Angebot schreiben: Inhalt, Vorlage & Checkliste

Angebot schreiben: Welcher Inhalt ist verpflichtend?

In Deutschland gelten einige gesetzliche Vorgaben für Angebote, damit diese rechtssicher und gültig sind. Ein vollständiges Angebot muss demnach diese Angaben enthalten:

• Firmenanschrift

  Ein Angebot braucht einen Briefkopf mit (Firmen-)Name, Adresse, Postleitzahl und Sitz des Unternehmens. Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind keine Pflichtangaben, sollten für die Kontaktaufnahme aber enthalten sein.

• Angebotsdatum

  Das Angebotsdatum ist der Tag, ab dem Ihr Angebot gültig ist – und typischerweise der Tag, an dem Sie das Schreiben verschicken. Für Sie selbst dient es auch der Orientierung, wann Sie bei fehlender Rückmeldung nochmals nachfassen sollten.

• Empfängerinformationen

  Gesetzlich ist vorgeschrieben, dass ein Angebot klar adressiert sein muss. Es braucht die vollständige Adresse und Firmenbezeichnung des (potenziellen) Kunden. Fügen Sie hier auch den Namen des Ansprechpartners ein. Das macht Ihr Angebot persönlicher.

• Betreff

  Der Betreff sollte schlicht „Angebot“ lauten. Damit ist dem Empfänger sofort klar, worum es geht. Verschicken Sie das Angebot per E-Mail, gehört der Titel in die Betreffzeile.

• Angebotsgegenstand

  Zum Inhalt gehört eine genaue Beschreibung des angebotenen Produkts oder der Dienstleistung. Beschreiben Sie präzise, was Sie in welcher Menge und Ausführung anbieten. Bieten Sie verschiedene Optionen oder Ausführungen an, werden diese einzeln aufgeführt.

• Preis

  Wichtige Information ist der Preis der angebotenen Leistung. Dieser muss sich klar auf Menge, Ausführung oder Zeiteinsatz (Stundensatz) beziehen. Mögliche Zusatzkosten werden separat bezeichnet und aufgeführt. Der Preis wird zudem als Gesamtsumme und die Umsatzsteuer ausgewiesen.

• Sonderkonditionen

  Gibt es im Angebot Rabatte oder werden Aufschläge verlangt, müssen Sie diese im Angebot separat aufführen. Denkbar sind etwa günstigere Konditionen bei einem Mengenrabatt.

• Lieferbedingungen

  Hier geben Sie an, wann die angebotenen Produkte verschickt werden oder die Dienstleistung erbracht wird. Mögliche Versandkosten für den Kunden werden ebenfalls genannt. Bei Waren müssen Sie auch Angaben zur Verpackung im Angebot machen.

• Zahlungsbedingungen

  Welche Zahlungsmöglichkeiten Sie anbieten, bleibt Ihnen überlassen. Häufige Möglichkeiten sind Paypal, Kreditkarte, Lastschrift, Nachnahme oder auf Rechnung. Geben Sie im Angebot an, welche Optionen der Kunde hat.

• Gültigkeit

  Geben Sie im Angebot genau an, bis wann dieses gültig ist. Vergessen Sie das Gültigkeitsdatum, gilt es theoretisch unbegrenzt. In der juristischen Praxis wird jedoch unterstellt, dass ein Angebot nur bis zu einem Zeitpunkt angenommen werden darf, der üblich ist. Der Zeitraum liegt damit bei mehreren Wochen.

• AGBs

  Haben Sie eigene AGBs, müssen Sie im Angebot auf diese hinweisen. Andernfalls benennen Sie einen Gerichtsstand für eventuelle Streitigkeiten.

Angebot schreiben als Kleinunternehmer

Fallen Sie unter die Kleinunternehmerregelung, müssen Sie sich beim Angebotsschreiben an denselben Inhalt halten. Eine Ausnahme: Als Kleinunternehmer zahlen Sie keine Umsatzsteuer und müssen diese im Angebot nicht ausweisen.

Ihr Angebotsschreiben enthält lediglich die Nettopreise. Sie sind jedoch zu einem Verweis auf die Kleinunternehmerregelung verpflichtet. Hier reicht eine kurze Formulierung wie „Gemäß § 19 Absatz 1 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“

Angebotsschreiben: Vorlage und Beispiel

Sie wollen ein Angebot schreiben? Unsere Vorlage für ein Angebotsschreiben zeigt ein Beispiel, wie es richtig geht. Das Angebotsschreiben können Sie gleich online editieren, indem Sie auf den Kasten klicken.

Download: Angebot Vorlage (PDF)

Download: Angebot Muster (PDF, Englisch)

Angebot nachträglich ändern: Geht das?

