Erstauswahl: Unbedingt alle Vorgaben erfüllen!

So individuell jede Bewerbung auch ist: Ein paar Regeln und Standards gelten immer. So sollten sich Bewerber grundsätzlich an alle Vorgaben in der Stellenanzeige halten, wenn Sie nicht an der Erstauswahl scheitern wollen:

Vollständige Bewerbungsunterlagen oder Kurzbewerbung
Relevante Muss- und Kann-Anforderungen
Arbeitszeugnisse und Qualifikationsnachweise
Gehaltsvorstellungen
Eintrittstermin
Führerschein oder Führungszeugnis

Was explizit verlangt wird, sollten Sie unbedingt und immer angeben und mitschicken. Das gilt natürlich auch für den Bewerbungsweg: Fordert das Unternehmen eine eMail-Bewerbung versenden Sie keine Bewerbungsmappe auf Papier und vice versa.

Wer die Vorgaben und Wünsche seines Traumarbeitgebers ignoriert, outet sich schon am Anfang des Auswahlprozesses als unaufmerksam, schlampig oder gar renitent. Wenn Sie also den Sprung in die zweite Runde schaffen wollen, lesen Sie sich das Anforderungsprofil genau durch und erfüllen Sie so viele Erwartungen wie möglich – sogar möglichst wörtlich.

Erstauswahl: Was ist CV Parsing?

CV-Parsing (auch „Resume-Parsing“ oder „Applicant Tracking System“ (ATS) genannt) ist die maschinelle Verarbeitung von Bewerbungen. Sie kommt seit dem Jahr 2020 immer häufiger zum Einsatz. Dahinter steckt eine Software gestützte und semantische Lebenslauf-Analyse. „CV“ steht für das englische Wort für Lebenslauf – Curriculum Vitae. „Parsing“ bedeutet übersetzt „zergliedern“. Die Daten im Lebenslauf werden dabei mittels Syntaxanalyse extrahiert und über ein Tool, nach relevanten Bestandteilen untersucht.

CV-Parser sind in der Lage, Inhalte und Strukturen in Texten zu erkennen. Bedeutet: Sie können lesen, was die persönlichen Daten, die Berufserfahrungen, besondere Kenntnisse, Interessen, Hobbys oder gar Soft Skills im Lebenslauf sind. Besonders intelligente CV-Parsing-Tools können sogar Bewerbungsfotos per Gesichtskennung herausfiltern. Das ermöglicht den Arbeitgebern zum Beispiel nach festgelegten Kriterien suchen und den Algorithmus auswählen zu lassen. Bewerber bekommen davon allerdings nichts mit. Sie können an der Maschine scheitern – trotz eigentlich korrekter Unterlagen.

Wie übersteht meine Bewerbung die Erstauswahl?

Eine wesentliche Folge der digitalen Vorauswahl ist, dass jedes individuelle Design verschwindet. Danach sieht jeder Lebenslauf für Personaler gleich aus, um größere Vergleichbarkeit herzustellen. Gleichzeitig sind Maschinen nur so intelligent wie die Menschen, die sie füttern. Viele können nur stumpf nach Schlüsselbegriffen (sogenannten „Keywords“) suchen. Was sie nicht kennen, können sie nicht interpretieren. So fallen manche Bewerbungen durchs digitale Raster, die Personaler womöglich als „originell“ oder „erfrischend anders“ bewertet hätten.

Damit Ihnen das bei der Bewerbung nicht passiert, haben wir ein paar Tipps gesammelt, wie Ihre Unterlagen die Erstauswahl überstehen:

1. Passgenaue Bewerbung schreiben

Achten Sie beim Formulieren des Lebenslaufs darauf, dass dieser alle erforderlichen Muss-Qualifikationen aus der Stellenanzeige enthält. Wortwörtlich. Danach wird der CV-Parser suchen. „EDV-Kenntnisse“ und „IT-Kenntnisse“ meinen zwar dasselbe. Eine dumme Software erkennt womöglich aber nur ein Wort davon. Fachbegriffe also am besten immer nochmal mit Schlüsselbegriffen (in Klammern) übersetzen.

2. Rechtschreibfehler vermeiden

Der Tipp gilt zwar für alle Bewerbungen. Bei der automatischen Erstauswahl wiegen Rechtschreib- und Flüchtigkeitsfehler aber besonders schwer. Ein Mensch erkennt Buchstabendreher, interpretiert diese korrekt oder liest sogar darüber hinweg. Software kann das nicht. Das Keyword fehlt damit. Ähnliches kann mit Abkürzungen passieren. Vor allem wenn diese mehrere Bedeutungen haben. ZKB in Wohnungsanzeigen steht für „Zimmer, Küche, Bad“. Es kann aber auch „Zentrale Kriminalitätsbekämpfung“ (bei der Polizei) oder „Zielgruppenkurzbewerbung“ bedeuten. Also bitte alles ausschreiben!

3. Auf Sonderzeichen verzichten

Sonderzeichen sind echte Hingucker und können Platz sparen. Allerdings können nicht alle Programme die Zeichen interpretieren. Wir empfehlen daher den Verzicht auf Sonderzeichen wie Pfeile (➠) oder Haken (✓). Auch sollten Sie bei der Angabe von Gehaltswünschen das Euro-Zeichen (€) immer ausschreiben.

4. Keine Tabellen

Oftmals können CV-Parser Tabellen nicht korrekt verarbeiten. Das führt dazu, dass der enthaltene Text nicht korrekt übernommen wird. Ebenso kann dadurch die Gliederung durcheinander geraten, weil zusätzliche Leerzeilen eingefügt werden. Versuchen Sie deshalb den Lebenslauf so einfach wie möglich zu gestalten. Kein aufwendiges Design! Das geht beim CV-Parsing verloren.

