Kleinunternehmerregelung: Das Wichtigste in Kürze
Übersicht
- Die Kleinunternehmerregelung befreit Unternehmen von der Umsatzsteuer.
- Grenze: 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr
- Vereinfachung für kleine Unternehmen mit geringen Umsätzen.
- Kein Recht zum Vorsteuerabzug bei Nutzung
- Antrag beim zuständigen Finanzamt
Die Kleinunternehmerregelung ist eine bürokratische Entlastung für Betriebe, die geringe Umsätze erzielen. Allerdings sollten Vor- und Nachteile abgewogen werden.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Vereinfachung für Unternehmen mit niedrigen Umsätzen. Durch die Möglichkeit müssen Betriebe keine Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen. Erbrachte Leistungen werden von der Umsatzsteuerpflicht befreit, was gleich mehrere Effekte hat:
- Keine Erhebung der Umsatzsteuer.
- Keine Abführung einer Umsatzsteuer an das Finanzamt.
- Keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt.
- Keine Einreichung einer Umsatzsteuererklärung.
Gewerbetreibende, Selbstständige, Freiberufler oder Landwirte können die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn ihr Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet.
Muss ich die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Option, keine Pflicht! Unternehmer können durch Erklärung beim Finanzamt auf die Regelung verzichten – selbst, wenn die Umsatzgrenzen eingehalten werden. An diese Entscheidung sind Sie aber für 5 Jahre gebunden.
Wie hoch ist die Grenze für die Kleinunternehmerregelung?
Sie können die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn der Umsatz im Vorjahr weniger als 25.000 Euro beträgt und der Umsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht übersteigt (Stand: 2026). Es müssen beide Voraussetzungen erfüllt sein, damit Sie als Kleinunternehmer gelten.
Die Umsatzgrenzen in der einfachen Übersicht:
-
Umsatz im Vorjahr
Weniger als 25.000 Euro
-
Umsatz im laufenden Kalenderjahr
Weniger als 100.000 Euro
Entscheidend ist ausschließlich der erwirtschaftete Umsatz. So können Einzelunternehmer, Freiberufler oder andere Unternehmen die Kleinunternehmerregelung nutzen. Das gilt unabhängig von der Rechtsform (GmbH, GbR, UG) oder der Anzahl von Mitarbeitern.
Was passiert, wenn Umsatzgrenzen überschritten werden?
Haben Sie im Vorjahr einen Umsatz von mehr als 25.000 Euro erzielt, dürfen Sie im Folgejahr die Kleinunternehmerregelung nicht mehr nutzen. Dabei spielt es keine Rolle, wie hoch der voraussichtliche Umsatz für das nächste Jahr ist.
Gilt für Sie die Kleinunternehmerregelung und das Unternehmen überschreitet im aktuellen Jahr die Umsatzgrenze von 100.000 Euro, dürfen Sie ab diesem Zeitpunkt die steuerliche Vereinfachung nicht mehr nutzen. Es gilt sofort wieder die Regelbesteuerung – Sie müssen Umsatzsteuer erheben und abführen. Als Kleinunternehmer müssen Sie deshalb Ihre Umsätze genau kontrollieren.
Unterschied: Kleinunternehmer oder Kleingewerbe
Kleinunternehmer bezieht sich auf die steuerliche Erfassung durch die Kleinunternehmerregelung. Ein Kleingewerbe ist ein Gewerbebetrieb, der keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert und deshalb nicht ins Handelsregister eingetragen werden muss.
Es gelten nicht die Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) und Pflichten wie die doppelte Buchführung entfallen.
Kleingewerbe |
Kleinunternehmen |
| Gewerbliches Unternehmen Kein Handelsregistereintrag Kein Kaufmann |
Steuerliche Erfassung Keine Umsatzsteuer Auch für andere Unternehmen möglich |
Kleinunternehmerregelung beantragen
Die Kleinunternehmerregelung kann direkt bei der Gründung des Unternehmens beantragt werden. Für das Finanzamt müssen Sie einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Wenn Sie eine glaubhafte Schätzung und Prognose machen können, dass Sie voraussichtlich innerhalb der Umsatzgrenzen bleiben, können Sie direkt die Kleinunternehmerregelung beantragen.
Ein Antrag ist auch zu einem späteren Zeitpunkt möglich. Dazu reicht ein formloses Schreiben an Ihr zuständiges Finanzamt aus. Entscheidend ist, dass Sie die Umsatzgrenzen im vergangenen und laufenden Kalenderjahr nicht überschreiten. Zusammen mit allen wichtigen Informationen (Name, Steuernummer…) können Sie den Antrag stellen.