Sie können das Angebot nachträglich ändern, wenn noch kein Vertrag zustande gekommen ist. Hat der Kunde das Angebot bisher nicht angenommen, sind Änderungen möglich. Nach der Annahme benötigen Sie für Änderungen die Zustimmung des Kunden.

Ausnahme sind schwere und ersichtliche Fehler im Angebot: Haben Sie versehentlich einen Preis von 100 Euro statt 10.000 Euro angegeben, benötigen Sie keine Zustimmung vom Kunden und können das Angebot zurückziehen. Zudem dürfen Sie jederzeit vom Vertrag zurücktreten – möglicherweise entstehen aber Ansprüche auf Schadensersatz beim Kunden.

Wann ist eine Auftragsbestätigung nötig?

Geben Sie ein verbindliches Angebot mit festen Preisen ab, und Ihr Kunde nimmt das Angebot exakt so an, ist eine Auftragsbestätigung Ihrerseits nicht zwingend erforderlich.

Weicht die Bestellung des Kunden jedoch vom Angebot ab oder haben Sie ein unverbindliches Angebot eingereicht, sollten Sie die endgültige Bestellung in Form einer Auftragsbestätigung schriftlich fixieren und dem Auftraggeber zukommen lassen.

Als Grundlage nutzen Sie das Angebot. Ändern Sie dazu den Betreff in „Auftragsbestätigung“ und nehmen Sie die notwendigen Veränderungen am Inhalt vor. Lassen Sie sich den Eingang und die Richtigkeit der Auftragsbestätigung schriftlich bestätigen. So schaffen Sie Klarheit und Sicherheit für alle Beteiligten.

So schreiben Sie erfolgreiche Angebote

Ein gutes Angebot ist mehr, als Absprachen schriftlich zu fixieren. Es überzeugt Kunden von Ihrer Kompetenz und Ihren Leistungen. Die meisten Auftraggeber holen mehrere Angebote ein und vergleichen diese. Wer überzeugt, gewinnt einen Zuschlag. Dabei geht es nicht immer nur um den besten Preis…

Das Angebotsschreiben hat mehrere Funktionen: Es zeigt, dass Sie die Wünsche und Bedürfnisse des Kunden verstanden haben; dass sie die bestmögliche Qualität bieten und auf die individuellen Wünsche des Auftraggebers eingegangen sind.

5 Tipps für ein überzeugendes Angebot

1. Schnelle Reaktion

   Schreiben Sie das Angebot möglichst schnell – idealerweise innerhalb von 24 Stunden. Sie zeigen so, dass Ihnen der Kunde wichtig ist und gewinnen vielleicht den ersten Zuschlag.

2. Klare Gliederung

   Das Angebot muss auf einen Blick alle wichtigen Informationen enthalten: Was wird geliefert? Wie viel kostet es? Wann wird geliefert? An wen wende ich mich bei Fragen?

3. Verständliche Formulierungen

   Ein Angebot muss einfach und verständlich formuliert sein. Verzichten Sie auf Abkürzungen oder Fachbegriffe, die Kunden nicht verstehen könnten.

4. Kulantes Angebot

   Überzeugen Sie Kunden mit einem Rabatt für einen schnellen Zuschlag. Selbst ein kleiner Rabatt wirkt kulant und erspart mitunter Nachverhandlungen.

5. Direkte Aufforderung

   Beenden Sie das Angebot mit einem sogenannten Call-to-action. Die Handlungsaufforderung erhöht die Wahrscheinlichkeit für einen Auftrag. Formulierung Bespiele: „Ich freue mich auf Ihren Auftrag.“ Oder: „Bestätigen Sie uns das Angebot – und wir schicken die Ware noch heute los!“

Angebot schreiben: Checkliste

Damit Sie nichts vergessen, wenn Sie ein Angebot schreiben und erstellen, finden Sie hier noch eine kompakte Checkliste zum online Abhaken:

• Der Briefkopf ist formal korrekt.
• Der Gerichtsstand ist aufgeführt.
• Ware und Dienstleistung sind klar beschrieben.
• Die Qualität der Dienstleistungen wird deutlich.
• Auch Verpackungen sind definiert.
• Lieferbedingungen werden genannt.
• Preise und Zusatzkosten sind aufgeführt.
• Zahlungsbedingungen sind enthalten.
• Nachlässe oder Rabatte werden genannt.
• Zeitraum und Gültigkeit des Angebots sind definiert.
• Auf AGB wird verwiesen.
• Das Angebot ist positiv formuliert.
• Alle Kundenwünsche sind abgedeckt.
• Das Angebot endet mit einem Call-to-action.

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