ABC Analyse: Definition, Berechnen + Beispiele

Definition: Was ist die ABC Analyse?

Die ABC-Analyse (auch: XYZ-Analyse) ist eine einfache Methode zum Bewerten und Berechnen der Bedeutung von Kunden, Produkten oder Materialien in die Klassen A, B und C. Die einfache Klassifizierung hilft in der Betriebswirtschaft, die wichtigsten Aufgaben oder Kunden zu identifizieren. Für jede der Klassen lassen sich passende Strategien entwickeln, die den Ertrag oder die Effizienz steigern.

Im Zeitmanagement gilt die ABC-Analyse zudem als Alternative zur Eisenhower-Matrix oder SWOT-Analyse, um anstehende Aufgaben zu priorisieren.

ABC Analyse einfach erklärt

Mithilfe der ABC Analyse werden Objekte (Kunden, Rohstoffe, Produkte) des Unternehmens in die Klassen A, B und C eingeteilt – abhängig davon, wie wichtig diese für ein bestimmtes Ziel sind. Das können zum Beispiel treue Stammkunden sein, die einfach alles von der Marke kaufen oder Produkte, die den meisten Umsatz machen.

Für die Reihenfolge der Wichtigkeit sind meist Kennzahlen, wie Umsatz, Kosten oder Zeitaufwand entscheidend. Klasse A steht für besonders wichtig; B für wichtig; C für weniger wichtig:

1. Klasse A = Besonders wichtig

   Objekte mit hoher Priorität. Sie haben einen hohen Anteil am Umsatz und tragen wesentlich zum Erfolg bei. Beispiel: Schlüsselkunden mit großen Aufträgen und vielen Bestellungen.

2. Klasse B = Wichtig

   Objekte mit mittlerer Priorität. Sie haben zwar eine Bedeutung, bleiben aber deutlich hinter der Kategorie A zurück. Beispiel: Waren für das Massengeschäft.

3. Klasse C = Weniger wichtig

   Objekte mit niedriger Priorität. Sie beanspruchen viel Aufmerksamkeit, Zeit, Bearbeitung oder Materialeinsatz, tragen aber kaum zum Gesamterfolg bei. Beispiel: Ladenhüter.

Nachdem alle Objekte oder Aufgaben in diese Klassen eingeteilt sind, lassen sich dafür einzelne Strategien entwickeln. So können Sie zum Beispiel A-Kunden einen besonderen Service bieten, B-Kunden noch weiter qualifizieren, um daraus mehr A-Kunden zu gewinnen und C-Aufgaben zum Beispiel verschieben oder delegieren.

Wofür wird die ABC Analyse eingesetzt?

Die ABC Analyse dient vor allem dazu, die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens zu steigern und die Planung zu verbessern. Ebenso wird die ABC Analyse in Change- und Optimierungsprozessen sowie für Rationalisierungsprozesse eingesetzt.

Einfach formuliert, lässt sich mit der ABC Analyse Geld sparen oder der Gewinn erhöhen, indem für die wichtigsten Kategorien zielgerichtete Strategien oder Methoden angewendet werden. Das Ganze funktioniert aber ebenso mit persönlichen Aufgaben und ToDos.

ABC Analyse Beispiele

Wie die ABC Analyse funktioniert, zeigen wir jetzt an einem praktischen Beispiel: Ein Händler verkauft Goldmünzen zu einer Zehntel Unze (1/10oz), einer halben Unze (1/2oz) und einer Unze (1oz). Diese kosten – je nach Gewicht – zwischen 200 und 1800 Euro.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Münzen und Pakete die Kunden kaufen:

Dank der Tabelle und Nachfrage können Sie die Angebote und Münzpakete ganz einfach priorisieren und den Klassen A, B und C zuordnen – abhängig davon, womit Sie den größten Gewinn machen oder welche Münzen Sie besonders oft verkaufen wollen.

Im Beispiel sehen Sie deutlich: Mit der 1oz Münze macht der Händler den meisten Umsatz – über 100.000 Euro. Sie gehört in Klasse A. Die 1/10oz-Münze wird aber öfter gekauft und macht den zweitgrößten Umsatz – Klasse B! Die halbe Unze dagegen verkauft sich nur schleppend. Sie kommt in Klasse C.

Nach dieser ABC Analyse können Sie nun Strategien erarbeiten, die den Umsatz steigern. Beispiel: Sonderangebote und Specials für die 1oz-Münze oder ein Paket mit 20 Münzen. Für das Massengeschäft mit der 1/10oz-Münze ließen sich spezielle Sammelbehälter oder Tubes anbieten…

ABC Analyse Beispiel Zeitmanagement

Ein weiterer Klassiker für den Einsatz der ABC Analyse ist das Zeitmanagement oder Selbstmanagement. Auch hierbei müssen Sie Prioritäten setzen, um Ihre Zeit optimal zu nutzen.

