Vorstellungsgespräch verschieben: So einfach geht das!

Vorstellungstermine: Das Dilemma der Überschneidung

Wer eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhält, hat nicht viel Reaktionszeit. Arbeitgeber erwarten in der Regel eine Terminbestätigung innerhalb von 2 Werktagen – am besten per Telefon. Andernfalls könnte der Eindruck entstehen, man sei doch nicht so motiviert und heiß auf die Stelle wie im Bewerbungsschreiben noch wortreich angekündigt und beschworen.

Gleichzeitig bewerben sich die meisten heute auf mehrere Stellen gleichzeitig. Einerseits, um die Chancen auf eine baldige Stelle zu erhöhen. Andererseits, um nicht vom Wohlwollen eines einzigen Arbeitgebers abhängig zu sein. Wer dabei alles richtig macht und auch richtig viel zu bieten hat, wird nicht nur eine Jobinterview-Einladung bekommen, sondern mehrere – und damit auch mehrere Vorstellungstermine, die sich zeitlich überschneiden können.

Termin verschieben ist legitim

Pech im Glück. Die Terminkonstellationen können sich jetzt zu einem veritablen Dilemma entwickeln. Zahlreiche Kandidaten machen sich jetzt Sorgen, die Bitte um eine Terminverschiebung könnte ihre Chancen schmälern. Unsinn! Bei der Terminabsprache kann es immer mal Schwierigkeiten geben. Deshalb spricht man sie ja ab. Und deshalb bitten Arbeitgeber (die guten jedenfalls) auch darum, dass Sie den in der Einladung genannten Wunschtermin auch bestätigen – oder begründet (!) um Alternativen bitten.

Machen Sie sich klar: Ein Arbeitgeber, der schon hierbei das Verständnis und die Flexibilität einer Eisenbahnschiene zeigt, verhält sich vermutlich auch später im Arbeitsalltag so. In dem Fall funktioniert die Verschiebung des Vorstellungsgesprächs wie ein kleiner Arbeitgebercheck: Wollen Sie wirklich für jemanden arbeiten, der schon hierbei stur bleibt?

Vorstellungsgespräch verschieben: Die Gründe

Machen Sie sich also keine unnötigen Sorgen: Natürlich darf man Vorstellungstermine verschieben. Auch, ohne deswegen seine Jobchancen zu verspielen.

Wie immer gibt es dafür gute Gründe und schlechte Gründe. Erstere sind entscheidend. Denn wichtiger als formvollendete Höflichkeit ist, glaubwürdig zu bleiben. Eine Notlüge mag zwar besser sein als falsche Gründe. Besser aber noch ist Ehrlichkeit – und die richtigen Gründe. Dazu zählen vor allem die folgenden Begründungen…

Gute Gründe für eine Terminverschiebung

• Geschäftstermine
  Falls Sie aktuell in einem bestehenden Beschäftigungsverhältnis sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie sich für das Vorstellungsgespräch Urlaub nehmen müssen – diskret natürlich. In dem Fall kann es zu Kollisionen mit anderen Geschäftsterminen kommen. Vielleicht müssen Sie noch ein Projekt abschließen und präsentieren oder haben an dem Tag einen wichtigen Kundentermin. Das hat natürlich Vorrang. Mehr noch: Der neue Arbeitgeber wird das nicht nur verstehen, sondern auch Ihre Loyalität und Gewissenhaftigkeit zu schätzen wissen.
• Private Verpflichtungen
  Vielleicht haben Sie zu dem Zeitpunkt einen wichtigen privaten Termin: ein lange geplanter Urlaub im Ausland zum Beispiel; die Hochzeit des besten Freundes; die Taufe der ihres Patenkindes; als Schüler oder Student eine wichtige Klausur oder den Abgabetermin einer Hausarbeit. Auch in diesen Fällen dürfen Sie auf Verständnis hoffen und den Termin verschieben.
• Kurzfristige Erkrankung
  Eine kurzfristige Erkrankung (auch die des Kindes) ist ebenfalls ein guter Grund. Allerdings ist klar, dass Sie wegen dieses Hindernisses maximal zwei Tage vor dem Vorstellungsgespräch absagen können. Eine Absage nach dem Motto: „Am Mittwoch in zwei Wochen bin ich leider erkältet“ ist mehr als unglaubwürdig. Wer kurzfristig erkrankt, sollte das zudem telefonisch, per Mail und so früh wie möglich dem potenziellen Arbeitgeber mitteilen sowie um einen neuen Termin bitten. Krank ist krank: Sich trotzdem hinzuschleppen, steckt andere womöglich nur an. Und man ist auch nie so gut, wie man sein könnte.

