Vorstellungsgespräch verschieben: Vorlage + gute Gründe

Vorstellungstermin verschieben: Geht das?

Wer eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhält, hat nicht viel Reaktionszeit. Arbeitgeber erwarten in der Regel eine Terminbestätigung innerhalb von 2 Werktagen – per E-Mail oder Telefon. Andernfalls könnte der Eindruck entstehen, Sie sind doch nicht so motiviert und interessiert an der Stelle wie im Bewerbungsschreiben noch wortreich angekündigt.

Gleichzeitig bewerben sich die meisten heute auf mehrere Stellen gleichzeitig. Einerseits, um die Bewerbungschancen zu erhöhen; andererseits, um nicht vom Wohlwollen nur eines Arbeitgebers abhängig zu sein. Wer also alles richtig macht, wird nicht nur eine Einladung zum Jobinterview bekommen, sondern mehrere – und die Termine können sich zeitlich überschneiden.

Termin verschieben ist legitim

Glück im Pech: Manche Kandidaten machen sich jetzt vielleicht Sorgen, das Vorstellungsgespräch zu verschieben, könnte ihre Jobchancen schmälern. Das ist aber Unsinn: Bei der Terminabsprache kann es immer Schwierigkeiten geben. Deshalb bitten Arbeitgeber Sie auch darum, dass Sie den in der Einladung genannten Wunschtermin und das Vorstellungsgespräch bestätigen oder eben – begründet – Alternativen nennen.

Machen Sie sich bewusst: Hat ein Arbeitgeber schon bei einer simplen Terminverschiebung wenig bis kein Verständnis und zeigt die Flexibilität einer Eisenbahnschiene, ist das kein gutes Signal für die späteren Arbeitsverhältnisse. Das Vorstellungsgespräch zu verschieben, ist also immer auch ein kleiner Arbeitgebercheck: Wollen Sie wirklich für jemanden arbeiten, der schon hierbei stur bleibt?

Vorstellungsgespräch verschieben – die Grundregeln

Wenn Sie das Vorstellungsgespräch verschieben möchten, sollten Sie immer die folgenden Grundregeln beachten. Damit sorgen Sie für eine professionelle Terminverschiebung und riskieren auch keine Störgefühle:

• Zeitnah melden

  Wenn Sie den Termin verschieben müssen, reagieren Sie auf die Einladung so früh wie möglich – am besten innerhalb von 24-48 Stunden. Kurz vor dem Vorstellungsgespräch geht das nur, wenn Sie plötzlich krank werden.

• Interesse bekräftigen

  Ihre Antwort per Telefon oder Mail sollte unbedingt Ihr bestehendes Interesse bekräftigen. Es muss klar werden, dass Sie den Termin nicht leichtfertig verschieben, sondern weiterhin zum Interview wollen.

• Alternativen vorschlagen

  Sagen Sie den vorgeschlagenen Termin nicht einfach nur ab, sondern machen Sie auch immer selbst 2-3 Alternativvorschläge. Das wirkt lösungsorientiert und professionell und bestätigt ebenfalls Ihr anhaltendes Interesse am Gespräch.

Aber Achtung: Wenn Sie einen Alternativtermin anbieten, müssen Sie 100 Prozent sicher sein, dass Sie dann auch wirklich Zeit haben. Einen selbst vorgeschlagenen Termin nochmal zu verschieben, wirkt chaotisch bis planlos. Oder als habe das Vorstellungsgespräch bei Ihnen keine oberste Priorität. In den meisten Fällen sind Sie damit raus.

Vorstellungsgespräch verschieben: Was sind gute Gründe?

Machen Sie sich also keine Sorgen: Natürlich darf man Vorstellungstermine verschieben! Auch, ohne deswegen seine Jobchancen zu verspielen…

Wie immer gibt es dafür gute Gründe und schlechte Gründe. Erstere sind entscheidend. Denn wichtiger als formvollendete Höflichkeit ist, dass Sie bei Ihrer Antwort auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch glaubwürdig bleiben.

Eine Notlüge mag zwar besser sein als falsche Gründe. Besser aber noch ist Ehrlichkeit – und die richtigen Gründe. Dazu zählen vor allem die folgenden Begründungen…

Gute Gründe für eine Terminverschiebung

• Geschäftstermine

  Falls Sie aktuell in einem bestehenden Beschäftigungsverhältnis sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie sich für das Vorstellungsgespräch Urlaub nehmen müssen – diskret natürlich. In dem Fall kann es zu Kollisionen mit anderen Geschäftsterminen kommen. Vielleicht müssen Sie noch ein Projekt abschließen und präsentieren oder haben an dem Tag einen wichtigen Kundentermin. Das hat natürlich Vorrang. Mehr noch: Der neue Arbeitgeber wird das nicht nur verstehen, sondern Ihre Loyalität und Gewissenhaftigkeit zu schätzen wissen!

• Private Verpflichtungen

  Vielleicht haben Sie zu dem Zeitpunkt einen wichtigen privaten Termin: ein lange geplanter Urlaub im Ausland zum Beispiel; die Hochzeit eines Freundes; die Taufe des Patenkindes oder eine wichtige Klausur vor der Brust? Auch in diesen Fällen dürfen Sie auf Verständnis hoffen und den Termin verschieben.

