Was ist das Eisenhower-Prinzip?
Das Eisenhower-Prinzip (auch: Eisenhower-Matrix, Eisenhower-Methode oder Dringend-Wichtig-Matrix) ist eine populäre Zeitmanagement-Methode, bei der Aufgaben auf zwei Achsen nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisiert werden: Waagerecht unterscheiden Sie nach Wichtigkeit (wichtig, unwichtig), senkrecht nach Dringlichkeit (eilig, nicht eilig). So entsteht eine einfache Matrix mit vier Quadranten. In diese tragen Sie nun die einzelnen Aufgaben Ihrer To-do-Liste ein:
- A-Aufgaben (wichtig und dringend)
Diese sollten Sie sofort erledigen – sie haben die höchste Priorität. - B-Aufgaben (wichtig, nicht dringend)
Die Aufgaben werden eingeplant und feste Zeitblöcke (siehe: Timeboxing) reserviert. - C-Aufgaben (unwichtig, aber dringend)
Die Aufgaben müssen bald erledigt werden – aber nicht zwingend von Ihnen persönlich. Deshalb werden sie delegiert. - D-Aufgaben (weder wichtig, noch dringend)
Diese Aufgaben können Sie entweder verwerfen oder später noch einmal prüfen. Sie haben keinerlei Relevanz für das aktuelle Projekt.
Der Fokus der Matrix liegt danach auf den wichtigen und dringenden A- und B-Aufgaben. Alle anderen werden später erledigt oder delegiert.
Wer hat das Eisenhower-Prinzip erfunden?
Die Begriffe „Eisenhower-Prinzip“ und „Eisenhower-Matrix“ gehen tatsächlich auf den 34. amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower im Jahr 1954 zurück. Zwar hat er die Methode selbst weder erfunden, noch praktiziert. Er prägte aber den Namen durch sein Zitat: „Ich habe zwei Arten von Problemen: dringende und wichtige. Die Dringenden sind nicht wichtig und die Wichtigen sind nie dringend.“
Eisenhower-Matrix-Vorlagen
Falls Sie die Methode anwenden wollen, können Sie hier entsprechende Vorlagen der Eisenhower-Matrix kostenlos als PDF oder Excel-Tabelle herunterladen:
Warum das Eisenhower-Prinzip oft nicht funktioniert
Die Eisenhower-Matrix klingt simpel, scheitert aber oft im Alltag: Entweder wirkt alles dringend („Fake-Dringlichkeit“), ein Delegieren ist im Team nicht möglich, oder Menschen priorisieren die Aufgaben emotional statt rational. Teilweise macht auch der eigene Perfektionismus aus B-Aufgaben wieder A-Aufgaben.
Warum B-Aufgaben der wichtigste Schlüssel sind
Im Coaching erleben wir immer wieder, dass die B-Aufgaben das größte Hindernis beim Eisenhower-Prinzip darstellen. Dieser Quadrant ist aber oft der entscheidende: Wenn alles gleich wichtig wirkt, überlasten und blockieren sich Betroffene selbst. Die Folge: Die A- und B-Aufgaben brauchen zusammen zu lange oder werden nicht allesamt rechtzeitig fertig. Gleichzeitig liegt in den B-Aufgaben oft der Schlüssel für die Kategorie C – also, welche der B-Aufgaben auch genauso gut delegiert werden könnten, um sich noch weiter zu entlasten und die Produktivität zu erhöhen.
Wie unterscheidet man wichtig und dringend?
Im Grunde ist Vieles, was dringend ist, automatisch auch wichtig. Dringende Aufgaben erfordern unsere sofortige Aufmerksamkeit – wichtige aber genauso. Oft lassen sich diese Aufgaben aber schon nach einfachen Kriterien unterscheiden:
Dringende Aufgaben |
Wichtige Aufgaben |
| Akute Gefahr | Langfristige Ziele |
| Kurz vor Deadline | Schnell zu erledigen |
| Unvermeidbar oder voraussetzend | Persönliche Kompetenz |
Diese Unterscheidung hat die größte Bedeutung für Sie. Fragen Sie sich immer: „Ist es entscheidend, dass ich diese Aufgabe jetzt und persönlich erledige?“ Es kann durchaus sein, dass nur Sie das nötige Know-how besitzen oder nur Sie aus hierarchischen Gründen entscheiden können. Falls aber nicht, sollten Sie prüfen, ob der Job nicht später oder von jemandem erledigt werden kann, der oder die kompetenter ist.
