Definition: Was ist das Eisenhower Prinzip?
Das Eisenhower-Prinzip (auch: Eisenhower Matrix, Eisenhower Methode oder Dringend-Wichtig-Matrix) ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden und priorisiert werden. Bei der einfachen Methode entstehen vier Quadranten (Kategorien):
- Erledigen (engl. „do“)
- Terminieren („decide“)
- Delegieren („delegate“)
- Verwerfen, ignorieren („delete“)
Der Fokus liegt danach auf den wichtigen und dringenden Aufgaben. Alle anderen werden später erledigt oder delegiert.
Wer ist der Erfinder des Eisenhower Prinzips?
Die Begriffe „Eisenhower Prinzip“ und „Eisenhower Matrix“ gehen tatsächlich auf ihren Erfinder, den 34. amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower im Jahr 1954 zurück. Zwar hat er die Methode selbst nie praktiziert, legte aber die Basis dazu durch sein Zitat: „Ich habe zwei Arten von Problemen: dringende und wichtige. Die dringenden sind nicht wichtig und die wichtigen sind nie dringend.“
Einfach erklärt: Wie funktioniert das Eisenhower Prinzip?
Das Eisenhower-Prinzip funktioniert auf Basis von zwei Achsen: Waagerecht unterscheiden Sie Aufgaben nach Wichtigkeit (wichtig, unwichtig), senkrecht nach ihrer Dringlichkeit (eilig, nicht eilig).
So entsteht eine einfache Matrix mit vier Bereichen. In diese vier Quadrate werden die einzelnen, zu erledigenden Aufgaben der To-Do-Liste eingetragen:
Eisenhower-Matrix Beispiel
Das Ergebnis ist die sogenannte Eisenhower-Matrix. Das einfache Prinzip der vier Quadranten reicht oft schon aus, um klare Prioritäten setzen zu können, die eigene Produktivität zu steigern und einen effizienten Workflow zu erzielen.
Eisenhower Prinzip Beispiel
Angenommen, Sie haben ein wichtiges Projekt zu erledigen mit einer klaren Deadline. In dem Fall können Sie zum Beispiel das Projekt in wichtige Teilschritte zerlegen und diese anschließend nach der Eisenhower Methode in die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix eingruppieren.
Sobald Sie die Aufgaben in die entsprechenden Kategorien eingetragen haben, entsteht bereits eine Art Zeitplan und Managementplan: Einige der To-Do’s müssen Sie sofort erledigen, andere sollten Sie terminieren und wieder andere delegieren. Im Detail:
A-Aufgaben: Erledigen
A-Aufgaben sind wichtig und dringend – müssen also sofort erledigt werden. Sie sind in unserem Beispiel im oberen rechten Quadranten. Diese To-Do’s dulden in der Regel keinerlei Aufschub und sind von entscheidender Bedeutung für das Projekt. Auch diese Aufgaben sollten Sie nochmal nach Wichtigkeit priorisieren und ebenso zügig wie konsequent umsetzen. Oft sind in diesem Quadranten auch langfristige Ziele enthalten.
B-Aufgaben: Terminieren
Aufgaben in diesem Quadranten (im Beispiel: rechts unten) sind zwar wichtig, aber nicht eilig. Es sind deshalb B-Aufgaben, die noch etwas Zeit haben. Diese dürfen Sie also „terminieren“ – bedeutet: Planen Sie einen festen Termin, wann Sie diese Jobs später erledigen. In der Regel werden B-Aufgaben aus diesem Quadranten angepackt, sobald die A-Aufgaben abgearbeitet sind. Nutzen Sie dazu gerne weitere Zeitmanagement-Methoden, die wir weiter unten vorstellen.
C-Aufgaben: Delegieren
C-Aufgaben werden dadurch definiert, dass sie dringend, aber nicht so wichtig sind. Sie müssen zwar so schnell wie möglich erledigt werden – aber nicht von Ihnen persönlich. Deshalb werden die Aufgaben in diesem Quadranten delegiert. Zum Beispiel an Kollegen oder Mitarbeiter im Projektteam.
Dieser Quadrant ist entscheidend im Eisenhower-Prinzip: Wer diese Aufgaben nicht delegiert, überlastet und blockiert sich selbst. Die Folge: Die A- und B-Aufgaben brauchen zulange oder werden nicht rechtzeitig fertig. Damit sabotieren Sie Ihren eigenen Erfolg und das Projekt. Zugleich können das Aufgaben sein, für die Ihnen wichtige Stärken oder Kompetenzen fehlen.