5. Vorsicht beim Design

Mit einer schicken Designbewerbung können sich Bewerber perfekt von der Masse abheben. Bei der Erstauswahl wird der Vorteil zum Nachteil: Wer seine Bewerbung beispielsweise mit einer Grafiksoftware erstellt, riskiert, dass dabei Texte in Bilder umgewandelt werden. Die kann die Bewerberauswahl nicht mehr lesen. Verwenden Sie deshalb immer ein Textverarbeitungsprogramm wie MS-Word oder Apple Pages. Das lässt ebenfalls Gestaltungsspielraum, erhöht aber die Chancen, nicht durchs Raster zu fallen.

6. Keine grafischen Darstellungen

Es ist ein moderner Trend, im Lebenslauf eine Art Mini-Kompetenzprofil der wichtigsten Sprachkenntnisse oder Soft Skills einzubauen. Beispiel:

Das sieht hübsch aus und kann von einem Menschen schnell erfasst werden. Von einem Computer aber nicht. Folge: Wichtige Qualifikationen gehen in der Bewerbung verloren. Verzichten Sie daher auf grafische Darstellungen, wenn Sie damit rechnen, dass Ihre Unterlagen von einem Parsing-Tool ausgewertet werden.

Faustregel: Es lässt sich zwar nie nicht mit Sicherheit sagen, ob Ihre Bewerbung von einem Menschen oder einer Maschine zuerst gelesen wird. Ein gutes Indiz dafür ist aber die Online-Bewerbung über ein Formular. Dahinter steckt meistens eine entsprechende Auswahl-Software.

Worauf achten Personaler bei der Erstauswahl?

Personaler haben wenig Zeit. Studien kommen zu dem Ergebnis, dass sich diese für die erste Vorauswahl allenfalls zwischen 2 und 5 Minuten Zeit pro Bewerbung nehmen. Bedeutet: Die wichtigsten Informationen müssen sofort und auf einen Blick überzeugen. Das gilt vor allem für den Lebenslauf, der meist noch vor dem Bewerbungsschreiben gelesen wird.

Eine klare Struktur, hohe Übersichtlichkeit und Aussagekraft sollten bei den Bewerbungsunterlagen stets oberste Priorität haben. Der Gesamteindruck muss stimmen. Für den Aufbau Ihrer Bewerbung bedeutet das: Beweisen Sie von Beginn an große Sorgfalt und Professionalität. Konkret…

Tipps für den Lebenslauf

Form
Standard ist heute der tabellarische Lebenslauf mit „amerikanischem“ Aufbau. Heißt: Sie beginnen jeden Abschnitt mit der aktuellsten Station und arbeiten sich dann zeitlich zurück.
Zeitangaben
Diese werden in der linken Spalte nach dem Muster „MM/JJJJ – MM/JJJJ“ aufgelistet. MM steht für Monat, JJJJ für die Jahreszahl. Die aktuellste Position heißt: „MM/JJJJ – heute“. Achten Sie darauf, dass keine Lücken von mehr als 2 Monaten entstehen. Andernfalls sind diese kurz zu erklären.
Berufserfahrungen
Die einzelnen Stationen stehen rechts neben den Zeitangaben. Nennen Sie dort aber nicht nur Position und Firmennamen. Überzeugend wirken erst die Details: Tätigkeiten, Projekte, Erfahrungen und Erfolge (in Zahlen!). All das sollte einen Bezug zur angestrebten Stelle haben.
Länge
Der Lebenslauf hat eine Länge von 1-3 DIN A4 Seiten. Nie mehr! Die erste Arbeitsprobe besteht darin, dass Sie relevante Angaben von unwichtigen unterscheiden können. Was Sie für die Stelle qualifiziert, beschreiben Sie länger, anderes kürzer oder streichen es ganz.
Unterschrift
Vergessen Sie nicht die eigenhändige Unterschrift am Ende. Sie dokumentiert, dass die gemachten Angaben der Wahrheit entsprechen und geben dem Lebenslauf eine persönliche Note.

Tipps für das Anschreiben

Datum
Das Datum muss möglichst aktuell sein. Alles andere verrät eine recycelte Massenbewerbung. Das Datum steht übrigens rechtsbündig unter der Empfängeradresse.
Betreffzeile
Der Betreff der Bewerbung gibt dieser – optisch und formal – einen Bezug: Worauf bewerben Sie sich? Als was? Gibt es eine Referenznummer? Es sind nur maximal zwei Zeilen. Die sind aber durch Schriftgröße oder Fettschrift hervorgehoben und prägen deshalb den ersten Eindruck. Unbedingt auf auf Rechtschreibung und Grammatik achten!
Anrede
Ein überzeugendes Anschreiben ist immer persönlich an einen namentlich genannten Ansprechpartner adressiert. Nur im Notfall dürfen Sie schreiben: „Sehr geehrte Damen und Herren„.
Einstieg
Bloß keine Floskeln vom Typ „hiermit bewerbe ich mich als…“ – tödlich. Eine professionelle Bewerbung sollte immer mit einem individuellen und originellen Einleitungssatz beginnen.
Unternehmensbezug
Auch im Bewerbungsschreiben sollten Sie einen Bezug zur Stelle schaffen. Überzeugend wirkt aber nicht, was Sie sich von der Stelle versprechen, sondern welchen Mehrwert Sie auf der Position schaffen wollen. Übrigens: Das Anschreiben muss nicht nur aus Fließtext bestehen – auch Aufzählungen sind erlaubt.
Schlussteil
Lassen Sie den Bewerbungsbrief nie ausplätschern, sondern setzen Sie im Schlusssatz nochmal einen Höhepunkt. Zum Beispiel einen Call-to-action und Hinweis auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.