Akquise-Anschreiben: E-Mail-Vorlagen und Checkliste

Akquise-Anschreiben: So gewinnen Sie neue Kunden per E-Mail

Ein Akquise-Anschreiben ist der schriftliche Erstkontakt zu potenziellen Kunden – oft per E-Mail. Ziel ist es, Interesse zu wecken, Vertrauen aufzubauen und einen Dialog in Gang zu bringen. Besonders bei der Kaltakquise entscheidet das Anschreiben oft darüber, ob ein Termin zustande kommt, oder nicht.

Wichtig ist: Kurz, konkret, kundenorientiert. Vermeiden Sie Floskeln, Massenmails und unklare Formulierungen. Stattdessen: Gehen Sie auf die Bedürfnisse des Empfängers ein, schaffen Sie einen Bezug und bieten Sie einen echten Mehrwert. Eine klare Handlungsaufforderung (Call-to-Action) darf ebenfalls nicht fehlen.

Achtung! Nur dann ist Kaltakquise per E-Mail erlaubt

Kaltakquise per Mail ist in Deutschland streng geregelt (§ 7 UWG). Grundsätzlich gilt:

• Keine Werbung ohne Einwilligung

  Sie dürfen Unternehmen oder Privatpersonen nicht einfach unaufgefordert kontaktieren.

• Ausnahme bei „mutmaßlichem Interesse“

  Im B2B-Bereich ist E-Mail-Werbung erlaubt, wenn ein berechtigtes Interesse des Empfängers wahrscheinlich ist (z.B. weil Ihr Angebot klar zum Geschäftsfeld passt).

• Transparenzpflicht

  Absender, Kontaktdaten und Impressum müssen vollständig angegeben sein.

• Opt-out-Möglichkeit

  Jede Mail braucht einen klar erkennbaren Hinweis, wie Empfänger den Erhalt weiterer Nachrichten abbestellen können.

Wenn Sie sich unsicher sind, sollten Sie besser vorher eine ausdrückliche Zustimmung (Opt-in) einholen, sonst drohen Abmahnungen und Bußgelder.

Akquise-Anschreiben: Muster & Vorlagen

Neukunden akquirieren per E-Mail hat einen wichtigen Vorteil gegenüber der Telefonakquise: Sie können sich darauf vorbereiten. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier mehrere praxiserprobte Vorlagen für unterschiedliche Zielgruppen: von der klassischen B2B-E-Mail bis hin zur charmanten Akquise im B2C-Bereich.

Nutzen Sie die Beispiele und Muster gerne zur Inspiration und passen Sie diese stets individuell an Ihre Zielperson an:

Vorlage sachlich & seriös (für B2B-Kontakte)

Muster locker & persönlich (für Selbstständige)

Vorlage direkt & lösungsorientiert (für Produkte)

Muster Warmakquise (für ehemalige Kontakte)

6 Tipps für Ihr nächstes Akquise-Anschreiben

Ein überzeugendes Akquise-Anschreiben lebt von der richtigen Mischung aus Vorbereitung, Klarheit und Persönlichkeit. Während die Vorlagen und Muster Ihnen eine erste Orientierung geben, kommt es in der Praxis vor allem auf die Feinheiten an.

Schon kleine Anpassungen können darüber entscheiden, ob Ihre Nachricht unbeachtet bleibt oder zu einer echten Chance wird. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre E-Mails präzise, kundenorientiert und wirkungsvoll zu gestalten:

1. Recherchieren Sie Ihre Zielperson gründlich

   Eine gute Vorbereitung entscheidet über Erfolg oder Misserfolg. Prüfen Sie vor dem Schreiben, welche Position Ihr Kontakt innehat, welche aktuellen Themen das Unternehmen bewegen oder ob es News/Posts auf LinkedIn gibt. So zeigen Sie echtes Interesse und vermeiden generische Aussagen.

2. Halten Sie Ihr Versprechen ein

   Was Sie im Anschreiben ankündigen, sollten Sie auch liefern. Wenn Sie etwa einen Rückruf, eine Case Study oder ein kostenloses Whitepaper in Aussicht stellen, sorgen Sie dafür, dass das schnell und zuverlässig erfolgt. So entsteht Vertrauen.

