Telefoninterview: Vorbereitung, Fragen und Antworten

Definition: Was ist ein Telefoninterview?

Das Telefoninterview ist ein Vorstellungsgespräch, das am Telefon stattfindet und nicht persönlich oder per Videointerview. Die telefonische Bewerbung wird häufig als erste Auswahlstufe im Bewerbungsprozess genutzt, um einen ersten Eindruck von Bewerbern zu gewinnen und offene Fragen zu klären.

Typische Merkmale eines Telefoninterviews:

• Dauer:
  Meist nicht länger als 15-30 Minuten
• Inhalt:
  Fokus auf Motivation, grundlegende Qualifikationen
• Ablauf:
  5 Phasen (Begrüßung, Selbstpräsentation, Fragerunde, Organisatorisches, Abschied)
• Zweck:
  Dient oft zur Vorselektion von Kandidaten
• Stil:
  Weniger formell, aber vollwertiges Auswahlgespräch!

Unternehmen wie Bechtle, Cornelsen Verlag, Deutsche Bahn, Deutsche Bank, Hays, Lidl, Xing oder Zeiss setzen Telefoninterviews im Bewerbungsprozess bereits regelmäßig ein.

Was sind die Vor- und Nachteile eines Telefoninterviews?

Ein Telefoninterview spart in erster Linie Zeit und Kosten. Lange Anfahrtswege oder Reisekosten entfallen. Ebenso geht die Terminabsprache meist leichter, weil die Telefonbewerbung nur kurz dauert. Für Bewerber hat das Telefoninterview zwar einige Vorteile, aber auch Nachteile:

Insbesondere Bewerber, die in der Personalabteilung anrufen, um sich z.B. zu erkundigen, ob ein Stellenangebot noch aktuell ist, sollten mit einem spontanen Interview am Telefon rechnen. Seien Sie deshalb stets vorbereitet und rufen Sie erst an, wenn Sie in einer ruhigen Umgebung sitzen und wichtige Bewerbungsunterlagen vorliegen haben.

Wie läuft ein Telefoninterview ab?

Der Ablauf eines Telefoninterviews ist häufig standardisiert und gliedert sich in fünf typische Phasen:

1. Begrüßung & Smalltalk
2. Unternehmensvorstellung & Selbstpräsentation
3. Interview & Rückfragen
4. Organisatorisches (Gehalt, Eintrittstermin)
5. Abschied & weitere Schritte

Für die jeweiligen Interview-Phasen gibt es spezifische Empfehlungen und Tipps:

1. Begrüßung & Smalltalk

Jedes Gespräch beginnt mit einer kurzen Begrüßung, bei der sich die Gesprächspartner gegenseitig vorstellen. Das soll die Atmosphäre auflockern und das Eis brechen. Oft wird das Telefoninterview deshalb mit einem kurzen Smalltalk (ca. 5 Minuten) eingeleitet.

Diese erste Phase sollten Sie nutzen, um sich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch zu bedanken und nochmal Ihr Interesse an der ausgeschriebenen Position zu bekräftigen.

Wichtig: Notieren Sie sich gleich den Namen Ihres Ansprechpartners oder fragen Sie nach, wie dieser richtig ausgesprochen wird. Den Namen sollten Sie im weiteren Interview immer wieder einbauen und Ihren Gesprächspartner so persönlich ansprechen. Das verstärkt Ihre Wirkung und Präsenz.

2. Unternehmensvorstellung & Selbstpräsentation

Im Anschluss an die Begrüßung stellt der Personaler meist nochmal kurz das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle sowie die Aufgaben und Anforderungen der Position, Einsatzort, Arbeitszeiten und das spätere Team vor. Das ist der sachliche Teil im Telefoninterview und soll Bewerbern helfen, herauszufinden, ob sie sich mit der Stelle identifizieren können und diese ihren Erwartungen entspricht.

