Auftragsbestätigung: Vorlage & rechtliche Bedeutung

Rechtliche Bedeutung: Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung (englisch: order confirmation) ist nach DIN-Norm 69905 eine Mitteilung über die Annahme eines Auftrags. Dieser muss zuvor schriftlich, telefonisch oder mündlich zustande gekommen sein. Durch die Bestätigung erklärt ein Unternehmen, dass es einen Auftrag annimmt und ausführt – ob Warenlieferung oder andere Dienstleistung.

Im Vorfeld der Auftragsbestätigung erstellt ein Unternehmen zunächst ein Angebot, in dem Angaben zu Ware, Preis, Zahlungsbedingungen und Lieferung gemacht werden. Nehmen Kunden das Angebot an (durch einen Kauf), wird die Auftragsbestätigung ausgestellt. Sie fixiert den zuvor festgelegten Inhalt schriftlich und wird per Post oder Mail übermittelt. Nicht verwechselt werden darf die Bestätigung mit einer Rechnung.

Ist das Bestätigen bindend?

Durch eine Auftragsbestätigung verpflichtet sich der Anbieter bindend, den Auftrag zu den vereinbarten Konditionen auszuführen. Kunden haben die Sicherheit, dass der Auftrag zum vereinbarten Preis und Termin erfüllt wird. In einem Rechtsstreit hat die Auftragsbestätigung Beweiskraft bei der rechtlichen Klärung.

Aus juristischer Sicht ist die Bestätigung ein Handelsbrief. Weicht die Auftragsbestätigung vom zuvor vereinbarten Vertrag ab, gilt sie als neues Angebot. Der Empfänger muss diesem neuen Angebot ausdrücklich zustimmen, bevor es Gültigkeit erlangt.

Vorlage: Beispiel für eine Auftragsbestätigung

Unsere kostenlose Vorlage zeigt den beispielhaften Aufbau und Inhalt einer Auftragsbestätigung:

Vorlage Auftragsbestätigung

Auftragsbestätigung: Inhalt und Formulierungen

Auftragsbestätigungen sind nach DIN 69905 genormt, es gibt jedoch keine feste Vorgabe für den Inhalt. Bei der genauen Gestaltung haben Sie deshalb einige Freiheiten. Dennoch sollte die Bestätigung grundsätzlich folgende Inhalte aufweisen:

• Firmendaten des Auftragnehmers
• Daten des Auftraggebers
• (Abweichende) Lieferadresse
• Auftragsnummer (falls vorhanden)
• Aktuelles Datum
• Datum der Auftragserteilung
• Betreff „Auftragsbestätigung“
• Artikel-/Leistungsbezeichnung
• Bestellmenge
• Preis (Einzelaufstellung plus Gesamtbetrag)
• Zahlungskonditionen
• Lieferbedingungen
• Liefertermin
• Dankesformel
• Grußformel
• Ort, Datum, Unterschrift

Auftragsbestätigung: Text und Formulierungsbeispiele

Sie sind sich bei der Formulierung unsicher? Hier einige Beispiele und Textbausteine, die Ihnen weiterhelfen:

• Vielen Dank für Ihren Auftrag vom…
• Hiermit bestätigen wir Ihren Auftrag vom…
• Der Aufstellung entnehmen Sie alle Einzelheiten zu Ihrem Auftrag.
• Wir freuen uns über Ihre Bestellung
• Wie telefonisch vereinbart, übersenden wir Ihnen…
• Die Lieferung erfolgt am…
• Wir bedanken uns recht herzlich für Ihr Vertrauen.
• Wir freuen uns, bald wieder von Ihnen zu hören.
• Wir bedanken uns für die vertrauensvolle Zusammenarbeit.
• Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gerne unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung…
• Können wir sonst noch etwas für Sie tun?