Was tun mit den uneiligen und unwichtigen Aufgaben?
Im vierten Quadrant (links unten) landen die unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben. Wir haben an diese Stelle „Verwerfen“ geschrieben. Das ist so aber nicht immer möglich oder sinnvoll. Letztlich haben Sie drei Optionen, wie Sie damit umgehen:
-
Papierkorb
Was unter die Kategorie „unwichtig“ und „nicht dringend“ fällt, also wirklich unnötig ist, können löschen oder ignorieren. Das Erkennen und Aussortieren von Unwichtigem ist eine zentrale Kompetenz im Selbstmanagement.
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Komposthaufen
Manche Unterlagen sollten Sie natürlich nicht wegwerfen. Diese kommen auf eine Art Komposthaufen: Was hier strandet, wird nur bearbeitet, wenn Zeit dafür ist. Das können E-Mails oder Ideen für Prozessverbesserungen sein. Zudem können Sie den Stapel alle 3 Monate einer erneuten Prüfung unterziehen. Manches hat sich dann vielleicht von selbst erledigt.
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Ablage
Andere wählen den dritten Weg und heften diese Unterlagen oder Aufgaben sinnvoll ab. Vielleicht gewinnen Sie später an Bedeutung? Bevor man dadurch jedoch zum Messie mutiert, empfiehlt sich auch hier die erneute Prüfung nach spätestens einem Quartal.
Was sind typische Fehler bei der Eisenhower-Matrix?
Typische Fehler bei der Arbeit mit der Eisenhower-Matrix entstehen oft weniger durch das Tool selbst als durch die Anwendung: Wir hören und erleben häufig, dass Nutzer zwar priorisieren, aber nicht konsequent delegieren oder aussortieren – dadurch bleibt die Matrix bloße Theorie. Ein weiterer Fehler ist, dass manche Anwender die Kategorien zu selten überprüfen, obwohl sich die Prioritäten im Alltag bereits verschoben haben. Das macht das Eisenhower-Prinzip zwar aufwendiger und zeitintensiver, ist aber entscheidend dafür, dass Sie wirklich fokussiert und produktiv arbeiten. Wird die Matrix nur einmal erstellt und dann stumpf abgearbeitet, verliert sie ihren eigentlichen Nutzen im Tagesgeschäft.
Praktische Tipps und Erfahrungen
Zwar ist die Eisenhower-Matrix eine der besten und einfachsten Methoden, um Aufgaben zu sortieren und Prioritäten zu setzen. Doch bereitet genau das vielen Schwierigkeiten. Unserer Erfahrung nach haben sich bei der Anwendung daher zusätzliche Tipps bewährt:
1. Aufgaben Farben zuweisen
Wer gerne mit visuellen Hilfsmitteln arbeitet, kann beim Einstufen der Punkte auf seiner To-do-Liste Farben nutzen und die Aufgaben zum Beispiel mit einem Textmarker markieren. Beispielsweise in Form einer Ampel:
🔴 = A-Aufgaben mit höchster Priorität
🟡 = B-Aufgaben mit späterem Termin
🟢 = C-Aufgaben, die delegiert werden
🔵 = D-Aufgaben, die abgelegt werden
Die Farben sollten Sie anschließend den entsprechenden Quadranten in der Eisenhower-Matrix zuweisen: Rot für „sofort erledigen“, Gelb für „später erledigen“, Grün für „delegieren“ und Blau für „verwerfen“.