Ähnlich wie bei der Eisenhower-Methode werden mittels ABC Analyse anstehende Aufgaben und Termine des Tages nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert und in die Kategorien A, B, C eingeteilt. Das Analysetool können Sie im Privaten ebenso nutzen wie im Job. Beispiel:

Dank der ABC Analyse identifizieren Sie einfach und schnell die Aufgaben mit der höchsten Priorität (A-Klasse) und können den Tagesablauf besser planen. Einsetzen können Sie die Methode entweder am Abend für den nächsten Tag oder am Morgen bevor Sie starten und loslegen.

Kennzahlen

Grundsätzlich lassen sich mithilfe der ABC Analyse alle Bereiche eines Unternehmens sowie private Aufgaben einteilen und priorisieren. Entscheidend dafür sind aber die Kennzahlen und Kriterien, nach denen Sie unterscheiden.

Die Kennzahlen bilden einen objektiven Maßstab zur Priorisierung und müssen sich deutlich von einander abgrenzen, damit sich die drei Klassen (A, B, C) auch eindeutig bestimmen lassen.

Häufige Kennzahlen (auch KPI – Key Performance Indicator) sind:

• Umsatz
• Gewinn
• Kosten
• Aufwand (Zeit, Produktion)
• Relevanz (für Erfolg, Ziel)

Anwendungsbereiche der ABC Analyse

Allgemein lässt sich die ABC Analyse und deren Kennzahlen für zahlreiche Anwendungsbereiche nutzen. Zum Beispiel im Rahmen der BWL bei einer Übungsaufgabe oder in Unternehmen und im Management. Aufgrund der einfachen Formel sind die Anwendungsbereiche breit gefächert – siehe Tabelle:

Beispiele für einzelne Anwendungsbereiche

• Marketing

  Im Marketing widmet sich die ABC-Methode der Frage: Wo lassen sich die meisten Kunden erreichen? Analysiert werden damit Absatzkanäle und deren Bedeutung für die Bekanntheit von Marke oder Produkt.

• Kundenmanagement

  Kunden lassen sich nicht nur nach Umsatz oder Wichtigkeit (Key Account Management) unterteilen. Mithilfe der ABC-Klassen können Sie diese auch unterschiedlichen Serviceleistungen und Bonusprogrammen zuteilen, um die Kundenzufriedenheit zu steigern, was zu wachsenden Marktanteilen führt.

• Personalwesen

  Die ABC Analyse bringt mehr Transparenz in Ihre Belegschaft – durch Kennzahlen wie Produktivität, Motivation, Betriebszugehörigkeit (Sozialpläne) oder Anzahl der Krankheitstage. Auch können Sie berechnen, wieviele Arbeitsstunden die besten Mitarbeiter für ihre Aufgaben brauchen.

• Logistik

  Werden Produkte eingelagert, kann die ABC Analyse zeigen, welche Waren den größten Wert besitzen und wie groß ihr Anteil am Gesamtbestand ist. Hochwertige Komponenten können schon in geringer Menge von enormer Bedeutung sein und sollten entsprechend priorisiert werden.

• Einkauf

  Auch der Einkauf kann seine Lieferanten mit der Methode nach Preisen oder Lieferdauer einteilen und so das Bestellmanagement optimieren oder die Beschaffung der Produkte profitabler machen. Gleiches gilt für die Materialwirtschaft.

• Controlling

  Das Controlling soll die Finanzen im Unternehmen strukturieren und kontrollieren, dafür Budgets und Pläne erstellen. Hier hilft die ABC Analyse, um die wichtigsten Geschäftszweige zu identifizieren und geeignete Strategien zu entwickeln.

• Projektmanagement

  Welche Teilaufgaben sind für den Projekterfolg bedeutend? Was sollte zuerst erledigt werden? Im Projektmanagement hilft die XYZ-Analyse bei komplexen Aufgaben den Überblick zu behalten.

ABC Analyse berechnen: Anleitung in 4 Schritten

Wie wird die ABC-Analyse berechnet? Wie die ABC Formel funktioniert, ist einfach erklärt: Sie benötigen zur allgemeinen Berechnung der ABC Analyse stets vier Schritte…

Schritt 1. Daten berechnen

Zunächst werden alle Kunden und Umsätze für einen festgelegten Zeitraum erfasst und ausgewertet. Beispiel: Der Gesamtumsatz beträgt 100.000 Euro, der sich auf zehn Kunden verteilt:

Schritt 2. Kategorien zuordnen

Mithilfe der Tabelle werden die Kunden nun in die Kategorien A, B und C eingeteilt:

A-Kunden
Müller, Schmitz machen 70 Prozent des Gesamtumsatzes aus.

B-Kunden
Fischer, Muster, Neumann tragen 25 Prozent zum Ergebnis bei.

C-Kunden
Ganze 50 Prozent der Kundschaft machen nur für 5 Prozent des Umsatzes.