• Lange geplanter Urlaub

  Ein lange geplanter Urlaub im Ausland ist ebenfalls ein völlig legitimer Grund, nach einem Ausweichtermin für das Vorstellungsgespräch zu suchen. Den Urlaub dafür zu stornieren, wäre unverhältnismäßig teuer. Es kommt allerdings vor, dass der Bewerbungsprozess nach Ihrem Urlaub beendet und die Chance vertan ist. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte in seiner Antwort ein Videointerview oder Telefoninterview anbieten.

• Kurzfristige Erkrankung

  Eine kurzfristige Erkrankung, auch die des Kindes, ist ebenfalls ein guter Grund. Allerdings ist klar, dass Sie deshalb maximal 2 Tage vor dem Vorstellungsgespräch absagen können. Eine Absage nach dem Motto: „Am Mittwoch in 2 Wochen bin ich leider erkältet“ ist mehr als unglaubwürdig. Wer kurzfristig erkrankt, sollte das zudem so früh wie möglich dem potenziellen Arbeitgeber mitteilen. Wer sich nicht fit fühlt, darf aber immer das Bewerbungsgespräch verschieben.

Schlechte Gründe für eine Terminverschiebung

• Paralleles Bewerbungsgespräch

  Ehrlichkeit ist kein guter Grund, wenn Sie zweigleisig fahren. Der Hinweis, an dem Tag schon ein anderes Bewerbungsgespräch zu haben, lässt Kandidaten auf den ersten Blick vielleicht begehrter aussehen. Auf den zweiten steckt in der Absage aber ein Affront: „Ihr seid nur zweite Wahl.“ Das macht Bewerber schlagartig weniger attraktiv. Es gibt zwar Kandidaten, die sich ein solches Pokerspiel leisten können. Die Mehrheit ist das aber nicht.

• Therapietermin

  Gefährlich sind Absagen mit Hinweis auf eine regelmäßige Therapie. Wer beispielsweise den Vorstellungstermin verschieben möchte, weil er oder sie sich an dem Tag immer mit dem Psychiater trifft oder wegen chronischer Rückenschmerzen behandelt wird, nährt Zweifel an seine Leistungsfähigkeit und geistigen Gesundheit. Nennen Sie also bitte andere Gründe.

• Vorsorgeuntersuchung

  Auch Arzttermine sind ein zweischneidiges Schwert: Wer kurzfristig krank wird, hat einen guten Grund. Ein geplanter Kontrollbesuch beim Zahnarzt oder ein regulärer Vorsorgetermin lassen sich ebenfalls verschieben, ohne dass Leib und Leben in Gefahr sind. In dem Fall setzt die Bitte um Terminverschiebung beim potenziellen Arbeitgeber subtil ein falsches Signal: So wichtig ist Ihnen der Job anscheinend nicht. Das schmälert Ihre Jobchancen – oder könnte im Jobinterview noch mal kritisch hinterfragt werden.

• Mehr Vorbereitungszeit

  Manchmal kommt es vor, dass man Ihnen sehr kurzfristig eine Einladung zum Vorstellungsgespräch zusendet. Auch wenn Sie dadurch ins Schwitzen geraten: Wegen mehr Vorbereitungszeit sollten Sie den Termin nicht verschieben. Wer sich bewirbt, sollte immer vorbereitet sein. Verschieben Sie lieber andere Termine, um sich mehr Zeit zur Vorbereitung zu schaffen und das Interview zu üben.

• Fehlende Begründung

  Der schlechteste Grund von allen ist jedoch, gar keinen Grund zu nennen: „Tut mir leid, da kann ich nicht.“ Oder: „An dem Tag bin ich verhindert.“ – Das sind keine Gründe, sondern Absagen. Genauso wenig nachvollziehbar ist der simple Wunsch, dass man lieber „einen anderen Termin hätte“. Jobinterviews sind kein Wunschkonzert. Eine lapidare und wenig plausible Absage, drückt immer geringe Wertschätzung aus – zumal der Arbeitgeber ja schon sein Interesse durch die Einladung bekundet hat. Das ist so, als würde die Liebste auf den Heiratsantrag antworten: „Ja, aber nicht am Donnerstag, da treffe ich mich schon mit Freunden.“

Generell gilt: Eine Verhinderung wegen geschäftlicher Termine wirkt immer besser und souveräner als eine Verhinderung aus privaten Gründen.

Vorstellungsgespräch verschieben: Gründe Übersicht

Gute Gründe	Schlechte Gründe
Bestehende Geschäftstermine	Geplanter Arzttermin, Vorsorge
Private Verpflichtungen	Anderes Vorstellungsgespräch
Gebuchter Urlaub	Mehr Vorbereitungszeit
Kurzfristige Erkrankung	Regelmäßige Therapiesitzung

Was tun bei zwei Einladungen am selben Tag?