2. Erst Unwichtiges streichen
Entscheidungsfreudige Menschen können in einem ersten Durchgang alle Punkte und Aufgaben streichen, die in den vierten Quadranten fallen. Diese Strategie empfiehlt sich hauptsächlich bei sehr langen To-do-Listen. Vorteil: Die Priorisierung der verbleibenden drei Quadranten fällt danach leichter und geht auch schneller. Merke: Jede gestrichene Aufgabe ist eine Erleichterung für den Priorisierungsprozess und beschleunigt diesen.
3. Matrix übersichtlich halten
Je nach Komplexität oder To-do-Liste kann die Eisenhower-Matrix schnell zu einem Grafik-Monster mutieren. Deshalb kann es sinnvoll sein, lieber mehrere Durchläufe zu machen und zum Beispiel zunächst nur maximal 7-10 Aufgaben in die Matrix zu schreiben. Arbeiten Sie diese zunächst zügig ab – es sind die wichtigsten und dringendsten. Danach starten Sie einen zweiten Durchgang mit den restlichen Jobs.
4. Private und berufliche Aufgaben trennen
Ein zusätzlicher Tipp ist, alle anstehenden Aufgaben des Tages zunächst nach „privat“ und „Beruf“ zu unterscheiden und dafür zwei Eisenhower-Matrizen anzufertigen. Auch das kann die Anzahl der Einträge darin begrenzen und zugleich mehr Überblick verschaffen. Private To-dos gehören dann zum Beispiel in die Mittagspause oder in den Feierabend.
Eisenhower-Prinzip: Vor- und Nachteile
Wie jede Methode hat auch das Eisenhower-Prinzip spezifische Vor- und Nachteile. Die Vorteile des Eisenhower-Prinzips sind schnell erklärt:
Vorteile
-
Simplizität
Die Eisenhower-Matrix liefert ein einfaches Entscheidungsraster für anstehende Aufgaben. Es ist kinderleicht zu verstehen und anzuwenden.
-
Zeitersparnis
Mithilfe der Matrix lassen sich Zeitfresser und Zeitdiebe leicht identifizieren.
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Gewichtung
Projekte und anstehende Aufgabe oder Aufträge werden damit gewichtet, Mitarbeiter im Team entlastet oder besser eingebunden.
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Effizienz
Nach der Priorisierung können anfallende Aufgaben insgesamt effizienter erledigt werden, weil Kräfte und Kompetenzen optimal eingesetzt werden.
Nachteile
Die Aufgaben-Priorisierung mittels Eisenhower-Prinzip gehört zu den Klassikern im Zeitmanagement. Die Methode ist einfach und schön – und genau das wird von Kritikern bemängelt: Der Charme der Methode sei ihre Einfachheit, übersehen würden dabei aber gravierende Nachteile:
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Bewertung
Wie findet man heraus, wie wichtig eine Aufgabe ist? Die Dringlichkeit wird häufig durch eine Deadline erkannt. Ihre Bedeutung für das Gesamtprojekt lässt sich trotzdem nicht immer sofort erkennen. Schlecht, wer dann eine dringende Aufgabe als „unwichtig“ einstuft und sie an irgendwen delegiert. Womöglich an den falschen.
-
Bearbeitung
Die Eisenhower-Matrix hilft, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Sie gibt aber keinerlei Hinweis darauf, wie diese Aufgaben effizient erledigt werden können. Hierzu benötigen Sie andere Methoden, wie Scrum oder Kanban.
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Verteilung
In der Realität sind anfallende Aufgaben selten gleich verteilt. Häufig überwiegen die A- und B-Aufgaben. Und für die C-Aufgaben findet sich niemand, an den man diese delegieren könnte (zum Beispiel bei Solopreneuren). Folglich kommt es doch wieder zum Aufgabenstau.
So einfach die Methode auch ist, sie befreit nicht davon, darüber nachzudenken, wann ihr Einsatz sinnvoll ist. Manchmal macht die Komplexität der Aufgaben den Einsatz des Eisenhower-Prinzips unmöglich. Dann benötigen Sie andere, komplexere Entscheidungstechniken. Ansonsten aber besticht das Eisenhower-Prinzip durch seine simple und schnelle Umsetzung.