Danach folgt die Selbstvorstellung (synonym: Selbstpräsentation) des Kandidaten in 3-5 Minuten. Wichtig ist jetzt, dass Sie nicht einfach den Lebenslauf wiederholen, sondern echte Argumente nennen, die Sie für den neuen Job qualifizieren. Für den Aufbau der Kurzvorstellung empfehlen wir die Formel: „Ich bin, ich kann, ich will.“

Nennen Sie zunächst Ihren Namen und Hintergrund. Danach folgen relevante Skills und besondere Kompetenzen, die einen klaren Unternehmensbezug haben. Schließlich begründen Sie, wie Sie diesen Mehrwert gewinnbringend für den Arbeitgeber einsetzen wollen.

3. Interview & Rückfragen

Nun folgt das eigentliche Interview und Gespräch mit vielen gegenseitigen Fragen. In der Fragerunde gehen Personaler meist noch tiefer auf den Werdegang, eventuelle Lücken im Lebenslauf oder besondere Kenntnisse und die Persönlichkeit von Bewerbern ein. Ziel ist, herauszufinden, ob Sie den Herausforderungen der Position gewachsen sind und gut ins Team passen. Fast immer werden diese Fragen gestellt – überzeugende Antworten finden Sie in den verlinkten Artikeln:

1. Warum sollten wir Sie einstellen?
2. Was ist Ihre größte Schwäche?
3. Was sind Ihre Stärken?
4. Warum sind Sie besser als andere?
5. Wie hoch war Ihr letztes Gehalt?
6. Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?
7. Was ist Ihre Motivation?
8. Was treibt Sie an?
9. Haben Sie sich woanders beworben?

Damit aus dem Telefoninterview ein Dialog auf Augenhöhe wird, können und sollten Sie jedoch ebenfalls immer eigene Fragen, sogenannte Rückfragen, stellen! Erstens erfahren Sie dabei mehr über die Stelle und Unternehmenskultur; zweitens sind kluge Rückfragen ein starkes Indiz für Ihre gründliche Vorbereitung, Professionalität und echtes Interesse.

Bewährte Beispiele für Rückfragen:

• Was erwarten Sie von dem idealen Kandidaten?
• Wie definieren Sie Erfolg für diese Position?
• Was zeichnet Ihre besten Mitarbeiter aus?
• Was könnte mich an diesem Job am meisten frustrieren?
• Wie würden Sie den Führungsstil meines Chefs beschreiben?
• Wie würden Sie Ihre Unternehmenskultur beschreiben?
• Wie wird bei Ihnen Leistung gemessen und bewertet?
• Wie werden bei Ihnen Talente und Stärken gefördert?

4. Organisatorisches

Gegen Ende des Telefoninterviews werden häufig noch wichtige, organisatorische oder formelle Rahmenbedingungen geklärt, etwa die Gehaltsvorstellungen oder der frühestmögliche Eintrittstermin von Kandidaten.

Achtung: Das können Dealbreaker sein! Deshalb sollten Sie unbedingt vorab und noch in der Vorbereitung Ihren Marktwert realistisch einschätzen und eine mögliche Gehaltsverhandlung üben. Prüfen Sie ebenfalls einen bestehenden Arbeitsvertrag auf mögliche Kündigungsfristen.

5. Abschied & weitere Schritte

Bei der Verabschiedung kommt es vor allem darauf an, dass Sie positiv in Erinnerung bleiben und einen weiterhin professionellen Eindruck hinterlassen. Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie sich für das angenehme Gespräch und Kennenlernen bedanken und Ihr Interesse an der Stelle nochmals bekräftigen. Spätestens jetzt sollten Sie den Personaler wieder persönlich und mit Namen ansprechen, etwa:

• „Frau Beispiel, es hat mich gefreut, Sie persönlich kennenzulernen. Danke für das angenehme Gespräch, das meinen Wunsch sogar noch verstärkt hat, für Ihr Unternehmen zu arbeiten.“

Abschließend dürfen Sie gerne noch fragen, was die weiteren Schritte sind und wann Sie mit einer Entscheidung rechnen können. Danach verabschieden Sie sich mit einem „Gerne auf ein Wiedersehen“ und legen auf.

