hier ins Stocken oder kann widerlegt werden. - Grenzen Sie sich ab
Wird der Vorgesetzte laut, ausfallend oder unfair, brechen Sie das Gespräch ab. Stellen Sie klar, dass Sie in diesem Ton nicht behandelt werden wollen.
Vorbereitung des Zweiergesprächs
Wenn Sie in ein 4-Augen-Gespräch gehen, sollten Sie darauf vorbereitet sein. Sie können sicher sein, dass Ihr Gesprächspartner es auch ist. Ohne Vorbereitung haben Sie also gleich einen potenziellen Nachteil im Mitarbeitergespräch. Je besser Sie für den Dialog gewappnet sind, desto größer eher verläuft dieser, wie Sie es sich wünschen. Die wichtigsten Tipps für eine gründliche Vorbereitung:
Klären Sie den Grund für den Termin
Sie sollten immer wissen, worum es im 4-Augen-Gespräch geht. Lassen Sie sich nicht mit einem „Das werde ich Ihnen dann im Gespräch sagen…“ abspeisen. Fragen Sie konkret nach und erklären Sie, dass Sie sich gut auf das Gespräch vorbereiten wollen – und deshalb wissen müssen, welcher Inhalt angesetzt ist.
Legen Sie Ihre Ziele fest
Sobald Sie wissen, was auf der Agenda steht, können Sie Ihre persönlichen Ziele bestimmen. Wollen Sie den Chef von Ihrem Standpunkt überzeugen? Einen Fehler erklären? Eigene Vorschläge einbringen? Entwickeln Sie im Vorfeld einen konkreten Plan, den Sie unter vier Augen umsetzen wollen.
Sammeln Sie Informationen
Falls nötig, sammeln Sie Informationen und Unterlagen, die Sie für das Gespräch benötigen. Das können beispielsweise Zwischenberichte für ein Projekt sein oder Nachweise über die Kommunikation mit einem Kunden – abhängig davon, worüber der Chef mit Ihnen sprechen will. So sind Sie nicht nur bestens vorbereitet, sondern können im Gespräch auch gleich passende Belege liefern.
Bereiten Sie eigene Argumente vor
Legen Sie sich in der Vorbereitung bereits einige gute Argumente für Ihren Standpunkt zurecht, die Ihr anvisiertes Ziel untermauern. Ebenso sollten Sie die Chance nutzen, um sich schon jetzt einige Gegenargumente für mögliche Punkte des Chefs zu überlegen. So können Sie auf Fragen schnell und angemessen reagieren.
Rahmenbedingungen des 4-Augen-Gesprächs
Die Rahmenbedingungen sind maßgeblich für den Verlauf und Erfolg eines Zweiergesprächs verantwortlich. Wichtigste Voraussetzung ist eine ruhige Umgebung, in der es keine Unterbrechungen oder ungebetene Zuhörer gibt. Ein Tisch in der vollbesetzten Kantine ist nicht der passende Ort, ein solcher Dialog sollte hinter verschlossenen Türen in einem Büro stattfinden. Ebenso wichtig ist eine angenehme und entspannte Atmosphäre.
Beide Seiten sollten wertschätzend und ruhig an das Gespräch herangehen. Egal, welcher Inhalt besprochen wird. Geht ein Gesprächspartner bereits wütend in das Zweiergespräch, prägt dies den gesamten Austausch. Wichtig ist außerdem, dass ein echter Dialog ist. Es sollten keine endlosen Monologe gehalten werden – aber es ist auch unangebracht, den anderen ständig zu unterbrechen.
Eigenarten des Gegenübers berücksichtigen
Da es keine anderen Beteiligten gibt, ist es umso wichtiger, die Besonderheiten des Gesprächspartners zu kennen und zu berücksichtigen. Treffen sehr unterschiedliche Persönlichkeiten aufeinander, kann es sonst zu unbeabsichtigten Problemen kommen. Es kommt zu Missverständnissen, weil Botschaften nicht so aufgenommen werden, wie sie gemeint sind.
Unterschiedliche Denkweisen beeinflussen auch, wie Sie im Dialog erfolgreich sein können. Bei einem sehr analytischen Menschen kommen Sie mit logischen Argumenten, Zahlen und Fakten besonders weit. Ist Ihr Gegenüber eher emotional, kommen Sie mit gefühlsbetonten Argumenten weiter. Beachten Sie auch unterschiedliche Werte und Ziele. Nicht jeder schätzt finanzielle Anreize und materiellen Erfolg gleich hoch ein. Vielleicht liegt der Fokus auf mehr Eigenverantwortung, größerer Flexibilität oder einer besseren Arbeitsatmosphäre. Wer solche Eigenarten erkennt, kann darauf eingehen, um das Gespräch erfolgreich zu gestalten.
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