Manager wie Angestellte verbringen pro Woche allein 4,9 Arbeitsstunden damit, Meetings zu koordinieren. Dabei werden durchschnittlich sieben Meetings pro Woche vereinbart, an denen sieben Personen teilnehmen, die im Schnitt zwei Stunden und 45 Minuten zusammen sitzen. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert sogar länger als fünf Stunden. Woraus sich für manche Manager ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in Meetings hocken.

Das ist das Ergebnis einer Umfrage unter 2500 Büroarbeitern aus Deutschland, Großbritannien, Frankreich, USA und Skandinavien, die das Institut LM Research & Marketing Consultancy durchgeführt hat. Auftraggeber war – aus sicher nicht ganz uneigennützigen Gründen – der Online-Terminplaner Doodle. Bei der Umfrage kam auch heraus, wie sich die einzelnen Meetings unter der Woche zusammensetzen:

Meeting-Typen
  • 29 Prozent sind webbasierte Treffen.
  • 26 Prozent sind Präsenz-Meetings.
  • 24 Prozent sind Telekonferenzen.
  • 11 Prozent sind private Runden.

Ob die Konferenzen mit klassischen Kalendern (34 Prozent), mit Online-Kalendern (21 Prozent), per Mail (30 Prozent) oder Telefon (14 Prozent) koordiniert werden, hat auf den Zeitaufwand übrigens keinerlei nennenswerten Einfluss. Der Durchschnitt bleibt bei knapp fünf Stunden Wochenstunden. 17 Prozent der Konferenzen müssen nachträglich sogar neu geplant werden. Und das kostet den Arbeitgeber allein bei einer Assistentin mit einem Jahresgehalt von 35.000 Euro rund 4000 Euro – jedes Jahr. Hochgerechnet und inklusive einiger Managergehälter entsteht dabei leicht ein volkswirtschaftlicher Kostenfaktor der in die Milliarden geht.

Das ruft nach Taten. Also hilft die Karrierebibel sparen – mit einem ultimativen Leitfaden für bessere Meetings, inklusive zahlreicher weiterführender Artikel. Los geht es mit den…

5 Grundregeln

  1. Anzahl. Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich. Kommunikationsforscher sagen: Ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Es mutiert dann zur Selbstdarstellungsbühne.
  2. Auswahl. Achten Sie bei der Zusammensetzung darauf, dass die Teilnehmer möglichst kopplungsfähig (so gibt es weniger Reibereien) aber trotzdem verschieden genug sind, um die Denkprozesse zu beflügeln (so erst entstehen neue Ideen).
  3. Anfang. Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Treffen bewusst kurz und reglementieren Sie die Zeit! Nach dem so genannten Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten. Sparen Sie also Laberzeit.
  4. Agenda. Entwerfen Sie deshalb auch vorab eine Agenda – und halten Sie sich daran! Das diszipliniert für künftige Treffen.
  5. Abschluss. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und verteilen Sie das Protokoll später an alle – zum Beispiel per E-Mail. Das verhindert spätere Missverständnisse und späten Widerspruch.

Twitter-Umfrage zur Meeting-Intensität der Leser