Wie sollte ich mich auf das Telefoninterview vorbereiten?

Es ist zwar nur ein „Telefongespräch“, ja. Aber das kann es ebenso in sich haben. Deshalb sollten Sie sich auf ein Telefoninterview bitte genauso gründlich vorbereiten wie auf ein persönliches Bewerbungsgespräch. Dabei haben wir sowohl erfolgreich Tipps und Empfehlungen „vor“ dem Gespräch als auch später „im“ Telefoninterview:

Vor dem Telefoninterview

• Hintergründe klären

  Besuchen Sie vorab die Firmenhomepage und sammeln Sie alle Informationen über Produkte und Branche, Zukunftspläne und Marktentwicklung. Auch die Stellenanzeige sollten Sie nochmal genau analysieren und sich herausschreiben, welche Muss- und Kann-Qualifikationen Sie erfüllen. All das sind gute Gesprächsthemen und Argumente für Sie.

• Gesprächspartner recherchieren

  Das klingt ein bisschen nach Stalking, ist aber legitim, weil es Personaler genauso machen: Suchen Sie den Namen Ihres Gesprächspartners auf Linkedin, Google oder Xing und suchen Sie nach sympathischen Gemeinsamkeiten im Lebenslauf oder Hobbys und nutzen Sie diese später im Smalltalk oder um Sympathien zu wecken.

• Selbstpräsentation üben

  Die Selbstpräsentation kommt zu 99 Prozent in jedem Jobinterview. Sie muss unbedingt eine freie Rede sowie kurz und prägnant sein. Üben Sie das bereits zuhause vor dem Spiegel oder der Handykamera, damit es später im Telefoninterview ohne Stottern sitzt.

• Technik checken

  Testen Sie vorab Ihr Telefon und dessen Verbindung. Die meisten nutzen heute ein Mobiltelefon. In dem Fall sollten Sie sicherstellen, dass der Akku aufgeladen ist und Sie dort, wo Sie das Gespräch führen, volle Empfangsstärke haben. Eine stabile Verbindung beweist wieder Ihre Gewissenhaftigkeit und professionelle und vorausschauende Arbeitsweise.

• Offiziell anziehen

  Das klingt vielleicht albern, weil man am Telefon nunmal nicht sieht, ob Sie Anzug oder Jogginghose tragen. Aber man hört es! Psychologische Studien zeigen immer wieder, dass sich Menschen anders am Telefon verhalten und reden, wenn Sie zu dem Anlass die passende Kleidung tragen. Ziehen Sie sich also genauso an, wie zu einem persönlichen Gespräch – mit Schuhen!

• Wasser bereitstellen

  Wer nervös ist, dem kann schon mal die Spucke wegbleiben. Effekt: Es gibt hässliche Schmatzlaute am Telefon. Halten Sie daher stets ein Glas stilles Wasser bereit. Kein Sprudelwasser, davon muss man aufstoßen. Unauffällig trinken können Sie immer dann, wenn der Personaler redet.

Im Telefoninterview

• Atmosphäre schaffen

  Mehr als bei allen anderen Interviewarten kommt es im Telefoninterview auf die Akustik an. Eliminieren Sie alle möglichen Störgeräusche aus Ihrer Umgebung und sorgen Sie für echte Ruhe im Hintergrund. Auch die Lautstärke am Telefon sollte angenehm sein. Nutzen Sie deshalb nicht den Lautsprecher – am besten ist ein Headset oder In-Ear-Kopfhörer mit Mikrofon und Rauschunterdrückung.

• Stimme beachten

  Achten Sie auf eine deutliche, langsame und selbstbewusste Sprechweise. Regulieren Sie ganz bewusst Ihre Atmung und das Sprechtempo. Vor allem das langsame Ausatmen senkt Nervosität und verhindert, dass Sie hektisch werden. Modulieren Sie zugleich mit Ihrer Stimme, indem Sie mal mehr betonen, mal eine rhetorische Pause machen.