D-Aufgaben: Verwerfen
Nachdem Sie Ihre To-do-Liste nach diesem Prinzip eingeordnet und Aufgaben den ersten drei Quadranten zugeordnet haben, bleiben womöglich ein paar Jobs übrig. Prüfen Sie diese nochmal genau: Sind sie weder wichtig noch dringend, handelt es sich um sogenannte D-Aufgaben: Diese können Sie einfach verwerfen, löschen, ignorieren. Sie haben keinerlei Relevanz für das Projekt. Zumindest vorerst.
Anwendungs-Beispiele im Alltag und Beruf
| Eisenhower Prinzip im Alltag | Eisenhower Prinzip im Beruf |
| ✓ Freizeit ✓ Umzug ✓ Urlaubsplanung |
✓ Bewerbung ✓ Jobsuche ✓ Fortbildungen |
Beispiel: Eisenhower Prinzip im Büro
Wie unterscheidet man wichtig und dringend?
Im Grunde ist Vieles, was dringend ist automatisch auch wichtig. Dringende Aufgaben erfordern unsere sofortige Aufmerksamkeit – wichtige aber genauso. Oft lassen sich diese Aufgaben nach folgenden Kriterien unterscheiden:
| Dringende Aufgaben | Wichtige Aufgaben |
| ➠ Akute Gefahr ➠ Kurz vor Deadline ➠ Unvermeidbar oder voraussetzend |
➠ Langfristige Ziele ➠ Schnell zu erledigen ➠ Persönliche Kompetenz |
Die eigentliche Unterscheidung liegt in der Bedeutung „für Sie“: Ist es entscheidend, dass SIE diese Aufgabe persönlich erledigen? Das kann daran liegen, dass nur Sie das aufgrund von Qualifikationen oder hierarchischen Kompetenzen können.
Oder Sie sind gerade die einzig verfügbare Person dafür. Beispiel erste Hilfe: Sind Sie die erste Person am Unfallort aber kein Arzt, ist es trotzdem dringend und wichtig, dass Sie dem Opfer helfen. Einfach, weil kein anderer da ist, der kompetenter ist oder dem Sie die Aufgabe delegieren könnten.
Wohin mit den uneiligen und unwichtigen Aufgaben?
Der vierte Quadrant (links unten) bereitet vielen Menschen Probleme: Hier landen die unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben. Wir haben an diese Stelle „Verwerfen“ geschrieben. Letztlich haben Sie drei Optionen, wie Sie damit umgehen:
- Papierkorb
Was immer auf Ihrem Schreibtisch landet, was die Kategorie „unwichtig“ und „nicht dringend“ erfüllt, entsorgen Sie gleich wieder. Virtuell durch Löschen oder tatsächlich im Papierkorb. Dazu gehört Mut, es ist aber ungemein befreiend. - Komposthaufen
Manche Unterlagen sollten Sie natürlich nicht wegwerfen. Diese kommen auf eine Art Komposthaufen: Was hier strandet, wird nur bearbeitet, wenn Zeit dafür ist. Zudem können Sie den Stapel alle drei Monate einer erneuten Prüfung unterziehen. Manches hat sich dann vielleicht von selbst erledigt und wandert deshalb endgültig in den Papierkorb. - Ablage
Andere wählen den dritten Weg und heften diese Unterlagen, Aufgaben und Materialien sinnvoll ab – in einer Art Ablagesystem. Vielleicht gewinnen Sie irgendwann an Bedeutung. Bevor man dadurch zum Messie mutiert, empfiehlt sich auch hier die erneute Prüfung nach dem Eisenhower-Prinzip nach spätestens einem Quartal.
Auch das gehört zum Zeit- und Selbstmanagement: das Erkennen und Aussortieren von Unwichtigen.
Kostenlose Eisenhower-Matrix Vorlagen
Falls Sie die Methode anwenden und verfeinern wollen, können Sie sich hier entsprechende Vorlagen der Eisenhower-Matrix kostenlos als PDF oder Excel-Tabelle herunterladen:
Natürlich wäre es müßig, die Quadranten täglich aufs Neue anzulegen. Tatsächlich geht das Eisenhower-Prinzip den meisten Menschen aber nach ein paar Anwendungen in Fleisch und Blut über. Sie wissen dann intuitiv, was sie sofort erledigen, verschieben, delegieren oder lassen müssen – und haben dadurch weniger Stress und mehr Zeit. Danke Dwight!