Schritt 3. Strategien entwickeln

Der eigentliche Nutzen der ABC Analyse entsteht erst jetzt, indem Sie konkrete Maßnahmen aus der Analyse ableiten:

• Strategie für A-Kunden
  Die aktuell wichtigsten Kunden! Ohne sie würde der Umsatz erheblich einbrechen. Daher wäre es sinnvoll, diese enger an das Unternehmen zu binden. Strategie: Belohnen Sie Loyalität mit mit besonderen Angeboten oder VIP-Services. Zum Beispiel feste Betreuer oder eine 24-Stunden-Hotline.
• Strategie für B-Kunden
  Ziel muss sein, die Zusammenarbeit auszubauen und die Umsätze langfristig zu steigern. Idealerweise werden daraus A-Kunden. Gelingt das nicht, wollen Sie die B-Kunden zumindest behalten. Strategie: Gezielte Sonderaktionen, Funnels und Vertriebs-Specials, um mehr Umsatz zu generieren.
• Strategie für C-Kunden
  Aktuell binden diese Kunden viele Kapazitäten, bringen aber verhältnismäßig wenig. Strategie: Analysieren Sie deren Bedürfnisse und lernen Sie die Kunden besser kennen. Setzen Sie anschließend Anreize, um das Geschäft auszubauen und daraus B- oder A-Kunden zu machen. Ist eine Umsatzsteigerung unmöglich, sollten Sie sich mehr auf Kunden mit Potenzial konzentrieren.

Schritt 4. Umsetzung kontrollieren

Im letzten Schritt muss die Umsetzung und der Erfolg der Strategien kontrolliert werden: Konnten die A-Kunden gestärkt werden? Haben die Maßnahmen zum Ausbau der B-Kunden gegriffen? Gibt es positive Entwicklungen in der C-Klasse?

Häufig muss zur Kontrolle eine neue ABC-Analyse angestoßen werden, um zu prüfen, ob sich die Verhältnisse verschoben haben – positiv wie negativ. Danach lässt sich wieder leicht berechnen, wie die ABC-Analyse den Umsatz und Gewinn verbessert hat.

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Klassengrenzen sinnvoll setzen

Der Erkenntnisgewinn der ABC Analyse hängt entscheidend von der Abgrenzung der jeweiligen ABC-Klassen ab. Hierfür gibt es zwar keine festen Regeln oder Formeln. Sie können sich bei der Einteilung aber am Pareto-Prinzip (80/20-Regel) orientieren.

Wollen Sie die A-Gruppe zum Beispiel exklusiv halten, sollten die Grenzen eng gesteckt werden – etwa für 20% der besten Kunden. Geht es um den Umsatz, sollte die A-Gruppe zum Beispiel einen Anteil von 80% erwirtschaften, in der B-Gruppe sind es 10-20% und in der C-Gruppe nur noch insgesamt 10%. Zur Berechnung der Klassen können Sie sich auch an dieser Tabelle orientieren:

ABC Analyse: Vor- und Nachteile

Als BWL-Standardtool bietet die ABC Analyse zahlreiche Vorteile, aber auch ein paar Nachteile. Der Einsatz des Analysetools hat leider Grenzen…

Vorteile

• Einfache und schnelle Erstellung
• Leichte Umsetzung, einfache Berechnung
• Hohe Übersichtlichkeit und Trennung der Klassen
• Klare Fokussierung auf wichtige Bereiche
• Nachvollziehbare Visualisierung der Ergebnisse
• Einsetzbar in zahlreichen Bereichen

Nachteile

• Analyse ist nur Bestandsaufnahme
• Künftige Entwicklungen fehlen
• Qualitative oder politische Faktoren fehlen
• Keine Handlungsempfehlungen für Kategorien
• Kennzahlen müssen ausreichende Unterscheidung bieten
• Über- und Unterbewertung einzelner Objekte
• Falsche Schlussfolgerung möglich

Wann ist eine ABC Analyse sinnvoll?

Die ABC Analyse gilt heute als Standard-Werkzeug in der BWL. Die Einsatzgebiete sind aufgrund der Einfachheit der Methode zahlreich. Zielführend ist die Anwendung aber nur, wenn sich aus dem Instrument trennscharfe Klassen ableiten und passende Strategien entwickeln lassen.

Wenig sinnvoll ist die ABC Analyse, wenn es zwischen den Objekten und Klassen nur geringe Unterschiede gibt. Teilen sich zum Beispiel alle Kunden einen ähnlichen Anteil am Gesamtumsatz, ist die Einordnung nach A, B und C Kategorien unmöglich. Hinzu kommt, dass pro Analyse nur ein Faktor betrachtet werden kann. Hierfür benötigen mehrere ABC Analysen hintereinander.

Wie kann ich die ABC Analyse für mich nutzen?

Das einfache ABC-Prinzip können Sie jederzeit auf private Situationen übertragen. Immer dann wenn Sie Prioritäten setzen oder einfache Entscheidungen treffen müssen, liefert die ABC Analyse schnelle Ergebnisse. Zum Beispiel bei Arbeitsabläufen, Lern- oder Bewerbungsphasen, ToDo-Listen oder Hausarbeit. Am Ende investieren Sie Ihre Zeit nur noch in die wirklich wichtigen Aufgaben. Gut so!

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