• Stehposition einnehmen

  Apropos Stimme: Stellen Sie sich zum Telefoninterview möglichst hin – nicht sitzen, schon gar nicht auf der Couch lümmeln! Beim Stehen funktioniert die Bauchatmung besser. Das überträgt sich auf Ihre Artikulation und Stimme. Auch wenn Sie beim Reden lächeln kann man das hören – und Ihre positive Haltung überträgt sich auf Ihren Gesprächspartner.

• Ausreden lassen

  Beim Telefongespräch gibt es keinen Blickkontakt, mit dem Sie z.B. andeuten, etwas sagen zu wollen. Fallen Sie dem Interviewer deshalb bitte niemals ins Wort und lassen Sie Ihren Gesprächspartner immer ausreden! Das ist nicht nur ein Gebot der Höflichkeit. Wer hierbei zu forsch agiert, hinterlässt keinen guten Eindruck.

• Englisch erwarten

  Bei internationalen Konzernen wechseln Interviewer schon mal ins Englische. Wer nett ist, wird Sie vorher darauf hinweisen („Let’s switch to english.“). Trotzdem: unbedingt ruhig bleiben und gelassen mitmachen!

Telefoninterview Fehler

Umgekehrt lauern in jeden Vorstellungsgespräch auch ein paar Fallen und Fehler. Im Telefoninterview sollten Sie vor allem diese vermeiden:

• Unpünktlichkeit

  Haben Sie mit dem Personaler einen festen Termin für das Telefoninterview vereinbart, sollten Sie zu diesem Zeitpunkt auch erreichbar sein. Idealerweise ziehen Sie sich schon 10 Minuten vorher zurück, legen alle Unterlagen parat und versuchen zur Ruhe zu kommen.

• Hintergrundlärm

  Nervige Hintergrundgeräusche sind beim Telefoninterview ein echter Killer. Das Ohr ist wesentlich intoleranter als das Auge. Straßenlärm, Kindergeschrei und Knacken in der Leitung wegen einer schlechten Verbindung sind ein absolutes No-Go. Tipp für Frauen: Große Ohrringe klappern fies am Telefonhörer – besser vorher abnehmen!

• Falsche Priorität

  Das Vorstellungsgespräch hat jetzt Ihre oberste Priorität. Sollte jemand auf der Leitung „anklopfen“ oder Mails und Messenger-Nachrichten eintrudeln, gehen Sie da natürlich nie ran. Alles andere wäre respektlos und zeigt nur, dass Sie das Interview nicht ernst genug nehmen.

• Labern

  Achtung: Nervosität lockert die Zunge. So mancher Bewerber hat sich dabei schon um Job und Karriere geplaudert. Zu viel Offenheit im Interview ist nicht gut. Seien Sie vor allem sparsam mit privaten Informationen. Gerade im Telefoninterview wirken kurze, knackige Hauptsätze souverän und überzeugend.

• Widersprüche

  Verwickeln Sie sich am Telefon nicht in Widersprüche! Namen, Zeitangaben, Erfahrungen sollten mit dem übereinstimmen, was Sie im Bewerbungsschreiben oder Lebenslauf geschrieben haben. Legen Sie sich die Unterlagen am besten auf den Schreibtisch oder pinnen Sie diese an die Wand, wo Sie diese sehen und vergleichen können.

Welche Fragen werden im Telefoninterview gestellt?

Im Telefoninterview fürchten sich viele vor den Fragen der Personal und haben Angst etwas Dummes oder Falsches zu sagen. Glauben Sie uns: Es geht dabei selten um Richtig oder Falsch. Außerdem dürfen Sie sich bei heiklen Fragen immer Bedenkzeit erbeten. Auch Recruiter wissen, dass Sie nervös sind.

