Erstauswahl: Wie Ihre Bewerbung sie übersteht
Online-Bewerbungssysteme bieten Unternehmen und Bewerbern auf den ersten Blick zahlreiche Vorteile. Die Bewerbung lässt sich schnell und standardisiert abgeben, Bewerber müssen sich nur wenig Gedanken über Layout und Optik machen und Unternehmen können die Bewerbung schnell und effizient scannen und prüfen. Doch genau diese einfache Prüfung kann für Bewerber auch zum Problem werden, denn die Erstauswahl findet bei den meisten Systemen automatisiert statt. Diese automatisierte Erstauswahl muss die Bewerbung erst einmal überstehen, bevor ein Personaler sie zu Gesicht bekommt. Mit der passenden Optimierung ist das jedoch kein Problem...

Erstauswahl: Kennen Sie das Stellenprofil?

Die wichtigste Voraussetzung für das Überstehen der automatisierten Erstauswahl: Recherchieren Sie Anforderungen und relevante Aspekte der jeweiligen Stelle und erstellen Sie daraus ein möglichst klares Stellenprofil. Diese Recherche gehört zwar immer zum Bewerbungsprozess, doch bei einer Bewerbung via Online-Bewerbungssystem mit einer potenziell automatisierten Erstauswahl ist dieser Schritt noch wichtiger.

Denn das Stellenprofil ist nicht nur die Grundlage Ihrer Bewerbung, sondern auch der Algorithmen und Systeme, die Ihre Bewerbung automatisch scannen und bewerten. Einige Faktoren spielen dabei immer eine Rolle:

  • Vollständigkeit der Bewerbung
  • Eingereichte Dokumente und Nachweise
  • Verwendung der relevanten Keywords
  • Relevante Qualifikationen

Natürlich spielen im Einzelfall auch Faktoren eine Rolle, die Sie als Bewerber nicht vorhersehen oder beeinflussen können. Dennoch lohnt es sich, Ihre Bewerbung auch für die automatisierte Erstauswahl zu optimieren und sicherzustellen, dass Sie den Sprung in die zweite Runde schaffen.

Erstauswahl: Darauf achten Personaler

Ein Personaler hat wenig Zeit. Je nach Branche, Größe des Betriebs und Ansturm durch Bewerber werden einer Bewerbung maximal drei Minuten gewidmet. Das bedeutet für Sie als Bewerber: Sie müssen es schaffen Ihre Bewerbung so überzeugend zu formulieren, dass sich innerhalb dieser kurzen Zeit auf den ersten Blick Ihr Profil erschließt.

Personaler lesen als Erstes den Lebenslauf, daher sollte der nicht nur die geforderten Kenntnisse enthalten, sondern sie sollten direkt auffallen. Wichtig ist hier ein roter Faden: Den erreichen Sie dadurch, dass Sie Ihren Lebenslauf auf die Stelle zuschneiden - entfernen Sie alle nicht-relevanten Positionen. Wenn das nicht geht, weil Sie beispielsweise sonst eine Lücke hätten, dann sortieren Sie entsprechend nach Tätigkeiten oder Positionen.

Machen Sie sich bewusst, dass Personaler unter zwei Gesichtspunkten auswählen: Muss-Qualifikationen und Kann-Qualifikationen. Wenn Ihr Anschreiben hervorragend formuliert ist und Sie wahnsinnig motiviert klingen, ist das toll - aber es wird unter Umständen erst gar nicht gelesen, wenn Ihr Lebenslauf nicht im Geringsten auf das Stellenprofil passt, weil Sie die geforderten Hard Skills nicht mitbringen.