Darum sollten Sie eine Auftragsbestätigung versenden

Auch ohne Pflicht zu einer Auftragsbestätigung hat es einige Vorteile, das Dokument zu verschicken. Hier sind gute Gründe:

• Sie beugen Missverständnissen vor
  Der Inhalt des Auftrags wird noch einmal schriftlich genau festgehalten und ist für den Kunden nachprüfbar.
• Sie sichern sich ab
  Wurde ein Auftrag nur mündlich erteilt, ist eine schriftliche Auftragsbestätigung eine Absicherung der Vereinbarungen, die der Geschäftspartner überprüft.
• Sie binden den Kunden
  Eine Bestätigung ist zugleich ein Instrument zur Kundenbindung. Sie drückt Verlässlichkeit und Wertschätzung aus – und gibt beiden Seiten Sicherheit.
• Sie informieren noch einmal
  Der Kunde sieht auf einen Blick die wichtigsten Details zum Auftrag – Preis, Lieferzeit, Bestellmenge. Auch geben Sie Auskunft über Ihre AGBs und Kontaktdaten.
• Sie haben ein Beweisstück
  Sollte es zu Rechtsstreitigkeiten kommen, haben Sie ein wichtiges Beweismittel zur Hand, das Sie (möglicherweise) entlastet.

Gibt es eine Auftragsbestätigung Frist?

Auftragsbestätigungen sind nicht verpflichtend, deshalb gibt es auch keinen festen Zeitrahmen, in dem Sie diese verschicken müssen. Im Regelfall sollten Sie diese aber zeitnah innerhalb von 2-3 Tagen erstellen und verschicken. Falls es nicht möglich ist, das Zeitfenster einzuhalten, sollten Sie den Kunden nochmals informieren.

Auftragsbestätigung widerrufen: Geht das?

Enthält eine Auftragsbestätigung abweichende Vorgaben zum ursprünglich Vereinbarten, weil die Leistung anders als vereinbart ist, der Liefertermin nicht genannt wird oder der Preis sich geändert hat, muss der Empfänger des Schreibens umgehend widersprechen. Durch das Widerrufsrecht vermeidet er, dass die im Schreiben genannten Bedingungen zum Vertragsinhalt werden.

Generell dürfen Sie eine Auftragsbestätigung aus folgenden Gründen widerrufen oder anfechten:

• Bei abweichenden Angaben in der Auftragsbestätigung gegenüber den ursprünglichen Vereinbarungen
• Wenn Sie über den Inhalt der Auftragsbestätigung getäuscht wurden
• Bei Vorliegen des Verdachts einer Straftat
• Bei mangelhafter Leistung nach Abmahnung und Nachbesserungsversuch

Geben Sie eine sofortige schriftliche Widerrufserklärung ab, in der Sie die Gründe für den Widerruf nennen. Wünschen Sie keine Leistung mehr, ist eine formelle Rücktrittserklärung vom Vertrag sinnvoll. Das Widerrufsrecht gilt in der Regel 14 Tage nach Abschluss eines Vertrages oder dem Erhalt der Ware oder Dienstleistung.

Ist Werbung in Auftragsbestätigungen zulässig?

Die Auftragsbestätigung bietet auch – das wissen vor allem Online-Händler – eine wunderbare Werbefläche. Zumal Bestätigungsmails überproportional häufig geöffnet werden und nicht so schnell im Papierkorb landen. Warum also nicht Folgeverkäufe ankurbeln? Aber ist das überhaupt zulässig?

Antwort: Wahrscheinlich ja. Nach Einschätzung von Juristen geht es vor allem um die Platzierung der Werbung. Steht sie in der Auftragsbestätigung nicht im Vordergrund, sondern ist nur „begleitend“, zum Beispiel im Abbinder, dürfte Werbung zulässig sein. Das gilt allerdings nicht, wenn der eigentliche Inhalt – also in diesem Fall die Auftragsbestätigung – in den Hintergrund rückt oder sogar nur vorgetäuscht ist. In solchen Fällen darf der Empfänger auf Unterlassung und sogar Schadenersatz klagen. Fragen Sie aber unbedingt im Zweifelsfall bei einem Anwalt nach.

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