Schlechte Gründe für eine Terminverschiebung

• Paralleles Bewerbungsgespräch
  Ehrlichkeit ist kein guter Grund, wenn Sie zweigleisig fahren. Der Hinweis, an dem Tag schon ein anderes Bewerbungsgespräch zu haben, lässt Kandidaten auf den ersten Blick vielleicht begehrter aussehen. Auf den zweiten steckt in der Absage aber ein Affront: „Ihr seid nur zweite Wahl.“ Das macht Bewerber schlagartig weniger attraktiv. Sicher, es gibt Kandidaten, die sich ein solches Pokerspiel leisten können. Die Mehrheit ist das aber nicht.
• Therapietermin
  Gefährlich sind Absagen mit Hinweis auf eine regelmäßige Therapie. Wer beispielsweise den Vorstellungstermin verschieben möchte, weil er oder sie sich an dem Tag immer mit dem Psychiater trifft oder wegen chronischer Rückenschmerzen behandelt wird, nährt Zweifel an seine Leistungsfähigkeit und geistigen Gesundheit. Nennen Sie also bitte andere Gründe.
• Vorsorgeuntersuchung
  Auch Arzttermine sind ein zweischneidiges Schwert: Wer krank wird oder akute Schmerzen hat, braucht den Arzttermin nicht verschieben. Allerdings sind das eben keine geplanten Gründe, sondern allenfalls überraschend kurzfristige (siehe oben). Ein geplanter Kontrollbesuch beim Zahnarzt oder regulärer Vorsorgetermin dagegen, lässt sich immer verschieben, ohne dass Leib und Leben in Gefahr sind. In dem Fall setzt die Bitte um Terminverschiebung beim potenziellen Arbeitgeber subtil ein falsches Signal: So wichtig ist Ihnen der Job anscheinend nicht. Das schmälert Ihre Jobchancen unmittelbar – oder könnte im Jobinterview noch mal kritisch hinterfragt werden.
• Fehlende Begründung
  Der schlechteste Grund von allen ist allerdings, gar keinen Grund zu haben und zu nennen. „Tut mir leid, da kann ich nicht.“ Oder „An dem Tag bin ich verhindert.“ – Das sind keine Gründe, sondern lediglich Absagen. Genauso wenig nachvollziehbar ist der simple Wunsch, dass man lieber „einen anderen Termin hätte“. Jobinterviews sind kein Wunschkonzert. Eine lapidare und wenig plausible Absage, drückt immer geringe Wertschätzung aus – zumal der Arbeitgeber ja schon sein Interesse durch die Einladung bekundet hat. Das ist so, als fragte man seine(n) Liebste(n): „Willst du mich heiraten?“ Der oder die Angebetete sagt „Ja“ – und man antwortet: „Toll, aber nicht am Donnerstag, da treffe ich mich schon mit Freunden…“

Generell gilt: Eine Verhinderung wegen geschäftlicher Termine wirkt immer besser und souveräner als eine Verhinderung aus privaten Gründen.

Was tun bei zwei Einladungen am selben Tag?

Es kommt allerdings auch vor, dass keiner der obigen guten Gründe zutrifft, Sie aber dennoch zwei Einladungen zum Vorstellungsgespräch für denselben Tag von zwei Arbeitgebern erhalten – einen vormittags und einen nachmittags. Selbst wenn sie das irgendwie hinbekämen – viel Stress bedeutet das allemal. Unnötigen dazu.

Auch in dem Fall empfehlen wir, eine der Einladungen zu verschieben. Priorisieren Sie Termine und nennen Sie dem zweitwichtigen Arbeitgeber einen „guten Grund“ mit der Bitte um einen Ausweichtermin.

Vorstellungsgespräch verschieben: Formulierungen & Musterschreiben

Wenn Sie bei dem einladenden Unternehmen höflich um Terminverschiebung und um einen Ersatztermin bitten, haben Sie grundsätzlich drei Kanäle zur Auswahl:

• Brief
• E-Mail
• Telefon

Wobei wir die telefonische Variante immer empfehlen, weil Sie am schnellsten und sichersten ist und Sie so gleich gemeinsam einen Alternativtermin finden können. Falls Sie die Nummer des Ansprechpartners nicht haben (sie sollte normalerweise in der Einladung stehen), können Sie sich auch über die Zentrale zur Personalabteilung verbinden lassen.