Mit diesen Tipps übersteht Ihre Bewerbung die Erstauswahl

Die wichtigsten Punkte, die es bei Lebenslauf, Anschreiben und Dokumenten zu beachten gilt, haben wir hier zusammengefasst:

Lebenslauf

  • Beim Lebenslauf empfiehlt sich der sogenannte amerikanische Aufbau, das heißt, Sie beginnen umgekehrt chronologisch mit Ihrer letzten Tätigkeit an oberster Stelle. Achten Sie darauf, nicht nur den Arbeitgeber und die Dauer Ihrer Tätigkeit anzugeben, sondern auch einige Stichpunkte erläuternd dazu zu schreiben. So sind für den Personaler Berufserfahrung und Verantwortungsbereiche ersichtlich.
  • Der Lebenslauf sollte maximal zwei DIN A4 Seiten lang sein. Prüfen Sie zuvor genau, was in den Lebenslauf hinein soll und was nicht: Alles, was für die Stelle, auf die Sie sich aktuell bewerben keine Relevanz hat, sollte raus. So gestalten Sie Ihren Lebenslauf übersichtlich und ersparen dem Personaler viel Zeit.
  • Lücken im Lebenslauf können ein K.O.-Kriterium sein. Zumindest sollten Sie sie im Gespräch erklären können.
  • Sie können je nach Umfang Ihres Lebenslaufes ein Deckblatt verwenden, welches Ihr Foto, Ihre Adressdaten und die Anschrift des Unternehmens enthält. So lässt sich etwas Platz im Lebenslauf gewinnen.
  • Als Bewerbungsfoto kommen nur professionell erstellte Bilder in Frage. Vermeiden Sie Fotos aus Fotokabinen oder Urlaubsfotos. Tragen Sie auf dem Foto Kleidung, die der Stelle angemessen ist, auf die Sie sich bewerben.
  • Neben den fachlichen Qualifikationen, spielen auch die Soft Skills eine große Rolle. Ein international aufgestelltes Unternehmen wird größeren Wert darauf legen, ob Sie beispielsweise Auslandserfahrung haben. Auch ehrenamtliches Engagement kann von großem Nutzen sein, wenn es zur ausgeschriebenen Stelle passt.

Anschreiben

  • Vermeiden Sie eine unpersönliche Anrede. Falls aus der Stellenanzeige kein eindeutiger Ansprechpartner hervorgeht, fragen Sie nach. Bei großen Unternehmen und Behörden kann eine Formulierung wie "Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren" angemessen sein - aber das sollte vorher geklärt werden.
  • Steigen Sie mit individuellen Formulierungen ein, die Ihre Persönlichkeit und Ihre Leidenschaft für diesen Beruf widerspiegeln. Achten Sie dabei unbedingt auf Rechtschreibung und Grammatik.
  • Belegen Sie Ihre Qualifikationen. Abstrakte Floskeln wie "Ich bin teamfähig und loyal" reichen nicht, sondern müssen erläutert werden: Woran lässt sich Ihre Loyalität oder Teamfähigkeit ablesen?
  • Gehen Sie auf die wesentlichen Anforderungen in der Stellenanzeige ein, indem Sie Ihre bisherigen Tätigkeiten damit verknüpfen: Welche in der Vergangenheit ausgeübte Tätigkeit entspricht den erforderlichen Kenntnissen?
  • Beziehen Sie sich exakt auf das Unternehmen und erläutern, warum sie sich dort bewerben, setzen Sie sich mit der Unternehmensphilosophie auseinander.
  • Das Anschreiben sollte nach Möglichkeit nicht länger als eine DIN A4 Seite sein. Ausnahmen gelten für Bewerber mit langjähriger Berufserfahrung, da kann im Einzelfall ein Anschreiben anderthalb Seiten lang sein.
  • Um Ihr Anschreiben entsprechend zu gliedern und übersichtlicher zu machen, können Sie auch mit Bulletpoints arbeiten. Wie das geht, erfahren Sie HIER.

Arbeitszeugnisse

  • Art und Gestaltung des Arbeitszeugnisses werden von Personalern ebenfalls beachtet: Stammt es von einem kleinen Unternehmen oder eher einem großen? Wichtig ist auch, dass Firmenlogo und Unterschrift nicht fehlen.
  • Sortieren Sie Ihre Zeugnisse beziehungsweise Referenzen: Unterlagen, die mit der ausgeschriebenen Stelle jedoch nichts zu tun haben oder sehr alt sind, können Sie weglassen.