Die meisten Fragen, die Ihnen in einem Telefoninterview gestellt werden, lassen sich vorbereiten und in vier typische Kategorien einteilen:

1. Fragen zu Stationen in Ihrem Lebenslauf
2. Fragen zur Motivation für diese Stelle und dieses Unternehmen
3. Fragen zu relevanten Qualifikation oder Soft Skills
4. Fragen zur Wechselmotivation

Daneben achten Personaler natürlich immer auf erklärungsbedürftige Lücken oder Brüche im Lebenslauf. Aber nicht aus Boshaftigkeit, sondern weil sie wissen wollen, wie aktiv Sie solche Auszeiten nutzen. Einen ausführlichen Ratgeber hierzu finden Sie in unserem Fachartikel über 25 häufige Bewerbungsfragen und clevere Antworten.

Grundsätzlich gilt: Versuchen Sie nie etwas zu vertuschen! Ehrlichkeit gewinnt in jedem Interview. Wer sich dagegen in Widersprüche verstrickt oder beim Lügen auffliegt, verspielt alle Bewerbungschancen.

Telefoninterview – Fragen und Antworten

„Warum haben Sie sich bei uns beworben?“

Personalverantwortliche wollen mit der Frage testen, wie intensiv Sie sich mit der Stelle und dem Unternehmen beschäftigt haben und was genau Ihr Interesse am Job ist. Diese Frage hilft ebenfalls, herauszufinden, ob Sie sich mit den Unternehmenswerten und -zielen identifizieren.

Beispielantwort:

• „Mich begeistert vor allem Ihre Innovationskraft im Bereich nachhaltige Technologien. Ich teile Ihre Vision, umweltfreundliche Lösungen zu entwickeln und glaube, dass ich mit meinen Erfahrungen in der Produktentwicklung einen positiven Beitrag dazu leisten kann.“

„Was sind Ihre größten Stärken?“

Die Antwort gibt Personalern einen Eindruck von Ihren Fähigkeiten und ob diese mit den Anforderungen der Position übereinstimmen. Es ist auch eine Möglichkeit, Ihre Selbstreflexion zu testen.

Beispielantwort:

• „Mein analytisches Denken ist wohl eine meiner größten Stärken: Ich kann komplexe Zusammenhänge und Probleme schnell erkennen sowie pragmatische Lösungen dazu entwickeln. Diese Fähigkeit habe ich in meiner letzten Position oft genutzt, um Prozesse zu optimieren.“

„Was sind Ihre größten Schwächen?“

Bewerber hassen die Frage – aber zu unrecht. Personaler wollen mit der Frage nach den Schwächen herausfinden, wie ehrlich und reflektiert Sie sind und ob Bewerber konstruktiv an ihrer Weiterentwicklung arbeiten. Nennen Sie ruhig eine echte Schwäche, die für den Job nicht relevant ist und wie Sie daran arbeiten.

Beispielantwort:

• „Ich neige dazu, sehr detailorientiert zu arbeiten, was manchmal dazu führt, dass ich länger an Aufgaben bleibe, als es nötig wäre. Ich habe jedoch Techniken entwickelt, um meine Zeit besser zu managen und setze mir Deadlines, um sicherzustellen, dass ich effizient bleibe.“

„Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?“

Hierbei möchten Personaler wissen, ob Ihre persönlichen Karriereziele mit den langfristigen Zielen des Unternehmens vereinbar sind und ob Sie dadurch langfristig an Bord bleiben oder vielleicht schon bald wieder kündigen.

Beispielantwort:

• „In 5 Jahren sehe ich mich in einer Position, in der ich nicht nur mein Fachwissen und Expertise ausbauen und vertiefen konnte, sondern auch die Möglichkeit habe, ein Team zu leiten und bei strategischen Entscheidungen mitzuwirken.“

„Warum haben Sie Ihren letzten Job gekündigt?“

Achtung Fangfrage! Die Antwort gibt Personalern Aufschluss darüber, ob wie Sie über ehemalige Arbeitgeber sprechen und ob es ungelöste Probleme gibt, die auch im neuen Job auftreten könnten.