3. Vermeiden Sie Fachjargon

   Gerade in der Kaltakquise kennen Sie die fachliche Tiefe Ihres Gegenübers nicht. Schreiben Sie klar und verständlich. Zu viel Buzzword-Bingo wirkt überheblich oder schreckt ab. Nutzen Sie einfache Sprache und erklären Sie komplexe Themen in wenigen Sätzen.

4. Personalisieren Sie den Mehrwert

   Statt nur allgemein Vorteile zu nennen („Wir sparen Kosten“), formulieren Sie den Nutzen spezifisch für den Empfänger: „Mit unserer Lösung konnten mittelständische Betriebe wie Ihrer ihre Energiekosten im Schnitt um 20 Prozent senken.“ Je persönlicher, desto relevanter!

5. Zeigen Sie Wertschätzung für die Zeit

   Machen Sie deutlich, dass Sie die Zeit Ihres Gegenübers respektieren. Kurze Sätze, prägnante Absätze und eine klare Struktur signalisieren Professionalität. Ein Satz wie „Ich fasse mich bewusst kurz“ wirkt sympathisch und erhöht die Chance, dass die Mail gelesen wird.

6. Planen Sie den nächsten Schritt konkret

   Statt vage zu enden („Melden Sie sich gerne bei Interesse“) geben Sie einen klaren Vorschlag: „Passt Ihnen ein 15-minütiges Gespräch nächste Woche Dienstag oder Donnerstag?“ Konkrete Vorschläge erleichtern die Entscheidung und machen es wahrscheinlicher, dass Ihr Kontakt reagiert.

Akquise Checkliste: Daran immer denken!

Die obigen Muster zeigen, wie unterschiedlich ein Akquise-Anschreiben je nach Zielgruppe und Medium ausfallen kann und wie wichtig es ist, Ton, Inhalt und Aufbau individuell anzupassen. Unabhängig davon, ob Sie per E-Mail, Linkedin oder Brief akquirieren: Es gibt einige zentrale Elemente, die in keiner Nachricht fehlen dürfen.

Damit Sie beim Schreiben nichts vergessen, haben wir die wichtigsten Punkte in einer kompakten Checkliste für Sie zusammengestellt. Zutreffendes können Sie gleich online abhaken:

• Betreffzeile: Kurz, prägnant und relevant – weckt Neugier und macht Lust auf mehr. Beispiel: „Wie Sie 30 Prozent Energie sparen können“
• Persönliche Anrede: Verwenden Sie Namen, keine generischen Floskeln wie „Sehr geehrte Damen und Herren“.
• Aufhänger, Bezug: Nennen Sie einen konkreten Anlass, Bezug zur Person oder ein aktuelles Thema.
• Nutzenversprechen: Was hat der Empfänger konkret davon? Formulieren Sie den Mehrwert klar und lösungsorientiert.
• Call-to-Action (CTA): Leiten Sie zum nächsten Schritt über: Gespräch, Rückruf, Link, Terminvereinbarung o.Ä.
• Kontaktdaten: Machen Sie es leicht, Sie zu erreichen. Am besten mit E-Mail & Telefonnummer.
• Signatur: Professionelle Signatur mit Namen, Position, Firma und ggf. Website oder Social Link.
• (Optional) Fragen oder Follow-up: Schließen Sie mit einer freundlichen Frage oder kündigen Sie ein Follow-up an („Ich melde mich in 3 Tagen nochmals“).
• Keine Floskeln & kein Bla-Bla: Halten Sie es klar, verständlich, strukturiert, kein Marketing-Kauderwelsch.
• Rechtschreibung & Stil prüfen: Fehlerfreie Sprache ist Pflicht. Am besten: Noch einmal gegenlesen (lassen).

Zwar verläuft jede Akquise individuell. Das Grundprinzip und der Leitfaden dahinter aber bleiben bei allen Akquise-Mails gleich. Wir wünschen ihnen viel Erfolg dabei!

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