Sorgfalt und Vollständigkeit schaffen Chancen

Erstauswahl-worauf-achten-ArbeitgeberOb Sie nun eine Bewerbung mit Bewerbungsmappe erstellen oder sich mit einem Online-Bewerbungssystem auseinandersetzen:

Sorgfalt und Vollständigkeit sind unabdingbar. Viele Unternehmen stellen auf Ihrer Website bereits Informationen über das genaue Prozedere zur Verfügung.

Um die Erstauswahl auch hier zu überstehen, sollten Sie die Vorgaben des Online-Bewerbungssystems exakt beachten. Planen Sie genügend Zeit ein: Je nach Unternehmen kann die Online-Bewerbung bis zu mehreren Stunden in Anspruch nehmen. Das bedeutet auch, dass die Konzentration nachlässt und Fehler passieren können.

Als Bewerber sollten Sie daher die Möglichkeit nutzen, Ihre Online-Bewerbung zwischenzuspeichern, Pausen einzulegen und sich jedes Mal konzentriert an Ihre Onlinebewerbung zu machen (das gilt übrigens auch für die artverwandte E-Mail-Bewerbung). Dazu gehört dann auch...

  • die Hinweise des Online-Bewerbungssystems aufmerksam zu lesen.
  • alle angebotenen Optionen optimal zu nutzen.
  • sich in jedem Abschnitt der Bewerbung bestmöglich zu präsentieren.

Manche Online-Bewerbungssysteme bieten beispielsweise die Möglichkeit, den Lebenslauf sowohl in vorgegebene Felder als auch in Form eines PDF-Dokuments ins System einzugeben. Wenn ausdrücklich beide Möglichkeiten erwünscht und möglich sind, sollten Sie auch beide Wege nutzen.

Der doppelte Aufwand zahlt sich meist aus, denn viele Systeme erfassen bei der automatischen Erstauswahl zunächst die ausgefüllten Felder und die dort eingetragenen Inhalte. Das zusätzlich hochgeladene Dokument wird vielleicht positiv wahrgenommen, spielt im ersten Durchgang jedoch kaum eine Rolle. Dafür ist es für Personaler, die Ihre Bewerbung anschließend in den Händen halten, umso wichtiger.

Viele Online-Bewerbungssysteme bieten zudem die Möglichkeit, in Freitext Feldern zusätzliche Inhalte einzugeben. Dabei kann es sich auch um Inhalte handeln, die bereits in Ihrem Bewerbungsschreiben enthalten sind. Auch hier gilt: Wenn beide Optionen - der Upload eines Anschreibens als PDF-Dokument und die Eingabe von Text in Freifelder - möglich sind, sollten Sie auch beide nutzen.

Keyword-Optimierung für Bewerbungssysteme

Erstauswahl-Anschreiben-BewerbungNeben der Vollständigkeit Ihrer Bewerbung sind natürlich vor allem Ihre Qualifikationen und Kenntnisse - kurz: Ihr fachliches Profil - für die Erfolgschancen Ihrer Bewerbung relevant.

Personalern können Sie diese durch Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf vermitteln, doch für Online-Bewerbungssysteme sind in erster Linie die für die jeweilige Stelle relevanten Keywords von Interesse.

Sowohl in den hochgeladenen Dokumenten als auch in den vom Online-Bewerbungssystem vorgegebenen Feldern sollten Sie daher darauf achten, die für die Stelle relevanten Keywords gezielt einzusetzen.

Die Dosierung spielt durchaus eine Rolle, denn ein mit Keywords zugepflasterter, dafür jedoch kaum lesbarer Text, wird Ihre Chancen eher reduzieren denn steigern.

Früher oder später werden nicht nur Algorithmen, sondern auch Menschen einen Blick auf Ihre Onlinebewerbung werfen. Sind die Texte dann zwar hervorragend auf Keywords optimiert, enthalten jedoch keine überzeugende Argumentation, wird Ihre Bewerbung aussortiert.