Es kommt allerdings auch vor, dass keiner der obigen guten Gründe zutrifft, Sie aber dennoch zwei Einladungen zum Vorstellungsgespräch für denselben Tag von zwei Arbeitgebern erhalten – einen vormittags und einen nachmittags. Selbst wenn sie das irgendwie hinbekämen: Es bedeutet viel Stress und das Risiko steigt, dass Sie im zweiten Termin schon weniger gut performen, als Sie könnten.

Deshalb empfehlen wir in dem Fall, eine der Einladungen zu verschieben. Priorisieren Sie die Termine und nennen Sie dem zweitwichtigen Arbeitgeber einen „guten Grund“ mit der Bitte um einen Ausweichtermin.

Vorstellungsgespräch verschieben: Formulierungen & Musterschreiben

Wenn Sie bei dem einladenden Unternehmen höflich um Terminverschiebung und um einen Ersatztermin bitten, haben Sie grundsätzlich drei Kanäle zur Auswahl:

• Brief
• E-Mail
• Telefon

Wobei wir die telefonische Variante immer empfehlen, weil Sie am schnellsten und sichersten ist und Sie so gleich gemeinsam einen Alternativtermin finden können. Falls Sie die Nummer des Ansprechpartners nicht haben – sie sollte normalerweise in der Einladung stehen –, können Sie sich auch über die Zentrale zur Personalabteilung verbinden lassen.

Was muss in einer E-Mail stehen?

Nicht wenige Bewerber bevorzugen jedoch die schriftliche Variante – vermutlich auch deshalb, weil die Gründe nicht immer ganz so eindeutig und wahr sind. In dem Fall gehen Sie bitte stets nach folgendem Schema beim Aufbau des Schreibens oder der E-Mail vor:

1. Persönliche Anrede formulieren
2. Für die Einladung bedanken
3. Freude darüber zum Ausdruck bringen
4. Mit Bedauern den Vorstellungstermin absagen
5. Um einen Alternativtermin bitten
6. Selber 2-3 Gesprächstermine vorschlagen
7. Nochmal Interesse bekräftigen
8. Grußformel und Signatur

Wem das noch zu kryptisch war: Wir haben für Sie hier noch zwei mögliche Formulierungen und Musterbeispiele für eine Terminverschiebung als Vorlage:

Vorstellungstermin verschieben: Musterschreiben

• Sehr geehrte Frau Beispiel,

  herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Darüber habe ich mich sehr gefreut – nicht zuletzt, weil ich an der Position sehr interessiert bin.

  Leider habe ich an dem vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um 9 Uhr schon eine wichtige private Verpflichtung (Hochzeit meines besten Freundes, ich bin Trauzeuge), die ich nicht verschieben kann. Deshalb müsste ich Sie bitten, einen anderen Termin zu finden.

  Als Alternative könnte ich Ihnen folgende Termine vorschlagen:

  • Montag, den TT.MM.JJJJ um 11 Uhr
  • Mittwoch, den TT.MM.JJJJ um 13 Uhr
  • Donnerstag, den TT.MM.JJJJ um 15 Uhr

  Ich hoffe, einer der genannten Termine kommt für Sie infrage. Ich freue mich auf Ihre baldige Rückmeldung und unser persönliches Kennenlernen.

  Mit besten Grüßen
  Signatur

Vorstellungstermin verschieben: Vorlage

• Sehr geehrter Herr Muster,

  Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch hat mich riesig gefreut – vielen Dank. Sie sind beim absoluter Wunscharbeitgeber!

  Wie Sie aus meiner Bewerbung wissen, bin ich zurzeit noch beschäftigt und habe ausgerechnet an dem von Ihnen vorgeschlagenen Tag einen wichtigen und lange geplanten Kundentermin, den ich nicht verschieben kann. Ich bitte um Verständnis, dass wir daher einen Ausweichtermin für das Vorstellungsgespräch finden müssen – gerne auch kurzfristig.

  Alternativ könnte ich Ihnen folgende Ersatztermine anbieten:

  • Dienstag, den TT.MM.JJJJ um 11 Uhr
  • Freitag, den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr

  Falls das von Ihrer Seite aus nicht passt, können Sie mich gerne auch abends ab 18 Uhr mobil zurückrufen unter 0123 45678890, und wir finden einen anderen Gesprächstermin. Ich danke für das Entgegenkommen und freue mich schon auf das persönliche Kennenlernen.

  Mit freundlichen Grüßen
  Signatur

Beide Muster und Vorlagen können Sie sich – wie gewohnt – hier zusätzlich kostenlos als PDF und Gedächtnisstütze herunterladen:

• Vorstellungstermin verschieben: Vorlage 1 (PDF)
• Vorstellungstermin verschieben: Vorlage 2 (PDF)

Trauen Sie sich also ruhig, den angebotenen Termin abzusagen und zu verschieben, wenn er partout nicht passt. Natürlich kann es sein, dass sich die Reihenfolge der Bewerber in der Endauswahl dadurch verschiebt und ein anderer Kandidat ihren bisherigen Termin bekommt. Überzeugen müssen Sie aber beide. Und darauf kommt es letztlich an – nicht ob Sie das Vorstellungsgespräch verschieben oder nicht…

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