Beispielantwort:

• „Ich habe meinen letzten Job gekündigt, weil ich das Gefühl hatte, mich in dieser Position nicht mehr weiterentwickeln zu können. Ich suche aktuell neue Herausforderungen, die mir mehr Möglichkeiten bieten, meine Stärken einzusetzen.“

„Haben Sie sich auch woanders beworben?“

Natürlich haben Sie sich auch woanders beworben – macht jede(r)! Personaler prüfen damit aber indirekt, ob das Unternehmen Ihre erste Wahl ist. Überzeugend ist eine ehrliche Antwort, die zugleich ein Kompliment an den Arbeitgeber enthält.

Beispielantwort:

• „Wie Sie sich denken können, habe ich mich parallel auch bei anderen Unternehmen beworben und auch schon Gespräche geführt. Die Bewerbungsprozesse laufen noch. Ich würde aber am liebsten hier anfangen!“

Telefoninterview Nachbereitung

Nach dem Telefoninterview sollten Sie sich zunächst ein paar Minuten Zeit nehmen, um Ihre Eindrücke zu sammeln: Notieren Sie, welche Fragen Sie gut beantworten konnten und was Sie in Zukunft besser machen können. Gleichzeitig sollten Sie prüfen, ob Sie der Job immer noch interessiert und zu Ihren Berufszielen passt.

Viele Experten empfehlen, innerhalb von 24-48 Stunden eine kurze und professionelle Dankesmail an den Personaler zu senden, in der Sie nochmals Ihr Interesse betonen. Achten Sie in dem sogenannten Follow-up auf eine persönliche Note, ohne überschwänglich zu wirken.

Dankschreiben formulieren – Beispiel

• „Sehr geehrte Frau Personalerin,

  an dieser Stelle möchte ich mich für das freundliche Gespräch am TT.MM.JJJJ ganz herzlich bedanken, das mir die Möglichkeit gegeben hat, einige interessante Einblicke in Ihr Unternehmen zu bekommen.

  Besonders beeindruckt hat mich [Beispiel] und die kollegiale Atmosphäre. Das hat mich noch einmal im meinem Wunsch bestärkt, Sie zukünftig mit meinen Fähigkeiten und Qualifikationen bei [Aufgabe] tatkräftig zu unterstützen.

  Für weitere Fragen und Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

  Viele Grüße nach [Firmensitz]
  Unterschrift“

Behalten Sie anschließend den weiteren Prozess im Blick und reagieren Sie schnell auf alle Rückmeldungen des Unternehmens. Nutzen Sie das frisch Erlebte außerdem, um Ihre Selbstpräsentation für zukünftige Gespräche zu optimieren. Und vor allem: Bleiben Sie geduldig und professionell, auch wenn eine Antwort einmal länger auf sich warten lässt. Frühestens nach 2-3 Wochen dürfen Sie nachfassen, was aus der Bewerbung geworden ist.

Was ist ein gutes Zeichen nach dem Telefoninterview?

Eine Garantie für ein erfolgreiches Telefoninterview gibt es natürlich nie. Die meisten Personaler lassen sich ungern in die Karten schauen und bleiben bei ihren Reaktionen neutral bis nebulös. Aber es gibt ein paar Indizien und gute Zeichen dafür, dass das Interview für Sie gut gelaufen ist:

• Das Gespräch dauerte länger als geplant.
• Die Fragen gingen ins Detail und signalisierten starkes Interesse.
• Sie waren mit dem Interviewer auf einer Wellenlänge.
• Ihre Rückfragen kamen gut an.
• Man hat Sie direkt zum persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen.
• Sie bekommen binnen weniger Tage ein positives Feedback.

Wenn Sie solche Anzeichen wahrnehmen, stehen Ihre Jobchancen sehr gut. So oder so: Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Jobsuche und Bewerbung!

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