Der beste Weg, um den schmalen Grat zwischen Keyword-Optimierung und überzeugenden Bewerbungstexten zu finden: Formulieren Sie zunächst einen überzeugenden Text, in dem Sie sich, respektive den jeweils geforderten Aspekt, optimal präsentieren. Prüfen Sie dann, welche Fachbegriffe hier als Keywords in Frage kommen und wo sich diese am besten in den Text integrieren lassen.

Für die hochgeladenen Dokumente gelten im Übrigen die gleichen Regeln und Prinzipien wie für eine per E-Mail oder Post verschickte Bewerbung. Hier sind daher auch Layout, Design und der klar erkennbare rote Faden von Bedeutung.

Es gibt allerdings speziell für Lebensläufe in Online-Bewerbungssystemen einige vornehmlich technische Tücken zu beachten - detaillierte Informationen finden Sie dazu HIER.

Praxistipps für die Onlinebewerbung

Gerade bei umfangreichen Online-Bewerbungssystemen, deren vollständige Bearbeitung mehr als eine Stunde in Anspruch nimmt, haben sich einige Arbeitsweisen und Tricks für Bewerber bewährt. Die wichtigsten:

  • Formulieren Sie umfangreiche Texte für Freifelder unbedingt offline vor. Vermeiden Sie Rechtschreibfehler (Vier-Augen-Prinzip) und kopieren Sie die später die vorformulierten Texte in das Feld des Online Bewerbungssystems. Speichern Sie den Text auch offline ab.
  • Vermeiden Sie auf Musteranschreiben vom Schema F zurückzugreifen. Formulieren Sie stattdessen möglichst individuell und auf das Unternehmen zugeschnitten - Standardanschreiben erkennen erfahrene Personaler sofort.
  • Haben Sie einen Abschnitt fertiggestellt, sollten Sie das Ergebnis auch via Screenshot festhalten. Sollte beim Speichern etwas schief gehen, können Sie den Zustand dann relativ schnell wieder herstellen.
  • Nutzen Sie die Zeichenlimits der Freitextfelder nach Möglichkeit optimal. Sind beispielsweise 500 Zeichen möglich, sollten Sie sich nicht mit 230 zufrieden geben.
  • Vermeiden Sie E-Mailadressen wie Sunshine89@xyanbieter.de, verwenden Sie stattdessen eine seriöse E-Mailadresse: Name.Nachname@Provider.de
  • Notieren Sie sich unbedingt die Referenznummer und exakte Stellenbeschreibung für eventuelle Rückfragen.
  • Beachten Sie die Dateigröße Ihres Dokuments: Üblicherweise können Dateien bis zu 5 MB hochgeladen werden, bei manchen Firmen stellt alles über 3 MB ein Problem dar. Damit Ihre Onlinebewerbung problemlos hochgeladen werden kann, sollten Sie sich rückversichern, sofern keine genauen Angaben auf der Portalseite gemacht werden. Sollte Ihr Dokument die zulässige Grenze überschreiten, können Sie mit einer geringeren Auflösung die Dateigröße verringern.
  • Achten Sie auf die entsprechende Sortierung (sofern die Dokumente nicht einzeln an verschiedenen Stellen hochgeladen werden müssen): Anschreiben, Lebenslauf, und Dokumente. Letzteres umfasst Zeugnisse, Zertifikate, Referenzen und Arbeitsproben.
  • Bevor Sie Ihre Bewerbung abschicken, sollten Sie alles erneut prüfen, ob Sie alle verlangten Unterlagen hochgeladen haben.
  • Letzter Schritt: Die meisten Online-Bewerbungssysteme bieten die Möglichkeit, den erfolgreichen Versand der Bewerbung durch eine E-Mail an die eigene Adresse zu bestätigen. Diese Bestätigung sollten Sie nutzen. Viel Erfolg!

Wenn Sie diese Punkte beherzigen, übersteht Ihre Bewerbung nicht nur die Erstauswahl beim Personaler. Sie selbst werden dafür einen längeren Prozess der Selbstreflexion durchgemacht haben. Dieser wird Ihnen auch beim Vorstellungsgespräch nützen, wenn Sie Ihre Qualifikationen erläutern müssen.

[Bildnachweis: auremar, Gyorgy Barna, Pressmaster by Shutterstock.com]

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