Alternativen zum Eisenhower-Prinzip
Es gibt inzwischen zahlreiche Zeitmanagement-Methoden. Sie alle aufzuzählen, würde den Rahmen des Artikels sprengen. Ein paar wichtige Eisenhower-Verwandte stellen wir dennoch vor:
Die ABC-Methode (auch „ABC-Analyse“) ist noch etwas simpler als die Eisenhower-Matrix und erinnert eher an ein klassisches Flussdiagramm. Dabei werden anfallende Aufgaben vornehmlich nach ihrer Wichtigkeit priorisiert und in drei Stufen eingeteilt. Wer will, kann auch die Dringlichkeit noch hinzu nehmen (siehe Grafik):
A-Aufgaben
Sehr wichtig – sofort erledigen!
B-Aufgaben
Weniger wichtig – später erledigen oder delegieren.
C-Aufgaben
Kaum wichtig bis unwichtig – delegieren oder verwerfen.
Die sogenannte ALPEN-Methode gehört ebenfalls zu den prominenten Zeitmanagement-Methoden. „ALPEN“ ist allerdings ein Akronym hinter dem sich eher eine Art Tagesplan verbirgt. Unerledigtes wird dann auf den nächsten Tag übertragen:
- (A)ufgaben aufschreiben
- (L)änge einschätzen
- (P)ufferzeit einplanen (max. 60% verplanen)
- (E)ntscheidungen priorisieren
- (N)achkontrollieren (was man erreicht hat)
Auch bei der SMART-Methode handelt es sich wieder um ein Akronym. Sie soll vor allem beim Formulieren von Zielen helfen. Im Vordergrund steht dabei, diese möglichst realistisch einzuschätzen und danach sinnvolle Fristen zu setzen. SMART steht dabei für:
- (S)pezifisch: Ziele so spezifisch wie möglich beschreiben.
- (M)essbar: An messbaren Fakten orientieren.
- (A)ttraktiv: So planen, dass das Umsetzen Spaß macht.
- (R)ealistisch: Ziele müssen natürlich auch machbar sein.
- (T)ermingerecht: Alle Aufgaben zeitlich bindend planen.
Das Pareto-Prinzip ist auch bekannt als „80-20-Regel“. Sie besagt, dass wir oft schon mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des angepeilten Ergebnisses erreichen. Entsprechend ermahnt uns die Pareto-Regel dazu – wie das Eisenhower-Prinzip -, Prioritäten klüger zu setzen und die Zeit effizienter zu nutzen. Uns also vorrangig mit jenen Aufgaben zu beschäftigen, die uns bereits zu 80 Prozent dem Ziel näher bringen oder 80 Prozent des gewünschten Resultats erreichen.
Um produktiver zu werden, müsse man vor allem lernen, Pausen zu machen. Davon war der italienische Unternehmer Francesco Cirillo zutiefst überzeugt und entwickelte die Pomodoro-Tecknik. Auch sie ist ziemlich simpel: Stellen Sie sich einen Wecker auf 25 Minuten und pausieren Sie für fünf Minuten sobald es klingelt. Danach wird weitergearbeitet – wieder 25 Minuten lang. Nach vier dieser Einheiten gönnen Sie sich eine Rast von 30 Minuten. Den Namen verdankt die Pomodoro-Technik einem Wecker in Tomaten-Form, den Cirillo seinerzeit nutzte. Einer „Pomodoro“ eben.
Zeit finden, für das, was wichtig ist
Das Eisenhower-Prinzip ist zwar nur eine von vielen Methoden. Egal, für welche Sie sich entscheiden: Wichtig ist, dass die Strategie Ihnen dabei hilft, sich besser zu organisieren und zu strukturieren sowie die Zeit für das zu finden, was (Ihnen) wirklich wichtig ist.
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