Beispiel Formulierung: Kleinunternehmerregelung beantragen
- „Hiermit beantrage ich die Nutzung der Kleinunternehmerregelung ab dem TT.MM.JJJJ.“
- „Da ich die Umsatzgrenzen aus dem Vorjahr und laufenden Kalenderjahr einhalte, möchte ich die Kleinunternehmerregelung ab dem TT.MM.JJJJ anwenden.“
Beachten Sie bitte: Hätten Sie bei der Gründung die Voraussetzungen erfüllt, haben sich aber gegen die Regelung entschieden, müssen Sie eine Frist von mindestens 5 Jahren abwarten. Auch hier reicht ein formloses Schreiben an das Finanzamt: „Ich widerrufe zum TT.MM.JJJJ meinen Verzicht auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung.“
Kleinunternehmer Rechnung: Darauf müssen Sie achten
Haben Sie die Kleinunternehmerrechnung beantragt und das Finanzamt hat diese bewilligt, müssen Sie dies zwingend auf allen Rechnungen nennen. Sie dürfen keine Umsatzsteuer mehr ausweisen und es besteht die Pflicht, den Grund für die fehlende Umsatzsteuer zu nennen. Eine vollständige und korrekte Rechnung als Kleinunternehmer enthält folgende Angaben:
- Vollständiger Firmenname und Anschrift des Unternehmens
- Vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer und gegebenenfalls Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsnummer
- Datum der Erstellung
- Leistungsdatum
- Rechnungspositionen (Menge und Art der Waren oder Dienstleistungen)
- Rechnungsbetrag
- Hinweis auf fehlende Umsatzsteuer
- „Gemäß § 19 Absatz 1 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“
- „Es greift die Kleinunternehmerregelung, somit entfällt nach § 19 Absatz 1 UStG die Umsatzsteuer.“
- „Eine Umsatzsteuer entfällt gemäß § 19 Absatz 1 UStG.“
- „Die Rechnung enthält aufgrund von § 19 Absatz 1 UStG keine Umsatzsteuer.“
- „Da hier die Kleinunternehmerregelung gilt, wird die Rechnung gemäß § 19 Absatz 1 UStG ohne Umsatzsteuer ausgewiesen.“
Formulierungen für die fehlende Umsatzsteuer
Sie müssen auf die Verwendung der Kleinunternehmerregelung hinweisen. Es gibt aber keine gesetzlichen Vorgaben für die Formulierung. Bewährt haben sich kurze Hinweise auf den gesetzlichen Paragrafen – ob Sie den Begriff Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerregelung verwenden, bleibt Ihnen überlassen. Hier einige Beispiele:
Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Ob Sie sich für oder gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden, hängt von Ihrer individuellen Situation ab. Erfüllen Sie die Voraussetzungen der Umsatzgrenzen, sollten Sie die Vor- und Nachteile der Regelung abwägen und eine Entscheidung treffen:
Vorteile der Kleinunternehmerregelung
-
Vereinfachte Bürokratie
Ein großer Vorteil ist der Wegfall von Bürokratie. Sie müssen keine komplizierten und aufwendigen Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt durchführen. Das spart Zeit und Arbeit. Auch die Kosten für den Service beim Steuerberater können Sie einsparen.
-
Geringere Preise
Die Kleinunternehmerregelung kann Preisvorteile für Privatkunden bringen. Ohne Erhebung der Umsatzsteuer (beziehungsweise Mehrwertsteuer) können Leistungen oder Produkte günstiger angeboten werden. Ein Vorteil gegenüber der Konkurrenz.
-
Einfachere Buchhaltung
Auch die Buchhaltung fällt einfacher aus, wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen müssen.
Nachteile der Kleinunternehmerregelung
-
Kein Vorsteuerabzug
Ohne Vorsteuerabzug können Sie auf gekaufte Waren keine Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurückholen. Investieren Sie beispielsweise 2.000 Euro, tragen Sie mit Kleinunternehmerregelung die vollen Kosten. Unternehmer, die darauf verzichten, können 380 Euro (19 Prozent Mehrwertsteuer) zurückbekommen.
-
Keine Geschäftskunden
Sie dürfen auch anderen Unternehmen und Geschäftskunden (Business to Business, B2B) keine Umsatzsteuer ausweisen. Entsprechend können diese Kunden dann keine Vorsteuer geltend machen. Das kann dazu führen, dass andere Unternehmen lieber zur Konkurrenz gehen.
-
Schlechtes Image
Das Image des Unternehmens kann durch die Nutzung der Kleinunternehmerregelung leiden. Sie kommunizieren Ihre geringen Umsätze nach außen – das kann auf andere wirken, als wären Sie entweder nicht erfolgreich oder würden die Selbstständigkeit nur halbherzig betreiben.
Kleinunternehmerregelung: Beachten Sie Ihre Kunden
Ein wichtiger Punkt vor der Wahl der Kleinunternehmerregelung: Analysieren Sie Ihre Kunden und die Zielgruppe! Vorteile haben Sie vor allem, wenn es sich um Privatkunden oder andere Kleinunternehmer handelt. Handelt es sich hingegen vorwiegend um Geschäftskunden, kann die fehlende Umsatzsteuer ein Nachteil für Sie sein.