Beispiele für die praktische Anwendung
Zwar ist die Eisenhower-Matrix eine der besten und einfachsten Methoden, um Aufgaben zu sortieren und Prioritäten zu setzen. Doch bereitet genau das einigen Menschen Schwierigkeiten. Hier finden Sie noch weitere Tipps und Anregungen, wie Sie Ihre To-Do’s leichter in die Quadranten einordnen und das Eisenhower-Prinzip besser nutzen können:
1. Aufgaben Farben zuweisen
Wer gerne mit visuellen Hilfsmitteln arbeitet, kann beim Einstufen der Punkte auf seiner To-Do-Liste Farben nutzen und die Aufgaben zum Beispiel mit einem Textmarker markieren. Beispielsweise in Form einer Ampel:
🔴 = A-Aufgaben mit höchster Priorität
🟡 = B-Aufgaben mit späterem Termin
🟢 = C-Aufgaben, die delegiert werden
🔵 = D-Aufgaben, die abgelegt werden
Die Farben sollten Sie anschließend den entsprechenden Quadranten in der Eisenhower-Matrix zuweisen: Rot für „sofort erledigen“, Gelb für „später erledigen“, Grün für „delegieren“ und Blau für „verwerfen“.
2. Erst Unwichtiges streichen
Entscheidungsfreudige Menschen können in einem ersten Durchgang alle Punkte und Aufgaben streichen, die in den vierten Quadranten fallen. Diese Strategie empfiehlt sich vor allem bei sehr langen To-Do-Listen. Vorteil: Die Priorisierung der verbleibenden drei Quadranten fällt danach leichter und geht auch schneller. Merke: Jede gestrichene Aufgabe ist eine Erleichterung für den Priorisierungsprozess und beschleunigt diesen.
3. Matrix übersichtlich halten
Je nach Komplexität oder To-Do-Liste kann die Eisenhower-Matrix schnell zu einem Grafik-Monster mutieren. Deshalb kann es sinnvoll sein, lieber mehrere Durchläufe zu machen und zum Beispiel zunächst nur maximal 7-10 Aufgaben in die Matrix zu schreiben. Arbeiten Sie diese zunächst zügig aber – es sind die wichtigsten und dringendsten. Danach starten Sie einen zweiten Durchgang mit den restlichen Jobs.
4. Private und berufliche Aufgaben trennen
Ein zusätzlicher Tipp ist, alle anstehenden Aufgaben des Tages zunächst nach „privat“ und „Beruf“ zu unterscheiden und dafür zwei Eisenhower-Matrizen anzufertigen. Auch das kann die Anzahl der Einträge darin begrenzen und zugleich mehr Überblick verschaffen. Private To-Do’s gehören dann zum Beispiel in die Mittagspause oder in den Feierabend.
Eisenhower Prinzip: Vor- und Nachteile
Wie jede Methode hat auch das Eisenhower Prinzip spezifische Vor- und Nachteile. Die Vorteile des Eisenhower-Prinzips sind schnell erklärt…
Vorteile
- Simplizität
Die Eisenhower-Matrix liefert ein einfaches Entscheidungsraster für anstehende Aufgaben. Es ist kinderleicht zu verstehen und anzuwenden. - Zeitersparnis
Mithilfe der Matrix lassen sich Zeitfresser und Zeitdiebe leicht identifizieren. - Gewichtung
Projekte und anstehende Aufgabe oder Aufträge werden damit gewichtet, Mitarbeiter im Team entlastet oder besser eingebunden. - Effizienz
Nach der Priorisierung können anfallende Aufgaben insgesamt effizienter erledigt werden, weil Kräfte und Kompetenzen optimal eingesetzt werden.
Nachteile
Die Aufgaben-Priorisierung mittels Eisenhower-Prinzip gehört zu den Klassikern im Zeitmanagement. Die Methode ist einfach und schön – und genau das wird von Kritikern bemängelt: Der Charme der Methode sei ihre Einfachheit, übersehen würden dabei aber gravierende Nachteile:
- Bewertung
Wie findet man heraus, wie wichtig eine Aufgabe ist? Die Dringlichkeit wird häufig durch eine Deadline erkannt. Ihre Bedeutung für das Gesamtprojekt lässt sich trotzdem nicht immer sofort erkennen. Schlecht, wer dann eine dringende Aufgabe als „unwichtig“ einstuft und sie an irgendwen delegiert. Womöglich an den falschen. - Bearbeitung
Die Eisenhower-Matrix hilft, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Sie gibt aber keinerlei Hinweis darauf, wie diese Aufgaben effizient erledigt werden können. Hierzu benötigen Sie andere Management-Methoden, wie zum Beispiel Scrum oder Kanban. - Verteilung
In der Realität sind anfallende Aufgaben selten gleich verteilt. Häufig überwiegen die A- und B-Aufgaben. Und für die C-Aufgaben findet sich niemand, an den man diese delegieren könnte (zum Beispiel bei Solopreneuren). Folglich kommt es doch wieder zum Aufgabenstau.