Immer Alternativtermine nennen

Wichtig ist nur, dass Sie sich vor dem Gespräch schon zwei bis drei Alternativtermine überlegt und herausgesucht haben, die Sie anbieten können. Das wirkt deutlich professioneller und lösungsorientierter, als auf neue Vorschläge jedes Mal mit „Da kann ich leider auch nicht“ zu antworten.

Nicht wenige Bewerber bevorzugen die schriftliche Variante – vermutlich auch deshalb, weil die Gründe nicht immer ganz so eindeutig und wahr sind. In dem Fall gehen Sie bitte stets nach folgendem Schema beim Aufbau des Schreibens oder der E-Mail vor:

1. Für die Einladung bedanken.
2. Freude darüber zum Ausdruck bringen.
3. Mit Bedauern den Vorstellungstermin absagen.
4. Um einen Alternativtermin bitten.
5. Selber zwei bis drei Gesprächstermine vorschlagen.

Wem das zu kryptisch war: Wir haben für Sie hier noch zwei mögliche Formulierungen und Musterbeispiele für eine Absage als Vorlage:

Vorstellungstermin verschieben: Vorlage 1

Sehr geehrte Frau __,

herzlichen Dank für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Darüber habe ich mich sehr gefreut – nicht zuletzt, weil ich an der Position sehr interessiert bin.

Leider habe ich an dem vorgeschlagenen Termin am TT.MM.JJJJ um 00 Uhr schon eine wichtige private Verpflichtung (Hochzeit meines besten Freundes, ich bin Trauzeuge), die ich nicht verschieben kann. Deshalb müsste ich Sie bitten, einen anderen Termin zu finden.

Als Alternative könnte ich Ihnen folgende Termine vorschlagen:

• Montag, den TT.MM.JJJJ um 15 Uhr
• Mittwoch, den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr
• Donnerstag, den TT.MM.JJJJ um 17 Uhr

Ich hoffe, einer der genannten Termine kommt für Sie infrage. Ich freue mich auf Ihre baldige Rückmeldung und unser persönliches Kennenlernen.

Mit besten Grüßen
UNTERSCHRIFT

Vorstellungstermin verschieben: Muster 2

Sehr geehrter Herr __,

Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch hat mich riesig gefreut – vielen Dank. Sie sind beim absoluter Wunscharbeitgeber!

Wie Sie aus meiner Bewerbung wissen, bin ich zurzeit noch beschäftigt und habe ausgerechnet an dem von Ihnen vorgeschlagenen Tag einen wichtigen und lange geplanten Kundentermin, den ich nicht verschieben kann. Ich bitte um Verständnis, dass wir daher einen Ausweichtermin für das Vorstellungsgespräch finden müssen – gerne auch kurzfristig.

Alternativ könnte ich Ihnen folgende Ersatztermine anbieten:

• Dienstag, den TT.MM.JJJJ um 11 Uhr
• Freitag, den TT.MM.JJJJ um 10 Uhr

Falls das von Ihrer Seite aus nicht passt, können Sie mich gerne auch abends ab 18 Uhr mobil zurückrufen unter 0123/45 67 88 90, und wir finden einen anderen Gesprächstermin. Ich danke für das Entgegenkommen und freue mich schon auf das persönliche Kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen
UNTERSCHRIFT

Beide Muster und Formulierungs-Vorlagen können Sie sich – wie gewohnt – hier auch gleich kostenlos als PDF herunterladen:

• Vorstellungstermin verschieben: Vorlage 1 (PDF)
• Vorstellungstermin verschieben: Vorlage 2 (PDF)

Trauen Sie sich also ruhig, den angebotenen Termin abzusagen und zu verschieben, wenn er partout nicht passt. Natürlich kann es sein, dass sich die Reihenfolge der Bewerber in der Endauswahl dadurch verschiebt und ein anderer Kandidat ihren bisherigen Termin bekommt. Überzeugen müssen Sie aber beide. Und darauf kommt es letztlich an – nicht ob Sie das Vorstellungsgespräch verschieben oder nicht…

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