Kleinunternehmerregelung: Andere Steuern bleiben bestehen
Durch die Kleinunternehmerregelung werden Sie nur von der Umsatzsteuer befreit. Grundsätzlich bleiben Sie aber weiterhin steuerpflichtig. Das zählt zum Beispiel für:
-
Einkommensteuer
Bei Personengesellschaften, als Kleingewerbetreibender oder auch als Freiberufler müssen Sie weiterhin Einkommensteuer zahlen. Überschreiten Ihre Einkünfte den Grundfreibetrag, fallen entsprechend Steuern an und Sie reichen eine Steuererklärung ein.
-
Gewerbesteuer
Melden Sie ein Gewerbe an, müssen Sie Gewerbesteuer zahlen. Das gilt nicht für Freiberufler, weil sie nicht als Gewerbetreibende gelten. Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 Euro – aber nicht für Kapitalgesellschaften.
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Körperschaftssteuer
Haben Sie eine Kapitalgesellschaft gegründet und es gilt die Kleinunternehmerregelung, müssen Sie trotzdem Körperschaftssteuer zahlen. Ein Beispiel ist eine Unternehmergesellschaft (UG).
Kleinunternehmerreglung bei mehreren Unternehmen
Die Kleinunternehmerregelung ist immer personengebunden. Heißt: Auch wenn Sie als Unternehmer mehrere Betriebe führen, bestehen dieselben Umsatzgrenzen für alle Unternehmen zusammen. Die Umsätze werden addiert und dürfen die Grenzen nicht überschreiten. Haben Sie beispielsweise zwei GmbHs, dürfen diese gemeinsam einen Umsatz von 100.000 Euro im laufenden Jahr nicht überschreiten.
FAQ: Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung
Wir haben die häufigsten und wichtigsten Fragen zur Kleinunternehmerregelung für Sie zusammengefasst und übersichtlich beantwortet:
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Vereinfachung im deutschen Umsatzsteuerrecht. Sie befreit Selbstständige und Unternehmer von der Umsatzsteuerpflicht. Sie müssen dann auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und an das Finanzamt abführen. Ziel ist eine Entlastung der Bürokratie für kleine Unternehmen. Grundlage ist § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Wer kann die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Die Regelung steht Selbstständigen, Freiberuflern, Einzelunternehmern und Kleingewerbetreibenden offen. Voraussetzung ist, dass der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt. Die Unternehmensform, Branche oder Größe spielt dabei keine Rolle. Auch nebenberuflich Selbstständige können die Regelung nutzen.
Gilt die Kleinunternehmerregelung auch im Gründungsjahr?
Im ersten Jahr gilt ein Gründer automatisch als Kleinunternehmer und kann die Regelung nutzen. Schon bei der Gründung können Sie die Anwendung beim Finanzamt beantragen. Überschreiten Sie schon im Gründungsjahr die Umsatzgrenze, greift ab diesem Zeitpunkt sofort die Regelbesteuerung.
Welche Vorteile hat die Kleinunternehmerregelung?
Der größte Vorteil ist die geringere Bürokratie, da keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen erforderlich sind. Zudem sind Rechnungen einfacher und übersichtlicher. Für Privatkunden können niedrigere Preise ein Wettbewerbsvorteil sein. Besonders in der Startphase sorgt die Regelung für mehr Liquidität und vereinfacht die Buchhaltung.
Welche Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?
Kleinunternehmer dürfen selbst keine Vorsteuer geltend machen, was Investitionen teurer macht. Für Geschäftskunden kann das Fehlen der Umsatzsteuer unattraktiv sein, da sie keine Vorsteuer abziehen können. Außerdem kann die Umsatzgrenze das Wachstum bremsen.
Dürfen Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen?
Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen. Stattdessen muss ein Hinweis auf § 19 UStG enthalten sein. Wird dennoch Umsatzsteuer ausgewiesen, muss diese an das Finanzamt abgeführt werden. Das gilt auch dann, wenn sie versehentlich berechnet wurde.
Was muss auf einer Rechnung als Kleinunternehmer stehen?
Eine Kleinunternehmer-Rechnung muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten, jedoch keine Umsatzsteuer ausweisen. Zusätzlich ist ein Hinweis für den Grund der fehlenden Umsatzsteuer vorgeschrieben. Zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Rechnungsbetrag sind ebenfalls Pflicht. Formale Fehler können steuerliche Probleme verursachen.
Kann man freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Unternehmer können freiwillig die Regelbesteuerung nutzen. Dieser Verzicht ist für 5 Jahre bindend. Er lohnt sich vor allem bei hohen Investitionen oder bei überwiegend gewerblichen Kunden. Der Verzicht muss dem Finanzamt ausdrücklich erklärt werden.
Was passiert, wenn man die Umsatzgrenze überschreitet?
Wird die Umsatzgrenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, gilt sofort die Regelbesteuerung. Sie müssen entsprechend auf Ihren Rechnungen wieder Umsatzsteuer ausweisen und Umsatzsteuervoranmeldungen durchführen. Überschreiten Sie die Grenze von 25.000 Euro, fallen Sie für das Folgejahr automatisch in die Regelbesteuerung und können die Kleinunternehmerregelung nicht mehr nutzen.
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