So einfach die Methode auch ist, sie befreit nicht davon, darüber nachzudenken, wann ihr Einsatz sinnvoll ist. Manchmal macht die Komplexität der Aufgaben den Einsatz des Eisenhower-Prinzips unmöglich. Dann benötigen Sie andere, komplexere Entscheidungstechniken. Ansonsten aber besticht das Eisenhower-Prinzip durch seine simple und schnelle Umsetzung.
Alternativen zum Eisenhower-Prinzip
Es gibt inzwischen zahlreiche Zeitmanagement-Methoden. Sie alle aufzuzählen, würde den Rahmen des Artikels sprengen. Ein paar wichtige und dem Eisenhower-Prinzip ähnliche (womöglich von ihm gar inspirierte) Zeitmanagement-Methoden wollen wir dennoch vorstellen (zum Öffnen bitte anklicken):
Die ABC-Methode (auch „ABC-Analyse“) ist noch etwas simpler als die Eisenhower-Matrix und erinnert eher an ein klassisches Flussdiagramm. Dabei werden anfallende Aufgaben vornehmlich nach ihrer Wichtigkeit priorisiert und in drei Stufen eingeteilt. Wer will, kann auch die Dringlichkeit noch hinzu nehmen (siehe Grafik):
A-Aufgaben
Sehr wichtig – sofort erledigen!
B-Aufgaben
Weniger wichtig – später erledigen oder delegieren.
C-Aufgaben
Kaum wichtig bis unwichtig – delegieren oder verwerfen.
Die sogenannte ALPEN-Methode gehört ebenfalls zu den prominenten Zeitmanagement-Methoden. „ALPEN“ ist allerdings ein Akronym hinter dem sich eher eine Art Tagesplan verbirgt. Unerledigtes wird dann auf den nächsten Tag übertragen:
- (A)ufgaben aufschreiben
- (L)änge einschätzen
- (P)ufferzeit einplanen (max. 60% verplanen)
- (E)ntscheidungen priorisieren
- (N)achkontrollieren (was man erreicht hat)
Auch bei der SMART-Methode handelt es sich wieder um ein Akronym. Sie soll vor allem beim Formulieren von Zielen helfen. Im Vordergrund steht dabei, diese möglichst realistisch einzuschätzen und danach sinnvolle Fristen zu setzen. SMART steht dabei für:
- (S)pezifisch: Ziele so spezifisch wie möglich beschreiben.
- (M)essbar: An messbaren Fakten orientieren.
- (A)ttraktiv: So planen, dass das Umsetzen Spaß macht.
- (R)ealistisch: Ziele müssen natürlich auch machbar sein.
- (T)ermingerecht: Alle Aufgaben zeitlich bindend planen.
Das Pareto-Prinzip ist auch bekannt als „80-20-Regel“. Sie besagt, dass wir oft schon mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des angepeilten Ergebnisses erreichen. Entsprechend ermahnt uns die Pareto-Regel dazu – wie das Eisenhower-Prinzip -, Prioritäten klüger zu setzen und die Zeit effizienter zu nutzen. Uns also vorrangig mit jenen Aufgaben zu beschäftigen, die uns bereits zu 80 Prozent dem Ziel näher bringen oder 80 Prozent des gewünschten Resultats erreichen.
Um produktiver zu werden, müsse man vor allem lernen, Pausen zu machen. Davon war der italienische Unternehmer Francesco Cirillo zutiefst überzeugt und entwickelte die Pomodoro-Tecknik. Auch sie ist ziemlich simpel: Stellen Sie sich einen Wecker auf 25 Minuten und pausieren Sie für fünf Minuten sobald es klingelt. Danach wird weitergearbeitet – wieder 25 Minuten lang. Nach vier dieser Einheiten gönnen Sie sich eine Rast von 30 Minuten. Den Namen verdankt die Pomodoro-Technik einem Wecker in Tomaten-Form, den Cirillo seinerzeit nutzte. Einer „Pomodoro“ eben.
Zeit finden, für das was wichtig ist
Das Eisenhower-Prinzip ist eine von vielen Methoden und -Strategien. Egal, für welche Sie sich entscheiden: Wichtig ist, dass das Eisenhower-Prinzip dabei hilft, sich besser zu organisieren und zu strukturieren sowie die Zeit für das zu finden, was (Ihnen) wirklich wichtig ist.
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